1、北京首钢建设集团公司合同管理制度北京首钢建设集团有限公司合同管理制度 (试行) 第一章 总 则 第一条 为规范北京首钢建设集团有限公司,以下简称首建公司,合同管理明确管理职责界定管理层面防范经营风险提高管理效能结合首建公司实际情况特制定本制度。 第二条 本制度适用于首建公司本部、分支机构、其他直属单位及首建公司所属全资子公司。 第三条 本制度所指的合同包括建设工程施工合同、建设工程专业分包合同、加工承揽及定作合同、劳务合同、买卖合同、租赁合同、借贷款合同、投资及合作协议以及其它各类合同书或协议书、保证函等文件,以下统称“合同”,。 第四条 首建公司合同管理遵循“事前防范事后补救”的原 则。 第
2、五条 首建公司合同实行专业集中管理原则和法律机构归口管理原则并执行合同评审程序。 第六条 合同管理专业部门应对本专业合同统一编号并实行在线管理。 第七条 合同管理是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。 第二章 合同管理机构及职责第八条 首建公司法律事务部为合同归口管理机构,首建公司专业部门配备专业合同管理员负责本业务分工范围内的合同管理工作。 分公司设臵法律事务员岗位,其职责范围与集团公司法律事务部相同,统一管理本单位的合同管理工作和诉讼管理工作。 第九条 合同管理机构的主要职责: 一、法
3、律事务部职责: ,一,贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度为首建公司提供法律服务,二,建立健全本单位合同管理制度监督、检查考核各部门及所属各单位合同管理情况, ,三,参与各类重大合同的论证、谈判、起草、评审、签订及合同纠纷的处理, ,四,统一管理法定代表人授权委托书和公证事宜, ,五,组织相关人员进行法律、法规及合同管理知识培训和讲座, 二、市场开发部主要职责: ,一,归口管理首建公司建设工程总包加工承揽、土石运输等工程承包合同, ,二,负责其业务范围内的合同起草、组织评审及签订, ,三,负责对建设工程合同进行监督履行、跟踪检查、变更直至合同终止, ,四,负责建设工程合同档案管理执行合同登记
4、、录入、统计及报告。 三、预算管理部主要职责: ,一,归口管理首建公司建设工程专业分包加工承揽、加工定作合同、土石方运输等专业分包合同, ,二,负责其业务范围内的合同起草、组织评审及签订, ,三,负责其业务范围内的分包合同的招投标工作, ,四,负责对其业务范围内的分包合同进行监督履行、跟踪检查、变更直至合同终止, ,五,负责分包合同档案管理执行合同登记、录入、统计及报告。 四、工程管理部主要职责: ,一,归口管理首建公司设备买卖及租赁合同、生产机具买卖及租赁合同及对物资分公司买卖合同的监督管理, ,二,负责其业务范围内的合同起草、组织评审及签订, ,三,负责组织首建公司大批量设备买卖及租赁的招
5、投标工作, ,四,负责本专业合同档案管理执行合同登记、录入、统计及报告。 五、物资分公司主要职责: ,一,归口管理首建公司物资买卖合同, ,二,负责首建公司内签订的物资买卖合同的起草、组织评审及签订, ,三,负责组织首建公司大批量材料买卖的招投标工作, ,四,负责本专业合同档案管理执行合同登记、录入、统计及报告。 六、人力资源部主要职责: ,一,归口管理首建公司劳动合同、相关协议及对恒信公司劳务合同监督管理, ,二,负责首建公司劳动合同及相关协议的起草、组织评审及签订, ,三,负责本专业合同档案管理执行合同登记、录入、统计及报告。 七、恒信公司,劳务公司,的主要职责: ,一,归口管理首建公司劳
6、务合同, ,二,负责首建公司劳务合同的起草、组织评审及签订, ,三,负责首建公司劳务分包合同的招投标工作, ,四,负责劳务合同履行、跟踪检查、变更直至合同终止, ,五,负责劳务合同档案管理执行合同登记、录入、统计及报告。 八、财务管理部主要职责: ,一,归口管理首建公司借贷款合同, ,二,负责首建公司借贷款合同的起草、组织评审及签订, ,三,负责本专业合同档案管理执行合同登记、录入、统计及报告。 九、投资管理部职责: ,一,归口管理首建公司对外投资、合作合同首建公司参股单位 20 万元以上固定资产买卖合同,对外投资额度审批程序执行首建公司相关文件规定, ,二,负责其业务范围内的合同起草、组织评
7、审及签订, ,三,负责本专业合同档案管理执行合同登记、录入、统计及报告。 十、办公室主要职责: ,一,归口管理首建公司办公用品,包括计算机及其耗材等,买卖合同, ,二,负责其业务范围内的合同起草、组织评审及签订, ,三,负责本专业合同档案管理执行合同登记、录入、统计及报告。 十一、其他业务部门负责本部门所涉及的合同管理工作职责。 十二、首建公司审计部负责对合同履行过程中资金使用、合同价款或酬金和结算等事宜进行审计监督。 十三、合同管理专业部门负责组织本部门业务范围内的合同评审工作。 十四、首建公司所属全资子公司所签订的各类合同由子公司内部自行评审经首建公司分管领导签字后由首建公司办公室加盖合同
8、专用章并报首建公司财务管理部备案。 第十条 合同管理人员的主要职责: ,一,协助法定代表人或法定代表人授权的委托代理人参加重大合同的谈判及依法签订, ,二,提请有关部门、领导按规定对其经办的合同进行评审, ,三,对所签合同有认真执行或监督执行的责任并掌握合同的履行情况, ,四,检查合同签订、履行情况协助主管领导处理合同履行中出现的问题和纠纷, ,五,对本部门签订的各类合同统一登记并分类保管对已履行的合同装订成册整理归档, 第三章 授权制度 第十一条 首建公司对所属单位授权管理的职能部门为首建公司法律事务部。 第十二条 委托代理制度: ,一,授权委托采取书面形式,由公司法定代表人或总经理签发。授
9、权委托书应载明代理人的姓名、委托事项、权限和期限、代理人身份证号码由法定代表人签名并加盖公章后代理人方可在授权范围内履行职责。 ,二,授权委托采用长期授权和单项授权制度。 ,三,授权委托书由法律事务部负责管理实施并建立登记台帐。 第十三条 长期授权委托制度: ,一,首建公司采取两级授权管理制度, ,二,首建公司法定代表人,董事长,对总经理进行授权(取得一级授权人)授权范围为:首建公司经营范围内的所有合同的洽谈及签订等事宜总经理有转委托权, ,三,首建公司总经理对副总经理进行授权(取得二级授权人)授权范围为:建设工程项目洽谈及投标,3000 万元以下的工程施工合同的签订500 万元以下的专业工程
10、分包合同、加工承揽合同、劳务合同及买卖合同的签订200 万元以下的租赁合同及加工定作合同的签订,副总经理无权转委托他人签订合同。 首建公司市场开发部开发的 3000 万元以下的工程承包合同由首建公司开发副总经理签订。 ,四,首建公司副总经理经总经理授权后按照首建公司领导分工方案的规定对其分管单位对外洽谈、签订的合同履行审慎义务和行使签订权利。 ,五,在副总经理权限范围以外的所有合同由首建公司董事长或总经理签订。 第十四条 委托代理人应在授权范围内行使代理权,严禁无代理权、超越代理权或者代理权终止后继续以首建公司名义对外签订合同。 第十五条 如委托代理人不再代表首建公司与有关单位签约,承办部门应
11、及时通知相关单位并告知其原代理人不再有代理权。 第四章 合同的订立 第一节 合同的谈判与起草 第十六条 合同谈判分阶段进行,前期以具体承办人员为主,后期以项目负责人为主。前期主要是收集有关情报、资料及相关政策法规,进行项目可行性分析,设计合作方案,商定合同的基本条款。后期主要是对合同文本进行反复协商,形成正式合同文本。 第十七条 合同谈判涉及重大财务、法律内容,应组成有公司财务、法律等专业人员参加的谈判小组进行谈判。重要合同谈判,应有谈判记录或会议纪要。 第十八条 合同谈判小组应对对方的主体、资信等情况尽审慎义务,进行详细了解、调查,防止恶意磋商、合同诈骗、自始履行不能等情况发生。 第二节 合
12、同的审查、签订、分工及权限 第十九条 合同审查分工的原则是依据各职能部门的专业性质来划分凡报送首建公司专业部门审查的合同应至少给予一个工作日的审查时间,因不及时或延期报送审查导致合同不能签订由承办单位承担相应的责任。 第二十条 合同的审查及签订: ,一,对外合同在签订前要了解对方法人资格和履约能力等情况且要求对方提供营业执照副本、资质证明、法定资格及代理人证明等文件资料原件。 ,二,签订合同时要统一使用政府有关部门制定的示范文本没有示范文本的可参照使用首建公司制订合同范本或双方协商文本, ,三,合同签订前须经有关专业部门进行评审, ,四,合同内容要合法、条款要齐全、用词要准确、手续要完备, ,
13、五,合同必须具备以下主要条款: 1、当事人的名称或姓名和住所, 2、标的, 3、数量, 4、质量, 5、价款或酬金, 6、履行期限、地点和方式, 7、违约责任, 8、解决争议的方法。 ,六,签订合同时应要求对方出示法定代表人的证明书如由代理人签订的应出示授权委托书并将法定代表人的证明书或授权委托书列为合同附件保存, ,七,合同一经签订承办单位应将合同或有关条款内容准确、及时地传递到相关部门备案,包括预算管理部、经营发展部、财务管理部、工程管理部、安全管理部、质量管理部及项目经理部,并进行合同交底各相关部门应认真组织学习、熟知合同条款并依据合同约定内容安排生产、经营活动。 第二十一条 1000
14、万元以下,含 1000 万元,的建设工程施工合同100 万元以下,含 100 万元,的建设工程分包合同、加工承揽及定作合同、买卖合同、劳务合同、租赁合同由首建公司所属分公司合同分管部门组织评审并由首建公司合同管理专业部门审查后报首建公司分管副总经理签订, 1000 万元以上建设工程施工合同100 万元以上的建设工程分包合同、加工承揽及定作合同、买卖合同、劳务合同、租赁合同必须由首建公司合同管理专业部门组织评审并由合同管理专业部门根据合同金额范围报首建公司分管副总经理、总经理或董事长签订。 第二十二条 各种合同除即时结清者外必须采用书面形式,禁止合同履行在先签约在后的行为。 第二十三条 合同签订
15、时,应由对方先行或双方同时签字盖章。 第二十四条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 第二十五条 合同管理员应将协议书、合同书、各类票据、书面字据、对方的营业执照复印件、代理人授权委托书等与合同相关的资料及时归档,并认真保管,合同涉及资金往来的还应向公司财务部门备案。 第五章 合同的履行、变更、解除 第二十六条 各单位合同管理人员应根据合同履行的具体情况定期检查监督,若发现问题应及时向本单位主管领导汇报情况严重的应及时向上级部门反馈。首建公司两级财务管理部门应通过资金结算途径监督合同的履行。 第二十七条 因我方或对方原因需要变更、解除合同时合同管理员应及时向合同专业管理部门、法律事务部、公
16、司领导汇报,如因对方原因解除合同致使我方造成经济损失的应要求其赔偿损失。 第二十八条 我方向对方发出的中止合同、解除合同、质量异议及声明对方有其他违约的通知应书面送达对方由对方签收后我方应将签收资料归案保存,对方拒不签收的须采用公证形式送达。 第二十九条 当对方发生违约行为时我方应及时采取适当措施防止损失的扩大核算对方违约给我方造成的损失并保存好相应的物证、书证、证人证言等证据资料。 第三十条 各单位合同管理人员应建立健全合同管理台帐并将合同履行、变更、解除、中止及终止情况的一切资料归档。 第三十一条 在合同的履行完毕后形成债权的分公司负责人、财务管理人员、合同管理员应积极主动追索债权以免出现
17、坏帐、死帐等情形,形成债务的分公司负责人、财务管理人员、合同管理员应按合同约定的期限付款或结算减少可能出现的诉讼。 第六章 合同专用章 第三十二条 首建公司及所属单位采用合同专用章制度。 第三十三条 首建公司,全资子公司除外,有合同专用章 6 枚具体使用范围规定如下: ,一,01 号合同章由市场开发部保管用于首建公司签订建设工程总包合同、加工承揽、土石方运输等工程承包合同以及首建公司借贷款合同, ,二,02 号合同章由预算管理部保管用于首建公司签订建设工程专业分包合同、加工承揽及定作合同、土石方运输合同等专业分包合同, ,三,03 号合同章由工程管理部保管用于签订首建公司所有设备买卖合同及租赁
18、合同、机具买卖及租赁合同、办公用品买卖合同、计算机及其耗材买卖合同, ,四,04 号合同章由工程管理部监督管理物资分公司保管使用用于签订首建公司所有物资买卖合同, ,五,劳动合同专用章由人力资源部保管用于签订首建公司劳动合同及相关协议。 ,六,05 号合同专用章由人力资源部监督管理由恒信公司,劳务公司,保管使用用于签订首建公司所有劳务合同, ,七,首建公司所属全资子公司合同专用章由首建公司办公室保管使用。 第三十四条 合同专用章管理与使用: ,一,首建公司所有合同必须统一加盖合同专用章。使用其它印章签订的合同一律视为无效合同法律后果由行为人承担, ,二,持有合同专用章的部门和单位应负责妥善保管
19、和使用建立合同专用章使用制度和用印登记台帐非合同管理人员不得使用, ,三,合同专用章由首建公司办公室刻制其印章必须在档案室登记备案后方可使用, ,四,合同业务人员需要携带合同专用章外出签订合同时必须经法定代表人授权并在授权范围内使用印章,所携带的印章应妥善保管不得遗失, ,五,任何人不得持事先盖好合同专用章的空白文本外出签订合同不得将盖有印章的空白合同交与对方填写更不得将合同章借给对方使用, ,六,合同专用章仅限于签订合同使用对于使用行政章或其他公章签订的合同财务管理部可不予结算付款。 第七章 合同纠纷的处理 第三十五条 当合同发生纠纷时承办人应及时报告合同分管部门处理必要时应向法律事务部或公
20、司主管领导汇报并首先采用协商、调解方式解决,协商或调解能够达成一致时应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。 第三十六条 首建公司法律事务部是公司诉讼案件的处理部门对于重大疑难案件经首建公司决定后由法律事务部委托律师代理诉讼各单位无权委托律师代理公司案件。 第三十七条 合同发生纠纷时合同管理员应报法律机构备案同时应迅速收集下列有关证据: ,、合同文本包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等, ,、有关的票据、票证, ？、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等, ,、证人证言, ,、其他有关材料。 第三十八条 仲裁或诉讼解决纠纷时由首建公司法律事务部确定代理人、诉讼方案等并向首建公司相关领导汇报。 第八章 培训、检查与奖惩
