1、1工程内业资料编制办法公路工程内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体，是日后公路通车运营管理的重要依据，加强和规范施工阶段的内业资料整理是当前公路工程施工管理的一项重要内容，也是反映公路工程施工管理水平的主要方面。内业资料的管理和工程外业的管理一样，都是工程施工管理的重要组成部分，要真正提高内业管理水平，实现内、外业同步，达到内业资料边整理边归档的目的，就要针对工程内业资料的特点提高重视程度，提高内业管理人员的业务素质，切实做到在内业资料管理中的“全” 、“准” 、“严” 。“全”就是在内业资料齐 全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不足等现象。 “准”就是在内业
2、资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查。 “严”就是在内业资料格式和组卷上， 严把审查关，不合格的内业资料严禁进入工程档案室。第一节 内业资料的构成和管理一、内业资料构成1、合同文件施工合同协议书（含问题澄清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招标、施工合同有关资料。2、日常资料分类(1)质量控制资料检验、试验，以及有关质量文件。(2)进度控制资料总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整，以及有关计划的文件。(3)费用控制资料工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资2料，以及有关费用控制文件。(4)合 同 管 理 资 料 有 关 工 程 分
3、 包 、变 更 、索 赔 、延 期 的 往 来 文 件 。(5)项目部内部管理资料（廉政建设资料）规章制度、工程费用、工作考核、奖惩 等。(6)安全生 产资 料包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。(7)环境保 护资 料文明施工方案、环境保护措施。3、竣工文件二、内业资料的管理1、明确职责、 协调配合改建办、总监办、 驻地办及项目部应制定资料、文件管理制度，明确内业资料的管理目标要求，设立资料、文件管理岗位，配备专职人员，承担全部工程资料档案的管理工作，定期督促检查内业资料的整理，提交工程竣工文件资料。各单位各部门管理职责范围内的资料应独立存档。部门之间资料的借阅应建立记录台帐。2、
4、加强督促检查， 规范档案管理通过检查、考核、交流等办法，加 强各单位内业档案的监督和管理。定期按照内业资料、文件管理的统一要求，对文件资料整理的及时性、准确性、完整性和外观质量等方面进行检查评价，发现问题及时提示和整改，不断规 范管理。3、学习业务、提高管理水平公路工程内业管理是一项专业性较强的技术工作，要组织人员不断学习内业档案管理的新知识，改进工作方法，以提高管理水平。第二节 文函管理3一、发文字号、单位名称及印章刻制、管理的规定（一）发文字号。发文字号一般包括行政区域代字、单位代字、项目代字、施工过 程中单位代字、年份、序号。 发文字号置于文头之下、横线中央之上。行政区域代字、单位代字应
5、使用规范的简称。在项目建设过程中本单位简称可能与其他单位简称相混淆，可由双方商定各自单位代字。正 式 文 件 年 号 一 律 用 公 元 纪 年 全 长 ，括 于 “”内 ，如 “XX 线 XX 合 同 施 申 字2008XX 号 ”。（二）在施工过程中使用的单位名称、印章中刻制内容、公文文头要求一致。单位名称拟写：例 1、规范的原单位名称简称公路 段合同段项目部。发文字号、单位名称、印章刻制内容，由原 样拟写，报业主审批后使用。对于一个具体的工程项目，发文字号一经确定，直至项目结束。（三）印章管理的有关规定1、工程开工前，由各项目驻地办根据规定的格式组织各单位刻制印章、印制红头 文件，使用前
6、报总监办审批使用。2、在工程建设期间启用的各种印章（指挥部、改建办、驻地办印章），应在工程交工后一周内，封存于改建办。确因处理工程遗留问题需要使用的，应通 过改建办领导同意，并做好相应的人员、地点、时间、事项使用记录。3、在工程决算、财务决算通过审计后，除 执行审计决定事宜外，印章不得使用。二、文函的一般规定为使我市公路建设公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院国发 200023 号文件(国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知) 的有关规定，结合工程建设实际，对 公路工程中公文处理工作做如下规定：（一）公文用纸幅面及版面尺寸1、公文用纸采用 GBT148 中规定的 A4 型纸，其
7、成品幅面尺寸为：4210mm297mm，左 侧装订。2、公文页边与版心尺寸。公文用纸天头(上白边)为：37mm1mm ；地脚(下白边) 为：7mm0.5mm，公文用纸订口(左白边)为：28 mm1mm ；翻口(右白边) 为：15mm0.5mm版心尺寸为:156mm225mm(不含页码)。（二）排版规格与印制装订要求1、排版规格正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 为了防止出现“ 此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可减少 1 行，每行可减少 1-2 个字，也可每页增加 1-2 行，每行增加 1-2 个字。2、印
8、刷要求双面印刷；号码套正，两面误差不得超过 2mm。尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。黑色油墨 应达到色谱所标 BL100%，红色油墨应达到色谱所标 Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；版面干净无底灰，字面不花、不白、无断划。3、装订要求公 文 应 左 侧 装 订 ，不 掉 页 。包 本 公 文 的 封 面 与 书 芯 不 脱 落 ，后 背 平 整 、不空 。两 页 页 码 之 间 误 差 不 超 过 4mm。骑 马 订 或 平 订 的 订 位 为 两 钉 钉 锯 处 订 眼距 书 芯 上 下 各 1/4 处 ，允 许 误 差 4mm。平 订 订 距 与 书 脊 间 的 距 离 为3m
9、m 5mm；无 坏 钉 、漏 订 、重 订 ，钉 脚 平 伏 牢 固 ；后 背 不 可 散 页 明 订 。裁 切 成品 尺 寸 误 差 lmm，四 角 成 90 度 ，无 毛 茬 或 缺 损 。（三）公文中各要素标识规则公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽 度同版心，即 156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线( 不含)以下至主题词(不含) 之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。1、眉首1.1 公文份数序号5公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。1.2 秘密等
10、级和保密期限如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用“” 隔开。1.3 紧急程度如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。1.4 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上
11、报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需 标识公文份数序号、秘密等 级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空 2 行向下依次标识(见图二) 。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于 22mm15mm(高宽) 。联合行文时应使主办机关名称在前， “文件” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。1.5 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚
12、位(即 1 不编为 001)，不加“第” 字。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。1.6 签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 l 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓6名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之距离为 4mm。2、主体2.1 公文标题红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排
13、布；回行时，要做到词意完整，排列对称， 间距恰当。“关于“要有,公文标题由发文机关、 发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素 ”。如： 延华集团董事局关于表彰 1997 年度先进工作者的通知这一文件标题中， “延华集团董事局” 是发文机关， “关于表彰1997 年度先进工作者”是发文事由， “通知” 是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 用 3 号仿宋体于版头下空 2 行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“ 签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类
14、别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用中括号“ ”而不能用圆括号“（）” ，另外 发文年度应标全称，不能简写，例如2006不能简写为06。发文序号分年度从 1 号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加 “第”字。标题位于红色横线下方空 2 行排印。用 2 号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、 规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.2 主送机关上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一
15、个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词下、抄送机关上，标识方法同抄送。72.3 公文正文这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“一、 ”，第二层
16、用“ （一）”，第三层用“1 ”，第四 层 用“ （1）”。第三层的“1”不能写成“1 、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“一、 ”，第二层可用“1 ”。 在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷 4 种字体，均用 3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。在主送机
17、关名称下 1 行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。2.4 附件这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“ 附件如文”或者只写“ 附件件”置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空 1 行的左侧空 2 个字，用 3 号仿宋体字排印，“附件”2 字后标全角冒号和附件名称。如有 2 个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用
18、小圆点。 例如 “附件：1XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用 3 号黑体字排印“附件”2 字及附件的 顺序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号 )。2.5 成文日期公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位8于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注， “零”写成“” ，成文日期在正文之下一般空 4 行、右边空
19、4 个字，用 3 号仿宋体排印。2.6 公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生标识由以下两种情况，一种是单一发文机关如何表示公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。2.6.1 单一发文印章单一机关发的公文落款处不签发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正文 2mm 4mm，端正、居中下压成文时间，印章用 红色。当 印 章 下 弧 无 文 字 时 ，采 用 下 套 方 式 ，即 仅 以 下 弧 压 在 成 文 时 间 上 。当 印 章 下 弧 有 文 字 时 ，采 用 中 套 方 式 ，即 印 章 中
20、 心 线 压 在 成 文 日 期 上 。2.6.2 特殊情况说明当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“ 此页无正文”的方法解决。2.7 附注公文如有附注，用 3 号仿宋字体，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下一行。3、版记3.1 主题词一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“ 人事 任免 通知” ，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。般位于末页下端抄送机关或印制版记上方， “主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用 3 号
21、小标宋体字，一篇公文最多不超过 5 个主题词。每个词目之间空 1 字，主 题词下方排印一条横线。 第一个词是标准用语,最后一个词是公文种类。93.2 抄送机关是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2 字用 3 号仿宋体字左边空 1 字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒
22、号后对齐。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。3.3 印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下) 占 l 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。3.4 版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。3.5 版记的位置由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字，用 3 号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印 发日期后接着排印“印字 ”；下行文平行文的，排印“印发”2 字。 版 记 应 置 于 公 文 最 后 一 面
23、 (封 四 )，版 记 的 最 后 一 个 要 素 置 于 最 后一 行 。（四）页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。单页码居右空 1字，双页码居左空 1 字。首页不要页码,空白页和空白页以后的页不标识页码。（五）公文中的表格公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应 将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附 A3 纸型表格，且当最后一页为 A3 纸型表格时，封三、封10四(可放分送，不放页码)应为空白，将 A3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。（六）会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要” 组成。用 红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章，其他要素从本标准规定。附件：1、图 1：A4 型公文用纸页边及版心尺寸2、图 2：公文首页版式3、图 5：联合行文公文末页版式 l4、图 6：联合行文公文末页版式 237mm1mm
