1、基层主管的职责定位基层主管的职责定位 特征 角色 责任 应具备的能力 基层管理的五大职能基层主管基层主管 一线的管理人员 员工与中高层管理者之间的桥梁 面对的挑战: 上级的管理者 同级的其他主管 员工 顾客一一 .基层主管的特征一基层主管的特征一 一.具备积极的心态具有积极的心态才有积极的人生,才能使部门充满活力.如何培养积极的心态如何培养积极的心态 举止像你希望成为的人 心怀必胜的信心,有积极的想法 用美好的感觉.信心和目标去影响你的员工 使员工感觉她是重要的,是被需要的. 要心存感激 要学会称赞员工 要用新的观念武装自己 要心胸宽广,放弃小事 要培养奉献精神 永远不要消极的认为某事是不可能
2、的基层主管的特征二基层主管的特征二 对自己正确的定位 管理者是引导别人去做事情,官员是 凭权威让人不得不做事情.基层主管是管理者而不是官员基层主管的特征三基层主管的特征三 勇于承担自己的责任部门业绩不好,你的员工出了问题,首先是基层主管的责任,我们必须对自己所在部门的绩效负责,对我们的员工负责,对上级负责,对顾客负责.基层主管的特征四基层主管的特征四 具备一定的能力:基层主管要胜任自己的工作,必须具备一定的能力.通常应具备:处理有关人的问题,概念方面的问题和专业方面的问题.二二 .基层主管的角色基层主管的角色 一般管理者的角色可分为: 人际关系角色 信息角色 决策角色人际关系角色人际关系角色
3、与人相处且促使整个团体能够通力合作的技能 管理者需要扮演:领导者.联络人和形象人物的角色 领导者:对内领导和激励部属,甄选.训练部属,给部属分配任务,并给部属分配任务. 联络人:指管理者要与各部门进行沟通与协调,建立与维持良好的人际关系. 形象人:对外则代表公司或部门.信息角色信息角色 管理者的信息角色可分为三类:监听者.传播者和发言人.对外相对程度上进行资料收集者,也可能代表机构的发言人,对内则可发挥对上层和下属传递信息的作用.决策角色决策角色 管理者的决策角色包括:创业者.问题处理者.资源分配者和谈判者.管理者担负着发动创新及改革的任务,引入新观念.新方法.新设备等,管理者要处理重要或非例
4、性的问题,如紧急事故或危机处理;管理者决定对部门内部的财务或非财务(人.财.时间.设备)的分配以实现目标;要负责与其他组织或个人举行重要的及非日常性的谈判.基层主管角色的自我认知基层主管角色的自我认知 下属的基层主管 上司的基层主管 同事的基层主管作为下属的基层主管作为下属的基层主管 下属的产生:一个人的事情太多,就会忙不过来,这时就需要找一个“替身”,或叫做“代理人”.这样就产生了一个下属. 显然,作为下属,我们只是上一层管理者的“替身”,由于它忙不过来,由我们代他完成相应部分任务.作为基层主管要明确自己的“身份”.小资料小资料 :作为下属的基层主管的职业准则作为下属的基层主管的职业准则 我
5、的职权来自上级的任命. 我是上司的代表,我的言行是一种职务行为. 我要坚决服从并严格执行上级的决定. 我必须在我的职权范围内行事.小资料小资料 :基层主管的角色错位基层主管的角色错位 错位一:把自己看成是民意代表.当公司利益与员工利益发生冲突时,以民意代表的身份出线,与上级交涉. 错位二:把自己看成是“领主”.认为在自己的一亩三分地上,一切必须自己说了算,自己部门的利益不能受到丝毫的损耗. 错位三:向上错位.自己的事情还没有办好,却热情地替古人担忧,替上司操心. 错位四:把自己看成自然人.不把自己看成是上司的替身,把自己看成是一个自然人,我行我素.作为上司的基层主管作为上司的基层主管 管理者:
6、主要职责是引导员工实现我们的目标. 领导者:基层主管必须发挥你的职位影响力和个人影响力,把下属凝聚在一起,把本部门建设成一个高效的团队. 教练员:基层主管有责任对下属进行培育和教导,使他们能够在工作中提升自己,使他们能够学会高效率地工作.要记住,员工工作能力的70%是在你的训练下获得的.小资料小资料 :影响力影响力个人影响力:是指通过个人魅力,使员工自愿地去做某事.职位影响力:是指通过职位权力,使员工不得不做某事.作为同事的基层主管作为同事的基层主管 客户是我们的“衣食父母”,在企业内部,其他管理者也是我们的“衣食父母”. 为什么现实中我们不把同事看成客户? 1.没把同事看成我们的衣食父母.
7、2.我们总把自己定位成“管”与“被管”的角色,没把自己定位成为别人“服务的角色” 3总认为自己的职责的价值最大,别人为我服务是理所当然的 把同事看成客户,就是要从以自己的职责和权限为中心安排工作,转变为以内部客户的需求为中心安排工作,让内部客户满意.三三 .基层主管的责任基层主管的责任 对公司的职责 对部门的职责 对员工的职责 对其他部门的职责 对客户的职责 对社会的职责对公司的职责对公司的职责 公司的目标经过层层分解,会变成部门的目标,基层管理者作为部门的负责人,要对完成目标负责.完成部门目标是对公司的贡献.对部门的职责对部门的职责 基层管理者是对部门绩效负责的人.当目标确定后,基层管理者的
8、主要任务就是承上启下,带领员工完成目标.对员工的职责对员工的职责 基层管理者需要为员工提供工作指导和训练,使他们免受不公正待遇,确保他们的工作环境的安全.适宜,给他们提供发展自我.提升自我的机会.对其他部门的职责对其他部门的职责 企业内各个部门之间的相互依赖.通力合作是普遍存在的,一个部门的目标和行为要与其他部门协调一致.当为了组织的整体利益不得不牺牲本部门的某些利益时,应从全局出发进行系统思考.对顾客的职责对顾客的职责 提供给顾客(内.外)更好的产品与服务,是企业中每个部门存在的理由,基层管理者的存在就是为了让这一点做得更好对社会的责任对社会的责任 任何部门都有责任维护生态环境.社会道德和法
9、律法规.四四 .基层主管应具备的能力一基层主管应具备的能力一 理解上级指令,分解工作任务的能力.1. 理解是有效执行的第一步.2.需要从全局出发考虑问题,需要与上下级进行有效沟通.3.合理分解任务需要有较高的计划和决策技巧.理解指令理解指令工作安排原则工作安排原则 公平:员工特别需要知道某一安排似乎偏向某人的原因. 明白:要让员工明白为什么要这样安排 联系:工作安排和职工的条件相联系 远虑:员工关心今天的工作与收入,主管关注今后的工作进行长远考虑 弹性:工作安排要具有一定的弹性基层主管应具备的能力二基层主管应具备的能力二 发掘和解决问题的能力:在自己的职权范围内可以解决的问题,应充分调动员工的
10、积极性,共同解决问题;在自己职权范围外的问题,应将问题整理后报告上司,请求上级给与支持.解决问题只是救火,应事前作好预防问题发生的准备工作,但问题一旦发生,应及时采取有效措施解决问题.基层主管应具备的能力三基层主管应具备的能力三 指导他人活动的能力:管理者是通过别人来完成任务的.为了保证员工能够有效地完成各自的任务,有责任和义务对员工进行培训与指导.员工的工作效率低下,工作方法不科学,责任心不强,缺乏工作热情和积极性,缺乏创新精神和创新能力,这些不都是员工的错,是基层主管的错,是基层主管没有对他们有效的培训与指导.基层主管应具备的能力四基层主管应具备的能力四 专业技术能力:基层主管与其他管理者
11、不同,主要体现在三个方面:1.“兵头将尾”,2.工作富于操作性.3.工作具有较高的技术要求.专业技术是指对某一特定业务活动的了解和熟练程度,这些活动是指方法.制造过程.程序.使用工具.或技术等相关的有用的活动.基层主管应掌握的技术能力包括:专业性的知识;对专业性问题的分析能力和对专业工具与专业技术的熟练使用.基层主管应具备的能力五基层主管应具备的能力五五五 .基层管理的五大功能基层管理的五大功能 计划 组织 指导和训练 控制 协调1.计划计划缺乏计划的管理工作将会缺乏计划的管理工作将会 : 不是人推动工作,是工作推动人,很被动,一天到晚不知在忙什么. 没有目标,没有步骤,工作不分主次,往往捡了
12、芝麻丢了西瓜. 墨守成规,琐事缠身,无法发展新业务. 工作混乱,人.财.物不能有机结合,无法高效地实现目标.计划的基本内容计划的基本内容 一份计划书必须对以下七各方面描述:1.何故(Why)?制定计划的原因.目的以及目标.2.何事(What)?为实现目标应该做什么事情?那些事情最重要?3.何处(Where)?在那里做?有哪个部门作?4.何时(When)?何时开始做?何时完成?总共分几个阶段?每个阶段要完成那些事情?达到什么目的?5.何人(Who)?确定谁来承担主要责任?谁来进行指导?谁来协助?那些人可以作候补人选?6.如何做(How to do)?采用什么方法?使用何种设备和工具?按照什么程序
13、进行?可能会遇到什么问题?7.需要消耗多少资源(How much/many):需要多少资源?需要多少资金?2.组织组织 制定计划的目的是实现计划,就需要相应的资源 组织是获取和安排工作所必需的资源 包括:人力物力设备财力信息知识和技巧基层主管的组织职能基层主管的组织职能 为本部门进行人力安排 把自己的部门建设成一个高效的团队 妥善保管和配置本部门所需要的资源 创造一种内部环境,使每个人都能高水平的完成工作 明确每个职工的位置和作用,并使每个职工都明确这一点. 改进工作方法和程序3.指导和训练指导和训练 管理是“设计并维持一种良好环境,让人在群体中高效的完成既定目标的过程”. 管理者:设计并维持
14、这种良好环境的人. 管理重点:引导员工完成部门的目标. 基层主管必须对员工进行必要的指导和训练,帮助员工掌握相关的知识和技能,共同实现部门目标4.控制控制 控制:为实现目标,将实际执行情况与标准之间进行比较来发现偏差,分析偏差产生的原因并纠正偏差的管理活动. 为什么要控制?控制与计划是双胞胎.有了目标.程序与方法,有了进行活动所必需具有的资源,业务活动就可以进行.但如果员工不能按规定做事,如果不能有效地控制成本与质量,如果不能防止欺诈行为的出现,目标就无法实现,这就需要控制.如何有效控制如何有效控制 设立标准: 衡量实际表现:通过观察.测量.评估等方法,对实际的执行情况进行衡量,以了解工作的现
15、状. 发现并分析偏差:通过将执行情况与标准进行比较,找出偏差,并分析偏差产生的原因,为纠正偏差提供理论依据. 纠正偏差:找出纠正偏差的方法,并采取行动纠正偏差.有效控制需注意的问题有效控制需注意的问题 正确的信息:不正确的信息会导致组织采取不正确 的行动. 适时:及早发现偏差,防止问题扩散和严重化. 可操作性:控制系统要有可操作性,不能搞得太复杂,让人搞不清楚. 经济:控制的成本不能太高,不能高于因此得到的收益.5.协调协调 为顺利执行岗位工作,对某一特定问题与相关人员的沟通,彼此交换意见,借此保持双方的和谐与均衡. 包括:与上级与相关单位部门内部基层主管还应掌握的其他管理技巧基层主管还应掌握的其他管理技巧 技巧2: 沟通 技巧3: 时间管理 技巧4: 培育与教导部属 技巧5: 激励 技巧6: 授权 技巧7: 问题解决小结小结
