1、公文写作基础知识培训,部门/Department 中节能工业节能有限公司演讲人/speaker 苏日娜 演讲时间/Time 2012年10月24日,聚合点滴 创生无限Going Green, Investing Green,目录,一、行政公文的分类二、公司文件处理主要类别三、公文写作主要注意事项,一、行政公文的分类（一）请示（二）报告（三）函,Page 32019/7/8,二、公司文件处理主要类别（一）发文：上行文、下行文（二）签报（三）简报（四）内审（五）用印三、公文写作主要注意事项,Page 42019/7/8,一、行政公文的分类,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、请示、报告
2、、批复、意见、函、会议记要,Page 52019/7/8,（一）请示,1、请示的概念2、请示的写法3、请示写作的注意事项,Page 62019/7/8,1、请示的概念 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种，主要用于： 在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要上级公司指示的； 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情； 超出本公司职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。,2、请示的写法 请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成 （1）标题：发文机关名称+事由+文种 标题应做到一题一事，指事具体；应避免以“和、及”连及两事或多事的错误。（2）主送机关。 原则上一份请
3、示的主送机关只能是一个，对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。,（3）正文：主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。 A 请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据，因此，这部分在写法中要求情况真实、理由充分；同时，缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。“根据”“为了”“由于”“随着”缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下”过渡。,B 请示事项。请示
4、事项是正文的主体和核心部分。 请求指示的，事项部分要明确提出问题和要求。 请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。 请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均应表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。,Page 102019/7/8,C 请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“妥否，请批示” 、“请予批准为盼”、“请予批准”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转执行”或“妥否，请批转执行”之类的呈转性用语。,（4
5、）落款。请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般采用加盖请示单位公章的形式。成文日期为汉字的年、月、日。 “二一二年十月二十四日” 请示还应该在附注处标明联系人和联系电话，以便于上级机关与请示机关及时沟通。,Page 122019/7/8,3、请示的注意事项要坚持一文一事； 请示事项必须明确、具体、可行； 不要搞多头请示 ；一般不得越级请示；不要把请示写成报告或请示报告。,范例,（二）报告,1、报告的概念2、报告的分类3、报告的写法4、报告写作的注意事项,Page 142019/7/8,1、报告的概念 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问等。
6、 报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。,2、报告的分类（1）按照内容划分： 综合报告；专题报告；例行报告。（2）按照目的划分： 工作报告；总结报告；情况报告； 调查报告；会议报告； 建议性报告；检讨性报告。,3、报告的写法 报告一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成 （1）标题：发文机关 + 事由 + 文种 （2）主送机关： 顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送； 除领导者要求外，一般不能送领导者个人,（3）正文：报告目的、报告内容、结语三个部分 开头：对整个事件的状况作概括性说明，可用“现将有关情况报告如下”过渡到下文。 主体内容： 重点回顾事件进展情况和主要成绩，提出存在的问题
7、，可对今后的工作提出安排意见或表述进一步做好工作的愿望。 结语：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。/以上报告，请审阅。/以上报告如有不当，请指正。,（4）落款。报告的落款为单位名称和成文日期，单位名称一般采用加盖单位公章的形式。成文日期为汉字的年、月、日。 “二一二年十月二十四日” 联系人、联系电话要写在日期前,Page 192019/7/8,4、报告写作的注意事项 （1）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。 （2）除综合性的报告
8、外，都要遵守一文一事的原则。一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其是专项报告更应做到专文专用。 （3）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请求事项，否则会因“报告”不需批示或批复，而影响请示事项的处理和解决。,请示与报告的相同点和不同点 相同点： 两者都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。 不同点 时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时；报告写的情况是已做过的，属于过去时； 内容的侧重点有别。请示着重于请示批准；报告着重于汇报工作； 要求有别，请示要求上级必须回复；报告则不必，只供上级参考。,（三）函,
9、1、函的概念2、函的特点3、函的分类4、函的写法5、函的写作注意事项,Page 222019/7/8,1.函的概念。 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函作为公文中的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上比较灵活，不仅可以在平行机关之间行文，还可以在不相隶属机关之间行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外，还用于向有关主管部门请求批准事项和主管部门答复审批事项。,2.函的特点。 （1）灵活简便，用途较广。请示、批复、商洽工作 （2）内容的单一性。函的主体内容具有单一性的特点，一份函只宜写一个事项。
10、（3）写作使用多种语气。由于行文方向不一，功能各异，因而函没有统一的语气：商洽工作用商量语气，请求对方回答问题用询问语气，答复对方问题用肯定或否定语气，需要主管部门批准用请求语气。,3、函的分类 （1）商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作，如商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等。这是实际工作中最常用的一类函。 （2）询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求意见。 （3）告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一定需要对方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了解发文机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同。 （4）请批函。用于向有关业务主管部门请求
11、批准。这类函的作用、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主管部门”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请求指示的功能。 （5）复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即对对方询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。,4、函的写法 函一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。 去函：询问函、商洽函、告知函、请批函 （1）标题 （发文机关名称+事由+“的函”） 复函 （发文机关名称+事由+“的复函”） （2）主送机关：即受文单位，写明全称或者是标准简称，后面加冒号。,（3）正文 ：这是函的主体部分，主要包括缘由、事项和结语三项内容。A 缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等
12、内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”或“现就有关问题提出如下建议”等过渡语转入下文。B 事项。函的事项部分内容单一，一函一事。无论是相互商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。有的公函，事项涉及的内容比较多，也可以分条列明。C 结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“请予函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语。,（4）落款。 一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写机关单位的名称，一般使用机关全称或标准简称，并
13、加盖公章；成文时间用汉字写明年、月、日。 “二一二年十月二十四日”,Page 282019/7/8,5、函的写作注意事项 （1）函的写作应注意与相关文种的区别，特别是要区分开与请示的区别。 （2）要注意行文简洁明确，用语把握分寸。特别是平行机关之间的行文，一定要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维，谨小慎微。至于复函，要注意行文的针对性和答复的明确性。,（3）函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。不少单位在处理函件时，误以为它的时效性不强，于是就缓办，有的甚至不办，这样势必会给工作造成损失。所以，函虽然不像“命令”、“通知”等文种那样具有权威性，但它是公务活动中不
14、可或缺的文种，我们应该像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务活动的正常进行。,Page 302019/7/8,二、公司文件处理主要类别,（一）发文：上行文（报告）、上行文（请示） 下行文（二）签报（三）简报 1 2（四）内审（五）用印,Page 312019/7/8,三、主要注意事项,1、文字字体、字号发文：标题 宋体二号加粗 正文仿宋三号 签发人“签发人” 仿宋三号 姓名 楷体三号 主题词 “主题词”黑体三号 词目 宋体三号,发文排版规格正文三号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字行间距：没有明确规定，一般固定值32磅或28磅签报：标题：三号仿宋加粗正文：小三号仿宋,2、其它注意事项,谢谢大家！Thank you,聚合点滴 创生无限Going Green, Investing Green,
