1、文书档案管理,第一部分档案基本知识,一、档案的概念和特点,概念 “档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”,主体： 内容： 表现形式 ：,国家机关、社会团体和个人,政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动,文字、图表、声像等不同形式,二、档案的特点,社会性 历史性 确定性 原始性,三、档案的分类,文书档案 反映党务、行政管理等活动的档案 科学技术档案 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案 专业档案 反映专门领域活动的档案。会计档案、人事档案、诉讼档案、
2、病历档案,第二部分 文书档案整理,一、文书整理是文书处理部门的一项重要职责，法定的义务,党政机关公文处理工作条例第六章第二十三条规定：公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 第二十七条规定：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复印件。机关负责人兼任其他机关 职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。,第三十六条规定：机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有规定移交档案管理部门。 以上规定可以看出，立卷归档是公文处理的一个
3、重要程序，只有办理完毕后，经过立卷归档，才能说把公文处理整个工作完成。,二：整理依据,一是国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定二是归档文件整理规则 以件为单位进行整理。2000年以后颁布后普遍运用于各级党政部门文书档案的整理工作中。三是文书档案案卷格式 用于按立卷方法整理的档案。主要用于业务档案以及专门档案的整理。,三、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定概述,2006年9月19日，国家档案局下发了第8号令，关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定。 （一）、规定与1987年颁发的两个业务文件相比有五个方面的变化： 1、改革了文书档案保管期限的划分方法。将原
4、有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法改变为“永久”、“定期”。,2、突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。 3、充实了一些文件条款。 4、与1987年规定相比较，对一些档案的保管期限作了适当调整。 5、加大了管理力度，建立了审批制度。要求各机关都应根据8号令的规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经同级档案行政管理部门审批同意后执行。,（二）、突出特色 1、突出主要职能活动的特色 突出专业文件材料的特色 突出行政执法工作的特色 突出行政审批工作的特色 2、突出本机关基本历史面貌
5、的特色 本机关举办重大活动、重要事件中形成的文件材料。 本机关召开的重要会议文件材料。 本机关单独制发、与有关机关联合制发的本机关为主办机关的重要文件。,3、突出本机关经济利益的特色 本机关产权关系 本机关债权债务关系 下属有经济利益单位的经济关系 4、突出本机关个人利益的特色 本机关个人利益的文件材料 外单位的个人利益的文件材料,四、归档文件整理规则概述,归档文件整理规则1997年确立编写的指导思想；1998年在广东、深圳、福建等省试点；1999年12月18日在全国档案工作标准化技术委员会第八次年会上通过，2000年12月6日由国家档案局中央档案馆发布，2001年1月1日实施。 其特点有：简
6、化性、兼容性、灵活性、前瞻性。,简化性：1、取消案卷，把档案保管单位还原以文件本身，免除了组卷过程。 2、界定“件”的方法简单 3、分类层次简化且固定 4、装订以件为单位 5、取消案卷、卷内两级目录 6、直接装盒无须填写盒内目录、 7、无须拟写案卷题名和填写案卷封面，只盖档号章和填写盒脊 8、利用方式上进行机上检索、全文阅读、资源共享，保护原文,兼容性：1、兼容计算机和手工管理两种方式，既有引导性又有过渡保留了分类、排列等工作环节，特别强调按事由排列，便于在不使用计算机的前提下提供文件 2、兼顾档案室和档案馆两种管理方式 灵活性：适用范围广；整理要求原则化，增加了自主性；分类只限定基本方法，可
7、自行选择；归档章可根据需要设置其他项目；装订方式自行选择等。 前瞻性：文档一体化,适用范围：机关团体的文书档案，企事业单位的前四类档案； 前提条件：软件、硬件、档案人员档案整理操作技能和计算机技能 实施方法：不采取一刀切的办法，过去已完成的整理工作不返工，根据各单位情况适时采用。,四、归档文件的整理 （一）收集归档文件 归档文件收集齐全，对保证归档质量有着极其重要的作用。所谓齐全完整，包括应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的页数都收集齐全、完整。 （1）、保证收集的齐全完整，做到以下几点 结合本机关工作实际，制定本机关文件材料归档范围和保管期限表。 各机关应建立和健全有关公文处理制度和归档
8、制度，以保证文件收集工作的顺利进行；同时，应根据国家有关规定，,要多做宣传，提高人们归档的自觉性。 严把“账内”、“账外”文件关。 对收进的文件严格检查。 执行随办随归制度 档案部门加强监督指导，促使归档文件收集齐全完整。 （2）、归档制度包括： 1、归档范围与保管期限 2、归档时间 3、归档要求 4、归档手续,（二）整理归档文件 文书档案整理的基本原则：遵循文件形成的客观规律，保存文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于保管和利用。 文书档案的整理要求： 1、归档文件齐全完整，已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符
9、合档案保护的要求。,基本概念 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件归档文件的整理单位。,归档文件整理方法 步骤六步骤：装订 、分类 、排列、编号、编目 、装盒 一、装订是归档文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。 装订要求 （1） 归档文件以 “件”为单位逐件进行装订。 文件正本与定稿为一件 正文和附件为一件 转发与被转发件为一件 正文与文件处理单为一件 原件与复印件为一件 报表、名册、图册、会议记
10、录、期刊等，一册为一件 会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件 干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件,干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 （2）、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为两件，复文在前，来文在后。 （3）、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，左侧与下侧（底边）对齐。,二、分
11、类 归档文件可以采用年度、党政、机构、保管期限、问题等方法进行分类 （1）分年度 （2）分党政：党务和行政文件分开 （3）分机构 （4）分保管期限 （5）分问题,装订方法1、线装法。属永久和30年保管期限的，根据文件的厚薄，文件页数较少时，采用“缝纫机”左上角装订；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。,三、排 列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计表等成套性文件可集中排列，一般采用年度保管期限分类法 （1）、排列原则-事由原则 事由原则-即
12、同一事由形成的相关的文件应当排列在一起。 （2）、排列方法 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间顺序排列。会议文件、统计报表，关于同一事由的来问与复文等成套性文件应集中排列。 （3）、排列步骤 先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起；再采用一定得方法对不同事由的文件进行排列。,四、 编 号 （一）件号 1、室编件号 室编件号，即在归档文件整理时编制的件号，其编制方法和要求： （1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。 （2）在同一年度，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号，永久从“1”开始，30年从“1”开始，10年从
13、“1”开始，依次编制。 （3）不得断号，重号，跳号。 2、馆编件号 不填,（二）页号 页号编写方法和要求： 1、 以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。 归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。 2、单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。 3、不得重编、漏编页号。,（三）盖归档章 1、归档章的位置 归档章一般加盖在每份文件的首页上端右上角空白位置。不要压
14、字迹，不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。也可在文件前另加一页白纸，加盖归档章。 归档章样式如下：,2、 归档章的项目及填写方法 归档章的项目有全宗号、类目号、保管期限、年度、室编件号、馆编件号等。（1）全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。（2）类目号：指的是一个全宗的分类方案中，各级类目的代号 。即对一个全宗内的档案先按门类设置一级类目，在各门类下按照各自的特点分别设置二级、三级类目，类目号可由阿拉伯数字或汉语拼音字母组成，不同级位的类别之间用间隔符号“.”分开，类目层次以不超过四级为宜。譬如采用年度保管期限分类法的类目号是“1.2009.1”表示2009年永久文书档案。,（3）保管期限
15、：按归档文件划定的保管期限填写，是哪种保期限就填写哪一种。三种保管期限可分别简称为“永久”、“30年”、“10年”。（4）室编件号：按归档文件排列顺序编写的件号填写，由档案室负责填写。（5）馆编件号：由档案馆负责填写,五、编 目 归档文件目录有七项内容：件号、责任者、文件编号、文件题目、日期、页数、备注等。 归档文件目录如下图：,1、件号：即在归档文件整理时编制的顺序号 2、责任者 责任者，就是对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件的署名者，这就是说文件的署名者是谁，责任者就是谁。 目前填写存在的问题，填写撰稿人或承办科室，他们并不是责任者。 （1）、责任者一般应填写全称。如用简称也
16、要用通用的简称，如市委。 （2）、某些联合发文的作者较多时，也可填写与自身有关的或自身。 （3）、一些“白头”文件责任者的填写方法 xx领导同志的讲话或发言，责任者应填写职务及个人姓名 以机关名义批转的xx领导讲话，则应填写机关的全称,各种典型材料是个人的填个人，是集体的填单位名称 统计报表责任者填写填报单位名称 介绍信及其存根填写出具介绍信的单位名称 各种审批表责任者填写最终审批机关的名称 3、文件编号：就是文件制发机关的发文字号，也就是公文的编号。它包括发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分。 填写文号时应将文件字号全部填写，大致有以下几种方法： （1）、在同一案卷中，有几个不同类的字号
17、，应分别填出不同的发文机关代字和顺序号。 （2）、联合行文的，文号较多可选择填写，针对立档单位直接关系或主办单位的发文号，其它可省略。,（3）、简报、期刊一类，文号可填写成xx简报x期、xx动态x期。 （4）、各种介绍信及存根如干部职工调动介绍信、毕业生分配介绍信、工资介绍信，可填成x干介x号、x劳调x号、x人毕x号等 （5）、以便函形式的发文，文号可填写便函的发文字号。4、文件题名，就是文件材料的标题。它是归档文件目录的主要组成部分。一般应照实抄录，但因文件责任者一栏已填写责任者可以在题目中将责任者省略，具体填写方法有以下几种： （1）文件标题可以揭示文件内容的，可直接填写。 （2）原文件无
18、标题，如人民来信或便函等要拟写标题。 （3）以文种名称作为标题的，这种情况多见于通知、公告、布告，要拟写标题,（4）文件内容与本机关有关，但文件标题没有能够反映出来，对这类情况，除照抄原标题外，必须在原标题中或原标题后注明针对本机关的有关事情。如任命、表彰、通报等。 （5）对于文字过多的标题，填写题名时在不损害文件愿意的情况下可适当简化，这主要指转发文件。 （6）某些文件既有正标题又有副标题，这种情况多见于领导讲话，一般情况下只填写副标题。 （7）会议记录卷得题目填写时可采用概括式提要式的方法填写。 （8）一次印发或转发几个文件，原标题中只列出一个文件的名称，填写题名时应补充填写其他文件的具体
19、名称。,（9）对于上级下发的各种统计报表填写题名时应改换成本单位的名称后填写。 对于没有对按照文件的原标题抄录而填写卷内目录题名栏内的自拟标题、补充标或改换标题都应加上【】。 5、日期：即制发文件的时间。以8位阿拉伯数字标注年、月、日。 6、页数：填写每一份归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。 7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。,六、装 盒 装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目。（一）装盒 1、装盒时，应将不同年度、不同保管期限的文件分别装入不同的盒内。 2、装盒时，应严格按照室编件号的顺序依次装盒。 3、文件装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排列入柜（上架）。档案盒一般采取侧立排放。,（二）填写备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备考表是单位档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。（三）填写档案盒封面 装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称，即机关名称。填写机关全称。（四）填写档案盒脊项目 档案盒脊设置的项目有全宗号、类目号、起止件号（室、馆）项目。一般使用橡胶数字章加盖。（五）排列上架 将档案盒按保管期限和件号先后次序依次侧立放入档案柜内。排列顺序：自上而下，自左至右,谢 谢,
