1、1谈谈文秘人员素质要求及提高途径目前我局在公文制作方面存在不少问题，邓局长多次提出意见，我 们也早就发现了很多情况，的确是迫切需要改进，需要完善，需要提高。文书质量反映一个单位的综合素质、水平、形象。文书（文秘）工作是办公室工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性很强的工作。一个机关、一个单位、一个部门文书工作能否搞好，很大程度上取决于文书（文秘）工作人员素质的高低。 （很多活动接受检查评价的好坏，也很大程度上是看文字材料准备的好坏。 ）文秘工作者作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还要通过处理各种政务及日常事务性工作，并为领导决策及其实施提供服务，起到领导的助手和参谋作用。
2、由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。一、文秘人员应具备的基本素质（一）优良的思想政治素质、坚定的政治立场和政治态度。文秘人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情，站在国家利益的角度办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。、较强的政治识别能力。文秘工作有较强的政治性，文秘人员应毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；在工作中要分清是非，奉公守法；对改革开放中的新情况、2新问题，要能正确地对待，并积极研究和解决。、较高的遵守 纪 律的自觉性。纪律是我们事业成功的重要保证。就文秘人员而言
3、，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于文秘人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉地严格要求和约束自己，把自己置于组织和群众的监督之下。（二）良好的职业道德职业道德是人们从事具体职业活动所 应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：、忠于职守， 爱岗敬业。这既是每个公职人员最基本的人生准则和道德规范，也是文秘人员最基本的行为准则。忠于职守，即是忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，要真正做到这一点，前提是要热爱本职工作。、工作 积极，求真 务实。服务领导是文
4、秘工作的基本职能，文秘人员要强化主动服务。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效。、与人 为善，团结协 作。文秘工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。因此，文秘人3员要有团结合作的精神，主动与各个方面人员搞好团结，做到相互配合，步调一致。、谦虚 谨慎，平等待人。 文秘人员接触机要，接近领导，在人们心目中是领导机关和领导的代言人。他们的言行、道德修养、工作作风
5、往往对群众影响很大。因此，秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发，摆正自己的位置，为领导当好参谋。（三）扎实的业务素质业务素质是能力的标志，也是其他素 质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于文秘人员来讲，业务素质主要包括以下几方面：、认识 事物的能力。文秘人员工作综合性强，接触面宽，经 常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲，需要培养以下几种能力：观察感知能力。观察的客观性和观察的敏 锐性，准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对文秘人员十分重要。文秘人员只有具备较强的观察感知能力，时时
6、、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，捕捉政治经济生活中一切有价 值的信息，才能变被动服务为主动服务。辨别是非能力。文秘人员工作于领导 身边，又介于领导和群4众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。这种能力由文秘人员本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。分析综合能力。分析综合，就是要善于透 过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。文秘人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决于分析综合能力的
7、强弱 。因此，文秘人员要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。随机应变能力。文秘人员承担大量事 务性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求文秘人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。、语言文字运用能力语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。文秘部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，文秘人员必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：阅读能力。文秘人员要经常处理大量的文字材料，因此必 须善于阅读。一是要会精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从字里
8、行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。5视听能力。文秘人员要善于耐心倾听和正确理解 别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。言谈能力。语言能力是文秘人员的基本功之一。文秘人 员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口齿清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。写作能力。文字表达能力是文秘人员 非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。技能操作能力。科技的发展和办公自 动化的普及对文秘人员提出更高的要求。它要求
9、文秘人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段，能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。、组织协调办 事能力。主要包括管理能力、协调能力、社交能力和 办事能力。管理能力。文秘人员要为领导出主意、当参谋、搞好工作服务，就要具有较强的管理能力。文秘人员要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。协调能力。搞好协调是文秘部门的一 项经常性工作。文秘人员的协调能力是指在领导的交办下，积极主动地沟通信息，调节6关系，统一步调，促进机关工作灵活运行，提高工作效率。一是对上协调，
10、树立全局意识。要站得高，看得远，想得深。二是横向协调，树立商量意识。凡是由文秘部门主办的事情，在酝酿、处理、决策之前，都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调，要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务，出好主意。社交能力。现代文秘人员经常跟随领导 参加一些社会活动或外出联系工作。因而应具有较强的社会活动能力，善于待人接物，真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。提高这种素质，需要文秘人员不断锻炼自己的社交能力，掌握公关的技能，谙熟人际交往的知识。办事能力。文秘人员要埋头苦干、忠诚 老实，但绝不是要机械被动。文秘人员所从事的管理事务，都要由自己独立思考，独立完成。文秘人员虽
11、不必是“专才” ，但一定是能文能武、遇事不慌，繁简巨细都能应付的“通才” ，具有独立办 事能力和组织管理能力。（四）健康的心理素质文秘人员工作的 职业特点决定了其必须具备多方面的心理素质。文秘人员心理素质的好坏，集中表现在他的角色意识上，角色意识对于文秘人员的工作具有指导意义。文秘人员的角色意识是指文秘人员个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。文秘人员必7须具备如下五个角色意识：、辅弼意 识。辅 弼意识主要是指文秘人员应该认识到对领导的辅弼功能，自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋助手，演好领导的配角。秘文秘人员活动无论从工作方法还是工作内容看，都
12、表现出辅弼管理的特性。文秘人员只有具备了辅弼意识，才能在领导的管理决策过程中，沿着领导工作的方向和目标，根据领导的决策意图，随时选择有效的方法和途径，为领导管理决策提供智力和体力服务，充分发挥文秘人员的参谋助手作用。、信息意 识。对 于现代的领导来说，及时掌握准确的信息，是进行科学决策和管理的前提和基础。文秘人员的信息意识，就是指文秘人员对信息作用的认识和获取信息的努力程度。文秘人员具有了信息意识，应能随时根据领导的意图、需求和愿望，通过快捷的、合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度、有价值的信息，及时准确供给领导者在管理决策活动中使用。3、效率意识。对文秘人员来说，效率意 识就是他们在为领导提供有效
13、服务时，对其成果大小的超前估价和认识，衡量文秘人员效率意识的强弱的标准就是看文秘人员活动成效的优劣。文秘人员效率意识的强弱程度如何，直接关系到文秘部门甚至领导部门工作效率，因此文秘人员如果不培养和树立效率意识，要想提高对领导的服务质量，那只能是一句空话。4、自我意识。自我意识是人类特有的一种心理 现象，是一个人自己对自己的评估和看法。文秘人员的自我意识，即是文秘人8员个体借助内部语言和思维，对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动，包括三方面内容：一是自我察觉，主要解决“我是一个什么 样的人 ”、“我是怎样做的”问题；二是自我分析，主要解决“我这个人怎么 样” 、“我是否胜任工作”的问
14、题；三是自我控制，主要解决“ 我应当一个怎样的人” 、“目前我尚须作何努力”的问题。自我意识对文秘人员角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的文秘人员总是具有很强的自我意识。5、创新意识。当代新思想、新事物层出不 穷，文秘人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。对文秘人员来说，创新意识就是要求他们打破旧观念，克服“领导咋说就咋办”的片面认识 ，充分发挥工作的 积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。二、文秘人员如何提高自身素质送大家三句话：志当存高 远。 功夫在 诗外。实践出真知。（一）
15、志当存高远。 （这是三国时代诸葛亮告诫他外甥的话，意思是说志向应当远大诸葛亮集诫外甥书）。我想说的是我们文秘人员要修炼一种较高的思想境界，要有一种高尚的人格魅力。文字工作是一件非常辛苦的事情，可能我们每一个文秘人员尤其是办公室主任都有不分昼夜加班赶点写材料的经历（有人形容秘书熬夜写材料的情形是“胡子噌噌 长，头发根根掉，喝白9水，撒黄尿，半夜伴孤灯，五更闻鸡叫”），这种滋味是不好受的吧。别人还不一定能理解，更谈不上关心体贴。因此有人说这一工作是“有本事的不想干，没本事的干不了” 。因此，要做好文秘工作，必须保持一种良好的心态-“忠于职守，淡泊名利。 ”要吃得亏，吃得累，受得气。文秘工作虽然是很
16、辛苦的事，但也是一个很锻炼人也很有前途的岗位，干好了，像一只绩优股一样，嗖嗖地只往上蹿。 （最近英国有一项调查，所有从业者中，最快乐的是秘书，53.5% 的秘书经常是笑逐颜开，而最易发怒的是出租车司机，仅有 0.4%的人在工作是经常有笑容）。总的希望大家有这么一种心态（与大家共勉）：对工作有春天一样的热情，对名利像湖水一样平静，对他人有大海一样的胸怀，对自己像旁观者一样清醒。一是对工作有春天一样的热情。文秘工作是一项非常重要的工作，也是一个出成果、出人才的岗位。既然有幸走上这个岗位，就要义无反顾地投入春天般的热情，爱岗敬业，任劳任怨，执着地追寻它，尽力地干好它。只要我们把每一件工作当成一种事业
17、去追求，就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报，我们的精神境界就会得到升华，人生价值就会得到实现。二是对名利象湖水一样平静。做文秘工作大都是“为他人作嫁衣裳”，尽管很辛苦，但写的东西一不署自己的名，二无稿酬。因此更要我们努力做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑，不同别人计较享受的条件和优势，要经得住诱惑，守得住清贫，10不把以权谋私看作本事，不把追求低级趣味视为潇洒，在任何情况下，对待名利始终保持一颗平常心。只有把名利看得淡一些，把事业看得重一些，才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼，从中使我们的情操得到陶冶，心灵得到净化。三是对他人有大海一样的胸怀。不管别人怎样看、怎么想，都要对
18、人虚怀若谷、宽厚容人，这也是做人的美德。我们要容人胜己，不嫉贤妒能；要容人直言，不忌恨在心；要助人为乐，不袖手旁观；不要过分计较事情是份内分外。做好文秘工作也离不开方方面面的配合与支持。你能把别人的委托当作对自己的信任，把别人的困难当作自己的困难，以甘为人梯的风格送温暖、献爱心，那么也就能赢得更多人对自己工作的支持与合作，别人就会抬举你，你工作的环境也才会更加宽松、和谐。四是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短，是衡量一个人是否成熟的重要标志。知己所长，是要保持一种乐观向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不断反省自我，扬长避短，取长补短。在现实生活中，知长易而知短难，学他人之长易，改自己之短难。要做到知已所短，就要跳出自我，以高标准的要求、以他人的视角、以历史的观点透视自己，发现不足，完善自我。（二）工夫在诗外。 （这是宋代陆游一首示儿诗中的一句：汝果欲学诗，工夫在诗外。意思是说学习写诗，应该在诗本身以外的现实生活中多观察、多体验,才能认识生活,写出好诗。我认
