1、金湾分中心 2014-2015 年度新增档案扫描整理 采购项目 主要技术参数或服务要求 公告 项目需求一览表及技术规格 项目名称 服务期 珠海市不动产登记中心金湾分中心 2014-2015 年度新增档案扫描整理采购项目 按实际工作量结算，至合同金额达到项目预算上限即止，但项目完成时间必须在 2016 年 6月 30 日 前。 一、项目技术要求 （一）项目概况 随着计算机网络技术的快速发展，档案数字化已成为档案工作发展的必然趋势。档案数字化不仅可以节省档案存贮空间，缓解库房压力，又可以妥善解决档案的利用问题，减少因对档案原件频 繁使用而造成的磨损，有利于保护档案原件。鉴于房地产登记业务档案的重要
2、性，为了最终实现无纸化办公和提高档案的利用效率，确保档案文件存档的长效性和档案检索的高效性，拟对甲方的房地产登记档案开展手工整理和数字化扫描工作。 （二）项目工作内容 本项目的主要工作对象：以卷宗为外在表现形式的房地产登记纸质档案，包括登记过程中产生的申请材料、审核材料及具有保存价值的其他材料。 主要工作内容： 房地产登记纸质档案进行即时整理及数字化扫描。 （ 1）纸质档案的传递和整理； （ 2）档案条目信息的著录； （ 3）纸质文件的电 子化扫描； （ 4）电子文档与纸质文件的原件校对； （ 5）电子文档与条目信息的数据挂接； （ 6）业务需要的补扫与重扫纠错。 （三）工作具体要求 1、房地
3、产登记纸质档案的传递和手工整理 依照省房地产档案管理业务规范及省文件材料归档方法改革方案，结合实际，基本为装订式，按一案一卷原则，整理完整、准确、系统；整理时禁用铅笔和圆珠笔，一律采用黑色水笔。 整理步骤一般分以下几个环节： 1）核对收件回执单，并翻看档案，如有涂改痕迹或资料缺少等问题，及时记录并反映。 2）去钉取齐：去掉一切金属物件。对破损或褪色的材料要进行 裱糊修补或复制。对小于 16 开标准公文纸的材料或纸质太薄的材料加衬边裱糊，对大于 A4 规格的纸张按略小于A4 纸规格折叠，超过 A3 规格的图纸按 A4 图幅折叠整齐。为了避免折叠文件，可根据实际情况将天头或地脚作为装订口。字迹扩散
4、的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后； 3）卷内材料排列： 1、目录； 2、结论性审核材料； 3、过程性审核材料； 4、当事人提供的登记申请材料； 5、其他文字材料； 6、图纸。 4）编写卷内文件页号：每卷档案的所有资料（含文字及图纸），均要对有内容的页面编写页号，从 01 开始按顺序编号，用打号机 打在资料正面右上角，如文件背面有内容，在背面左上角打页号，图纸一律在右上角的档号章内填写档号及打页号。卷内目录及备考表不需编号。 5）打印卷内目录表：卷内目录的登记内容包括档案号、序号、文件材料题名、页号、备注、立卷人及立卷日期。档案号应在卷内目录右上角标识。序号应按卷内材料的排列顺序，
5、每份材料编 1 个顺序号，不得重复、遗漏。材料题名一般应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题。页次应填写该材料所在的起始页，最后的文件要登记尾页号。备注应标明文件是否属于原件或其他需注 明的内容。立卷人及立卷日期在目录右下角标注。 6）装订：对已整理好的资料采用“三孔一线”装订方法，用白色棉绳系扎，结头放在案卷背面。大于 A3 幅面的图纸不须装订，按红线图、总平面图、分层平面图、其他图纸的基本顺序排成一叠，加盖档号章后放在文字材料后面。 7）打印档案袋封面：内容包括但不限于权属人、房屋坐落、登记编号、权证号码、卷内文件总页数、档案号、立卷人姓名及立卷
6、日期等。 8）填写备考表：把在案卷整理过程中需说明的问题填写在备考表上。 9）入袋装盒：档案加工完成上述各工序，检查正确无误后，装袋入盒，并打上档 案号。 10）出入柜：依据甲方要求，提取指定的档案 /档案片区进行利用或提供扫描；并将已利用 /扫描完的指定的档案 /档案片区按卷逐份清点后装盒放入指定的档案密集架。 2、房地产登记纸质档案数字化扫描整理 （ 1）档案数字化扫描的工作要求： 数字化处理过程中应建立纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并应及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时形成完整、规范的记录。 1）档案完好率 100%；
7、2）档案条目著录准确率 100%； 3）电子文档挂接正确率 100%； 4）档案交接严谨，不得出现丢失、损坏。 5）数字化完毕后，所有纸质文档需装册归还。 （ 2）档案数字化的扫描方式 根据纸质档案数字化技术规范的规定，采用扫描仪对房地产登记档案进行扫描。 （ 3）档案数字化扫描的文件格式要求 统一采用彩色扫描方式且不低于 200dpi 分辨率（扫描模式为 24 位彩色），扫描图像每页大小应控制在 200KB 左右。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，应适当提高分辨率。 （ 4）技术标准 1）验收基本原则：字迹能清晰阅读为标准，同时也要考虑到页面的平整美观。 2）中缝处理夹缝阴影：以不
8、 影响字迹为标准。 3）原件页面凹凸不平 /折痕：以不影响字迹为标准，处理完成后交档案室修复或不处理。 4）页面完整：页面必须完整保存，不能有缺失。 5）版面歪斜：以原件下边缘为对齐线，原页面歪斜除外，倾斜角度以不多于 2 度为原则。 6）字迹或图像清晰度：不得有失真现象 (可放大到实际尺寸来检查判断 )。 7）其它原则：无任何标记的空白页及招标单位确认不需要扫描的就不需要数字化。 （ 5）实施要求 1）硬件要求：平板扫描仪至少 2 台，不低于一台的 A0 幅面的工程图纸扫描仪，电脑 4套，打印机 2 台。 2）软件要求：采用乙方开发 的档案扫描入库软件 ， 进行条目信息的著录和电子文档的挂接
9、，实现 与用户业务系统 无缝 对接。 3）实施单位要求：要求项目实施单位需熟悉房地产档案的分类规则和资料属性，有档案整理和电子化服务项目的经验，熟悉房地产档案的管理要求，并且具有较强的软件开发能力，能开发档案扫描入库软件， 实现 数字化档案与用户 业务 系统 的 准确衔接，保证系统提出的档案数据的准确性。 实施单位直接操作档案扫描入库软件，进行电子化数据录入后，在业务办理过程中的任一环节均可直接查看电子化扫描数据。 （ 6）档案的接收登记与整理 由中标公司工作人员负责收集登记 ，将申请登记材料按档案管理标准进行初步整理并完成数字化工作，初步整理后的档案需做简单装订和顺序排序处理，使其在办理环节
10、不可拆动，并按业务类型分类存放。 档案文件的接收登记必须设专门的接受登记领件人员，交接明细一式二份，其中一份窗口业务办理人员使用，另一份领件人使用，连同档案在每一个环节传递时进行交接登记，以便于档案的跟踪管理。交接明细主要项目包括交接时间、业务编号、产权人、房屋坐落、移交人、领件人等项，确保档案接收登记核对无误后，领件人签收。 档案整理的原则如下： 1）分类原则：根据广东省房地产档案管理业 务规范的相关规定，基本采取大类代号（ G1） +分类号 +顺序号的方式进行分类。 2）参照标准：整理后的档案符合科学技术档案案卷构成的一般要求的有关规定。 3）档案条目信息著录：电子档案利用的前提是电子档案
11、库的完整性、准确性。电子档案由两部分信息构成：文字属性信息和图像信息。因此，要将档案中的文字属性信息先著录，然后与扫描的图像信息挂接，形成完整的电子档案。 （ 7）属性信息 按照规定的项目和录入规范要求，录入信息完整准确、无遗漏，要符合规范要求。 1）录入方式：采用档案扫描入库软件进行条目信息的著录，并按档 案卷内目录要求顺序排序、编页。 2）工作要求：要求乙方需熟悉房地产档案的分类规整和资料属性，结合甲方的业务需求，开发的档案扫描入库软件。提出所需录入的著录项字段和排布规则，并提供录入表单模板。建立合理的档案著录项，对扫描完成的图像可通过业务系统查询和浏览。 （ 8）电子化扫描 1）工作内容
12、描述：扫描时，由工作小组人员根据原稿质量和具体实际情况作相应的调整。如纸张颜色及薄厚处理，根据不同原件的情况调整图像的分辨率、明亮度，扫描方式不允许批量扫描。 对于手工重叠粘贴的非重要性票据和存档身份证复印件不清晰的不做刻意 的精细处理。 2）扫描要求： 扫描工作是实现档案管理现代化、网络化的前置工作，其质量的好坏直接影响到登记工作的正常开展，所以图像的清晰程度及数据的准确性非常重要，必须完全准确。质检通过校对系统对数据与图像进行校对，确保数据准确，图像清晰、顺序正确，没有漏扫、重复扫描的现象。 3）电子文件的质量检查与校对：对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等图像质
13、量问题的控制。档案数字化后成品应字迹清晰、不能有黑边；图像整洁、美观，字迹不能有变形、模糊（原件模糊的除外）；保证电子图像完整无缺，不增添污浊，无干扰信息，黑白对比度适中、页面端正，无图像扭曲现象；保证电子图像顺序与原档案中页码顺序一致，不可颠倒、错乱。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，对方向不正确的图像应进行旋转还原，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。 根据档案实体情况，进行“原件不清”标注。（由于档案中出现：原件字迹磨损、复印件（身份证等）不清晰、传真纸褪色、字迹模
14、糊、装订时裁边对原件有损害的情况下，需要在档案目录 中标注“原件不清”） （ 9）电子文件挂接 1）录入方式：电子文件的挂接，采用乙方开发的档案扫描入库软件进行录入。与档案条目著录相同，并且需要与档案的著录项匹配。 2）技术标准：按照科学的方法依照统一的数据标准，将扫描档案中的常用信息著录到档案系统中，并对电子记录进行校对、补正，实现各种形式的产权、产藉档案记录一致性、电子数据的完整性，图像文件与目录数据、图像顺序与档案页码顺序的挂接正确率为 100%，导入到业务系统数据库中的档案目录数据、电子影像数据必须达到顺畅使用要求。 （ 10）档案匹配度校验 在校对时发现 数据有错误或缺项落项，图像不
15、合格无法正常辨认，应及时返回到录入和扫描的操作工序重新更正或补录（扫）。质检完成后，完全符合标准后移交下一个程序。 甲方将对扫描工作质量进行定期或不定期的抽查，重点对录入的目录数据及图像和目录数据挂接进行抽查，抽查率不得低于 10%，错误率不得高于 3；条目信息的著录、电子文件的挂接需与原始的纸质文件的组卷顺序，原始的业务顺序完全一致，要求匹配度为 100%。 （ 11）电子档案管理 电子档案需在甲方管理人员的监督下，对电子档案进行管理。电子扫描档案不得用于其它用途，不得拷贝，不得搬离工作场地。在挂接完成后，统一清理删除。 （ 12）纸质档案移交与登记 完成扫描、校对并挂接后，将纸质档案按照现
16、行档案的归档原则装订成册后移交至甲方工作人员，并办理档案接收登记记录。 （ 13）档案数字化扫描的工作流程 办结案卷移交档案 扫描小组 接收登记与整理档案条目信息著录电子化扫描电子文件质量检查与校对电子文件挂接档案匹配度校验纸质档案移交登记与整理是否完整 、 准确是否是否完整 、 准确是否是否完整 、 准确是否（ 14）档案数字化扫描的监管 1）工作场地：为方便数字化工作的开展，加强监督管理，避免档案资料的损坏或流失，乙方开展档案数 字化整理的工作场地应在甲方指定的地点进行。 2）监管：甲方将在数字化工作场地安装监控系统，通过监控系统对现场进行监控、监管。 3）质量监督：对手工整理的档案（含数
17、字化影像扫描资料）进行质量监督，一是由甲方负责日常的抽检工作 (以卷为单位，包含手工整理档案和影像扫描资料 )，按不低于 10%的比率进行抽检；二是由乙方指定专人负责抽检工作 (包含手工整理档案和影像扫描资料 )；三是在办理环节由甲方利用影像扫描资料发现错误时进行监督；四是在归档环节由乙方负责纸质文件和挂接的影像扫描资料全部进行校对。 3、档案扫描入库软件 由于本次扫描生成的数据将作为房地产登记业务基础数据，必须保证数据可用性，因此扫描生成数据必须与用户业务系统进行数据上传挂接。 投 标人在本项目中， 须 提供一套 档案 扫描 入库 软件， 必须 与用户业务系统 数据无缝 对接，能实现档案扫描
18、影像的挂接，满足日常的档案扫描和档案管理工作。 投 标人能随时修改软件以适应用户 业务系统 数据库，录入的数据能自行转换导入到用户业务系统 数据库 中 ，与现有的数据库数据不能产生重复或冲突 ，扫描入库 的档案 影像 能顺利在 用户业务 系统上 使用。 针对需求，结合系统现状，档案扫描入库软件主要包括以下内容： （ 1）档案编目模块：允许增删改、上下移动目录题名，生成或调整页码； （ 2）初始档案材料：依据业务预先配置的档案材料，自动初始档案材料； （ 3）影像扫描模块：调用扫描仪接口，自动进行档案材料的扫描； （ 4）影像处理模块：支持图像纠偏、去黑边、添加页码等； （ 5）影像挂接模块：支
19、持批量挂接和单份档案编辑（增删改档案影像）； （ 6）档案数据关联：对于待存档和已存档的档案，均可关联档案挂接影像； （ 7）打印卷内目录：打印内容包括：档案号、序号、文件材料题名、页号等； （ 8）打印档案封面：打印内容包括：权属人、房屋坐 落、登记编号、档案号等。 二、项目实施费用 本项目总预算为 44.85 万元，档案手工整理及数字化扫描按照实际工作量进行结算。包括手工装订整理和档案扫描整理两部分。该费用包含手工档案装订整理和档案扫描整理产生的档案用品和办公用品等费用（不含档案盒和档案袋）。 （一）手工档案装订整理部分 房地产登记档案（不含限制登记档案）最高限价人民币 3.00 元份计，
20、以实际产生的数量进行结算。 （二）档案扫描整理部分 最高限价人民币 0.3 元 /页（标准为 A4 纸型包括 A3 纸型， A2 以上纸型按 A4 幅面折算），按照实际产生的数量进行结 算。 除特殊情况外，包括合同在内的文件材料一律以 A4 纸型扫描。本费用包含涉及的所有设备投入（如计算机、扫描仪、照相机、打印卷内目录及档案袋的打印机等及其耗材）以及工作人员工资支出和管理等费用。 三 、 处罚标准 1、 合同签订后，乙方须在 10 个工作日内到达甲方指定场地正常开展手工整理和档案扫描工作。如乙方在规定时限内不能正常开展工作或在合同签字生效后 20 个工作日内完成不了 500 卷档案的手工整理和
21、档案扫描，并将档案扫描影像成功导入甲方业务系统的，甲方有权解除合同。同时，乙方须按合同标的的 10%赔偿甲方损失。 2、 合同 签订后，乙方须在 10 个工作日内完成档案扫描入库软件的开发工作并可正常使用。乙方如在规定时限内未完成开发或不能正常使用，甲方有权解除合同。同时，乙方须按合同标的的 10%赔偿甲方损失。 3、 抽检与处罚办法：甲方对已完成手工整理的纸质档案和已完成挂接的扫描影像进行抽检，检查标准以所属档案类型的基本要求为准。抽检比例为 10。如不符合要求，出现质检项目分级标准列表中所提次要项目错误的，返回乙方重新整理或扫描。出现属主要项目的错误率超过 3%，属重要项目的错误率超过 1
22、%，则整理此错误件的员工该月所做档案均要返工自检。甲 方亦有权要求乙方更换相应的员工，并按列表中的错误程度每错 1 份扣减 5、10、 20 元的价钱予以处罚。乙方造成档案遗失的，按 5 万元 /卷赔偿。因乙方不遵守工作规则产生档案污损的，责令立即进行修复并按 1000 元 /页赔偿甲方；无法修复的，按 5 万元 /卷赔偿。所处罚的款项在月结算中扣除相应的部分，因档案损毁而赔偿的款项在质量保证金中扣除相应的部分。 4、 验收合格后一年内，甲方对已完成手工整理的纸质档案和扫描影像，如果发现存在质量问题，乙方接到甲方通知后 3 日内到现场解决问题。甲方将根据发现质量问题的数量，按照每发现一个问题扣
23、 除质量保证金的 0.05%的标准从质量保证金中扣除相应的部分。 四 、保密要求 1、在项目实施期间，因工作需要接触到甲方的各类档案、目录、以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的行动，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。 2、项目实施期间，乙方必须遵守甲方规定的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护甲方或者虽属于甲方承诺有保密义务的档 案相关资料，以保证其机密性。 3、除了项目实施期间必要的工作需要之外，乙方承诺：
24、未经甲方同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方 (包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员 )知悉属于甲方或者虽属于第三方 ,但甲方承诺有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目实施期间必要的工作之外使用这些秘密信息。 4、双方同意，乙方在项目完成后仍对其在为甲方档案 服务 期间接触、或因接触而知悉的属于甲方或者虽 然 属于第三方 ， 但甲方承诺有保密义务的档案信息和其他 与档案服务相关的信息，承担如同项目实施期间一样的保密义务和不得以任何方式泄露的义务。乙方在项目完成后承担保密义务的期限为无限期保密，直至甲方宣布档案
25、公开或者档案信息实际上已经公开。 5、乙方承诺，在为甲方实施档案服务期间，不得擅自使用任何属于他人的技术秘密或其他商业秘密信息，亦不得擅自实施可能侵犯他人知识产权的行为。若乙方违反上述承诺而导致甲方遭受第三方的侵仅指控时，乙方应当承担甲方为应诉而支付的一切费用；甲方因此而承担侵权赔偿责任的，有权向乙方追偿。上述应诉费用和侵权赔偿可以从乙方的项目款中扣除。 6、乙 方在项目实施期间，按照甲方的明确要求或者为了完成甲方明确交付的具体工作任务必然导致侵犯他人知识产权的，若甲方遭受第三方的侵权指控，应诉费用和侵权赔偿不得由乙方承担或部分承担。 乙方未履行所约定的保密义务的，乙方按其向甲方提供档案服务的
26、相关合同总费用的20%支付违约金给甲方；此外，如甲方因此而遭受经济或声誉损失的，乙方仍须赔偿甲方的所有直接和间接损失。 7、乙方因项目实施工作上的需要所持有或保管的一切记录着甲方档案信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的载体，均归甲方 所有，无论这些秘密信息有无任何价值。若记录着秘密信息的载体是由乙方自备的，则视为乙方已同意将这些载体物的所有权 无偿归 甲方 所有 。 8、乙方应当于项目实施完成时，或者甲方提出 要求 时，返还全部属于甲方的财物，包括记载着甲方秘密信息的一切载体。记录着秘密信息的载体是由乙方自备的， 在 项目实施完成时， 应无偿移交
27、全部记录着秘密信息的载体 至甲方并办理移交手续。 9、本 次招标 所提及的档案秘密信息，包括但不限于：档案、档案中记载的人名、档案中记载的事件、档案本身、其它载体的档案、档案目录、档案电子原文、档案机读目录、档案的封皮 、档案检验报告、项目备忘录、技术文档、相关的函电等。 因乙方的违反协议行为侵犯了甲方的商业秘密，甲方可以选择根据本协议要求乙方承担违约责任，或者根据国家有关法律、法规要求乙方承担侵权责任。 10、甲方对乙方进场工作人员实行统一管理，在进入工作岗位前，个人随身物品应统一存放保管，特别是手机、相机等电子产品，存放地点由甲方指定，存放设备由乙方购置。 11、因 涉密 而引起的纠纷，如
28、果协商解决不成，任何一方均 可向甲方所在地法院或仲裁机构提起诉讼 。 五 、 投标文书 各投标商请按项目要求制作投标 文书 ，包含但不限于以下材料 1、 企业法人营业执照或 资质证书复印件加盖公章 ； 2、 投标报价文件 ； 3、 项目服务实施方案 。 投标价格必须为全包价，即包括所有费用。 上述文件密封后交我 分 中心 206 办公室。 六、 供应商资格要求 1、投标人须为在中华人民共和国境内注册的独立企业法人机构，持合法有效的企业法人营业执照，有能力提供本项目相关服务，并提供企业法人营业执照副本复印件加盖投标人公章； 2、投标人在参加政府采购活动前 3 年内（自招标公告发出之日起开始计算）在经营活动中无重大违法记录，并提供书面声明函； 3、本项目不接受联合体投标方式投标。 七、接 受投标时间 ： 2016 年 4 月 18 日上午 10 时至 2016 年 4 月 22 日下午 5时前。 八 、评标办法 1、考虑到本项目属于扩容项目，为保证设备和系统程序开发的安全可靠性，投标商能提供扩容内容详细设计方案的，我方将综合考虑并优先选择。 珠海市房不动产登记中心 金湾分中心 二一六 年 四 月 十八 日 通讯地址： 珠海市金湾区三灶镇金岛路 223 号金海岸美都新村 1 组团 1 栋 一、二层 联系人： 陈丽智 电话： 7263848
