1、物 业 服 务 痕 迹 、 打 官 司 必 不 可 少 的 书 面 材 料 ， 这 些 一 定要 留 存 收 藏 在 物 业 费 诉 讼 案 中 ， 我 们 经 常 看 到 这 样 的 情 景 在 上 演 ： 案 件 庭 审 过 程中 ， 法 官 会 质 问 ， 拿 着 物 业 服 务 合 同 就 要 物 业 费 吗 ？判 决 后 ， 判 决 书 中 写 着 ： 根 据 同 一 小 区 内 物 业 公 司 同 时 起 诉 的 其 他 业主 向 本 院 提 供 的 陈 述 及 本 院 调 查 走 访 的 情 况 看 ， 物 业 公 司 在 提 供 物 业 服 务时 确 实 存 在 一 定 的 瑕
2、 疵 ， 故 本 院 酌 情 扣 减 物 业 服 务 费 。在 履 行 物 业 服 务 合 同 产 生 损 害 赔 偿 的 纠 纷 案 件 中 ， 物 业 主 张 履 行 了 相关 义 务 ， 但 并 未 能 提 供 有 效 证 据 的 情 况 比 比 皆 是 。正 所 谓 “一 千 人 眼 中 有 一 千 个 哈 姆 雷 特 ”， 一 千 个 业 主 眼 中 也 会 有 一千 个 对 幸 福 小 区 的 设 想 。 面 对 物 业 公 司 庞 杂 的 服 务 内 容 ， 每 个 业 主 对 服 务的 着 眼 点 不 同 ， 也 导 致 了 不 同 的 投 诉 、 纠 纷 。 在 享 受 物
3、业 服 务 的 过 程 中 ，业 主 关 心 的 是 结 果 ， 物 业 公 司 也 很 难 将 每 一 项 服 务 的 过 程 一 一 呈 现 在 业 主面 前 。但 当 面 临 纠 纷 时 ， 物 业 公 司 需 要 将 服 务 过 程 和 结 果 在 法 庭 呈 现 给 业 主和 法 官 ， 这 就 需 要 物 业 公 司 在 日 常 工 作 中 注 意 证 据 的 保 留 。有 人 说 ， 物 业 企 业 提 供 的 证 据 不 过 就 是 各 种 巡 逻 记 录 、 监 控 记 录 ， 其实 非 也 。物 业 服 务 的 基 础 证 据 应 该 是 物 业 服 务 合 同 ， 而 所
4、 有 的 质 量 记 录 、 管 理记 录 都 是 因 物 业 服 务 合 同 的 条 款 要 求 衍 生 出 来 的 。 物 业 服 务 合 同 是 继 续 性合 同 ， 物 业 公 司 是 否 履 行 义 务 或 义 务 履 行 是 否 到 位 ， 往 往 经 过 一 段 时 间 反应 出 来 ， 增 加 了 物 业 公 司 举 证 的 难 度 。物 业 服 务 合 同 的 内 容 非 常 庞 杂 ， 包 括 对 房 屋 共 用 部 位 和 公 用 设 施 设 备的 日 常 管 理 和 维 护 ， 对 小 区 公 共 秩 序 的 维 护 、 小 区 的 清 洁 和 保 安 服 务 、 绿化
5、 养 护 管 理 等 综 合 管 理 服 务 。 庞 杂 的 服 务 内 容 使 得 物 业 公 司 的 证 据 保 留 是一 件 相 当 繁 琐 的 工 作 。 最 高 人 民 法 院 关 于 民 事 诉 讼 证 据 的 若 干 规 定 的 要 求 ， “原 告 向人 民 法 院 起 诉 或 者 被 告 提 出 反 诉 应 当 附 有 符 合 起 诉 条 件 的 相 应 的 证 据 材 料 。当 事 人 对 自 己 提 出 的 诉 讼 请 求 所 依 据 的 事 实 或 者 反 驳 对 方 诉 讼 请 求 所 依 据的 事 实 有 责 任 提 供 证 据 加 以 证 明 。 没 有 证 据
6、或 者 证 据 不 足 以 证 明 当 事 人的 事 实 主 张 的 由 负 有 举 证 责 任 的 当 事 人 承 担 不 利 后 果 。 ”所 以 ， 证 据 提 交 规 则 一 般 是 谁 主 张 ， 谁 举 证 。 当 然 ， 个 别 案 件 实 施举 证 可 能 会 责 任 倒 置 ， 讲 到 物 业 服 务 合 同 纠 纷 ， 则 往 往 由 物 业 公 司 承 担举 证 责 任 。 司 法 实 践 中 ， 物 业 公 司 在 诉 讼 中 并 不 能 单 纯 依 靠 （ 前 期 ） 物 业服 务 合 同 诉 讼 ， 除 去 现 场 证 据 、 各 项 管 理 记 录 外 ， 法 院
7、 还 会 将 物 业 公 司 在该 院 相 关 案 件 审 理 案 件 情 况 及 当 时 实 地 走 访 情 况 作 为 裁 判 依 据 之 一 。证 据 ， 是 日 常 工 作 中 留 下 的 点 点 凭 证 ， 日 常 工 作 中 应 当 有 留 存 证 据 归档 的 意 识 。 有 同 行 询 问 物 业 相 关 案 件 一 般 需 要 提 供 哪 些 证 据 ， 可 能 是 想 针对 性 的 注 意 档 案 保 持 ， 但 是 很 抱 歉 ， 物 业 服 务 合 同 纠 纷 引 发 的 案 件 在 证 据准 备 时 ， 需 要 因 案 制 宜 ， 不 存 在 模 板 套 用 ， 不
8、过 以 下 这 八 大 类 档 案 ， 肯定 是 不 可 或 缺 的 。1、 每 季 度 出 具 物 业 服 务 报 告 ， 在 小 区 内 公 示 ， 有 业 委 会 项 目 可 在 业委 会 备 案 。2、 公 告 张 贴 时 ， 建 立 公 告 台 账 。 包 括 如 禁 止 违 章 搭 建 、 禁 止 占 用 公共 区 域 、 施 工 公 告 、 消 杀 、 清 洗 外 墙 公 告 、 禁 止 高 空 抛 物 等 ， 也 在 留 存 范围 内 。3、 电 梯 维 修 、 外 墙 清 洗 、 消 杀 、 绿 化 、 管 道 疏 通 等 工 作 中 应 当 建 立工 作 记 录 台 账 ，
9、 适 当 的 将 工 作 情 况 及 结 果 在 小 区 内 进 行 公 示 。4、 日 常 维 修 、 投 诉 等 及 时 处 理 并 书 面 与 业 主 确 定 处 理 结 果 。5、 日 常 涉 及 业 主 签 字 事 宜 ， 必 须 由 业 主 本 人 签 字 ， 非 本 人 签 字 应 当由 代 签 人 注 明 与 业 主 的 关 系 。6、 公 司 文 本 文 件 涉 及 业 主 签 字 ， 不 得 进 行 修 改 、 涂 画 、 增 加 、 备 注 。7、 不 定 期 进 行 物 业 服 务 问 卷 调 查 ， 针 对 业 主 疑 问 事 宜 ， 及 时 跟 进 解决 并 由 业 主 确 认 跟 进 结 果 。8、 物 业 服 务 过 程 中 各 种 工 作 记 录 应 当 留 存 2 年 以 上 。
