1、甘肃省归档文件整理规则 实施细则解读业务科 马亚君,一、文书档案整理方法的现状 二、实施细则解读 三、档案保密工作,2002年以前按“卷”进行整理 2002年以后按“件”进行整理,一、文书档案整理方法的现状,整理标准：归档文件整理规则 （DA/T22-2000） 新归档文件整理规则 （DA/T 222015） 甘肃省归档文件整理规则实施细则（甘档发200216号）新甘肃省归档文件整理规则实施细则（甘档发201728号）,二、文书档案的整理,将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； 调整归档文件分类方法； 增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求 增加归档文件档号结
2、构和编制要求； 将室编件号、馆编件号统一为件号； 在附录中增加归档章示例、直角装订方法。明确要求进馆档案不可再用不锈钢夹。,新旧细则的不同,归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料,归档文件的定义,整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。,归档文件的整理,整理步骤按照实际操作一般分为： 档案的收集、鉴定、分类、确定件、排列、装订、编页、档号编制、盖归档章、编制目录、装盒、上架等12个步骤,
3、整理步骤,文书档案的收集工作：是指一个立档单位的档案部门，按照国家规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部各职能部门及个人手中的文书档案集中到档案部门，实行集中统一管理的工作。,第一步：收集,在检查过程中出现的问题：（1）材料收集不完整，归档范围不明确（2）归档文件材料不规范，该领导签字的应有领导签字，该部门盖章的应有部门盖章。但有些单位文件材料，存在领导签字、单位印章不全问题。,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（简称8号令） 2006年9月19日国家档案局公布，自公布之日起实施企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 （简称10号令） 2012年12月17日国家档案局公布，20
4、13年2月1日起实施,第二步：鉴定,归档范围 指导思想：以我为主，突出重点,（一）机关文件材料归档范围：, 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,机关文件材料的不归档范围, 上级机关普发且不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考、阅知的抄送文件； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，
5、一般性文件的历次修改稿及各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关用于工作参考的文件材料； 同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料； 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。,文件的修整,1、修裱破损文件，这主要是针对有重要保存价值的归档文件；2、复制字迹模糊或易褪变的文件，包括不符合要求的书写材料、传真件等，要进行复印；3、超大纸张的折叠；4、去除金属物。,一、 年度+保管期限+内设机构或问题（三级分类）(1)机关文件材料的分类 “内设机构”分类法：此法适用于内部机构
6、多而稳定，分工比较明确文件数量比较大的单位。 “问题”分类法：此法适用于内部机构比较少，分工比较粗或无内部机构且文件量小的单位 二、年度+保管期限（两级分类）,第三步:归档文件的分类,（1）一般以每份文件为一件；（2）文件的定稿和正式印发件合为一件； （3）正文与附件合为一件； （4）转发文与被转发文合为一件；（5）原件与复印件合为一件整理； （6）正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；（7）报表、名册、图表、介绍信存根等文件材料，按其本来的形式，一个自然本（册）为一件（作为文件附件时除外）；（8）简报、周报等材料一期为一件；（9）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，
7、一本为一件；（10）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。（11）文书处理单和发文稿纸应为相关文件的一个重要组成部分，合为一件整理；（12）附件达到或超过三份并且总厚度超过2厘米的文件，为装订、复印、查阅方便，可从第二份附件起，将附件作为一件独立的文件进行整理、编目和保管，但要在题名中注明，以避免遗漏或者误检；,第四步：确定文件保管单位“件”,（一）系统排序也就是件内文件排序（二）文件间排列原则,第五步：排列,系统排序,（1）正文在前，附件在后；（2）正本在前，定稿在后；（3）转发文在前，被转发文在后；（4）原件在前，复制件在后；（5）不同文字的文本，无特殊
8、规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；（6）来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。（7）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。,文件间排列原则,党群工作类：1、本单位的发文 党组-机关党委-工会-青年团-妇委会-学会、协会、研究会等2、收文（外单位的来文） 2.1 直属单位党字本市州党字号 2.2上级主管部门（以党群号发的文件） 2.3 甘肃省委（办）-省纪委（办）-省委各部委-社团组织 2.4中共中央（办）-中纪委（办）-中央各部委（党组） 2.5全国总工会-团中央-各联合会-学会、协会、研究会等,文件间排列原则,
9、行政和其他业务工作类：1、发文（挂本单位字号的文件）2、收文（外单位来文）2.1本单位的所属单位本市州（县市区）；2.2上级主管部门省直各单位（办）等； 2.3国务院、人大、政协（办）国家各部委（局）等；,归档文件一般以件为单位装订，附件较多且厚的归档文件可单独装订，原装订方式符合要求的，应维持不变。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久和定期30年保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，采取线装法装订。较厚的使用“三孔一线”装订，页数较少的可使用直角装订。10年保管的文件，可保持原貌，不
10、再拆开重新装订。,第六步：装订,归档文件装订方法,装订方法效果图, 以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件 与件之间不连续编写页号，这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同； 页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角； 一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。 文件材料已印制成册并编有页码的，且文件原有页码与拟编制页码相同的，可以保持原有页码不变，不再重复编页。,第七步：编 页,第八步：编制档号,（一）档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。以保证纸质文件和电子文件整体的协调
11、统一。（二）结构 全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构(问题)代码-件号 上、下位代码之间永“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。例如： “109-WS2016-Y-BGS-0001” 因为在档号里边牵扯一个机构问题代码，所以每个单位都要编写分类代码表.（附件1）.,（三）编 制要求,1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。依照档案法、档案法实施办法、甘肃省档案条例等相关法律法规需向同级档案馆进行移交的单位，可向同级档案馆申领全宗号；其他单位此项可为空。如：*单位（无全宗号）2016年度办公室分类下，永久保管的第一件归档文件的档号编制为“WS2016-Y-BGS-0001”。2.档案门类代
12、码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。3.保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。4.机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，同时编制机构（问题）代码表（见附件1）。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。如：*单位（全宗号为109）2016年度永久保管的第一件归档文件的档号编制为“109-WS2016-Y-0001”。5.件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标
13、识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。, 加盖归档章。归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动 归档章的规格：长为15毫米 3，宽为8毫米2。（附件2）.,第九步：加盖归档章,一、归档文件目录的编制要求,第十步：编制目录,1.序号：为同年度、同期限下归档文件的顺序号。2.档号：档号按照第十五条编制。3.文号：为文件的发文字号，不能省略。没有文号的，不用标识。4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可使用规范简称。 5.题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，
14、自拟内容需加方括号“ ”。 6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20160809。7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。8.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。9.备注：注释文件需说明的情况。（附件3）,二、归档文件目录装订,1、永久、30年、10年目录分开装订，每本厚度不超过2厘米。如果一种保管期限一年目录比较少，可以几年的合在一起装订。 2、每本目录均从“1”开始统一编页页码，以便于检索。 3、装订目录时应使用统一的目录夹。 4、目录夹封面 （附件4）,将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目一、
15、按照永久、30年、10年三个保管期限分别装盒。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒内。,第十一步：归档文件装盒,二、每盒可不放目录，但要放置备考表，备考表填写方法： （一）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 （二）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。（三）整理日期：归档文件整理完成日期。（四）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。（五）检查日期：归档文件检查完毕的日期。,三、档案盒要求（一）档案盒应采用无酸纸制作，符合无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板（DA/T 24-2000）标准要求。 （二）档案盒尺寸为310mm220m
16、m（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等规格，封面应标明全宗名称。（见附件6）。 （三）根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格，为便于操作，件号不足4位时，前面可不补“0”；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制 （见附件7）,附件9,第十二步：排列上架,归档电子文件的整理要求（一）归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目，应与纸质档案整理要求相一致。（二）归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照数字档案室建设指南（2014年）、电子文件归档与管理规范（GB/T 18894）、基于XML的电子文件封装规则（DA/T 48-2009）、电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T 38-2008）等标准执行。（三）归档电子文件整理，应使用符合数字档案室建设指南（2014年）、电子文件归档与管理规范（GB/T 18894）等标准的应用系统。（四）甘肃省省直单位文书档案电子目录结构与交换格式（试行）,三、档案部门做好保密工作,1、坚持根本抓人防 2、注重创新抓技防,临夏州档案局业务指导科：0930-6227154,谢谢大家聆听！,
