1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,国家档案局令第8号 遂宁市档案局 谢宗锡,第 一 部 分,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 ,一、规定发布施行的意义,规定的发布施行-是我国档案工作与时俱进的产物，是全面落实科学发展观，坚持以人为本，推进档案工作可持续发展的重要举措，是档案法制化建设的重要成果。规定-以“令”的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力，具有强制性和权威性。 规定的发布施行-将有力促进机关档案基础业务建设，有力推动国家档案资源建设。,二、规定制定的背景,（一）建国以来至今，在划分机关文件材料归档范围和档案保管期限方面经历了五次改革： 第一次改革1956年();1
2、957年()； 第二次改革1964年()； 第三次改革1983年(、关于不归档的文书材料的规定)； 第四次改革1987年（关于机关档案保管期限的规定、机关文件归档和不归档的范围）； 第五次改革2006年（机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定）。,二、规定制定的背景,（二）改革原因 一是对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够； 二是文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档； 三是条文表述可操作性不强，造成文件价值鉴定不准确； 四是档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段。,三、规定制定的指导思想和原则,（一）规定制定的指导思想 以邓小平理论
3、和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，坚持以人为本，与时俱进，正确界定机关文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，大力促进机关档案基础工作，努力推进国家档案资源建设，为构建社会主义和谐社会提供有效服务。,三、规定制定的指导思想和原则,（二）规定制定的原则： 规定的内容涵盖机关的所有文件材料； 规定要对归档与不归档范围作出明确界定； 规定采用标时制标明文书档案的具体保管期限； 要尽量避免重复归档； 凡涉及公民权益的文件，体现“从宽”的原则；,四、规定与1987年颁布的两个业务 文件相比的变化,（一）规定将1987年的两个文件合二为一。既是文件材料的归档范围，又是保管期限的具体
4、划分，具有一表两用的功能；（二）改革了文书档案保管期限划分方法；（三）突出了立档单位的主体地位，体现“以我为主”的思想；（四）充实了行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面文件材料；（五）档案保管期限作了适当调整；（六）由“备案制”改为“审批制”，加大了管理力度。,五、规定制定的目的和依据,制定规定的目的 是为了便于各级党政机关和人民团体(以下简称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所有保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用。制定规定的主要依据 档案法及档案法实施办法和有关法规。,六、规定的实施范围,执行范围：党政机关、人民团体。参照执
5、行范围：军队系统、民主党派、企事业单位。 需要说明的是，具有行政管理职能的事业单位属规定的执行范围。,七、机关文件材料的含义,机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。从门类上可分为：文书、人事、会计、基建等文件材料；从载体上可分为：纸质、磁性、电子等载体文件材料。规定界定的“机关文件材料”的内涵，就是要使规定适用于机关各种门类和载体的文件材料的归档工作，而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。,八、机关文件材料归档范围内容,机关文件材料归档范围包括四个方面：一是本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是本机关工作
6、活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是对本机关工作具有查考价值的文件材料。 规定中以上四方面只是作了原则上的区分，如果详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学，也不实际。因此，国家档案行政管理部门只作宏观、指导性的规定。,九、机关文件材料不归档范围内容,机关文件材料不归档范围包括四个方面：一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一
7、般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,九、机关文件材料不归档范围内容,三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 需要注意的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意
8、见，原则上应纳入机关文件归档范围，与正文、文件处理单一并归档。,十、归档范围的文件材料要实行集 中统一管理,实行集中统一管理包括两个方面：一是对本单位档案实体实行集中保管，统一整理、编目，提供利用；二是对本单位的全部档案信息（目录、数据等）按统一的管理制度进行集中管理。其目的是确保机关文件材料归档齐全完整。,十一、机关文书档案的保管期限划分,机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管和定期中30年的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交。定期中10年保管的文书档案由机关自己留存。定期保管档案要实行标时划分，不能直接注明或写上“定期”，主要是便于到期进行鉴定销毁
9、工作。,十二、属于永久保管文书档案内容,（一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；,十二、属于永久保管文书档案内容,（六）本机关房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 把握机关文件材料重要性和一
10、般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。,十三、属于定期保管文书档案内容,（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关，一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；,十三、属于定期保管文书档案内容,（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （
11、八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 把握文件材料的“一般性”，要看文件材料涉及的问题是否是常规性、技术性等方面的问题。,十四、规定对电子文件和纸质 文件的归档要求,机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。如今，信息网络技术的发展，办公自动化水平提高，无纸化办公的普及，电子文件大量产生，如果不对电子文件的元数据、背景信息进行归档，有朝一日，电子文件极有可能成为“死”文件，无法打开和认知。相应归档的目的：确保电子档案的长期有效性和可读性。,十四、规定对电子
12、文件和纸质 文件的归档要求,元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。背景信息：是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。机关对纸质文件归档时，应将文件处理单、发文稿纸与正本文件一并归档。,第 二 部 分,文书档案保管期限表,一、机关档案鉴定的原则,坚持以科学发展观为指导预测判断档案价值。即坚持以人为本，从国家、集体和公民的整体利益出发，充分预测档案对构建和谐社会所起的作用来判断其价值。坚持历史的观点。档案是历史上人类从事实践活动的产物。因
13、此分析档案的价值时，要放在形成的历史条件中去考虑其保存价值。坚持全面的观点。要从多层次、多角度、多方面考虑归档文件的价值。坚持长远的观点。即要有长远的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。现在有用的档案，将来可能没有用处；现在尚未用上的档案，将来可能有用处。,二、机关档案鉴定的标准,（一）职能标准。职能标准是按立档单位的社会地位和重要程度来决定其档案的价值。一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要。机关档案部门应尽可能保存对其职能起到凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料。 （二）来源标准。即“以我为主”的标准。本机关形成的文件材料应当是保存的重
14、点。 （三）内容标准。内容标准是决定档案价值最重要、最本质的因素。它强调档案内容的重要性、独一性和时效性。,二、机关档案鉴定的标准,（四）形式特征标准。形式特征标准是指文件的名称、文本、非文本文件。 （1）文件的名称不同、作用不同、价值也就不同。 （2）文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。 （3）非文本文件。它不具备文件的特征和效力，往往得不到应有的重视。特别是重要的照片、音像材料、领导人题词、奖状等，但它生动地记录了真实的历史，对文件起到重要的辅助作用，同样属于档案的范畴，应得到足够的重视。 （五）社会需求标准。在确定其价值和保管期限时，应站在社会总需求的高度，把握公民个人、机关及社会
15、各方面的各种需要去考虑。,三、具体文件材料保管期限的划分,（一）同一会议形成的文件材料期限的划分。应在归档时根据各种文件材料的价值大小确定区分为不同的保管期限。如：请示、批复、通知、名单、日程、主题讲话、决议、决定、纪要、会议记录等应划为永久；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等应划为30年；有的是为了遵循会议文件材料的成套性原则，便于查找利用，把所有文件材料划为同一保管期限，其实这种观点是不正确的。,三、具体文件材料保管期限的划分,（二）机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果材料保管期限的划分。这部分材料保管期限一般定为永久。人大、政协每年召开年会，形成一定数量的议案、提案，并分别转到
16、一个或多个职能机关负责办理，办理结果要送达人大代表、政协委员，同时要送本级人大、政协机关。主要承办机关在归档时保管期限划为永久；其它协办机关划为30年；人大、政协机关在归档时划为永久。,三、具体文件材料保管期限的划分,（三）机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，主办机关与协办机关归档时保管期限的划分。主办机关和协办机关对相同内容的文件材料都要归档，但主办机关保管期限的划分明显高于协办机关。其目的是为了避免将来档案重复进馆，也便于协办机关工作查考利用。,三、具体文件材料保管期限的划分,（四）以“两办”名义联合发文或召开会议，主办机关和协办机关的确定。判断标准一般是以用了谁的“发文字号”来区分
17、。但实际工作中通常用的是党委的发文字号，这是以“两办”名义发文的惯例，因此，这要从文件内容看是属党委还是政府归口管理的职责范围，如是党委归口管理的，主办单位为党委，协办单位为政府；如是政府归口管理的，主办单位为政府，协办单位为党委。,三、具体文件材料保管期限的划分,（五）上级机关、领导检查、视察本单位工作形成的文件材料保管期限的划分。判断“重要的”和“一般的”标准通常以领导的行政级别和检查事由的重要程度来划分。党和国家领导人以及省部级以上的属“重要的”归档时划为永久；省部级以下的通常要具体情况具体分析，如市委书记到市档案局现场办公解决档案馆库的新建问题，机关在归档时划为永久；如是一般性检查、视
18、察工作，相关文件材料应属一般文件材料，机关归档时应划为30年。上级机关一般工作人员检查、指导工作形成的文件材料，检查、指导事由重要的划为30年；一般的可以不归档。,三、具体文件材料保管期限的划分,（六）重要业务问题和一般业务问题保管期限的划分。划定标准：业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设，属于比较重要的问题，归档时划为永久；业务文件材料涉及基础性、技术性内容，属一般业务问题，归档时划为30年。二者区分的关键在于对业务内容的把握，要具体问题具体分析，不能一概而论。,三、具体文件材料保管期限的划分,（七）本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿保管期限的划分。本机
19、关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本，归档时划为30年。上级机关对稿本可能有改动，也可能没改动，最后以“两办”名义联合下发。如以市委办为主办单位的，市委办应划为永久；政府办为协办单位归档时应划为30年；市档案局收到正式文本后，归档时应按“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其划为永久。,三、具体文件材料保管期限的划分,（八）行政处罚、处分、国家赔偿文件材料保管期限的划分。行政处罚分为七种；处分分为党纪处分（五种）和政纪处分（六种）。行政处罚、党纪、政纪最低处分均为警告，划分保管期限时的标准为：凡受到警告以上的，
20、相关材料均应归档并永久保管；只受到警告的，相关材料均应保管30年。机关中除以处分手段进行处理外,还有通报批评等手段,这类文件材料保管期限划定为10年。另外，国家赔偿过程中形成的文件材料，涉及到对公民、法人等合法权益造成了损害，导致国家赔偿，归档时应永久保存。,三、具体文件材料保管期限的划分,（九）年度以下计划、总结、统计材料在归档时保管期限的划分。一般定为10年保管。但并不是机关所有的年度以下的工作计划、总结、统计材料都要归档，要具体问题具体分析，视机关主要职能而定。如经济管理部门（统计、商务、发改委等部门）对本地区经济发展有重要分析价值的月报、季度、半年度统计材料，机关应该归档；其它非经济管
21、理部门只对半年度工作计划、总结、统计材料纳入归档范围，保管期限定为10年，月度、季度计划、总结、统计材料可不归档。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十）“机构设置”文件材料期限的划分。9.1中与11 .3中“机构设置”是有区别的，9.1中“机构设置”是指本机关内部机构的设置形成的文件材料，归档时应划为永久；11.3中“机构设置”是指上级机关决定成立本机关形成的文件材料，包括机关行政级别、领导人职数、人员编制等内容，虽由上级机关制发，但与本机关沿革、历史、职能密切相关，是本机关赖以存在和发展的依据性文件，本机关不仅要归档，而且要永久保存。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十一）先进单位、劳动
22、模范、先进工作者的文件材料保管期限的划分。划分标准是以表彰、奖励的主办者行政区划级别、行政级别来划分的。凡是县级（含）以上的表彰，应划为永久；其余的表彰材料划为30年。这里需要注意的是，机关内部评选的先进工作者、优秀个人的文件材料，不管机关级别有多高，归档时保管期限一般定为30年。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十二）机关党、团、工会工作活动中重要专项活动的报告、总结材料保管期限的划分。就行政机关而言，党、团、工会工作活动虽不是机关的业务职能活动，但它们是机关工作中不可或缺的一部分。主办的一些专项活动不仅规模较大，而且影响也较大，其重要性不言而喻。如机关开展的“先进性教育活动”和“三讲”
23、教育活动等形成的报告、总结都很重要。这类活动属党的工作活动中的重要专项活动，其文件材料归档时划为永久；又如机关工会组织为灾区捐款捐物等活动，属一般性专项活动，形成的报告、总结在归档时划为10年。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十三）机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料期限的划分。分为“重要的”和“一般的”两种情况。“重要的”与“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度，就是看案件最终处理结果。如违规违纪的程度只达到受警告的处分条件，属“一般的”，归档时划为30年；如违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件，属“重要的”归档时划为永久；如调查结论是查无实据的，其材料划为10年。,三、
24、具体文件材料保管期限的划分,（十四）机关处理来信来访的文件材料在归档时期限的划分。来信来访的内容繁杂，一般是以维护公民自身权益为主，形成的文件材料是否归档，一个先决条件是对来信来访是否有处理结果。如没有处理结果，暂时不能归档；如有处理结果，归档时要看是否有领导重要批示来划定保管期限。即有领导重要批示和处理结果的划为永久；其它有处理结果的划为30年。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十五）机关与有关单位签订的合同、协议等文件材料归档时期限的划分。合同、协议等文件材料，属法律文书。判断划定期限应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，有效时限，涉及资金的多少来具体区分其档案的“重要性”和“一般
25、性”。如建办公大楼与施工方签订合同，金额较大，属机关固定资产投资范畴，事由重要，这份合同属重要合同，归档时划为永久；如机关签订的广告、光纤使用等合同，属一般合同，归档时划为10年。区分重要与一般要因事而异，因量而定。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十六）机关接待工作的计划、方案归档时期限的划分。区分重要和一般的接待工作计划、方案关键在于接待对象的级别。一般来说，重要的接待对象是指党和国家领导人，形成的接待计划、方案属重要一类，归档时划为30年；同时级别要与接待事由的重要程度结合起来综合考虑，如人大、政协代表团对机关的视察、检查工作，这对单位来说是属于重要的活动，其材料归档时划为30年；而兄
26、弟单位或对口接待等形成的材料，划为10年。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十七）国有资产管理文件材料归档时期限的划分。区分“重要的”与“一般的”原则是国有资产的规模、数量及价值大小。如机关房产、机动车等价值大、寿命长，这类国有财产登记、统计材料，属重要的划为永久；如办公用的计算机、打印机等价值不高、寿命短，这类国有资产的登记、统计材料，属一般的，划为10年。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十八）上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料归档时期限的划分。“重要的”和“一般的”区分的原则，在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。如国家档案局令第8
27、号、川委办20107号、省府函2005103号等等文件属重要的这类，归档时划为永久；如省档案局关于加强执法检查、培训等工作的通知方面的文件，属一般业务文件，归档时划为30年。,三、具体文件材料保管期限的划分,（十九）上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料归档时期限的划分。如市委市府开展创先争优活动、市财政局关于差旅费报销规定的通知等等文件，既不是我档案部门的主管业务，但又要贯彻执行，归档时划为10年。,三、具体文件材料保管期限的划分,（二十）本机关对下级机关报送的文件材料归档时期限的划分。一是机关对下级机关报送的文件材料中重大问题的专题报告要进行归档，期限划分30年，如县档案局上报的重点档案抢救的报告、或关于馆库建设问题的报告等，属比较重要的专题报告，市档案局在归档时期限划分30年；二是对下级机关报送的年度及以上的计划、总结、统计材料也要归档，期限划为10年；三是下级机关报送的人事任免文件、或简报等不归档。,
