1、深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度1科技查新工作规章制度制度 1：深圳市科技图书馆（深圳大学城图书馆）科技查新工作实施细则.3制度 2：科技查新咨询档案保管制度.8制度 3：查新咨询专家行为规范.9制度 4：科技查新质量要求.10制度 5：科技查新咨询用户反馈制度.13制度 6：科技查新工作业务管理规定.14制度 7：科技查新工作流程.15制度 8：查新委托人须知.17制度 9：科技查新服务收费标准.18深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度2深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度3制度 1：深圳市科技图书馆（深圳大学城图书馆）科
2、技查新工作实施细则2007 年 9 月 26 日起实行为贯彻国家科学技术部有关科技查新咨询工作的政策、条例、规定和办法，确保科技项目查新工作的严肃性、公正性、准确性、独立性，使查新工作制度化、规范化和科学化，特参照科技部颁布的 科技查新机构管理办法、 科技查新规范等，制 订本细则。1查新业务基本术语及其定义的说明对科技查新术语的理解与具体内涵的不同认识，往往导致查新工作或查新报告出现明显的偏差，因此，正确理解查新工作中常用术语的基本含义，是做好 查新业务工作的基础。本细则对查新关键术语具体说明如下。1.1 查新查新是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容
3、，按照科技查新规范和本细则操作，并作出结论。因此， 查新工作的核心是对查新项目“新 颖性” 的理解与把握。查新不只是一项专题检索，更是一项专题信息咨询，是为评价科研、立项等的“新颖性”提供文献查证结果，对是否已有“同样的结果” 作出客观的鉴证性结论。查新报告无权对委托项目的“创造性 ”、“先进性” 、“水平” 进行评价或作出结论。1.2 查新点查新点是指需要查证的内容要点。可理解为查新项目的“ 创新点”，指的是与现有技术相比，体现某项成果新颖性与先进性的技术特征点， 查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容不应作为查新点。查新的目的与归宿是对创新点的查证，因此， 查新点是贯穿查新过程始终的焦点
4、，是对文献相关性确认与筛选、检索结果分析与对比、 查新结论立足的根本依据。深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度41.3 新颖性新颖性是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容没有在国内外出版物上公开发表过。其核心是在查新日以前、同样的成果、出版物公开、他人公开，由成果本人公开的内容不影响其新颖性判断，由其它协作单位公开则属知识产权争议，查新报告不做判属。对 科技项目新颖性的判断原则是：（1）相同排斥原则：即对“ 同 样的项目” 所属科学核技 术领域相同，解决技术问题的手段相同或实质相同，预 期效果与现有技术相同，凡在查新日之前已有同样的成果在国内外出版物上由他人公开发表过
5、，即认为后者已无新颖性。（2）单独对比原则：将查新项目的技术要点与每一份相关文献中的技术内容单独比较，而不是与多份相关文献的内容进行组合比较。（3）下位类具体概念否定上位类一般概念原则。（4）突破传统原则。如查新项目的技术超出常规限定范围。1.4 科学技术要点科学技术要点可理解为项目的主题，充分反映出项目的全部概貌，具体概括项目所属的技术领域，背景技术、拟解决的技术问题、采用的技术方案、主要技术特征、技术参数或指标、技术效果及应用范围等相关技术内容。科学技术要点在新颖性查证中具有重要作用，查新人员针对“科学技术要点”限定的主题，充分理解项目的技术内涵，在主题相关技术领域内，选择适当的检索策略，
6、在主 题所属技术领域内进行文献的分析对比。1.5 关键词关键词是指能够充分揭示和描述文献主题内容的具有实质意义的、重要的、关键性的词语。常出现在文献标题、文摘、正文中。它既不同于文献学研究中的以词表为依据的经过规范化处理的“ 叙词” （或称 “主题词”），也不同于完全不受限制和约束的“自由词”。因此，深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度5在文献检索中，应兼顾二者。1.6 检索策略检索策略是指为实现检索目标而制定的全盘计划，是对整个检索过程的谋划和指导。具体反映在查新报告中检索式关键词的选用及其逻辑组配。检索式必须真实地反映出查新报告中列示的相关文献的检出过程，检索式的逻辑
7、组配，布尔逻辑算符、位置算符必 须与所用数据库的检索要求相符合，检索式的最终检索结果不得为零。1.7 相关文献相关文献是指与查新项目主题相关的同类项目的有关文献（要注明著者、题目、刊名、年、卷、期、页）。相关文献与所查项目应属于同类研究，其内容具有可比性，否则不能作为相关文献。1.8 密切相关文献密切相关文献是指相关文献中，那些在实质方面与查新项目的主题最为近似的文献。密切相关文献的漏检直接影响对查新项目新颖性的判断。2 科技查新的目的与作用2.1 为 科研立项提供客观依据。通 过科技查新活动，论证委托查新课题在论点、研究开发目标、技术路线、技术内容、技 术指标、技 术水平等方面是否具有新颖性
8、。2.2 为科技成果的鉴定、评估、 验收、转化、 奖励等提供成果是否具有新颖性的客观依据，以保证科技成果鉴定、评估、验收、转化、 奖励等的科学性和可靠性。 2.3 为科技人员进行研究开发提供可靠而全面的信息。3 受理科技查新委托的专业范围3.1 根据本馆查新站人员的配置、文献资源情况，本馆受理的查新专业范围主要为理工类，具体科技查新专业包括：信息科学与信息系统、力学、物理学、化学、生物学、工程与技术科学基础学科、材料科学、机械工程、动力与电气工程、能源科学技术、核科学技术、深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度6电子、通信与自动控制技术、 计算机技术、化学工程、土木建筑工种
9、、交通运输、环境科学、管理学等 18 个专业。3.2 鉴 于本省查新单位较少，为满足用户需求，在获得兄弟单位支持的情况下，也从事其他专业的查新。部分专业，查新条件无法具备时，暂 不提供查新服务。4 科技查新委托的受理条件和保密要求4.1 本馆在本细则规定的第 3 条专业范围内受理查新业务。4.2 对下列情况，本馆有权拒绝查新委托： 超出本馆 受理的专业 范围； 经多次交 谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目各个创新点或技术要点； 查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资 料。 查新委托人要求的交付报告时间过短，以致 难以保证查新质量。4.3 本馆按科技部科技查新规范要求， 维护维护委托查新项目
10、所有者的知识产权，不擅用或向他人提供、转让查新委托者提供的技术资料和科技成果。4.4 除以下人员和机构外，本馆不向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论：（1）查新委托人或者由查新委托人明确指定的人(或机构)；（2）法律、法规允许的第三方(如省、自治区、直辖市的科学技术行政部门，国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构等)；（3）具有管辖权的专业检查组织。5 查新文献数据库及追溯年限检索的数据库与文献根据具体的委托项目查新要求确定。检索文献的年限根据查新项目类别、研究领域的发展情况而定。一般原则为：（1）科研立项查新，从查新之日前推 10-15 年；（2）成果鉴定查新，从查
11、新之日前推 10 年；（3）申报奖励查新，从查新之日前推 15 年；深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度7（4）技术咨询及其他类查新，从查新之日前推 15-20 年。6 委托查新项目的受理6.1 一般原则（1）严格遵照查新自愿原则、独立、客观、公正地 进 行科技查新咨询；（2）与用户洽谈，详细了解与课题相关的情况，确定课题查新点和检索词。（3）针对查新过程中出现的疑难问题，及时与用户交流磋商，交换意见； （4）按时完成查新课题，按时向客户提交查新报告；（5）查新结果必须经查新审核员审核。（6）严格按科技查新收费标准进行收费，收费标准事先向用户介绍。 （7）尊重用户利益、保
12、证 有关查新各方的相关权益，对委托查新项目的技术内容， 负有保密的责任；（8）如遇特殊情况，不能完成查新要求， 应与用户 及时联系， 协商解决。6.2 查新项目的受理过程（1）由参考咨询服务台值班人员接洽查新项目委托，由相关学科专业查新人员或查新业务负责人正式受理查新；（2）指导查新委托人填写查新委托书，同时提请委托者认真阅读查新咨询用户须知和查新咨询收费标准，并向用户详细介绍查新咨询有关规定。（3）检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、确当，对于用户不明确或难于填写的问题或特殊查新咨询要求，可与用户协商，或提出建议供用户参考。（4）请委托者提交能详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景
13、资料、项目总结报告、成果申请表或研制报 告、所 发表相关文献等，初步审查委托者提交的资料是否完深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度8善，是否符合查新要求。（5）与查新委托者认真交谈，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新 项目的新颖点。（6）与查新委托者关于查新要求、查新范围、完成 时间、 查新收费等达成共识。（7）与查新委托人订立查新合同，合同书一式两份，统一编号，并 经双方签字或盖章后生效，并存档备查。7 查新检索工作的实施7.1 检索前的准备（1）明确检索目的
14、；（2）根据检索目的确定待查新项目的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容；（3）确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围；7.2 检索范围和检索工具的确定（1）查新人员在明确待查新项目的主要内容后，应根据待查新项目的研究内容确定检索范围， 选择检索工具；以机检为主，手 检为辅，力求查全、查准，保证质量；（2）对待查新项目的国内文献检索，应根据国内数据库出版的特点，选择科技期刊、科技成果、学术会议、专利、学位 论文等多种文献类 型数据库进行检索，以防漏检；（3）对中文数据库的检索，应放宽检索条件，通 过人工判断进行相关文献筛选；（4）待查新项目的国外文献检索
15、，首先选择美国 DIALOG 索引文档进行文献扫描；如果扫描结果中，命中的数据 库本馆已有电子馆藏，首选利用本馆所藏电子资源获取文献；本馆未入藏的数据库，仍要通过 DIALOG 联机 获取；（5）检索词的确定，要考虑能够表达查新项目的创新点或技术要点，并结合同义词、相关词、 缩写词、多种拼法、词尾变化等多种情况进 行全面检索；（6）对产品类查新项目，除选择一般文献数据库外，应考虑选择商情数据库及印刷版产品类工具书，以保证查 全；（7）依据查新项目的主题内容及不同的检索工具，正确编制检索策略；（8）利用本馆电子资源对检索策略进行试检，目的是检验检索策略是否能够准确地检索到与待查新项目相关的文献，
16、了解文献的分布情况，同时检验检索词选取的正确与否；（9）针对试检的结果，进行调整、修改，避免检索结 果为零篇的情况发生；对试检出的文献太多或太少，要在分析课题内容的基础上，从以下几种途径调整检索策略： 增加或减少 检索数据 库的数量； 从数据库设 置的其它字段 检验检索结果；深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度9 重新选择 上位概念或下位概念 检索词，以扩大或减小检索范围。7.3 正式检索（1）正式检索应在调整检验了检索策略的基础上进行；（2）查新人员检索出相关文献的题录、文摘后，整理成统一格式的检索附件；对于密切相关文献必须查找原文，作为查新报告的附件。8 撰写查新报告
17、8.1 查新报告的主要内容（1）基本信息：包括查新报告编号、查新项目名称、 查新委托人名称、 查新委托日期、查新机构名称、查新委托人地址、邮编、电话、 传真、电子信箱、查新员、审核人姓名、 查新完成日期等等；（2）查新目的：可分为立项查新、成果查新等；立项查新包括申报各级、各类科技计划、科研课题开始前的资料收集等，成果查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等；（3）查新项目的科学技术要点；是指查新项目的主要科学技术特征、技术参数或指标、应用范围等；（4）查新点及查新要求：是指待查新项目需要查证的内容要点；（5）文献检索分为及检索策略： 列出查新人员对查新项目分析后确定的检索数据库、工具书以及确定的检
18、索式；（6）检索结果：查新人员应根据查新项目的技术要点，将检索结果分为一般相关文献和密切相关文献；“ 检索结果 ”应当反映出通过对所检 索数据库和工具书中命中的相关文献的存在情况，并对相关文献的主要论点进行对比分析，并包括下列内容： 对所检数据 库命中的相关文献 进行简单描述； 依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分 别列出； 对密切相关文献，可用原文中的摘要，以附件形式逐篇 进行简要描述； 查新员若对查新质量有担心或查新有困难，可根据查新项目的所属专业、科学技术特点以及其它实际情况，选聘至少 2 名同行专家担任查新咨询顾问。（7）查新结论：查新结论应当包括下列内容： 相关文献 检出的情
19、况； 检索结果与 查新项目的科学技 术要点的比较分析； 对查新项 目新颖性的判断 结论；（8）查新员、审核员生命：包括查新员、 审核员签字的声明，声明内容如下： 报告中陈 述的事实是真 实和准确的； 我们按照科技 查新规 范进行查新，文献分析和审核，并作出上述查新结论； 我们获取的报酬与本报告中的分析，意见和结论无关，也与本报告的使用无关；（9）附件：主要包括相关文献的题录、文摘及密切相关文献原文复制件等文献资料。8.2 查新报告的基本要求（1）查新报告采用科学技术部规定的规范格式，内容符合查新委托的要求，提交的时间、方式符合双方事先约定；（2）查新报告应采用描述性写法，使用规范化术语，文字符
20、号、 计量单位应当符合国家现行标准和规范要求，不使用含义不清、模棱两可 词句；（3）对查新报告中的分析、技术特点的描述，每一个结论，都 应以客观事实和文献为依据，深圳市科技图书馆 (深圳大学城图书馆)科技查新工作规章制度10符合实际，不包含任何个人的主观判断和偏见；（4）查新人员完成查新报告的撰写后，将查新报告及所有相关材料一并送交审核员进行审核。9 查新报告的审核9.1 审核人员负责审查查新员所进行的查新程序是否规范；1 查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；2 选择的检索词及分类栏目是否恰当；3 检出的文献是否为同类研究文献；4 可比文献是否恰当；5 查新员收集到的相关文献是否齐全；
21、6 对提出的文献判读是否正确；7 查新结论是否客观和准确；8 查新报告是否规范；9 并向查新员提出审查意见；9.2 经审核不合格的查新报告，应查明原因和责任，如果责任在委托人， 则应另付费重查，如果责任在查新人员，则由查新人员负责重查；9.3 审核合格的查新报告，由审核人员签字，盖章。10 提交查新报告、查新文件归档与数据库登录（另立有关规章制度）制度 2：科技查新咨询档案保管制度 1 科技项目查新咨询工作是对科技立项和成果鉴定实行监控的一项政策性措施，是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新咨询工作进一步科学化、规范化、 标准化，加强科技项目查新咨询档案的管理，根据科技查新规范中查新档案管
22、理的相关规定，特制定本档案保管制度细则。2 查新机构应当做好下列查新档案的管理工作：（1）查新咨询档案属机密性档案，必须指定专人保管。（2）每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。 查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登 记，并需经 双方签字。（3）查新档案应当立卷保管，查新机构的各种有关查新的办法、规定、 规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、 发表的著作和论文等有关文书档案资料应按照年度归档；查新合同计划书、查新咨询报告书、查新项目的主要科学技术资料、 查新咨询专家的书面咨询意见、 查新人员的工作记录等项目档案按项目立卷，分别按一定标准装订成册，专柜存放。（4）查新档案的保管须有固定的场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。
