1、第 1 页 共 7 页会议管理制度1. 目的：为规范*有限公司会议管理，建立良好的会议秩序，提高工作效率；充分发挥会议在公司管理中的作用，确保公司各项会议决议能够得到充分的贯彻执行而制定。2. 范围：2.1 适用范围：*有限公司2.2 发布范围：*有限公司3. 名词解释：3.1 会议是公司行政办公的一种重要形式，是一种有组织有目的地把员工聚集起来商讨问题及落实解决的工作方式。 4. 职责：4.1 公 司 总 裁 办 负 责 本 制 度 的 制 定 修 改 及 解 释 ，并 督 导 公 司 各 部 门 执 行 。4.2 各管理部门负责本制度的具体落实执行，同时具有对本制度修改的建议权。4.3 会
2、议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。5. 作业内容： 5.1 会议分类序号 会议名称 召开周期 主持人 参加人员1 董事长办公会 不定期 董事长 集团公司高管人员2 部门领导例会 每周一次 常务副总裁 各部门负责人3 部门例会 每周一次 部门负责人 部门 中、基层人员4 专题会议 不定期 公司及部门负责人 相关负责人第 2 页 共 7 页5 经营工作专题会 临时性会议 高管层人员会议提拟人确定参会人员6 年度总结大会 每年一次 董事长 集团公司全体人员5.1.1 集团公司各部门应按期召开公司要求的各类会议。5.1.2 各部 门为本集 团公司会议的协调部门，各
3、项会议的举行应提前通知总裁办，总裁办根据工作需要，有权列席会议并就会议中需落实的问题进行跟踪和反馈，同时也可根据实际需要要求相关部门一同列席，确保会议中各项重要议题能够得到贯彻实施。5.1.3 集团公司年度工作大会按照领导专项要求，组织召开。5.2 集团公司会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、临时性行政会议、部门例会。因处置突发性事件而紧急召开的会议不受此限制。5.3 会议准备5.3.1 集团公司级会议由总裁办负责组织与通知，其他各类会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行，由会议组织部门负责 提前一个工作日通知相关单位及参会人员。5.3.
4、2 集团公司组织本系统会议的会议通知单（附件 8.1）由总裁签发生效；各部门会议通知单由主管领导签发；同时会议组织部门须于会议通知单发放当日将通知原件报集团公司总裁办备案存档。5.3.3 会议通知单 应说明会议召开的时间、地点、与会人员、会议议题及要准备的会议资料等；涉及多个部门或参加人数众多的大型会议，组织部门还应编制详细的会议计划并通知相关部门。第 3 页 共 7 页5.3.4 会议的其他准备工作遵照以下规定：5.3.4.1 会议提拟部门应提前做好会前工作：准备相关会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报资 料、计划草案等，需要与会人员对相关议题进行讨论的会议，提拟部门应提前一个工作日将所需
5、讨论议题资料发给各参会人员。 ）5.3.4.2 公司召开会议的会务准备工作由行政人事部配合总裁办统一协调、安排。5.4 会议组织 5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。5.4.2 会议主持人遵守以下规定:5.4.2.1 会议主持人一般应于会议开始前后，将会议的议题、议程及议程推进中的注意事项等进行必要的说明。5.4.2.2 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程的顺利推进及会议效率。5.4.2.3 讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对需要时间决议的事项应加以归纳和复述；对未决议事
6、项还应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5.4.3 与会人员遵守以下规定：5.4.3.1 按时到会。5.4.3.2 会上发言应言简意赅，紧扣会议议题。5.4.3.3 遵循会议主持人对会议议程控制的要求。5.4.3.4 属于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。5.4.3.5 遵守会议纪律，与会期间应将手机关机或调到振动状态，原则上不允许接听电话。5.4.3.6 做好会议记录。第 4 页 共 7 页5.4.4 多个部 门参加的 临时性行政会议原则上由集团公司领导主持，集团公司领导另有授权的，由被授权人主持。5.4.5 集团公司、部门例会、临时性行政会议一般应控制在 1 小时以内
7、，根据会议进行情况确需延时的，由主持人决定。5.4.6 会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录人员负责。5.5 会议纪要的形成5.5.1 集团公司各类会议纪要必须严格按照告诉规定的统一会议纪要格式要求进行排版。5.5.2 会议记录员确定遵守以下规定：5.5.2.1 各部门应常设一名兼职会议记录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议记录工作。5.5.2.2 集团公司高管层主持的例会、临时会议由专职人员负责会议记录，并撰写会议纪要。5.5.3 下列情况，应整理会议纪要：5.5.3.1 集团公司、各部门例会及各类临时会议。5.5.3.2 需会后对会议精神贯彻落实并进行跟进的会议。5.5.
8、3.3 会议纪要在会议结束后一个工作日内呈报总裁办主任签发，各部门召开会议的会议纪要由部门负责人及主管领导进行签发。5.5.3.4 会议记录员应确保会议纪要的准确性、全面性。5.5.4 集团公司各部门的会议纪要一律在下发的同时报公司总裁办备案并上报集团领导传阅。5.5.5 会议纪要的备档遵守以下规定：5.5.5.1 集团公司会议纪要由公司档案管理人员统一归档备查,并按照会议类别及会议召开时间先后进行分类排序；各部门会议记录人员负责统一归档移交至公司总裁办档案管理人员。会议纪要的第 5 页 共 7 页移交按档案管理制度的相关规定进行。5.5.5.2 会议记录为集团公司的机要档案，保管人员不得擅自
9、外泄。其调阅按档案管理制度借阅相关规定执行。5.6 会议纪律5.6.1 迟到、早退、缺席。5.6.1.1 所有参加会议的人员在会议规定召开时间未到的，记为迟到。5.6.1.2 凡参加会议人员，如未经会议主持人同意在会议召开结束前离开的，视为早退。5.6.1.3 凡必须参加会议的人员未经请假擅自不参加会议或请假未获批准而不参加会议的，记为缺席。6. 奖惩条例：6.1 对未按制度规定执行的人员按奖惩管理制度进行相应的处罚。6.1.1 无正当理由迟到、早退第一次给予相关责任人口头警告，并按公司考勤的迟到、早退的相关处罚标准执行；第二次起，每次给予相关责任人通报批评。6.1.2 缺席会 议人员 第一次
10、给予相关责任人口头警告，并按公司考勤的旷工相关处罚标准执行；自第二次起，每次给予相关责任人行政罚款。6.1.3 凡因通知原因造成参加会议人员迟到或缺席，给予负责会议通知的人员通报批评。6.1.4 其他 违反集团 公司制度的行为，按奖惩管理制度中相关规定或授权领导批示意见执行。7. 注意事项：无 8. 附件：第 6 页 共 7 页8.1 会议通知单通知日期：接收部门：发文部门：会议议题：会议主要内容：会议时间：会议地点：会议参加人员名单：会议注意事项：1、2、会议联系人： 电话：第 7 页 共 7 页附件 8.1 会议通知单通知回执联会议通知已收到，内容已了解清楚，能 不能 届 时参加。 谢谢！_ 接收人：注：请在“”中选择是否可以准时参加会议，如不能准时参加， 请注明原因。
