1、东北财经大学会议管理办法（试行） （ 2015 年 11 月 4 日印发） 第一条 为进一步规范会议管理，树立良好会风，精简会议，提高工作效率，特制定本办法。 第二条 本办法所指会议主要包括：学校党员（代表）大会、教职工（代表）大会和工会会员（代表）大会；党委常委会、校长办公会议；各类常设委员会或（领导）工作组会议、中层干部会议、各类专题工作会；学校主办或承办的学术交流或工作会议、各单位（部门）主办或承办的学术交流或工作会议等。 第三条 会议组织原则： （一）注重实效原则。 与会人员 汇报、交流要注意紧扣议题，突出重点， 简明扼要，表达清楚，态度明确。 （二）精简会议原则。会议数量、会议时间、
2、与会人员应尽量精减。能不开的会议尽量不开，能合并的会议尽量统筹合并，能开小会、短会的不开大会、长会。 （三）务求节俭原则。办会 要厉行勤俭节约，严格控制会议经费。会议经费的管理参照学校相关财务制度。 （四）领导出席原则。根据工作需要，各类专题会、学院（部门）主办或承办的会议，学校领导一般按照“谁分管，谁出席”原则参加。综合性会议由主办单位会同办公室统一协调有关校领导参会。 第四条 学校召开党员（代表）大会、教职工（代表）大会和工会（会员） 代表大会，应严格按照相应的条例规定进行。会议召开前学校应成立专门的会议筹备领导机构和工作机构，负责会议的筹备和组织工作。会议由筹备组织机构以文件形式通知，大
3、会秘书组负责其他会议组织和会务。 第五条 学校党委常委会、校长办公会议一般由学校党政主要领导召集，会议的议题安排、会议组织、会议材料准备等按照中共东北财经大学委员会常务委员会会议议事规则、东北财经大学校长办公会议议事规则执行，学校办公室负责具体的会议组织和会务。 第六条 学校各类常设委员会或（领导）工作组会议，由学校分管领导经主要领导同意后，由相 应的委员会主任委员或（领导）工作组组长召集，委员会或（领导）工作组下设的办公室所在部门 报请分管领导签发会议审批单，并 负责具体的会议组织和会务。 第七条 学校统一召开的中层干部会议等涉及全校性工作会议，由学校党政主要领导根据工作需要召集，学校办公室
4、报请党政主要领导签发会议审批单，并会同相关部门负责具体的会议组织和会务。 第八条 各类专题工作会议由学校分管领导召集，并按照业务归口原则，指定相应的职能部门报请分管领导签发会议审批单并负责具体的会议组织和会务。 第九条 学校主办或承办的涉及外单位人员参加的学术交流会 或工作交流会，由学校分管领导经主要领导同意后，成立由校级领导担任负责人的会议筹备工作领导机构，并制定会议筹备组织工作方案。根据会议内容由学校办公室会同相关职能部门负责具体的会议组织和会务。会议组织要遵守相关对外或涉外事宜相关管理规定。 第十条 各学院（部门）主办或承办的涉及外单位参加的学术交流或工作交流会，须遵守学校相关规定，并提
5、前向（分管）校领导报告，并负责具体的会议组织和会务。会议组织要遵守相关涉外事宜管理规定。 第十一条 会议组织单位一般 要至少在会议召开前一周填写东北财经大学会议审批表，报请学校领 导签发后， 报学校办公室统筹安排会议室、接待室。 第十二条 会议组织和会务主要包括：发布会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、组织会议考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定 （精神）的落实、归档会议材料等。 第十三条 参加会议的人员应严格遵守以下纪律： （一）严格履行请假制度。因故不能参会的人员，要按照学校相关请假制度请假，并报会议组织单位记录。 （二）严格考勤制度。负责会议组织的单位要严
6、格记录 应到人数及名单、实到人数及名单和缺席人员名单及理由 ，并于会后向签发批准该会议的主要校领导汇 报并报学校办公室记录。 （三）严格遵守会场纪律。对有保密要求的会议，与会人员应严格遵守保密工作的有关规定。除按规定履行职能及授权传达外，不得擅自外传或讨论会议内容。 第十四条 本办法由学校办公室负责解释。 第十 五 条 本办法自印发之日起实施。 附件： 1.东北财经大学会务管理工作细则（试行） 2.东北财经大学会议审批表 附件 1 东北财经大学会务管理工作细则（试行） （ 2015 年 11 月 4 日印发） 为进一步规范会议管理，提高办公效率，根据东北财经大学会议管理办法，特制定本 工作细则
7、。 一、接收会议指令 各单位、各部门在接到会议指令时，确定会议召开的各项要求，如会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员等。以纸质或数字办公形式填写东北财经大学会议审批表。 二、会议审批 根据东北财经大学会议管理办法，将东北财经大学会议审批表报相关校领导审批，并报学校办公室秘书科记录、备案。 三、会议方案制订 会议批准后，会议组织单位要根据接到的会议指令和领导的有关要求制订会议方案，方案主要内容包括但不限于以下方面：详细会议议程、会议文件资 料准备、会场布置、安保措施、环境卫生、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算及其来源和其它特殊要求等。 四
8、、会前筹备 （一）会议通知 1.重要会议应发书面或网上通知；若电话通知，应拟定简明扼要的通知稿。 2.通知内容应包括会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容、会期注意事项、联系电话和请假方式等。不能参会人员应按请假相关规定履行请假手续。 3.通知范围应按会议要求，通知到每位需参会的校领导、其他参会人员、列席人员及相关单位。 4.通知完成后，会议组织单位应及时将拟出席人数、请假情况向主管领导汇报。 （二） 会议文件准备 由会议组织单位负责会议文件准备。对需向会议提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发，并与会务协办部门做好协调工作。会议文件主要有： 1.会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报
9、告、决议、领导讲话等。 2.会议程序文件，包括议程文件、日程安排、参会名单、选举程序、表决程序等。 3.会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。 （三）会场布置 会场布置应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。 1.会场装饰 会场装饰按照国家对于会议管理的相关规定执行。 2.会场座次排列 主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，依先左后右次序排列。因特殊情况对座次有不同安排，应及时请示主管领导方可执行。 标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。 重大会议，印制座位图
10、表，经有关领导审定后发给代表和有关人员。 3.其他要求 会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。 会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。 座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。 会场内音响、话筒、灯具等应至少提前 2 小时调试好，会前 10 分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品及备用办公设备，随时应对突发情况。 4.特殊要求 对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。 对出席重要会 议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。 涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。 重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工
11、具铃音。 （四）会议用品准备 提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括： 1.制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。 2.印制会务手册。包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。 3.特殊会议，如召开选举 性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。 （五）会议车辆安排 依据国家公务用车相关规定制定车辆安排方案，明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。 （六）新闻报道工作 根据会议需要，会议组织单位可向宣传统战部申请联系新闻单位，并做好会
12、议新闻报道准备。会议组织单位应提前拟定新闻通稿。 （七）会议经费编制 根据会议需要，编制会议经费，报有关领导和部门审批。 五、会议报到 会务工作人员应至少提前 30分钟到达会场并做好以下工作： 1.会议签到。要求与会人员本人签到。 报到完毕后，应及时汇总情况，向会议主持人报告。会务工作人员在会前五分钟，对没有到会人员进行催促。与会人员迟到十五分钟以上视为缺席。 2.发放文件、资料。包括各种会议文件及出席证、列席证、房证、餐证等。 3.会议报到后需要召开预备会的，组织参会人员或参会代表召开预备会，布置会议相关工作。 4.会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。 5.宣布会议纪律。开会
13、时要关闭手机铃音，进入会场不准吸烟，不准随意走动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。 六、会中服务 1.会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适 时搞好会场服务。 2.会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。 3.会议期间应安排专人值班，搞好会中服务。 4.根据需要，会议组织方要安排有关人员做好会议纪要、会议简报、讨论记录和意见汇总工作。 七、会后工作 1.会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室、客房等。 2.收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。 3.会议文
14、件的归档。会议组织方要将形成的所有文件包括会议方案、通知、 报告、简报、记录、签到表等文件进行整理归档。应由学校存档的资料要分类报送，将会议通知、签到表等报学校办公室秘书科记录，将领导讲话、会议报告等报学校办公室综合科记录；最终所有会议文字、影像材料汇总至学校办公室信息科。 4.会议新闻报道。会议组织单位负责撰写新闻稿件，会议结束后会议组织单位要及时与办公室信息科联系做好校园网新闻报道工作，如有需要，还要与宣传统战部共同做好新闻媒体报道工作。 5.督办落实。会议组织单位要根据会议部署或领导安排督办落实会议各项工作，并将督办情况向有关领导汇报。 6.会议经费结算。根据 学校相关会议费用管理规定，由会议组织单位、财务处负责与会议有关服务单位进行经费结算；来访学者劳务费由会议组织单位会同相关职能部门落实结算。 附件 2 东北财经大学会议审批表 会议名称 会议议题 及主要议程 拟召开时间 拟召开地 点 参会人员及人数 是否涉外 拟请参会校领导 申请部门 签章 年 月 日 办公室统筹 安排意见 主管领导批示 主要领导批示
