1、公文写作格式及排版要求培训,培训前：什么是公文,公文，“公”：公务、公事；“文”：文书，即公务文书。公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。,培训前：公文的分类,1规范性公文。有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。 2非规范性通用公文。有调查报告、工作计划、工作总结类、讲话稿、简报信息、书信、启事、大事记等等。 3常见学生干部公文包括策划书、工作计划、工作总结、工作方案、新闻稿、通知、讲话稿，会议记录，会议议
2、程等。 4其他类。借条、公务短信通知和公务微博博文。,培训前：公文的行文关系,下行文：上级向下级行文，如命令、批复、指示等 行文方式：逐级行文、多级行文。上行文：下级向上级行文，如请示、报告等。 行文方式：逐级行文、不得越级行文。平行文：不相隶属的同级机关或部门之间的行文，如函等。,基本软件：Word2003、Word2007 Word2010、Word2013 WPS2013 Excel、Powerpoint 字体管家基本字体：方正小标宋简体、仿宋GB2312 楷体GB2312、黑体、宋体,培训前：公文写作的基本要求,1主题明确2内容真实3结构清晰 4写作规范5语言精炼美观，规范，简洁,培训
3、内容,一、工作计划二、活动策划三、活动总结四、红头文件五、其他文书,培训内容,一、工作计划二、活动策划三、活动总结四、红头文件五、其他文书,工作计划：定义和结构,1定义：是反映学生组织一定时期、一定工作安排的公文。2结构： （1）标题 （2）前言 （3）目标（经常和前言并在一起） （4）措施 （5）效果 （6）落款,标题：单位 + 时间段 + 计划内容 + 文种 例：江西师范大学2014-2015年度团学工作计划,工作计划：标题,正文：前言+三要素 1前言：为什么（做计划） 2三要素 （1）做什么（目标） （2）怎么做（措施） （3）要做得如何（要达到的具体效果）,工作计划：正文,看一下： 江
4、西师范大学2013年教学工作计划 为加强我校素质队伍建设，圆满完成“教学、科研、管理一体化”的教学任务，做好学生培训工作，根据学校在新形势下深化改革方案的精神，借鉴有关兄弟学校的成功经验，结合我校的实际情况，经与市人事局录用培训处多次协商，对2013年的教学、工作提出如下计划： 一、工作目标 为更好做好我校。 1公务员专业知识课“行政决策”培训班。(一段话，略) 2公务员任职资格培训班。 (一段话，略) 二、工作措施 为保证公务员培训工作能顺利进行，特提出如下措施： 1(略) 2(略) 三、工作效果（要求）江西师范大学2013年11月8日,培训内容,一、工作计划二、活动策划三、活动总结四、红头
5、文件五、其他文书,活动策划：定义和结构,1定义。是在活动开展前，为了明确任务、提高质量，对将要举行的活动总体安排的书面材料。2结构。 （1）标题 标题要清晰明显，避免过于笼统，点清文种。 （2）正文 基本工整排列，需详细展开 （3）落款与日期 左进4个字；用2012版国标 （4）附件 先落款，后附件,活动策划：关于标题,1写出活动的具体名称，置于页面中央；2有时候正标题后，可以有副标题紧附；3方正小标宋简体二号字（校级），居中不加粗；4合理断标题；5下标题断后一行（美观）。,活动策划：关于正文,1活动背景（为什么要举办这个活动？）2活动目的（能学到什么？要达到什么目的？有什么意义？）3活动名称
6、（突出品牌，便于汇报工作和进一步推广）4活动主题（能代表活动精髓）5时间地点（具体到年份，看实例）6活动对象（为谁服务？可以是人、集体单位）7组织单位（主办、承办、协办、媒体，捐赠等，要负责任）8活动内容（简单排列，一目了然，详细附后）9活动流程（活动的大致方向和流线概况，按时间顺序依次安排）10宣传方式（是否要做宣传，怎样做宣传？线上线下分开布置）11经费预算（列表展开，越具体越好，活动大的时候，经费预算可另附）12注意事项（会出那些意外？对应措施是什么？） 注：有些时候，也会看到可行性分析，任务分配。,活动策划：实例重温,见word文档,活动策划：关于落款、附件及其他,附件说明在落款前，附
7、件正文在落款后；附件标题排列（怎么放？怎么断？）附件内容（黑体三号左上角，标题方正居中小二号）落款和时间方式（左进4个字，阿拉伯数字标注，times字体）用章注意（垫，正，中）页码布置（页脚外侧，置于版心外，当场演示）附件中的word表格注意事项全角和半角点和顿号;分号、冒号和句号四级标题怎么用,其他：关于四级公文标题,公文的标题的四个层级一级标题一、二、三、四、二级标题（一）（二）（三）（四）三级标题1234四级标题（1）（2）（3）（4）,附件,公文包含附件的。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；附件顺序号用阿拉伯数字，后标一个全角点；附件名称后不加标点符号
8、，如名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。 附件应与公文正文一起装订。附件标题居中编排在版心第3行。,页码，一般用四号半角 宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。如： 30 31 ,特别注意：关于页码,培训内容,一、工作计划二、活动策划三、活动总结四、红头文件五、其他文书六、红头文件,活动总结：定义和结构,1定义。是对前一段的实践活动进行回顾、检查、分析和研究，从中找出经验教训和规律性的认识，以指导今后活动而写的应用文书。2内容框架。 （1）已经做了什么； （2）如何做的； （3）做到了什么程度
9、； （4）有什么经验和不足； （5）今后要怎么做。 注：文末写明总结的单位和日期。,活动总结：标题,类别： 1综合总结 2部门总结 3活动总结例如： 江西师范大学2014度团学工作总结 江西师范大学学生会文艺部2014年工作总结 江西师范大学2014年迎新晚会工作总结,活动总结：正文,正文=前言+主体 1前言： 指导思想+取得的成绩（概括性的） 2主体：（1）基本情况（完成的任务和取得的成绩） （2）经验体会 （3）存在的问题（教训和失误） （4）今后工作打算（简单） 与总结密切相关的一些材料，如照片、图表等作为附件在最后。 注：要掌握全面情况和进程，如实反映情况。对成绩不夸大，对缺点不掩饰。
10、文字简明扼要，材料剪裁得体，分清主次侧重，条理要清楚。,活动总结：如何写好总结,活动各种各样，但总结万变不离其宗。要写一篇总结，主要有以下一些步骤。大同小异，基本通用。 首先，介绍活动的基本情况是怎样的。将活动的准备过程及具体的实施过程描述清楚。 其次，本次活动主要针对目标或结果实行了怎样的措施。 第三，说成效。组办了本次活动取得了怎样的成效。是否达到预期效果,效果如何。 第四，活动的特别之处。与其他活动，或者往次活动的不同之处。有何特点。 第五，总结活动中存在的问题和不足。筹备中、或组织上、或举办的过程中有任何的不足之处、不完善之处。 第六，下一步如何打算，或者在以后的活动中，打算怎样更好的
11、组织。 按这样的步骤，基本上一个全面的活动总结就出来了。根据活动的主题或者内容不同，也可以有相应的变化、增减。,辨析：计划与总结1时间上来看 计划是在工作之前制定的； 总结则是在工作到一定阶段或计划完成后进行的。2内容上来看 计划是为完成某设想的步骤、方法和措施，重在叙述说明； 总结则是对工作做出的总分析、总评价，重在抽出有规律性的东西，做出理论概括。3从意义上来看 计划所要回答的问题是做什么，怎样做，做到什么程度； 总结要回答的问题则是做了什么，做得怎样，有何工作规律。,培训内容,一、工作计划二、活动策划三、活动总结四、红头文件五、其他文书,红头文件：结构,1结构。版头 + 主体 + 版记2
12、版头。发文机关标识（红头）和发文字号3主体。标题、正文、附件、时间印章4主送机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称，编排于标题下空1行位置，居左顶格（回行时仍顶格），最后一个机关名称后标全角冒号。5 四级标题、引用、附件、落款、时间、用章、抄报抄送，页码等。,红头文件：印章,用印原则：（1）印章用红色。（2）上行文，一定要加盖印章。（3）有特定发文机关标志的普发性公文可不加盖印章。（4）纪要不加盖印章。（5）联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章；联合下行文，所有联署机关均须加盖印章。印章位置：（1）单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成
13、文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）1行之内。,红头文件：常见常用,1公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，竖向。2公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。3如无特殊说明，公文格式各要素一般用三号仿宋GB2312体字。特定情况可以作适当调整。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。行间距一般是2895磅。特定情况可以作适当调整。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm版头中的分隔线发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。,红头文
14、件：常见常用,1标题。一般用二号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。3正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋GB2312体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次用一、（一）1（1）标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体GB2312字、第三层和第四层用仿宋体字标注，可越级使用。,红头文件：常见常用,如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒
15、号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1 XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。,红头文件：常见常用,附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件
16、顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 公文中的横排表格A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。,发文机关署名,单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成
17、文日期为准居中编排；,发文机关署名,联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上。,抄送,抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。一般用四号仿宋GB2312，编排在公文最后一页的下方，左右各空1字。“抄送”2字后标全角冒号，转行对齐上一行抄送机关，最后一个抄送机关名称后标句号。,培训内容,一、工作计划二、活动策划三、活动总结四、红头文件五、其他文书,From:张昕昀 【通知】全体学干：请于下周日（10月11日）下午2：30来第二教学楼2303参加学干公文格式及排版要求培训；另，例会后会有一个简单测试，
18、请大家不要急切离场。 （学生会办公室，10月8日）,其他文书（1）：公务短信,其他文书（2）：会议议程,见实例,见实例,其他文书（3）：会议记录,其他文书（4）：会议纪要,1定义。用于记载和传达会议情况和议定事项的法定公文。2特点。 （1）内容的纪实性。会议后期或会后根据会议记录及各种会议材料整理而成。 （2）表述的纪要性。只是对会议结果的摘要归纳。 （3）作用的受限性。只对与会单位、与会人员有一定的约束力，有些重要会议，可以用决议、决定等公文发布，或以“通知”的附件下发。 （4）拿实例说。会议纪要不加盖公章。,1定义。 借条是人们彼此之间为处理财务、物资或事务来往，写给对方作为凭据或有所说明的条据。,其他文书（5）：借条,借条格式,标题：借条上款：顶格写单位名称或老师名字【尊敬的校团委老师】正文：写明事由或事实【因什么原因向谁借什么东西，何时归还要写清楚】 望批准。望支持。当否，请批示！署名和日期：,一些建议,（1）保存和收集一些材料，以备不时之需（2）利用网络资源，提高写作水准（3）多看相关的公文，善于借鉴和模仿（4）掌握公文写作的基本要求，多写无妨（5）不必墨守成规，创新思维自成风格（6）用心写，耐心修改，细心检查,
