1、 供 应 商 管 理 办 法*汽车零部件有限公司2008 年 3 月前 言本手册编制目的1、规范供应商新产品开发的活动和行为；2、保证供应商的新产品开发的质量；3、规范*与供应商新产品开发的接口及相互沟通的活动和行为；4、明确新产品开发过程中*与供应商之间的工作流程和职责；5、规范批量采购相关过程的行为，保证供应商提供批量产品的质量；6、提高供应商的供货能力及相关配套服务能力。本手册使用范围适用所有新产品开发的范围：1、 进行新车型配套零部件同步开发的供应商2、进行改型零部件开发的供应商3、第二供应商的开发1、 其他产品开发情形适用外购件批量供货流程操作的范围：1、相关产品检验过程2、相关产品
2、采购过程3、相关质量改进过程4、相关供应商业绩评价过程本手册自 2008 年 4 月 15 日首次发布，自 2008 年 5 月 15 日正式实施。本手册由*汽车电子有限公司提出并起草。本标准主要起草人：质量管理部、采购部。目 录前言 1目录 2一 *组织架构 3二 供应商选择和认可 31、 供应商选择原则 32、 供应商选择过程 3三 开发阶段供应商管理 41、 样件开发和认可过程 42、 小批量认可过程 4四 量产阶段供应商管理 51、 订货与交付 52、 产品检验 63、 产品标识和包装要求 64、 批次管理及追溯 6五 采购过程 71、 编制采购计划 72、 采购订单的外发 73、 开
3、票和付款 74、 采购量的分配方式 7六 供应商报价过程 81、 采购定价分类 82、 标准件采购定价 83、 定制件采购定价 84、 零星采购定价 8七 质量控制管理 91、 产品资料的提交 92、 不合格品处理 93、 质量问题反馈 10八 供应商审核 111、 审核类别 112、 审核实施 113、 审核整改 12九 索赔管理 121、 索赔件来源 122、不良件索赔过程 123、索赔标准 13十 顾客财产管理 132、 顾客财产类别 133、 顾客财产维护管理 14十一 供应商考评管理 141、 供应商分类 142、供应商月度评定 143、供应商年度评定 14附件 1 流程图 16附件
4、 2 PPAP 管理办法 20一 *组织架构二 供应商选择和认可1、供应商选择原则1.1 “管理体系”原则供应商必须按照 ISO/TS16949 的标准建立完善的质量管理体系，并通过第三方质量体系认证。供应商只通过 ISO9001：2000 质量管理体系，在产品开发和批量生产过程中，需按*的要求执行，运用 APQP、PPAP、FMEA、MSA 和 SPC 五大质量工具。1.2 技术保障原则新选供应商应具备拟供应零部件所需的充分的开发能力，具备从事相同或相似零部件开发、生产、供应的经验。1.3 “成本优势”原则同行业内成本具有竞争力的企业优先考虑。1.4 “响应及时”原则供应商具有较强的合作及服
5、务意识，能把*的新产品作为重要项目予以推进。在产品开发和生产过程中，供应商能积极配合昌辉公司，确保项目的开发进度或产品质量和交付。2 供应商选择过程总经理综管部生产部技术部质量管理部采购部市场部2.1 供应商需求2.1.1 当新项目开发任务确定后，根据开发输出，需要采购部选择相应零部件潜在供应商。2.1.2 当产品由于其他原因，有新选点供应商的需求时，采购部选择适当的潜在供应商。2.1.3 采购部对需要开发的每种零部件推荐 2-3 家潜在供应商，并组织潜在供应商进行技术、商务初步交流。2.2 准供应商的确定2.2.1 潜在供应商根据*的要求，向采购部提交供方质量保证能力考查表 。2.2.2 采
6、购部根据供方质量保证能力考查表和初步技术、商务的交流结果，选择有意向的潜在供应商进行布点审核。2.2.3 采购部组织质量、技术等相关部门对潜在供应商进行布点现场审核，并确定供应商质量管理和技术工艺的符合情况。2.2.4 根据前期供应商审核、技术交流以及商务谈判结果等情况，采购部组织相关部门评定，由质量管理批准通过评定的供应商作为准供应商。2.3 签定协议采购部根据产品的技术特点，组织准供应商签订技术协议和质量保证协议 。准供应商开始进行产品开发和送样。准供应商在样件确认通过后，方可纳入合格供应商进行批量供货。三 开发阶段供应商管理1 样件开发和认可过程1.1 采购部将图纸、技术资料、样件等发放
7、给供应商。1.2 供应商按照*提供的图纸、技术资料或样件、功能要求，经过技术转化、设计、创新和零部件试制等产品开发过程，通过批量状态的模具、夹具生产出来的零部件和材料。1.3 供应商在样件生产完毕后，经自检完全满足要求后方可送样，检验报告随样件提交*采购部。检验报告应包括尺寸、材料试验、性能试验报告内容。1.4 *技术部和质量管理部根据采购部转交的供应商样件和检验报告，对产品进行尺寸、材料、性能等基本特性检验和检查，并出具检验结果。1.5 根据样件基本特性检验的结果，由技术部对样件进行试装，必要时对产品进行性能试验，并出具评审报告，评价样件的符合性。2 小批量认可过程2.1 供应商根据*采购部
8、的送样认可通知和小批送样计划，安排小批量生产事宜。2.2 PPAP 资料的提交和认可2.2.1 供应商应根据*零部件开发技术协议的要求，在小批量试制过程中完成测量系统分析、初始能力验证等相关工作，收集并整理 PPAP 相关资料。2.2.2 当供应商进行试生产并完成 PPAP 相关资料后，应提交 PPAP 资料至*采购部。2.2.3 采购部在收到供应商提供的 PPAP 资料后，质量管理部组织技术部、采购部等相关部门对该 PPAP 资料进行审批。必要时，对供应商进行现场过程审核，以验证 PPAP 资料的有效性。2.2.4 完成 PPAP 资料审批后给出审批结论，并由采购部通知供应商。当 PPAP
9、审核未通过时，供应商应组织改进，并重新提交 PPAP 资料。2.3 小批样件的提交和认可2.3.1 供应商按照零部件开发技术协议规定的时间节点提供小批样件,并按协议要求的“PPAP 提交清单”要求提交相关检验报告。2.3.2 *技术部和质量管理部对小批样件进行尺寸、性能等基本特性检验，并出具检验结果。2.3.3 根据样件特性，联系生产部对供应商的小批样件进行试生产验证，并进行相关的试验和测试。2.4 供应商的小批供货通过检验和验证后，结合 PPAP 资料审核结果，*出具样品确认报告 。2.5 采购部应和获得批量认可的供应商签订采购合同以及相关协议，由总经办批准纳入合格供应商，进入批量供货状态。
10、四 量产阶段供应商管理1 订货、交货1.1 对获得*批量供货认可的合格供应商，采购部将根据具体产品的生产计划发出采购计划或采购订单。1.2 供应商按照约定的订货量、交付时间，安排生产加工，并按要求的时间和数量进行交付。1.3 交付时，供应商应提交详细的供货清单、本批次产品的出厂检验报告，注明生产批次。发货时，供应商应遵循先进先出原则。1.4 如果预期会发生或必然发生交货延迟、不能满足交货数量要求等情况，供应商应立即通知采购部，以便*能控制损失。如果采购部未能按期接收到订购的产品，采购部将立即通知供应商。该通知并不意味着免除供应商应承担的任何责任。如果由于不可抗力发生交货延迟，应根据情况由双方商
11、定适当延长交货期。1.5 当供应商为确保交货期，采取了特别的运输方式时（不同于采购合同的约定） ，应在发货前通知采购部，记录供应商发生的“超额运费” ，以分析供应商的供应风险。2 产品检验2.1 采购部对供应商所交付零部件的规格、数量、检验报告和其他附件进行验收，完毕后送检。2.2 检验员收到采购部的送检通知，依据检验指导文件对交付产品进行检验。2.3 当出现零部件需退件或索赔时，供应商应及时配合，并提供合格零部件，确保*的正常生产进行。3 产品标识和包装要求3.1 为实现产品/零部件质量的跟踪及可追溯性，供应商应对所提供的产品/零部件进行标识。3.2 如果供应商的标识涉及到产品本体上的永久性
12、标识，必须在实施前通知采购部得到*的批准。供应商擅自更改认可后的永久性标识*将作为不合格品处理。3.3 包装标识要求：必须标明供应商代码、包装数量、产品名称、零部件号及生产/发货日期。3.4 供应商必须设计或选择符合有关国家法律法规规定和客户要求的包装方案，应便于各环节相关人员进行操作，包装规格、重量、体积适当。3.5 产品/零部件的包装方式应确保整个流转过程中的产品防护。4 批次管理及追溯4.1 批次管理是指为保持同批产品的可追溯性，分批次进行投料、加工、转工、入库、装配、检验、交付，并做出标识的活动。4.2 供应商可依据本企业的具体情况，自行定义批次管理方式、方法，获得*认可即可。4.3
13、供应商产品的交付必须实行“先进先出”的原则，每一批次的产品必须随交付的产品提交检验报告。4.4 供应商应在每次交付时提交出厂检验报告，并在检验报告中注明生产批次。一次交付中存在多个批次时，应在检验报告中注明批次情况和各批次检验情况。五 采购过程1 编制采购计划采购部根据生产部下发的生产计划并结合当月仓库原材料的库存情况,编制“采购计划”，计划中标明规格、型号、数量，报审批后进入下一步采购工作。2 采购订单的外发审批通过的采购计划，由采购部主管分发给各负责的采购员，由采购员编制采购订单，根据生产计划的排产时间填写到货时间，交部门主管审批。审批通过的采购订单以传真或书面等方式传递供应商，供应商应于
14、收到采购订单的三天内确认回传采购订单，对于订单内容有异议的地方应于收到订单两天内与下单采购员联系。如交货时间或数量有调整，应于回传的采购订单上说明。采购部以最终确认的时间作为统计依据。3 开票和付款3.1 采购部统计员每月统计当月供应商的原材料到货情况，并于次月 5 日前编制上月的开票通知。供应商收到开票通知后应于 3 日内核对，如无误则开具发票。如有误则与统计员联系核对，核对一致后开具发票。3.2 统计员收到发票后会及时办理报销手续。4 采购量的分配方式4.1 公司原则上对每种原材料需保持两家供应商。根据对供应商的产能调查，采购部制定相应的采购分配。4.2 新开发的供应商首先价格要低于原供应
15、商。经送样合格后，前 3 个且月的供货额为总采购量的 20%。如在前 3 个月的供货过程中产品质量稳定、交货及时，则在第 4 个月可增加 10%的供货额。如在前 3 个月的供货中出现问题，则暂停供货。同时要求供应商针对不合格项整改，整改合格后方可恢复供货，供货额按 20%计算。4.3 在批量供货过程中，如发生多次质量问题不能按时整改到位的，或在过程审核中不通过不能按时整改的，质量管理部可通知采购部减少其供应份额。4.4 根据供应商产品交付业绩和年度供应商评价情况，采购每年重新分配供应份额。4.5 原则上不随意更换采购量少的供应商。但每年一次的降价计划，供应商需配合采购员完成。同时采购员需了解供
16、应商所供材料的行情，准确掌握供应商所报价格是否合理。六 供应商报价过程1 采购定价分类物资采购定价分为：标准件、定制件和零星采购定价。2 标准件采购定价2.1 采购部采购标准件时，会持“货比三家”原则，由至少两家供应商提交“报价分析表” 。2.2 采购部将分析后的“报价分析表”提交给综合部，由综合部进行复核，并在“报价分析表”中，写明复核结果。2.3 综合部将复核后的“报价分析表”提交给分管副总，由副总经理签署意见。2.4 报价认可后，结合技术交流等情况，该供应商可纳入准供应商进行产品开发和送样。当样品确认通过后，由采购部与供应商签订“价格协议” 、 “年度采购合同” 。副总对报价不同意时，采
17、购部应重新寻价，或与供应商进行交流确认。3 定制件采购定价3.1 采购部与供应商签订年度价格协议、或供应商要求涨价、或供应商要求降价、或新品开发时，由采购部发“配套零部件报价单”给供应商，要求供应商进行报价。3.2 供应商必须按照“配套零部件报价单”的格式，如实准确的填写相关信息，并报公司领导确认后，按时提交到*采购部。3.2.新品开发时，采购部应提供至少两家供应商的报价。3.3 采购部收到供应商的“配套零部件报价单”时，组织采购核价小组进行核价。3.4 采购核价小组将核算的结果，记录于“报价分析表”中,并将“报价分析表”提交总经理签署意见。3.5 签署意见反馈给采购部，同意时，由采购部与供应
18、商签订“价格协议” 、 “年度采购合同” ；不同意时，采购部应重新寻价，或与供应商进行交流确认。3.5 采购部应核实供应商提供的原材料价格；综合部应核实供应商提供的间接费用等；技术部应核实供应商提供的工艺情况、工时等。3.6 采购部应关注定制件的加工原材料的市场价格。3.7 根据公司实际情况，可以前往供应商单位进行价格审查。4 零星采购定价4.1 零星采购时，采购部应货比三家，择性价比好的供应商进行采购。4.2 采购报销时，应在发票背面注明采购供应商的电话，以供综管财务核实。4.3 综合部可以通过各种渠道（如电话咨询、网上查询等） ，对零星采购的价格进行核实，价格核实无误，准允报销；价格有误，
19、应按综合部核实的价格报销，并按绩效考核管理规定对采购部进行考核。5 采购核价小组组成：总经理、综合部（材料会计、成本会计） 、采购部（材料采购员） 、技术部（电子工程师、工艺工程师、机械工程师） 。七 质量控制管理1 产品资料的提交1.1 供应商必须按照要求，按时提交 PPAP 资料，并有责任在重大变更或改进时及时重新提交审核。1.2 供应商至少每两年提供一次三方检测报告（如材料试验报告、性能测试报告等） ，关键类产品的供应商至少每年提供一次三方检测报告。三方检测机构必须具有国家认可或客户认可或批准的相关资质。1.3 在产品状态不稳定、现场出现批量问题或顾客投诉产品质量问题时，需要供应商及时进
20、行三方检测。2 不合格品处理2.1 零部件入库检验检验中发生的不合格品2.2.1 质量管理部根据产品检验指导书和产品图纸对入库物料进行检验。2.2.2 退货2.2.2.1 采购部将不合格的检验报告单信息和退货要求通知供应商。2.2.2.2 采购部会在确定退货 2 个工作周内联系供应商办理退货事宜。特殊情况下，按要求在规定时间内采购部完成对物料的退货处理。2.2.3 其他处理方式2.2.3.1 当生产急需且不合格项不影响整个产品总成的功能、性能时，可以作其他处理，按不合格品审理单的评审意见分为以下类型：（1）返工：为使不合格产品符合要求，供应商应对不合格品进行返工。返工后的产品需重新进行检验，检验合格后方能上线使用。必要时，*对供应商的所供不合格产品进行返工处理，发生费用由采购部联系供应商承担。（2）挑选：对于一批产品中有部分不合格产品，且不合格特性可以轻易鉴别时，供应商应对不合格品进行挑选。挑选后的产品需重新进行检验，检验合格后方能上线使用。必要时，*对供应商的所供不合格产品进行挑选处理，全检费用核算由供应商承担。
