1、信息与档案管理,文秘专业职业核心技能课程,主讲教师cy,档案的编研,2,内,容,CONTENTS,认识人事档案和人事档案工作,1,人事档案的收集和鉴别,人事档案的整理,2,3,人事档案的转递和查阅,4,第一节认识人事档案和人事档案工作,一、人事档案,人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩、工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。,(一)定义,我国人事档案的主体是干部和工人档案,(二) 特点,1,现实性,反映现实、具有现实效力,2,真实性,其真实性是相对的,3,动态性,不断产生、不断转递,4,机密性,涉及国家机密和个人隐私,一份
2、档案21年悲剧,汤国基曾是益阳师专建校以来第一个在诸多报刊上发表作品的学生，才华初显又桀骜不驯的他曾多次向媒体和教育部门写信，反映自己的学校师资水平不佳，并称自己的班主任周某和中文系负责人“不学无术”。 他没有想到的是， 1983年毕业后没有任何单位接收他，有的单位本拟录用，但总是到最后突然变卦。直到2003年6月，一位匿名人将其毕业鉴定、处分决定复印件和精神病医学鉴定书的手抄件投到他信箱，他才最终确认是档案里有问题。他曾得罪过的班主任给他加上了“有严重的神经官能症，不宜担任教学工作”的评语。 来源：瞭望新闻周刊,相关链接：,1,是考察、了解员工的重要手段,2,是做好组织、人事工作的依据,3,
3、是澄清个人问题的凭证,4,是编写人物传记和专业史的宝贵资料,（三）作用,5,可为人才开发提供信息和数据,换了4家单位后档案“失踪”,张小姐因新录用单位要查阅她的人事档案而急得团团转。“我1998年大学毕业，之后换过4家单位。期间我从未去过问自己的人事档案，也不知道人事档案存放在哪儿。”张小姐表示，她最近跳槽到一家新单位，该单位要了解自己的履历，因此要查阅她的人事档案，可自己实在不知道档案存放在哪里。去过人才中心，也去过就促中心，对方都表示“没有”。,案例1,1,2,集中统一,分级负责,人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理,工人档案由劳动（人力资源管理）部门管理；学生档案由学校的有关
4、部门管理；军人档案由各级政治（干部）部门管理；干部档案按干部管理权限集中统一管理。,二、 人事档案工作,(一)管理体制,人事档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制。,（二）人事档案工作机构,县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应干部档案管理工作机构。每管理1000人的档案需配备一名专职干部。流动人员人事档案管理：县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构。,第二节 人事档案的收集和鉴别,1.归档范围,一、人事档案的收集,（一）归档,按照干部人事档案材料收集归档规定（25条）,建立干部人事档案材料收集归档机制：在材料形成之日起一个月内归档并履行移交手续。人事档案管理部门
5、应当建立联系制度归档材料一般应当为原件成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充干部人事档案材料的载体使用16开型或A4型的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。人事档案管理部门必须严格审核归档材料符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。,1.归档要求,1.组织、人事、劳动及其他人员管理部门 2.员工所在的党、团组织、政府机关、企事业单位的有关部门 3.纪检、行政监察、保卫和公安、司法、监察部门 4.科技、业务部门和学校、培训部门 5.军队有关部门和民政部门,（二）人事档案的收集渠道,收集,有关人事档
6、案材料,收集,党团材料,处分材料,收集,收集,收集,学历科研材料,参军转业材料,1.判断材料是否属于人事档案2.判断是否本人的档案材料3.判断材料是否处理完毕和手续齐全4.判断材料是否真实、准确、完整5.查对材料是否重复,取之有据，舍之有理以有关政策为依据；实事求是；要有严格的制度,二、人事档案的鉴别,（一）鉴别原则,（二）鉴别的内容和方法,王娜娜事件,王娜娜是周口沈丘县人，2003年高考后，因未收到大学录取通知书，以为落榜便外出打工，之后结婚生子。2015年，她发现自己当年考上了周口职业技术学院，但被张莹莹顶替了。2016年2月下旬，部分媒体王娜娜被冒名顶替上学一事，引发社会关注。事件处理结
7、果：13名相关责任人受到严肃处理，3人涉嫌违法已移交司法机关。,案例,15,转出,退回,留存,销毁,（三）剔除材料的处理,材料是否齐全、完整、真实手续是否完备、填写是否规范有无错装、混装整理是否合乎要求,信息准确无误对缺少的主要材料要登记并补充对审核出的问题要登记并解决,要求,内容,（四）人事档案材料的审核,第三节 人事档案的整理,10类：履历，自传，鉴定、考核、考察，学历、评聘专业技术职务，政治历史审查，入党入团，奖励，处分，录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料，其他,一、分类,(一)正本,(二)副本,7类,按时间顺序排列,二、排列,(一)履历材料,(二)自传材料,包
8、括履历表、登记表、简历表、更改姓名的报告及批件等,按时间顺序排列,历年的鉴定，出国、出境调动、毕业鉴定，考核表、干部任免、调动依据的正式考察综合材料等,(三)鉴定、考核、考察材料,按时间顺序排列,按时间顺序排列,(四)学历、评聘专业技术职务 与评定岗位技能的材料,(五)政治历史审查材料,学历、学位、学习成绩、培训结业、评聘专业技术职务、评定岗位技能情况的材料,按批复-结论-本人对结论的意见-调查报告-证明材料顺序排列,凡是对员工政治历史、精力、出身、社会关系、党纪、参加工作时间等问题进行审查形成的材料,先团后党，然后按志愿书-申请书-转正申请-登记表排列,(六)入党入团材料,(七)奖励材料,包
9、括履历表、登记表、简历表、更改姓名的报告及批件等,按时间顺序排列,包括违反党纪、政纪、国法受到纪检、监察、或其他审查部门对其所犯错误进行调查处理形成的材料,(八)处分材料,按批复-结论-本人意见-调查报告-证明顺序排列,包括对在工作或学习中有突出成绩的员工给予奖励或表彰的材料,先团后党，然后按志愿书-申请书-转正申请-登记表排列,(九)录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料,包括办理任免、选举、调动、是剖线、晋级、录用、聘用、招用、转业、工资、待遇、出国、离退休及退职材料、各种代表会登记表等,包括残疾体检表、确定残疾等级材料，工伤职业病证明材料，民事纠纷判决书、调解书，讣
10、告、悼词等,(十)其他,按时间顺序排列,工资待遇按时间顺序排列 ，调动任免与离退、出国出境、其他按时间顺序排列,排好顺序，用铅笔在每份右上角统一编号。如1-1，1-2；9-1-1，9-1-2。,三、编号,(一)编顺序号,(二)编页码,用铅笔在每张右下角编，封面不编，空表编。,类别号,类内顺序号,可从所管辖两级副职开始填写,四、抄写职务变动表,(一)裁剪,标准：18.5cm26cm,五、技术加工,(二)折叠,注意：留足装订边；折痕不被裁住和磨损,(三)托裱,适用于纸质较薄、脆，小于16开、折皱损毁的材料,(四)加边,适用于不需托裱又小于标准的材料,(五)包边,不能包住字,(六)其他,去金属物、透
11、明纸粘贴、缝纫等,六、打印人事档案目录,人事档案目录,(一)目录与材料核对无误,七、装订,(二)把全卷材料理齐,材料条件好的要做到四边齐；材料条件差的要保证三边齐、上边基本齐。,(三)左侧装订,每册厚度一般不超过2.5厘米。,八、验收,（一）检验卷内的档案材料是否都属于该人的。（二）材料分类是否准确，每类材料的排列是否有序，方法是否得当。（三）检验目录登记与实际材料是否相符，材料名称、制成时间、份数、页数的填写是否准确，留下的空格是否适当，字迹是否工整、清楚。（四）材料上的金属物是否已全部拆除，裱糊、折叠是否合乎要求。（五）检验装订的档案材料是否四边整齐，有无压字，伤字现象，卷内材料的位置是否
12、准确，卷夹封面书写是否规范整洁。,第三节 人事档案的保管范围、转递和查阅,一、人事档案的保管范围,(一)在职人员的,由主管该人的组织、人事部门保管,由各级党委统战部门保管,由学校的学生工作部门或人事部门保管,根据其主要职务而定,由所在企业的劳资部门保管,干部的,军队和地方互兼职务的干部的,民主党派和无党派爱国人士的,企业职工的,在校学生的,(二）离退休人员的,由该人的管理部门保管,由中组部或人事部保管,由所在企业的劳资部门保管,党中央、国务院管理的干部,其他干部的,工人的,是中共党员的,是民主党派和无党派国人士的,由中央统战部保管,军队干部,由总政治部保管,高级干部的,其他干部的,由各大单位或
13、军、师级单位保管,(三）死亡人员的,其档案由原管理部门保管5年后，移交机关档案部门保存，并按有关规定进馆,党中央、国务院管理的干部,司局级干部、著名人物,其他干部,其档案由原管理单位保管5年后，移交中央档案馆保存,其档案由原管理单位保管5年后，移交本机关档案部门保存，并定期移交同级档案馆,军队干部,交解放军档案馆保存,建国前牺牲、病故的排职以上干部的,建国后死亡的正师职以上干部的,交总政治部档案馆保管,建国后死亡的副师职以下的,按隶属关系分别交各大单位档案馆保管,死亡5年后交企业综合档案部门保管；特殊的按规定移交有关档案馆,企业职工的,（四）辞退、开除工职、受刑事处分、出国不归等人员的,由原单
14、位保管；刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位或移交人才交流中心,辞职、退职、自动离职的,被开除公职的,其档案交给人才交流中心管理,受刑事处分的,出国不归、失踪、逃亡的,未就业的由原单位保管；已就业的由有关人事、劳动部门或人才服务中心保管,由原单位代管或交人才交流中心管理,二、人事档案的转递,1.及时档随人走2.准确必须以任免文件或调动通知为依据。3.安全杜绝失密、泄密和丢失现象。（二）转递工作的方式1.零星转递2.成批移交,（一）转递工作的要求,案例：人事档案丢失影响社保 用人单位被判赔偿五万,人事档案是劳动者就业和享受社会保障待遇的身份证，一旦丢失会造成许多的困难和麻烦。
15、河南省郑州市居民王老先生近日(2014-12)为此和自己的单位河南某科贸公司打了一场劳动争议官司，法院判决用人单位赔偿王老先生各种损失5万元。,34,1.转出的程序和手续,在转出材料登记簿上详细登记,在人事档案底册上注销,填写人事档案转递通知单,将材料严密包封，加盖密封章,以密件寄出或派专人送交,收到回执，粘贴在存根上,（二）转递工作程序和手续,2.接收单位的工作程序和手续,检查是否属于本单位,审核转递人事档案材料通知单,查对无误在回执单上签字、盖章,寄还（送还）回执,登记入库,文秘教研室 cy,37,转递人事档案材料通知单,（第二联） 字第号,（三）“无头档案”形成的原因及处理办法,1.“无
16、头档案”产生的原因未及时转递档案2.对“无头档案”的处理,指员工不知去向而积存在人事档案部门的人事档案材料,三、人事档案的查阅,宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用。,（一）查阅的原则,利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员；组织、人事、劳动部门查阅必须有手续完备的信件；其他部门查阅应有查档介绍信或审批表；不得查阅本人及其亲属的档案；未经允许不得查同级人员的档案；下级不得查阅上级人员的档案；本单位组织、人事、劳动部门一般不得查阅本单位领导人的档案；只准查阅介绍信或审批表中提到的内容。,（二）查阅的要求,（三）查阅的程序和手续,填写查（借）阅干部人事档案审批表,审核审批表和证件,办理借阅登记手续,工作人员提取档案,借阅者阅览,归还、清点,提出申请出具证明审批盖章登记交予,（四）出具证明和复制的手续,1.出具证明手续,提出申请审批复制盖章交予,2.复制手续,1. 不得写划、涂改、拆散、抽出、增添、污损档案内容。2.注意保密，不得与无关人员谈话或泄露档案内容。3.未经批准，不得复制档案材料；查档摘抄或复印的材料应办理登记手续，且不得给无关人员传看，用完后应自行销毁。非保密本不能记录干部人事档案内容。4.严禁在阅档室内吸烟。,（五）查档注意事项,200910,谢谢,再见,
