1、0参观接待制度格林美股份有限公司二零一六年九月1目 录前 言 .31 参观接待前期确认与规划 .31.1 接待来访前期确认工作 .31.2 接待来访总体规划 .32 宾客来访前期准备工作 .42.1 准备基本物料 .42.2 采购接待所需物品 .42.3 制定参观路线 .42.4 摄影 .42.5 食宿行安排 .52.6 公司整体布置 .52.9 员工面貌 .63 接待当日具体工作 .63.1 车辆安排 .63.2 厂区清洁、正常生产 .63.3 工作人员到位 .63.4 参观讲解 .63.5 嘉宾座谈 .63.6 结束送行 .74 接待来访后期总结工作 .74.1 撰写新闻稿 .74.2 循
2、环办整理资料留档 .75 保密原则特别申明 .7附件一 格林美重大接待管理制度 .8附件二 格林美国际接待礼仪规范 .11附件三 客户来访接待流程图 .14附件四 客户来访接待人员职责说明 .15附件五 接待礼仪和座位安排 .16Comment a1: 增加以下附图：1、 会谈人员信息表（有主题注明-参加人员）嘉宾（或者领导）信息：单位、姓名、职务格林美参加人员信息：单位、姓名、职务2、 会谈议程主持人（如有）：议程（简单会谈不需要时间，重要精确会谈、会议需要时间）：3、 桌面标准拜访图：桌签、矿泉水、茶杯、笔文件垫夹（有标准的购买）、文件顺序（议程、参加人员信息、信纸、相关资源（按照重要程度
3、）2附件六 格林美保密协议和保密声明 .20附件七 格林美集团新闻宣传工作管理办法 .24附表一 来访客户接待通知单 .26附表二 格林美参观通知 .27附图一 格林美 桌签 .28附图二 格林美接机牌 .28附图三 格林美水牌 .29Comment a2: 现在的访客接待有几个严重缺陷：一、保密性与批准1、 不走访客通道，不带访客证，不履行安全教育（包括防火、禁烟提示），这是本次参观接待制度修改必须明确的红线与重点，必须全集团强制执行；-除政府部门外，必须访客通道，贴摄像图、带访客证；-必须履行安全提示或者教育，包括提示不准吸烟，政府部门除外，必须把烟与打火机放置在访客中心或者门卫室；2、
4、背景调查，政府人员除外的其他参观人员，必须进行专业技术背景调查；3、 批准：除了政府例行参观，其他访客必须遵循审批制度-公开开放的参观场所（属于循环经济普及），由各分子公司负责人批准；-不属于公开开放的保密性生产工序（要确定），一律集团董事长批准；二、 会场1、 资料摆放不规范；2、 端茶倒水不规范（如上次会议嘉宾访谈，居然桌子上不摆茶水）；3、 会场或者会晤场没有信息传递措施（电话、信息按钮等）；4、会场接待人员不提供会场服务-眼睛不灵光，不对客人看，也不对我方人员看，有事招手不灵，对眼不灵，毫无默契；-不去给客人按话筒；-等等4、 一般性接待不得准备水果、点心。属于时间长的会议性接待，相关
5、点心等需要在会议接待预算中报批；5、 除非特殊仪式，不得准备饮料、酒水。三、 接待纪律1、接待过程经常不严肃-接待人员交头接耳，自己成团，不分散到客人中；-不主动开通道风扇；-等等；7、远程信息与相关图片调整不积极-经常远程混乱；-相关领导与相关部门的历史图片不摆放，错失与参观人员互动亲近的内容。Comment a3: 制度要简练，把该做的说清楚，不要泛泛而谈。五、 可以使用图示案例的使用。六、 不光要要礼仪，更重要的是保密与安全控制，请按照以上要求重新起草。七、 参考荆门最近发布的访客接待制度。八、 本次起草好后，要宣讲。3前 言适用范围 ： 集团总部、各分子公司、控股公司及办事处规范目的
6、： 为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，根据格林美重大接待管理制度（附件一）、格林美国际接待礼仪规范（附件二）制定本制度。1 参观接待前期确认与规划格林美集团总部、各分子公司、控股公司及办事处通用参观接待流程（流程图参见附件三），相关重要接待人员职责见附件四。1.1 接待来访前期确认工作对口部门确认来访时间及宾客信息。(1) 预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/ 月/日/ 时）。(2) 需要确认宾客的随行人数。(3) 需要确认接待地点。(4) 需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）(5) 需要了解 客人来访目的
7、。(6) 根据以上信息，向相关领导提出参观请示。1.2 接待来访总体规划(1) 对口部门 制作接待通知单（参见附表一），及时呈总经理、接待领导、部门负责人及行政部。(2) 食宿行安排：行政部根据客户接待通知单安排接待，包括接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排。(3) 会议安排：客户来访前，对口部门应根据客户级别通知部门负责人、总经理或副总经理，确定参与洽谈人员。(4) 接待方案：重要客户来访，行政部与技术发展部人员协同制定详细的接待方案，包括车辆信息安排表，呈交负责接待公司的总经理及接待对口部门负责人。重大接待在收到接待信息后第一时间上报集团总经理、董事长。42 宾客来访前期准备工作2.1 准备基
8、本物料(1) 对口部门根据客户需要准备相关会议材料（如汇报所用 PPT 等）；(2) 行政部准备来访客人信息表（包括会谈主题、时间、地点、出席嘉宾和领导的姓名和职位）、国旗、姓名牌、循环经济手册、公司宣传片及会议背景，并根据需要准备礼品（提前确定礼品种类并购买）等；(3) 检查接待客人所用车辆上的物品，行政部需及时更换最新公司循环经济手册，并准备矿泉水和万能充电器，根据天气情况准备湿纸巾、雨伞等；(4) 行政部根据讲解员数量及参观人员数量提前准备相应数量的扩音设备，并调试好音量及音质效果，并在接待开始前交予讲解员。2.2 采购接待所需物品根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程： 行政部提出采
9、购诉求； 物料部进行采购； 行政部根据要求进行布置/装饰。*消耗用品（果盘、点心、茶叶、咖啡、饮料、一次性纸杯、鲜花等）*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）*特殊用品（机器设备等）2.3 制定参观路线对口部门与行政部根据客户需求协调确定参观路线。参观路线的制定需同时考虑我方希望展示内容和来宾需求，涉及到裂解车间、NCA 前驱体生产车间等保密车间，若需参观，必须提前向集团总经理、董事长请示，得到总经理、董事长回复确认后，方可参观。2.4 摄影重要接待需要配备一位具有摄影经验的摄影人员，拍摄参观、会谈过程和会后合影。重大接待和重大活动，需要安排录音。(1) 拍摄位置需要在重要嘉宾右前方或正前
10、方，拍摄的照片中重要人员需5有三分之二以上的正面角度；(2) 拍摄的照片需要有现场感，展现格林美先进装备、规范的现场管理以及循环文化；(3) 若是工厂或车间的参观，需要至少拍摄一张合格的（包含参观人物以及生产线设备场景）照片。2.5 食宿行安排由行政部完成食宿行的具体安排。(1) 饮食需全面考虑来宾国籍、地区等特点，同时增加公司当地特色。(2) 接机接机人员需携带接机牌接机（附图二）；接机人员要主动帮客人提行李；接机车辆要按接待级别而定。(3) 酒店根据客人需求和级别预定酒店（三星 五星），比如是否安排套房。具体方案由行政部制定，一般首先征求对口部门负责人或者客人对口领导意见进行安排，确定酒店
11、费用付款方；重要客人（一般为集团董事长指定客人）房间里均要摆放欢迎水牌（附图三）及鲜花和水果，根据客人国籍准备相应语言的水牌。2.6 公司整体布置(1) 公司全部 LED屏（除特殊数据屏外）显示欢迎辞；(2) 重大接待活动根据需要制作指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）；(3) 植物/花盆装饰；(4) 果盘/茶水 /咖啡（大型接待活动或重要嘉宾）；(5) 会议桌上摆双杆小国旗、会议室落地大旗帜（国内接待摆放国旗和公司旗、国外客人来访摆放两国国旗）；(6) 会议桌上摆放会议资料；会谈人员信息表（包括会谈主题、时间、地点、出席人员姓名和职位）6循环经济手册三张格林美信纸（因公司不同而异）一支签字笔
12、相关会议资料桌签（附图一）2.9 员工面貌统一要求全体员工着工装、佩戴工牌进行接待，其他要求参见附件五。3 接待当日具体工作3.1 车辆安排根据已制定的车辆安排信息表和实际情况安排车辆，并设置一至两辆机动车辆，应对突发状况。3.2 厂区清洁、正常生产接待前一天，行政部向各事业部及相关部门发布参观通知，各事业部及相关部门做好参观路线区域的环境卫生，生产区域整洁有序、正常运行。3.3 工作人员到位(1) 接待前一日开会，接待负责人确认审核各项工作的落实情况；(2) 接待当日，所有参与接待人员提前到岗；(3) 接待负责人确认每项环节全部落实，防止出现纰漏。3.4 参观讲解(1) 在客人到来之前要做好
13、所有准备，接待负责人需要通知参观的车间，调整好参观通道视频文件，必要时，需提前去车间检查各项准备是否妥当。(2) 来访人员需签订保密协议并粘贴手机摄像头贴（详见 5 和附件六）(3)在参观讲解过程中，应配备至少一名技术发展部或技术人员协助讲解；(4) 如遇来宾在参观过程中拍摄厂区照片情况，陪同参观人员需及时提醒来宾厂区不能拍照。(5)陪同参观接待人员要态度端正，参观过程中不交头接耳，要融入客人；(6)参观引导人员走在整个参观队伍之前，发现问题及时解决；7(7)参观队伍后面也需有人照看，留意嘉宾是否掉队及安全。3.5 嘉宾座谈(1) 技术发展部或技术人员撰写会议纪要，行政部负责安排拍照；(2)
14、在会谈人员座位前应摆放桌签、会谈人员信息表（包括会谈主题、时间、地点、出席人员姓名和职位），公司循环经济手册及各公司统一信纸三张和笔；(3) 会谈期间，所有接待人员待命。3.6 结束送行将客人送至公司门口或车旁，挥手致意，方可离开。4 接待来访后期总结工作4.1 撰写新闻稿技术发展部人员全程参与参观和会谈，并据此撰写参观新闻稿，参观新闻稿撰写和审核流程参见格林美集团新闻宣传工作管理办法（见附件七）。4.2 循环办整理资料留档各公司行政部收集每次接待的相关资料以及新闻稿图片，整理归档，每月25日发送至集团循环经济促进办公室邮箱（gem_）存档。5 保密原则特别申明参观均需在访客接待中心签订保密协
15、议并粘贴手机摄像头贴，保密协议（附件六）由访客中心登记存档，签订说明如下：(1) 普通外来参观人员进入园区内参观、考察或调研签订保密协议（类）；(2) 同行企业、研究机构等可能形成竞争的单位或公司进入园区内参观、考察或调研，同时签订保密声明与保密协议（类）。在参观前，将保密声明及保密协议（类）发放给参观单位填写并盖骑缝章后传回。保密声明中应当附单位委派参观、考察人员的名单和身份信息；(3) 原则上要求保密协议（类）及保密声明在参观前就签署盖章传回，8若有特殊原因可在访客接待中心填写登记，参观完后盖章再予传回。接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又
16、要内外有别，严守本公司商业机密。9附件一 格林美重大接待管理制度一、总则为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，标准化，高效化。恰当、节俭地开展好公司对外接待和公共关系工作，更好地塑造企业形象，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本细则。二、重大接待工作的基本原则1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。2、接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性；既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，又要增加合作单位之间的感情，同时也要完成领导
17、交办的工作任务以及接待中不可预见的突发事件。3、接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到、也要考虑成本，量力而出，反对铺张浪费。4、坚持总部管理与分子公司各部门配合相结合的原则。集团循环经济促进办公室负责重要接待工作的统一管理，视具体情况制定接待流程，调配全公司资源，办理重要接待事务。由各分子公司直接接待的重大接待，需要其他分子公司支援的，由总部办公室发布支援接待通知。对涉及较强业务性的接待事务，应由总部安排有关项目部牵头对口接待。5、接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损公司形象的现象发生。三、重大接待工作的级别分类（按类别区分接待标准及工作分工）重大接待活动是指总部及各分子公司发生的大型接待活动，包括国家部委领导来访、省委省政府领导来访、重大供应商和客户来访、董事会/股东会召开及公司要求的其他重大接待活动等。1、一类重大接待：（1）主要来宾：党和国家领导人（含全国人大、全国政协）、国家部委及副省级以上领导来访，集团重大庆典接待活动等。
