1、办公室管理制度为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。本规定所指行政事务包括员工日常管理、档案管理、公文打印文件对接管理、办公及劳保用品管理、招待客户管理、宿舍管理等。一、员工日常管理(一) 上班时间不允许做与工作无关的事,如需外出应请示总经理，如总经理不在办公室办公的情况下，知会一下办公室人员，以便知道工作去向；(二) 不允许员工从事第二职业或对外兼职活动, 但鼓励员工利用业余时间参加学习培训,提高工作能力；(三) 保持办公场所的安静，不大声喧哗、高声谈论、追逐、嘻闹、窜岗、闲聊等；(四) 保持办公室的整洁有序。文件不随意乱放，报废文件
2、必须妥善处理。下班时要收拾好自己的办公桌及自己的椅子也要摆放整齐，关闭电器电源，关好门窗；(五) 不得因私事长时间占用办公电话；二、档案管理(一) 归档范围1、公司的规划、年度计划、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料；2、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全；(二) 档案的借阅与索取1、总经理、副总经理、总经理、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 2、公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续；3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安
3、全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；三、公文打印文件对接管理 (一) 公司公文的打印工作由办公室负责。 (二) 各部门文件的对接需复印一式二份，一份总经理、一份给相关负责人，另一份存档。(三) 对各部门或政府企业、事业单位文件需编档号，经总经理审核后方可签发。四、办公及劳保用品的管理 (一) 、办公用品的购发： 1、每月中旬，各位同事将该所需要的办公用品制定计划提交办公室； 2、办公室指定专人制定每月办公用品计划；经总经理审批后负责将领料单送到集团行政部采购，根据实际工作需要有计划的分发给各位同事签字领回； 3、除正
4、常配给的办公用品外，若临时还需用其它用品的须填写采购单，经总经理签名批准后方可呈报办公室采购； 4、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据新员工提供用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字； 6、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事；五、招待客户管理为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示集团公司的企业管理风范，有次序、有步骤地做好来宾叁观接待工作，使此项工作顺利纳入程序化管理轨道，特制定本办法。(一)、接待预约来访者的工作程序1、以良好的公司形象迎候来访
5、者，当来访者走近时，以站立姿态面带微笑主动问候2、了解来访者约定见面的部门或人员；3、如果来访者是在约定的时间到达，应立即通知被访者；4、如果来访者比约定的时间来的有点早，请其入座，款待饮料，递送书报资料，以排遣时间，或轻松地和他们交流，使他们感到不被冷淡，待离约定时间前 15 分钟至 10 分钟，再执行第（3）条；5、正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往；(二)、接待未预约来访者的工作程序1、面带微笑主动问候来访者，当了解到对方未做预约时，仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务；2、询问来访者要访的部门或工作人员的姓名；3、努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间；
6、4、如果来访者要求当天见面，应设法联系有关部门或人员，看是否被访人或其他人员能接见来访者；5、如果当天可以接见，按照接待预约客人的工作程序进行；6、如果当天确实不能找到合适的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方的时间，使自己更被动；7、在无法接待来访者的情况下，应主动请来访者留言或名片，并向其保证尽快将留言或名片递交给被访人；8、再次给来访者一个预定约会的机会，并耐心听取对方的要求；9、在接待过程中，要确保来访者感到舒适，比如联系过程中，为来访者提供坐椅和饮料等；六、电脑管理各部门按需配置电脑系统，通过地安君泰内部资源共享文件的途径传
7、递信息，不得擅自向外部转发公司文件。七、宿舍管理为加强员工宿舍的管理，保证宿舍的安全、文明、整洁，使员工有一个良好的生活环境，以提高工作效率，特制订本制度。公司员工宿舍管理由办公室负责；管理职责包括：负责员工宿舍公共设施的购买、维护及统计报修，监督检查员工宿舍的各种安全、卫生情况。任何员工未经公司许可，不得擅自留宿外人。员工不得于宿舍内有酗酒、赌博、打架斗殴、骂架或有不良行为。 注意宿舍内安全用电，室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线并装接额定功率大于 400W 电器；人员离开务必检查并关掉所有电器电源。注意安全，防火防盗；员工离开宿舍必须关好门窗；室内严禁使用或存放危险及违禁物品；现金、财物等应
8、妥善保管，贵重物品应避免携入，遗失由各自负责。住宿人员不得有意损坏宿舍公共财产及设施，如造成损坏，由办公室酌情处理，由责任人员负担该项修理费或赔偿费并视情节轻重予以其他处罚。员工宿舍应保持良好的卫生状况并应遵守：1、个人物品摆放整齐；不得随手乱抛垃圾；垃圾应及时清理至垃圾池。2、宿舍内整洁卫生，室内无杂物，地面、墙面无污迹，天花板无蛛网，空气清新、无异味。 3、污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。4、不得于墙壁、橱柜上随意张贴字画或钉物品。5、标准：地面：室内地面无垃圾、痰迹、积水、鞋子摆放整齐。墙面：墙面清洁，无印迹，不钉钉子，室内不准拉绳子、铁丝。墙面墙角无蜘蛛网。铺面：衣物、被子叠放整齐，床单平整；室内保持空气新鲜、无异味；门窗玻璃清洁，不私接电线，不违章用电.窗台无灰尘。
