1、电子文件管理系统背景随着信息化的逐步深入，文件生成机构的电子文件的数量与日俱增，电子文件的管理需求也日益迫切，目前文件生成机构的电子文件管理主要存在以下问题：1.分散和局部的电子文件管理：目前电子文件管理的功能大多分散于各个业务系统，如办公自动化系统、网站发布系统、邮件系统等，缺乏统一的、全局的覆盖全类型的电子文件管理系统；2.不完整的电子文件管理：目前，很多机构的电子文件管理依附于档案管理系统，只涉及了归档文件的电子文件，实质上是电子版归档文件的管理，大量按照现行档案管理办法不需要未归档的电子文件大多散落在业务系统中，甚至在业务承办人员的单机中。另一方面，纳入管理的电子文件的信息也是不完整的
2、，大多只管理文件最终版本，文件关键的过程稿及形成过程缺失；3.功能缺失：目前的电子文件管理系统仅包括电子文件的著录、检索、浏览等基本功能；无法和前端业务系统，实现电子文件的自动捕获；无法实现电子文件的综合利用，和后端的电子文件长期保存缺乏衔接，不能做到电子文件生命周期全覆盖。4.文件安全性无法保证：目前大部分单位的电子文件管理主要从数据共享角度考虑，对电子文件的真实性、完整性缺乏支持。党和政府高度重视电子文件管理，先后发布电子文件管理暂行办法、国家电子文件管理工作规划(2011-2015 年)等文件，于 2010 年成立 “电子文件管理部际联席会议” ，并组织产业界、学术界、用户等多方面专家编
3、制了电子文件管理通用功能要求， 规范电子文件管理系统功能要求。2012 年初，电子文件管理部际联席会议正式发文启动电子文件管理第一批试点试用工作，通过试点试用，验证正在研制的标准，提出实现建设目标的技术手段和管理制度XX 电子文件管理系统是依据电子文件管理系统通用功能需求（征求意见稿）、电子档案移交与管理办法（征求意见稿）和电子文件通用元数据规范（征求意见稿）开发，以内容管理技术为基础，对各级政府文电、应急、文秘、人事等业务系统生成的公文、邮件、图片、音像资料等信息资源进行有效的组织、管理、处置、利用的管理系统。主要功能XX 电子文件管理系统功能主要分为四类，包括：文件浏览和检索、文件管理配置
4、、文件管理业务、安全和系统管理。1.文件浏览和检索：本功能面向匿名用户和普通用户，根据权限浏览和检索公文，匿名用户可以查看公开的电子文件，登录普通用户可以查看授权的电子文件。2.文件管理配置：文件管理配置是面向机构的文件管理员，配置电子文件管理系统运行需要的业务数据，目前包括电子文件类型配置、电子文件分类方案、电子文件保管期限、存储配置、安全配置、工作流配置。3.文件管理业务：本模块面向各级文件管理处理人员，直接针对电子文件进行捕获、整理、统计、鉴定处置、利用审核等操作。包括：捕获登记 、电子文件整理、电子文件统计、电子文件利用处理、鉴定处置。技术特点1.集中化管理，分布式存储；2.采用基于 XML 数据交换格式、基于 B/S 多层体系架构；3.支持多种数据捕获方式；4.支持各种数据格式和元数据标准，可以存储和管理各种类型的数据；5.支持专题库内容的组织，保证用户多样化的电子文件管理需求；6.完善的权限管理与安全机制，提供多层次颗粒度的权限控制；支持版式文件转换，实现文件的显示固化；支持文件加密、数字签名等安全措施，保证文件的安全；7.信息数字化手段完善，无缝集成多通道采集工具；8.内容检索手段丰富，提供全文检索，支持跨分类检索；9.通过规范的元数据设置和电子文件格式，实现电子文件的规范化形成和移交。
