1、品质环境管理体系程序文件文件编号： FH-GP- 版 本： D 页 数： 共 6 页 文件名称：文件控制管理程序修 订 履 历版次 文件申请单号 更 改 内 容 修订日期 制定/签名B/0C/0D/0ZL-XD-0043ZL-XD-0075修改文件编号。修正 3.0 权责有关职能；增加 4.0 定义中对内审有关名词定义；以及修正 5.1 审核规划：每半年一次，原则上为 6、12 月份进行内部审核视情况可适当调整。等相关作业内容。全面修订2006.10.262008-10-282016-3-8受控状态：本文件为本公司所有，非文控人员一概不得翻印或抄袭，否则您将违反本公司保密制度 ，并承担违法的风
2、险。提 示 ： 请确认文件是否为最新版本核准审核制定1.0 目的对公司环境、质量管理体系以及管理标准、工作标准中的各类文件进行管理，确保各部门使用文件的适宜性及充分性, 防止误用作废文件。2.0 范围适用于本公司所有环境、质量管理体系文件以及管理标准、工作标准的（电子档）的编制、审核、批准、发放、评审和变更。3.0 职责3.1 内部文件的编制、审核及批准权责表（1）文件阶层 文件类别 编制 审查 核准 收发控制质量方针质量目标 管理者代表 总经理 总经理 文控中心一阶 质量手册 管理者代表 总经理 总经理 文控中心二阶 程序文件 部门主管/经理 部门最高领导 管理者代表 文控中心作业规范或指导
3、书 相关部门 部门主管/经理 部门最高领导文控中心技术图纸 相关部门 部门最高领导 总经理 文控中心管理标准 相关部门 部门最高领导 总经理 文控中心三阶职务说明书 相关部门 部门主管/经理 部门最高领导文控中心四阶 表 单 随相应二，三阶文件一同审批 文控中心其他 外来文件 相关部门及部门主管 文控中心3.2 文控中心对公司环境、质量管理系统中各阶文件的合理管控以及文件的分类、编号、保管、发放、回收、销毁及审查等工作。3.3 相关单位3.3.1 各部门须遵守本程序，并配合文控中心一同做好文件的更新及维护；其部门主管需对文件资料进行审签，对所发行的文件负责保管与执行之责。3.3.2 各部门需负
4、责文件的使用和保管，确保文件的整洁、完整，不得在受控的文件上随意书写涂改，也不得丢失。版本更新时，配合文控中心及旧版资料及时回收作业，防止误用。4.0 定义4.1 文件与资料公司环境和质量文件所包含有：手册、程序、作业规范/指导书、表单；技术类文件、测试检验数据报告、各种变更文件以及公司各类经营管理标准、工作标准等。 4.2 第一阶文件手册环境管理手册：环境管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。质量管理手册：质量管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。4.3 二阶文件程序4.3.1 环境、质量管理程序：环境、质量作业运作过程的整体流程。4.4
5、三阶文件作业规范、指导书、管理标准及工作标准。4.4.1 作业指导书: 指不涉及具体型号产品技术细节的作业指导书。如技术文件编号方法、作业指导书，设备操作维护规程等。4.4.2 技术性作业指导书:指涉及具体型号产品技术细节的作业指导书, 如技术图纸/BOM、工艺文件、产品检验文件等。4.4.3 管理标准：指各类管理规定、管理制度、管理办法等用于规范管理及人员行为的法规性文件。4.4.4 工作标准：指各类岗位职责及职务说明书等文件。4.5 四阶文件表单使用固定格式的单据，有表单编号及版本管控，用以质量、环境及环境的数据收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的资料记录。4.6 外来文件与
6、资料。各单位因业务需求所使用的各类法律法规、国家标准、行业标准、地方标准及行业各类技术资料等。4.7 文件标准用纸各单位送至文控中心所有需要发行的文件标准型一般为 A4 纸张，禁止用“二手纸” 。5.0 工作程序5.1 文件的编制 5.1.1 书写规定5.1.1.1 二 、 三 阶 文 件 需 依 照 （ 1） 目 的 （ 2） 范 围 （ 3） 权 责 （ 4） 定 义 无 定 义 时 填写 “无 ”（ 5） 工 作 程 序 （ 6） 相 关 文 件 （ 7） 相 关 表 单 （ 8） 附 录 （ 必 要 时 ）。注 ： 二 阶 文 件 需 另 制 作 封 面 ， 由 相 关 人 员 签 核
7、 ， 三 阶 文 件 不 需 要 封 面 ， 相 关 人 员 签 核 栏 在 页 尾处 。5.1.1.2 文件页次格式：第*页，共*页代表，以此类推。5.1.1.3 各标题内的小标题顺序如下格式：11.11.1.11.1.1.1 以此类推。22.12.1.12.1.1.1 以此类推。5.1.2 文件经 3.1 权责主管核准后方可制订，以确保文件的充分、完整并适用。5.2 文件编码原则5.2.1 文件类型代码5.2.1.1 质量管理体系文件QM 质量手册 QP 程序文件W I 三阶文件 QR 四阶文件WL 外来文件 SOP作业指导书5.2.1.2 环境管理体系文件JM 环境手册 JP 程序文件J
8、WI 三阶文件 JR 四阶文件JWL 外来文件5.2.1.3 共用文件GP 程序文件 GR 四阶文件MS 管理标准 WS工作标准5.2.2 部门代码MP 生产部 QA 品质部 PM PMC 部AF 售后部 SD 营销中心 HR 人力中心RD 研发中心 MC 管理者代表 DC 标准办AC 财务中心 IT 信息部 2F壳部ERP ERP 系统 EL 电子商务部5.2.3 文件编号手册/程序文件编号用二位阿拉伯数字表示，三阶文件 /四阶表单/行政管理/SOP 文件编号用三位阿拉伯数字表示。文件编号表达文件归档的顺序，方便文件的登记和查找，如：01 代表该文件编号为第一号。5.3 版本/版次管理5.3
9、.1 版本管理：手册/程序/三阶文件/管理标准及工作标准的版本以 01 表示初版，换版时变更为 02，以此类推。四阶表单只有版本，新版时用 Rev.01 表示，修订时用 Rev.02，以此类推。5.3.2 版次管理：手册/程序/三阶文件/管理标准及工作标准的版次修订次数规定为 5次及一次性修订内容超出文件总量的 30%须升级版本，各页版次可不同，但能于首页看出各修订页之情况，00 为初版发行的版次；如：文件为 01 版,此次是第 2 次修订，此文件版本与版次是版本 01/版次 02，依次类推。5.4 各类型文件编码规则：5.4.1 质量手册：QM-01；环境手册：JM-015.4.2 程序文件
10、：Q P - Q A - 0 1 流水号部门代码类别代码 （ 计量管理体系类别为 J P ， 共用文件为 G P ）5.4.3 三阶文件（标准） W I - Q A - 0 0 1 流水号部门代码类别代码 （ 计量管理体系类别为 J W I ）5.4.4 四阶表单：Q R - Q A - 0 0 1 流水号部门代码类别代码 （ 计量管理体系类别为 J Q R ）5.4.5 管理标准：M S - H R - 0 0 1 流水号部门代码类别代码5.4.6 工作标准：W S - H R - 0 0 1 流水号部门代码类别代码5.4.7 外来文件：W L - Q A - 0 0 1 流水号部门代码类别
11、代码 （ 计量管理体系代码为 J W L ）5.4.8 作业指导书：5.4.9 共用文件5.4.10 技术文件：技术文件编码详见技术文件编号方法5.5 文件的修订5.5.1 各部门对体系文件如质量手册、程序文件、管理性作业指导书认为需更改时，填SOP - QA - 01 流 水 号部 门 代 码类 别 代 码GP - QA - 01 流 水 号部 门 代 码共 用 类别 代 码写文件申请单并注明更改内容经管理代表确认后，按 3.1 的规定进行修改并重新审批后发放。其他文件需更改时由权责部门直接按需要进行修改，并将修改后的文件重新审批后交文控中心按本程序相关规定重新发放，质量/环境手册采用换页修
12、改。5.5.2 文件更改时应将更改的主要内容记录于修订页的“修订记录”栏，文件更改的版本和版次按本程序 5.3 的规定执行。5.5.3 质量/环境手册修订时其修订情况、日期、页次及版次等记录于 “修订页”中；二、三阶文件修订时应在首页的修订栏里反映修订情况、日期、页次及版次。5.5.4 文件编制或修订完成后由文控中心对文件编号及版本核对确认无误后登录于文件总表上，使文件的所有版本处于最新状态，便于文件管理。5.6 文件的会审5.6.1文件制/修订后，由文件编制部门将文件连同文件会审意见表送相关部门进行会审，以确保文件的适用性、有效性。5.6.2各部门将对文件的会审意见填写与文件会审意见表内，连
13、同文件一并返还给文件编制部门汇总与进一步修改。5.7 文件的收、发、废流程5.7.1 文件的发放与回收5.7.1.1 手册和程序文件的文本文件分发到营销中心、研发中心、人力中心与制造中心各一份。各类作业指导书、规范、规定、制度、办法以及技术图纸等三阶文件只将文本文件分发给需要使用的部门。5.7.1.2 发行到各相关部门使用的文件由文控中心复印所需份数，并于复印件的每页正面右上角位置上盖红色 “受控文件”章并编出分发号，在文件原稿的背面盖上文件分发记录统一分发，接收人在文件分发记录处签收。文件分发后应及时登记或更新文件总表 。5.7.1.3 文件原件由文控中心在文件的背面加盖红色“文件原稿”印章
14、后归档保存。5.7.1.4 各部门收到新版文件后应在一个工作日内将旧版文件交回文控中心，文控中心应在需要回收的旧版文件原稿背面加盖文件回收记录并对回收到的文件进行签收, 对未能回收旧版文件的部门，按文控管理制度 5.1.4 执行处罚。5.7.2 文件的申请与作废5.7.2.1 如所使用的文件不慎丢失或破损而影响使用时，应由部门负责人员以文件申请单提出，并说明原因与用途，经部门主管核准后补发，发放时也应参照 5.5.1 的要求签收。5.7.2.2 对于发放数量不够及增加工作台或生产设施时，生用部门负责人根据需要，评估申请增发之文件类型、数量之适合性，提出申请交至文控中心，文控中心应在 2 个工作
15、日内，重新制备相应数量的新受控副本给申请部门，发放时也应参照 5.5.1 的要求签收。5.7.2.3 各部门因任何原因决定取消或废止某文件时应填写文件申请单经部门负责人审核，体系文件经管理代表批准、其他文件经总经理批准后,交文控中心通知相关部门收回被取消的文件并取出其原稿在正面盖红色“作废文件”章后另行保存。5.7.2.4 需向公司以外的组织提供体系文件时, 应填写文件申请单经管理代表审批后交文控中心发放，发放时文件正面应盖“非受控文件”印章。其他文件按文控管理制度执行。 5.8 文件评审当公司的组织架构、产品、工作流程等内外部环境发生变化时，相关部门应对相关文件进行评审。管理代表应每年对质量
16、手册、程序文件和管理性作业指导书评审一次，确定文件是否需要更改。5.9 文件保管5.9.1 所有质量/环境管理体系文件的原件由文控中心保管，受控副本由各使用部门负责保管,各部门应确保文件幅面清洁易于识别，不准乱划、乱改、乱写。各部门应分类存放受控文件并编制文件目录 文件应存放于适当的场所以免损坏或丢失。文控中心定期检查文件使用和保管状态。5.9.2 文件借阅：公司员工需暂时借阅文件时，文控中心负责办理借阅手续，并登记在文件借阅登记表上，任何人不得私自复印受控文件，具体借阅手续按文控管理制度规定内容实施。5.10 外来文件管理5.10.1 外来文件的识别、登记、发放外来文件包括法律法规、标准类及
17、行业技术资料等文件，与产品直接相关的外来文件由总经理识别并确认其适用性，交文控中心登记在外来文件登记表上, 与产品无直接关系的外来文件由管理者代表识别并确认其适用性, 交文控中心登记在外来文件登记表上；发放时应参照 5.5.1 的要求执行。5.10.2 外来文件的保存和跟踪外来文件原件由文控中心保存，总经理和管理者代表负责对有更新要求的相关外来文件每年跟踪一次最新有效版本，确保公司内使用的外来文件为最新有效版本。5.11 作废文件的处理所 有 作 废 文 件 的 原 稿 由 文 控 中 心 在 每 页 正 面 盖 “作 废 文 件 ”印 章 并 与 有 效 文 件 分 开 存 放 。各 部 门
18、 交 文 控 中 心 的 副 本 非 机 密 作 废 文 件 由 文 控 中 心 盖 “作 废 文 件 ”章 进 行 识 别 （ 或打 X） 后 作 为 手 二 纸 再 利 用 ， 机 密 文 件 副 本 由 文 控 中 心 用 碎 纸 机 销 毁 。5.12 对承载媒体不是纸张的文件的控制也应参照上述要求执行，电子文档应有备份且规定使用权限和修改权限，应对备份的电子文档进行标识且编制文件目录 。5.12.1 文控中心将按本程序 3.1 文件（技术图纸和职务说明书等机密文件除外）编制、审核及批准权责表审批后的最新版本受控文件，转换成 PDF 格式文档，存放于公司公共盘中，以备各部门人员参考使用
19、。5.12.2 当文件有修订后，文控中心应在文本文件审批完成后，第一时间将该文件转换成PDF 档存放于公共盘中替换原文件，使公共盘中的文件始终保持为最新版。5.13 记录保存：按记录控制程序规定进行保存。6.0 相关文件6.1 记录控制程序 GP-DC-026.2 技术文件编号方法 WI-QA-0076.3 文控管理制度 MS-DC-0017.0 相关表单7.1 文件申请单 GR-DC-0027.2 外来文件登记表 GR-DC-0037.3 文件借阅登记表 GR-DC-0047.4 文件总表 GR-DC-0057.5 文件目录 GR-DC-0067.6 文件会审意见表 GR-DC-0088.0 附录：8.1 附录一：各类印章8.2 附录二：内部文件流程图8.3 附录三：外部文件流程图8.0 附录一各类印章文件原稿章 受控文件章 非受控文件章作废文件章 外来文件章 文件发放/回收记录章受 控 文 件 非受控文件文件原稿作废文件 外 来 文 件文件编号： 附录二：内部文件流程图流 程 相关部门 责任人 相关记录
