1、云南经济管理职业学院档案工作培训,档案馆 樊荣珍二一四年三月十月,一、档案及档案工作基础,（一）档案的概念,档案法及档案学理论对档案定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的、作为历史记录、保存起来以备今后查考的文字、图象、声像及其他各种方式和载体的文件材料及电子文件。,学院档案,是学校在教学科研、党政管理、人才培养及其他活动中直接形成的、对学院和社会有重要保存价值的各种文字、图表、照片（含底片）、声像、实物等不同形式和载体的文件材料及电子文件。,（二）学校档案的形成,学校围绕着教学、科研、党政管理等工作，每年都会形成大量的教学文件材料以及党政管理文件。这些材料经过科学整理、归档、保存，便
2、形成了学校的档案。 档案是随着学校的成立而产生、随着学校的发展而逐渐积累起来的。,要了解学校的发展史首先要看学校档案室,如果一个学校从建校到现在，档案室里什么重要的材料也没有，或者是保存的档案没有什么值得炫耀和展示的，那这所学校可以说是不成功的。广大教职工多年辛勤工作和取得的成果白白的流失了。造成原因有以下二个点： 1、归档目的不明确，档案室没有将学校办学过程中重要的文件进行归档，归档的材料都是无关紧要的东西。 2、是归档工作不健全，大量的文件材料没有归档。,档案是学校的宝贵财富,学校办学的历史越长，形成的档案就越多，档案也越有价值。 可以说凡是学校开展的重大活动，都应在档案室中查找到。如学校
3、成立的批复文件、挂牌庆典、学校的机构、职工名册、领导班子、干部任免，人员奖惩、工资福利、劳动合同等，以及与有关单位的合作办学的协议、校外实习基地合同、上级机关的检查评估、教学质量工程建设、科研项目成果申报、学生名册等等，应有尽有。 这些材料对日后工作有着重要的参考利用价值。（举例本科教学评估、职工退休福利）,（三）学校档案的内容,按学校各部门的工作范畴和内容划分，它包括党群档案、行政档案、学生档案、教学档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、出版物档案、外事档案以及声像档案等共有十多种类。 随着学校的规模扩大和发展、工作活动开展，形成的档案门类和数量会越来越多。 档案是各项工作的副产品。,（四
4、）学校档案的管理,档案工作是学院工作的重要组成部分，是做好学院管理工作的基础条件，也是衡量学院管理水平的重要标志。 1、各学校要将档案工作应纳入学院工作计划和发展规划，纳入各项管理制度，纳入有关人员职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。（三纳入四同步管理）,（四）学校档案的管理,2、 学院在岗位设置、人员编制、经费预算、库房设施等各方面应对档案工作给予必要的支持和保证。 3、各归档部门应把档案工作列入本部门议事日程和目标责任制，加强领导和管理。确定一名领导分管本部门的档案工作，配备1-2名兼职档案人员，负责档案的收集、整理、立卷、归档等工作。,（四）
5、学校档案的管理,4、 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 5、档案人员属于档案业务系列，实行专业技术职务聘任制。,（五）归档部门兼职档案员职责,1、负责本部门各类归档材料的收集、保管、利用。2、负责接收本部门其他经办人手中形成的归档材料。3、负责对本部门归档材料的整理、编目和计算机输入。4、按时向学院档案部门移交本部门档案。5、对本部门不归档的文件按照要求统一清退。6、积极参加学校及省档案部门组织的档案业务培训及工作会议。,二、档案的作用,（一） 凭证作用 举例：上海倒楼照片上海倒楼事故7责任人被批捕 涉
6、重大责任事故罪2009年08月12日 17.doc （上海莲花河畔景苑倒楼事件追踪报导 见图片）,二、档案的作用,（二） 参考作用 1、连战大陆行从连战大陆行谈加强档案工作的重要性.doc 2、假文凭事例个人、学籍档案扫描事例档案的作用-真假学籍档案（调查）.jpg,学校的档案是各项管理工作的原始记录，是教学科研成果的载体，它真实记录和反映了学校的发展历史和教学活动的整个过程。不论是现在还是将来，对学校教学管理、教学评估、教学质量的监控、教学成果的评价、教师考核等都有着参考作用和依据作用。特别是教育部、教育厅对各高校的教学评估、检查、年检，档案材料有重要参考作用。,三、归档范围,（一）归档的原
7、则（二）归档的重点（三）归档的内容,（一）归档的原则,1、归档的材料必须全面、系统地反映本学院、本部门的主要职能活动，如教学、科研、党务、行政、人事、学生管理等工作的文件材料；2、归档的材料必须对学校现在和将来有参考、凭证和研究价值；3、归档材料必须遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系。,（二）归档的重点,以“我”为中心，即归档的材料应反映学院自身工作，以自己形成的文件为主。 上级机关的发文凡是针对本单位或本部门的人和事时，应视为本单位文件归档，作为归档的重点。,（三）归档的内容,各学校（院）应根据 高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范、国家档案局机关文件材料归档范围和文书档
8、案保管期限规定要求，结合本校工作实际，制定与本单位相适应的归档范围。杨冬权局长签署国家档案局第八号令.doc,（四）学校各部门归档内容和归档范围,1、党委办公室（党、团、工会、组织、宣传等工作中形成的文件材料，归入此类）,上级党组织下发的有关党建工作文件本院党代会、党委会、党委扩大会等文件党委工作计划、报告、总结、调查报告等党委各种会议记录、会议材料、会议纪要党委负责人讲话、发言稿、简报党员及党组织统计报表、名册党委的请示、报告及上级的批复干部任命、考核、奖励、处分等党团、工会、组织工作计划、总结,2、校（院）办公室,上级机关下发的各种管理性文件本院制定的各种规章制度、管理办法学院的工作计划、
9、规划、报告、总结学院召开的各种会议记录、会议材料、会议纪要学院历史沿革、情况简介、大事记、简报各种年报表、综合统计表学院的请示、报告及上级的批复学院关于总务后勤、安全保卫的文件材料医疗卫生、住房、交通、资产管理规定、规章制度与外单位签定的协议、合同等,3、人事工作,校内的机构设置、人员编制、职工名册干部任职审批表、批复职工福利、人员退休、社保医保材料工资调整、奖金津贴发放名册劳动纪律、职工考核、奖励处分教职工转正定级、职称评定材料人员调动、录用、临时用工等有关材料,4、教务处（含学生工作、各系及教研室的教学工作）,上级有关教学、招生、学生工作、学籍管理等方面的文件材料学校的教学计划、规划、教学
10、规章制度、教学检查、教学评估、教学质量管理材料专业设置、学科建设的报告及批复招生计划、总结、宣传简章、规定及有关材料新生录取名册、新生入学登记表、在校学生名册学生成绩登记表（卡）学生英语、计算机等技能考试材料、人员名册学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）学生奖励、处分材料（奖学金、优秀学生、先进班级体、先进个人及参加校内外各项比赛获奖材）,4、教务处（含学生工作、各系及教研室的教学工作）,学生会、团代会文件、学生社团活动、组织毕业生名册、毕业证、学位证发放情况毕业生质量跟踪调查及信息反馈各专业课程试题库典型教材、教案、实习指导书课程建设、安排、校历、课表教学实习、生产实习等有
11、关材料学生考试试卷、成绩单优秀毕业生论文、毕业设计、实习报告、毕业生论文及评审意见课堂教学材料、课程进度表教师工作量核算、考核登记表,5、财务科（财务会计）,上级有关财务工作、物价、收费标准的文件本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复财务决算报表（含基建综合决算）预算会计报表、统计表（含工资报表）会计帐本（预算内、预算外总帐、日记帐）固定资产明细帐,6、基建工作,上级关于基建工作的文件及批复本校基建工作的总体规划、计划基建工程的财务报表、决算基建项目的申请、报告及上级批复设计任务书、可行性研究报告基建项目设计图纸、勘测资料基建项目水施、电施、建施等竣工图纸工程协议书、施工建筑营业执照,7、仪
12、器设备,凡学院购置、项目贷款或有关经费支助购买的仪器设备所形成的报告、批复文件随机仪器设备全套技术文件（使用说明书、驱动程序光盘、保修单等,8、声像类（照片类）,学校各项重要活动拍摄的照片，经过分类、鉴定，挑选有保存价值的进行归档。 照片档案的归档要求： 1、归档照片六要素（拍摄时间、地点、人物、拍摄内容、拍摄者、归档部门） 2、电子照片刻录成光盘归档 3、相纸照片以影集或照片档案册归档,9、科研档案,归档的主要内容包括科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的材料。归档的重点是本校承担的科研项目。,10、人事档案（教师业务档案）,（1）学院教师业务档案的重要性及归
13、档要求（2）建立民办院校人事档案或教师业务档案的必要性（3）教职工人事档案的归档范围：分为十大类见干部人事档案材料分类.doc（4）归档内容：主要是反映教师个人德、能、勤、绩的材料,11、实物档案,实物档案是指学院、部门或个人在从事教学、科研、党政管理和社会活动中形成的、具有保存利用价值的奖品、奖状、奖牌、证书、字画、文物、纪念品（物）、锦旗、礼品等物品。实物档案由归档部门及归档人将实物档案的来源、名称、主要内容、移交人或制作人、移交时间等情况注明。档案馆照片IMG_0821.jpg,二级学院（教学系部、教研室）的归档范围,1、参考学校教学档案的归档范围;2、教学资料的归档内容教案、听课记录、
14、试卷；教师工作手册、教师实训手册；学生实训报告、实训手册；毕业设计、毕业论文；班主任手册、主题班会；教研室活动记录,（四）不归档的文件,1、上级发的不需办理的文件2、校内各职能处室之间的发文，不需归档。但可作为资料装订保存5年，供本部门参考使用。3、重份文件和无价值的文件4、不归档文件的鉴定销毁及处理,四、档案的保管期限,1、 凡反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位有长远利用价值的档案列为永久保管。 2、反映学校一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考价值的文件，保管期为30年。 3、 短时间内对本单位工作有参考利用价值的文件，保管期为10年。,二级学院教学档案资料的保管期限,
15、各二级学院及教学部门的教学档案或教学资料，保管期限为5-10年。主要用于教学部门的日常规范管理，同时为上级机关的教学评估检查，提供教学过程的原始档案资料。,五、档案的分类及编号（一）类目及代码 （二）档案编号模式,（一）类目及代码（以拼音字母开头标识）,一级类目 及代码 二级类目及代码 党群类(DQ) (DQ11) (DQ18) 行政类(XZ) (XZ11). (XZ17) 教学类(JX) （JX11）.（JX18） 基建类(JJ) 外事类（WS） 设备类(SB) 财会类（CK） 出版物类（CB） 声像类（SX） 实物类（SW）,（二）档案编号方法,年度类别保管期限件号2012 - JX11
16、- 30年 159（见云南经济管理职业学院档案工作文件汇编P13和33）,六、学校档案工作及文书处理工作,（一）档案工作（二）文书处理工作（即：档案形成的前期工作）,（一）档案工作内容,1、广义讲：学校的档案事业管理、档案人员培训、档案宣传、档案学术研究等；2、狭义讲：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研、信息开发等。,（二）文书处理工作,1、文书处理工作包括收文和发文两个程序（1） 发文处理程序：拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、印制、用印、登记、送发、归档；（2） 收文处理程序：签收、启封、登记、分办、传送、批办、承办、催办、归档等。 收、发文处理工作的最后环节就是归档工
17、作。,（三）文件与档案的关系,1、什么是文件,文件是一个大概念,不能只理解为红头文件、中央国务院文件及省委文件或省政府文件。 它是一个组织、一个单位在进行各种活动中 用来记录、固定和传递信息的一种工具。,2、文件转化成档案的三个条件,第一：必须是办理完的文件材料才能转化为档案。 第二：必须是今后工作有查考利用价值的文件，才能归档保存。 第三：必须是按照一定归档制度保存起来的文件才能作为档案。,3、什么是归档制度,档案的归档制度，应包括以下三个方面：（1）归档范围（前面已讲述） （2）归档时间：学校各部门的归档材料必须第二年2-4月底前移交到学校档案室。 （3）归档要求：归档的文件材料要齐全完整
18、，卷内文件要编写张页号、填写卷内目录、备考表，卷盒封面填写认真、清楚。,七、档案与文件、图书资料的区别,1、档案与文件的区别文件是档案的前身，档案是文件精华。也是文件的归宿。今天的文件，明天的档案。2、档案与图书/资料的比较 （1）目的不同：图书是作者为了某种目的有意识的撰写的，而档案是历史真实的记录。 （2）数量不同：档案往往是原稿原件，一般只保存一件，失而不可复得。而同一种图书往往印刷成千上万册。 （3）作用不同：档案是原始记录，起凭证和参考作用。而图书没有法律凭证作用，只起传播知识的作用。 （4）保密性不同：档案有一定机密，不能向社会随意公开。图书基本上公开发行，不需要保密。,八、归档文
19、件的规范化要求（公文的文种及格式）,（一）公文的种类（二）公文格式参见云南经济管理职业学院档案工作文件汇编P227 党政机关公文处理条例（中办发201214号）,（一）公文的种类,行政机关的文种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,（二）公文格式,发文机关标识、发文字号、公文标题、正文、附件、机关印章、成文日期、主题词、主送机关、抄送机关、密级等,1、红头文件（学校正式文件）的格式要求云南经济管理职业学院院长办公室文件.doc发文格式模板副本.jpg会议纪要格式模板副本副本副本.jpg,2、非红头文件（学校业务性文件）的格式要求,
20、（1）表格式文件：学生成绩、学生名册、录取新生名册、毕业生登记表等档案的格式、及各种统计表、报表。（2）图纸文件:基建图纸、学校规划图（3）簿册文件:如会议记录本、财务帐本（4）影像文件：如照片、图片（5）电子文件:如反映学校内容制作的VCD光盘、文件刻录光盘、磁盘等（6）出版物、刊物,九、归档文件中常见问题,（一）拟写文件标题不准确，如一些标题写成“通知” 、“通告”、“决定”、“批复”等 。至于是什么具体通知、通告内容不清楚，给今后查找文件带来很大困难；有的文件标题不能提示文件的主题内容等；（二）形成的文件没有日期；（三）文件用纸不规范；（四）文件书写格式、用笔不规范，如书写、修改文件用铅笔、圆珠笔、红色笔的现象较多；（五）无文件底稿或底稿不归档（计算机直接打印的文稿，重要的修改稿要归档）；有的是在底稿上乱写乱划，分不清楚哪页是有用处的，哪个是无用的；,九、归档文件中常见问题,（六）文件编号不规范；（七）归档文件无印章、合同文件不签字和盖章，或不签写日期；（八）归档文件材料内容不齐全，如会议材料、报表、期刊等缺期少页；（九）文件的附件丢失；（十）表格文件书写不规范。,
