1、1公文写作与处理指南(2015 年 11 月修订)第一章 公文写作公文的概念及其语言特点2公文，即公务文书的简称，是指党政机关、团体、企事业单位用以传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种特定格式的文字材料。在公文写作中，要准确把握公文简洁明了、开门见山，用语准确、表意分明，表述平实、言词规范、风格庄重、修辞严谨等语言特点，最大限度地发挥公文在公务活动中的实际作用。1.简洁明了。由于公文属于应用文体，是根据实际需要，为了达到某个具体的目标而写的，是作为“工具”直接用来办事的，是被动式的命题作文。因此，实用就成为公文的出发点和落
2、脚点，这就决定了公文应当简短而不宜过长，只要把问题说清楚了，意图讲明白了，就可以了，决不能罗罗嗦嗦，不着边际。特别是供上级领导阅读的公文，更要写得简明扼要，以便上级领导用最短的时间了解发文的意图，作出相应的决策，否则很难达到预期的目的。如“为了加大煤矿安全管理，严厉打击煤矿违法生产活动，市政府组织专家研究制定了关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定 ，初稿形成后，经过三次征求意见会议，形成了讨论稿，年月日，市政府常务会议讨论一致通过，现在印发给各单位，各单位要认真组织学习，领会精神实质，把握操作标准，严格执行，今后不得再出现违反本规定的行为。 ”（某市政府关于印发关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定
3、的通知 ）这份公文，前半部分过多地叙述了规定的形成过程，可以改为：“关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定 ，业经年月日，市政府常务会议讨论通过，现印发给你们，请严格遵照执行。 ” 要做到简洁明了，就要开门见山，开宗明义。当前，公文繁琐拖沓的一个突出的现象，就是公文开头总要罗列出一堆“以为指导” 、 “贯彻” 、“落实” ，好象不这样写就与上级精神不一致了，如“年初以来，以党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神为指导，在中央关于通知精神的鼓舞下，在全国工作会议和全省工作会议的推动下，在市委、市政府的关怀下，在局领导的具体领导下，全局上下坚持科学发展观，深入贯彻“三个代表”重要思想，全面落实局党
4、组提出的” （某局的一份“工作报告”的开头）3这份“工作报告”的开头，洋洋洒洒一二百字，却全都是空话、套话，还没有进入公文主题。另一个突出现象就是过度的描写、论述，穿靴戴帽，画蛇添足，枝蔓横生，削弱了对主要问题的表达力度，消耗阅读者的精力，读者也比较反感。因此，我们在公文写作中，要有“惜字如金”的意识，能用一个字表达的不要用两个字，能用一句表达的不要用两句，用最少的词句表述较多的内容。特别是要开门见山，一落笔就要直奔主题，进入中心，抓住主要事实、主要矛盾、主要特点、主要意义写下去，不必面面俱到。不搞花架子、不绕弯子、不兜圈子，直截了当，简洁明确。对那些众所周知的道理、对方已经知道或不需要了解的
5、事情、与基本观点无直接关系的内容，在公文中都可以不写。如温家宝总理政府工作报告的开篇：“现在，我代表国务院，向大会作政府工作报告，请予审议，并请全国政协各位委员提出意见。 ”仅用这 36 个字开篇，简洁而且清楚明白。不仅是在开篇上，在事物表述、总结和部署工作、提出要求等方面，国务院的政府工作报都称得上是简洁明了的范文。2.用语准确。由于公文的目的是进行公务活动，事关公务，政策性、时效性极强，必须借助准确的语言予以表达，特别讲究遣词造句的准确恰当，切不可有疏漏含糊之处。俗话说：“一字入公文，九牛拔不回” ，也说明了遣词造句的准确在公文中的地位是十分重要的。如“该项工程工期为一年；凡省内具备一定资
6、质的单位，均可参加投标；参加投标的单位，请派人持相关证件于年月日前来报名登记，领取招标文件及施工图（收取成本费元） 。 ”（某地关于大桥工程施工招标通告 ）在这段公文中说明了“工期为一年” ，但是没有明确起止时间；要求投标单位要“具备一定资质” ，但没有表明应具备哪一级资质；需要“相关证件” ，但是没有列出具体哪些证件；要求“年月日前来” ，不知是年月日以前“来报名登记” ，还是年月日“前来报名登记” ；只讲了“报名登记”时间，却没有说明报名登记地点和受理单位。这些不准确，表意含糊的语言，不仅使投标者陷入迷茫猜测之中，到处打听详情，而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑，严重影响了工作的顺利开展。
7、努力克服语言含糊现象，做到准确分明，一般来说要避免四种情况，一是避免产生歧义。此类问题较多的出现在时间、年限、条件设定以及人物并列上，4如“30 岁以上” ，使人不知道是否含“30 岁” ；“具有下列行为的”不能够确定构成结果的充分条件是全部还是其中任一项。再如“张市长和李市长的助理第一时间到达了事故现场。 ”这句话至少可以理解为张市长本人和李市长的助理、张市长的助理和李市长的助理两个意思，这就是在人物并列中产生了歧义。二是避免含糊不清。主要是由于在公文中使用了一些不确定性的词语，如“似无不可” 、 “大致尚可” 、 “推测如此”等，使阅文者感到模棱两可，无所适从，难以把握工作施行尺度。如“你
8、乡关于修建乡招待所的请示收悉，经县政府常务会研究，大致同意你乡修建招待所，可以酌情修订设计标准，适当时机可以开工建设。 ”（某县政府关于修建乡招待所的批复 ）在这段公文中，对是否批准的问题，表示“大致同意” ，使请示单位不能掌握上级的明确态度；对设计标准问题，表示“酌情修订” ，使请示单位无法确定应该降低标准，还是提高标准；对工期问题，表示“适当时机可以开工建设” ，请示单位对“适当时机”没有把握依据。类似的含糊不清的表述，既不便于对方把握发文机关的真实意图，又容易使对方扩大想象空间，往往成为一些违规行为的借口。因此，我们在公文写作中，要尽量避免使用不确定性的词语，而使用表意严密确定的词语，如
9、“十五日内” 、 “及以上”等，能量化的尽可能量化。三是避免表述的不完整。这个问题的出现多数是由于公文作者对专业业务掌握不透，在关键的细节方面容易疏漏，导致公文表述不完整，如“针对以上事实，依据中国共产党纪律处分条例 ，区委决定给予同志留党察看一年处分。 ”在这份处理决定中，明确了给予“留党察看一年”的处分，但是并没有说完，因为一年期限的起止时间没有交待明白。因此，我们在公文写作中，特别是在事物的概念、性质界定、专业技术等方面严格使用专业规定的术语，只要多学习、多掌握专业知识，认真对待，负起责任，就能够选用准确的术语，准确分明地反映客观事物的本质、属性、形态以及作者的意图。3.言词规范。公文作
10、为公务活动的工具，是正式交际中的正规文书，因此要特别讲究言词的规范性。规范的公文应言简意赅，让人一目了然。如果像下面这份通知的语言，就失去了公文的上述特点。如“七一建党 85 周年纪念日就要到了，局党委决定，在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务5工作者、优秀党支部，进行表彰奖励，优秀共产党员、模范党务工作者应当是03 年以前入党的，各支部要快点上报推荐名单。 （某局党委关于庆祝建党 85周年评选先、优、模的通知 ）在这份通知中，分别使用了方言和口语：“咱们局” 、 “就要到了” 、 “03 年”、 “快点” ，这样的语言显得很随便，不符合公文规范严谨的特点，而且不够周密。按照公文的规
11、范严谨的要求，可以改为：“七一建党 85 周年纪念日在即，局党委决定，在全局党员中评选出优秀共产党员、模范党务工作者和优秀党支部予以表彰奖励。优秀共产党员、模范党务工作者应当是 2003 年以前入党的，各支部要从速上报推荐名单。 ”坚持使用书面语言。书面语言来源于口头语言，但比口头语言更加规范、更加严密、更加精炼。例如口语中常说的“起草制订” 、 “合乎预定的日期” 、“越快越好” 、 “暂时不要付印” ，意思虽然清楚，但是公文中一般不使用这些，而使用“拟订” 、 “如期” 、 “从速” 、 “缓印”这些书面语言。如“今年春耕时节就快到了，我们乡里还缺少两万吨水稻种子，希望尽快调拨给我们，好用
12、来满足紧急需要，可以不可以？等待着你们迅速来信答复。 ”（某乡政府关于商请调拨水稻种子的函 ）这个函的语言十分随便，不像公文。应当用书面语言改成：“春耕在即，我乡尚缺水稻种子两万吨，望速拨付，以应急需，可否？急盼复函” 。4.平实质朴。公文重在说事，语言平实质朴是其重要特点。公文不能乱用华而不实、矫揉造作的词语和不必要的描写。如“当我们工作组进驻村时，全村的男女老少全部走出家门，夹道欢迎，热烈欢呼，处处敲锣打鼓，我们一行队伍浩浩荡荡地来到村部” （某县的一个驻村工作组向县委的一份工作报告）这一段话，明显象是小说描写，看不到公文的影子。在公文中，像“全部走出家门” 、 “夹道欢迎” 、 “热烈欢
13、呼” 、 “处处敲锣打鼓” 、 “浩浩荡荡”等“高、大、全、满”的词语在公文中是决不能动辄使用的。特别是对于表示程度的词语，要根据实际情况，准确地加以运用。例如：取得的成绩，是优异的、突出的、较大的，还是一定的、一般的，都要分清楚；参加一项活动的人数，是全部、绝大部分、一部分，还是小部分、少数、个别，也都要有所区别。6再如，某单位向上级部门呈报的报告中这样写道：“的工期，这是板上钉钉的事，现在是背水一战的时候了，我们要打一场攻坚战，取得最后的胜利。 ”这里面， “板上钉钉”是俗语，显得过于随意；“背水一战” 、“攻坚战” 、 “最后的胜利”等有过于修饰之嫌。当然，修辞严谨，绝不是要求语言千人一
14、面、呆板缺乏活力。公文写作中，语言讲究朴实，平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂，但也要讲究适当的修辞。恰到好处、恰如气氛的修辞，可以起到画龙点睛的作用，增强公文的感染力，从而更加有效地达到预期目的。 公文的语言是规范性语言，不如文学语言创造性强，这很容易给人一种误解，觉得公文语言掌握起来比较容易，其实不然。周恩来 1954 年 4 月 28 日在日内瓦会议上发表的讲话中：“我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该
15、撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。 ”这段话被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。这段话运用了排比的修辞格，显得正义凛然、气势磅礴。从修辞角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的词语：“制止、停止、防止” ， “保证、尊重、保障” ， “撤除、撤退、取消” 。这些词语都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动， “停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生一定的错乱。我们可以通过这段文字来认识公文对语言的要求有多么严格。公文语言就应该是这样炉火纯青的语言。5.庄重权威。公文是代
16、制发机关立言，是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体，是受文机关和人员活动的准绳，具有鲜明的政治性、极大的权威性。公文的政治性、权威性和法定效力要求公文语言要庄重严肃。孔子曾经讲到：“君子不重则不威” ，公文写作更是如此。要体现公文在公务活动中的法定效力和权威性，就应当注重公文语言的庄重、严肃、不失身份，反之则会使公文的功效大打折扣。如“那些没有取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，7应实施停产整顿。 ”（某市辖区关于地方煤矿证照不全矿井实施停产整顿的紧急通知 ）这一段公文，由于使用了“那些没有取得” 、 “应”等态度较平
17、和的语言，因此没能够表达出对矿井整顿的坚决态度，如改成：“凡未取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，一律实施停产整顿。 ”这样，就可以充分体现出其效力。再如“县政府决定租用贵行县支行闲置办公楼。当否，请批示。 ”在这份商洽函中，由于用语不当，商洽、请求之意用“县政府决定”之语表述，令对方感到不快，使原本容易解决的问题不能顺利得以解决，若改用“拟” “欲”则礼貌得体，有助于推动工作。而“当否，请批示”之语表述，又把自己放到了从属地位，使协商陷入被动。应改为“可否，请复函” 。摆正位置，做到尊重与自重。公文语言有失庄重严肃，除了有准
18、确性、规范性方面的问题，比较突出的表现在定位不准，用语随便失礼，不符合制发机关身份，出现不尊重对方、不尊重自己或有影射含义的语言。再如 “请示”是下级机关向上级机关的行文，属于上行公文，语言运用应谦恭平和，字里行间应表现出对上级机关的尊敬。像“公司决定” 、 “请上级机关体恤下情”等语言就不能够使用，因为前者既已决定何必请示，后者含有倘若上级机关不同意请求就是不体恤下情的影射含义。公文语言一旦出现错、漏、歧义，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼。如何提高公文写作的整体质量机关工作千头万绪，纷繁复杂，但事事离
19、不开文字写作。因此，如何提高机关公文写作水平，对每位工作人员都是一张大考卷，也是一篇用心去做的大文章。那么，怎样提高公文写作的整体质量呢？1.“看病开方，对症下药”要有针对性。公文写作就是要讲针对性，就是有的放矢，对症下药。你写的公文出发点是什么，想解决什么问题，要达到什么效果？这些在动笔之前必须搞清楚。因为我们不是为写而写，是为解决8问题行文。你起草文件时，如果指向不明，像隔靴搔痒，很难解决实际问题。有些公文空话连篇， “无错，也无用” ，根本原因就是缺乏针对性，没有做到对症下药。2.“给人一碗水，自己要有一桶水”要占有材料。俗话说， “巧妇难为无米之炊” 。要提高公文写作水平，必须占有大量
20、材料。如果自己没有丰富的知识积累、素材积累和对实际情况的了解，要想写出高水平的公文是不可能的。材料占有的多了，感性认识丰富了，构思时才能呼之欲出，写起来才能文顺笔从。3.“三分写作，七分构思”要主题先行。公文一般是命题作文，要想把公文写好，整体构思是第一位的。公文写作的技巧就是整体构思的技巧。有的人写的公文从头到尾都是记流水账，思路混乱、观点不明、一团乱麻。究其原因，就是不善于构思。所谓构思，就是给公文搭“架子” 。一篇文章的主题思想是什么，分几个问题去写，观点和材料如何搭配，上下如何衔接，左右怎样关照，首尾如何呼应等等，都是“构思”要解决的问题。就像盖楼一样，只有搭好“框架” ，把“四梁八柱
21、”立起来，写出来的文章才“骨”挺“肉”紧，材料和主题才能融为一体。4.“热写冷改，由粗到精” 。要讲究方法。 “写”和“改”是文稿形成中两个不同的阶段，它们虽有不可分割的联系，但不能相互代替。写的时候要“趁热打铁” ，一气呵成，而不要拘泥于文字，写写改改，这样很容易打乱写作思路。改的时候，则应采取“冷处理”的方法，平心静气，逐段逐句，仔细推敲，才能使文稿由“粗”变“精” ，达到“多一个字累赘，少一个字不行”的精确程度。文字秘书应具备的基本知识有的文字秘书可能文字基础非常好，但不一定能写好机关文稿，只能说具备了写好机关文稿的条件。这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的
22、思维方式和写作要求，如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。9机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识，不仅材料写不下去、写不对路，还难免说外行话，甚至还可能说错话。作为专业部门的秘书人员，也许你对部门工作的相关知识烂熟于心，但你也不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行，而要在党委、行政统一领导下，与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面的知
23、识，仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要，写起材料来各行其是，那就有可能出现政策打架、步调不一的现象，就会影响机关总体工作的有效运转。所以，作为一名称职或者基本称职的文字秘书，除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外，还要重点掌握以下基本知识。一是理论知识。理论来源于实践又指导实践，没有正确的理论就没有正确的实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中，所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。也许有同志会说，理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理，我们不是搞理论的干吗要学？学了用得着吗?这话大
24、错特错。首先，既然你在机关从事文秘工作，理论不能不学，政治不能不讲，否则就要犯错误；即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学，但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次，说到用得着用不着的问题，关键看你怎么用。不动脑筋，照抄照搬，当然没用；空洞说教，脱离实际，当然没用；望文生义，牵强附会，当然没用；固守教条，缺乏创意，当然没用。我们所需要的是，通过打牢理论功底，增强对实际问题的理性思考，学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题，并以此贯穿于文稿写作之中。二是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心，包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象，一个不懂得起码经济常识的文秘
25、人员能够胜任本职工作。无论哪个行业的文秘人员，都必须努力学经济、懂经济。这包括经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等，尤其要注10意学习市场经济理论和有关知识，把握市场经济运行的规律和特点；随着知识经济时代的到来，还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。 三是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技，因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技创新对于经济发展的重大意义，了解国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。四是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导
26、，但所从事的工作是直接为领导服务的，就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广，文秘人员不可能全部掌握，但对最基本的内容，如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识，驾驭全局、组织指挥、化解矛盾方面的知识，市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解。只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图，才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上，文秘人员天天与领导打交道，包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等，对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染，只要你有“心”，这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面目，只缘身在
27、此山中”，不善于捕捉和积累这方面的知识，自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外，仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。除上述方面之外，还有其他一些必须掌握的知识，各部门也还有各自的专业知识，这里就不一一列举了。一句话，有了这些知识，工作中就能得心应手，左右逢源。世界上的知识浩如烟海，一个人的精力和时间是有限的，这就需要我们掌握一些正确的学习方法，不断充实和更新知识。第一，根据本人的知识基础和工作需要，采取缺什么补什么的方法，做好学习计划，选定一批必读的书目；第二，根据难易程度和业务的关联程度，把必读书目分为粗读和通读两大类，粗读即一般了解，把主要的东西记住就可以了，哪怕一目十行也不要紧；通读要逐字、逐句、逐段认真阅读，做到基本弄懂弄通；第三，在粗读、通读的同时，择定个人的主攻领域，即“专”的方向，然后重点研读这方面的书目，即
