1、如何看懂三大财务报表 企业主要的财务报表有资产负债表、利润表、现金流量表三大财务报表，这三大报表的作用分别用一句话来概括就是：1、资产负债表是反映某一时刻的财务状况。2、利润分配表反映某一时期的利润分配情况，将期初未分配利润调整为期末未分配利润，并列入资产负债表。3、现金流量表反映的是现金变化的结果和财务状况变化的原因。下面我们将对这怎样看现金流量表现金流量表是反映上市公司现金流入与流出信息的报表。这里的现金不仅指公司在财会部门保险柜里的现钞，还包括银行存款、短期证券投资、其他货币资金。现金流量表可以告诉我们公司经营活动、投资活动和筹资活动所产生的现金收支活动，以及现金流量净增加额，从而有助于
2、我们分析公司的变现能力和支付能力，进而把握公司的生存能力、发展能力和适应市场变化的能力。市公司的现金流量具体可以分为以下 5 个方面：1.来自经营活动的现金流量：反映公司为开展正常业务而引起的现金流入量、流出量和净流量，如商品销售收入、出口退税等增加现金流入量，购买原材料、支付税款和人员工资增加现金流出量，等等；2.来自投资活动的现金流量：反映公司取得和处置证券投资、固定资产和无形资产等活动所引起的现金收支活动及结果，如变卖厂房取得现金收入，购入股票和债券等对外投资引起现金流出等；3.来自筹资活动的现金流量：是指公司在筹集资金过程中所引起的现金收支活动及结果，如吸收股本、分配股利、发行债券、取
3、得借款和归还借款等；4.非常项目产生的现金流量：是指非正常经济活动所引起的现金流量，如接受捐赠或捐赠他人，罚款现金收支等；5.不涉及现金收支的投资与筹资活动：这是一类对股民非常重要的信息，虽然这些活动并不会引起本期的现金收支，但对未来的现金流量会产生甚至极为重大的影响。这类活动主要反映在补充资料一栏里，如以对外投资偿还债务，以固定资产对外投资等。对现金流量表主要从 3 个方面进行分析：1.现金净流量与短期偿债能力的变化。如果本期现金净流量增加，表明公司短期偿债能力增强，财务状况得到改善；反之，则表明公司财务状况比较困难。当然，并不是现金净流量越大越好，如果公司的现金净流量过大，表明公司未能有效
4、利用这部分资金，其实是一种资源浪费。2.现金流入量的结构与公司的长期稳定。经营活动是公司的主营业务，这种活动提供的现金流量，可以不断用于投资，再生出新的现金来，来自主营业务的现金流量越多，表明公司发展的稳定性也就越强。公司的投资活动是为闲置资金寻找投资场所，筹资活动则是为经营活动筹集资金，这两种活动所发生的现金流量，都是辅助性的，服务于主营业务的。这一部分的现金流量过大，表明公司财务缺乏稳定性。3.投资活动与筹资活动产生的现金流量与公司的未来发展。股民在分析投资活动时，一定要注意分析是对内投资还是对外投资。对内投资的现金流出量增加，意味着固定资产、无形资产等的增加，说明公司正在扩张，这样的公司
5、成长性较好；如果对内投资的现金流量大幅增加，意味着公司正常的经营活动没有能够充分吸纳现有的资金，资金的利用效率有待提高；对外投资的现金流入量大幅增加，意味着公司现有的资金不能满足经营需要，从外部引入了资金；如果对外投资的现金流出量大幅增加，说明公司正在通过非主营业务活动来获取利润。三张表分别作简单的介绍，希望能对各位袋友看懂企业财务报表有所帮助。怎样看利润表利润表依据“收入-费用利润” 来编制，主要反映一定时期内公司的营业收入减去营业支出之后的净收益。通过利润表，我们一般可以对上市公司的经营业绩、管理的成功程度作出评估，从而评价投资者的投资价值和报酬。利润表包括两个方面：一是反映公司的收入及费
6、用，说明公司在一定时期内的利润或亏损数额，据以分析公司的经济效益及盈利能力，评价公司的管理业绩；另一部分反映公司财务成果的来源，说明公司的各种利润来源在利润总额中占的比例，以及这些来源之间的相互关系。对利润表进行分析，主要从两方面入手：1.收入项目分析。公司通过销售产品、提供劳务取得各项营业收入，也可以将资源提供给他人使用，获取租金与利息等营业外收入。收入的增加，则意味着公司资产的增加或负债的减少。记入收入账的包括当期收讫的现金收入，应收票据或应收账款，以实际收到的金额或账面价值入账。2.费用项目分析。费用是收入的扣除，费用的确认、扣除正确与否直接关系到公司的盈利。所以分析费用项目时，应首先注
7、意费用包含的内容是否适当，确认费用应贯彻权责发生制原则、历史成本原则、划分收益性支出与资本性支出的原则等。其次，要对成本费用的结构与变动趋势进行分析，分析各项费用占营业收入百分比，分析费用结构是否合理，对不合理的费用要查明原因。同时对费用的各个项目进行分析，看看各个项目的增减变动趋势，以此判定公司的管理水平和财务状况，预测公司的发展前景。看利润表时要与上市公司的财务情况说明书联系起来。它主要说明公司的生产经营状况；利润实现和分配情况；应收账款和存货周转情况；各项财产物资变动情况；税金的缴纳情况；预计下一会计期间对公司财务状况变动有重大影响的事项。财务情况说明书为财务分析提供了了解、评价公司财务
8、状况的详细资料。怎样看资产负债表资产负债表是反映公司某一特定日期(月末、年末)全部资产、负债和所有者权益情况的会计报表。它的基本结构是“资产=负债+所有者权益”。不论公司处于怎样的状态这个会计平衡式永远是恒等的。左边反映的是公司所拥有的资源；右边反映的是公司的不同权利人对这些资源的要求。债权人可以对公司的全部资源有要求权，公司以全部资产对不同债权人承担偿付责任，偿付完全部的负债之后，余下的才是所有者权益，即公司的资产净额。我们利用资产负债表的资料，可以看出公司资产的分布状态、负债和所有者权益的构成情况，据以评价公司资金营运、财务结构是否正常、合理；分析公司的流动性或变现能力，以及长、短期债务数
9、量及偿债能力，评价公司承担风险的能力；利用该表提供的资料还有助于计算公司的获利能力，评价公司的经营绩效。在分析资产负债表要素时我们应首先注意到资产要素分析，具体包括：1.流动资产分析。分析公司的现金、各种存款、短期投资、各种应收应付款项、存货等。流动资产比往年提高，说明公司的支付能力与变现能力增强。2.长期投资分析。分析一年期以上的投资，如公司控股、实施多元化经营等。长期投资的增加，表明公司的成长前景看好。3.固定资产分析。这是对实物形态资产进行的分析。资产负债表所列的各项固定资产数字，仅表示在持续经营的条件下，各固定资产尚未折旧、折耗的金额并预期于未来各期间陆续收回，因此，我们应该特别注意，
10、折旧、损耗是否合理将直接影响到资产负债表、利润表和其他各种报表的准确性。很明显，少提折旧就会增加当期利润。而多提折旧则会减少当期利润，有些公司常常就此埋下伏笔。4.无形资产分析。主要分析商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉、专利权等。商誉及其他无确指的无形资产一般不予列账，除非商誉是购入或合并时形成的。取得无形资产后，应登记入账并在规定期限内摊销完毕。其次，要对负债要素进行分析，包括两个方面：1 流动负债分析。各项流动负债应按实际发生额记账，分析的关键在于要避免遗漏，所有的负债均应在资产负债表中反映出来。2 长期负债分析。包括长期借款、应付债券、长期应付款项等。由于长期负债的形态不同，
11、因此，应注意分析、了解公司债权人的情况。最后是股东权益分析，包括股本、资本公积、盈余公积和未分配利润4 个方面。分析股东权益，主要是了解股东权益中投入资本的不同形态及股权结构，了解股东权益中各要素的优先清偿顺序等。看资产负债表时，要与利润表结合起来，主要涉及资本金利润和存货周转率，前者是反映盈利能力的指标，后者是反映营运能力的指标。企业如何建账一二三 企业如何建账之一 一般性问题任何企业在成立初始，都面临建账问题，何为建账呢?就是根据企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，购置所需要的账簿，然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记账簿。这看似是一个非常简单的问题，但建账过程可以看
12、出一个人会计业务的能力，以对企业业务的熟悉情况，所以我们要了解一下企业应如何建账。无论何类企业，在建账时都要首先考虑以下问题： 第一，与企业相适应。企业规模与业务量是成正比的，规模大的企业，业务量大，分工也复杂，会计账簿需要的册数也多。企业规模小，业务量也小，有的企业，一个会计可以处理所有经济业务，设置账簿时就没有必要设许多账，所有的明细账可以合成一、两本就可以了。 第二，依据企业管理需要。建立账簿是为了满足企业管理需要，为管理提供有用的会计信息，所以在建账时以满足管理需要为前提，避免重复设账、记账。 第三，依据账务处理程序。企业业务量大小不同，所采用的账务处理程序也不同。企业一旦选择了账务处
13、理程序，也就选择了账簿的设置，如果企业采用的是记账凭证账务处理程序，企业的总账就要根据记账凭证序时登记，你就要准备一本序时登记的总账。 不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不相同的，总体讲要依企业规模、经济业务的繁简程度、会计人员多少，采用的核算形式及电子化程度来确定。但无论何种企业，都存在货币资金核算问题，现金和银行存款日记账都必须设置。另外还需设置相关的总账和明细账。所以，当一个企业刚成立时，你一定要去会计商店去购买这几种账簿和相关账页，需说明的是明细账有许多账页格式，你在选择时要选择好你所需要的格式的账页，如借贷余三栏式、多栏式、数量金额式等，然后根据明细账的多少选择你所需要的封面和装订
14、明细账用的胀钉或线。另外建账初始，必须要购置的还有记账凭证如果该企业现金收付业务较多，在选择时就可以购买收款凭证、付款凭证、转账凭证；如果企业收付业务量较少购买记账凭证(通用)也可以)、记账凭证封面、记账凭证汇总表、记账凭证装订线、装订工具。为报表方便还应购买空白资产负债表、利润表(损益表)、现金流量表等相关会计报表，上面我们讲述了一般企业建账时要做的准备工作。 企业如何建账之二 工业企业工业企业是指那些专门从事产品的制造、加工、生产的企业，所以也有人称工业企业为制造业。工业企业由于会计核算涉及内容多，又有成本归集与计算问题，所以工业企业建账是最复杂的、也是最具有代表意义的。 一、现金日记账和
15、银行存款日记账这两种账簿是企业必须具备的。会计人员在购买时，两种账本各购一本足矣。但企业开立了两个以上的银行存款账号，那么账本需要量，就要视企业具体情况确定了。如若使用完毕，再购入新账本也不为迟。 首先根据账簿的启用要求将扉页要求填制的内容填好，根据企业第一笔现金来源和银行存款来源登记入现金日记账和银行存款日记账。 例如企业采用根据收存款凭证登记现金日记账、银行存款日记账的方法，某投资人转入企业银行存款账中一笔钱，计 10 万元，你可根据银行转来的银行收款凭证做企业银行存款收款凭证： 借：银行存款 100 000 贷：实收资本 100 000 然后根据该收款凭证登银行存款日记账，如果企业需要有
16、日常现金支出，会计人员开出现金支票提取现金2 000 元，你根据现金支票存根联做银行存款的付款凭证： 借：现金 2 000 贷：银行存款 2 000 然后根据该付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账。以后即可根据日常现金及银行存款业务逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账就可以了。 二、总分类账 企业可根据业务量的多少购买一本或几本总分类账(一般情况下是无需一个科目设一本总账的)。然后根据企业涉及到的业务和涉及到的会计科目设置总账。原则上讲，只要是企业涉及到的会计科目就要有相应的总账账簿(账页)与之对应。会计人员应估计每一种业务的业务量大小，将每一种业务用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务
17、的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页，在将总账分页使用时，假如总账账页从第一页到第十页登记现金业务，我们就会在目录中写清楚“现金110”，并且在总账账页的第一页贴上口取纸， 口取纸上写清楚“现金”；第十一页到二十页为银行存款业务，我们就在目录中写清楚“银行存款1112”并且在总账账页的第十一页贴上写有“银行存款”的口取纸，依此类推，总账就建好了。 为了登记总账的方便，在总账账页分页使用时，最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序来分页，在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开，以便于登记。 企业通常要设置的总账业务往往会有“现金、银行存款、其
18、他货币资金、短期投资、应收票据、应收账款、其他应收款、存货、待摊费用、长期投资、固定资产、累计折旧、无形资产、开办费、长期待摊费用、短期借款、应付票据、应付账款、其他应付款、应付工资、应付福利费、应交税金、其他应交款、应付利润、预提费用、长期借款、应付债券、长期应付款、实收资本(股本)、资本公积、盈余公积、未分配利润、本年利润、产品销售收入、产品销售成本、产品销售税金及附加、产品销售费用、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、以前年度损益调整、所得税”等。 总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记，可以根据科目汇总表登记，也可以根据汇总记账凭证进行登记。 因工业企业会计核算使用的会计账
19、户较多，所以总账账簿的需要量可能会多一些，购买时需多购置几本，但也要根据业务量多少和账户设置的多少购置。因工业企业的存货内容所占比重较大，另外还要配合成本计算设置有关成本总账。有关存货账户有：原材料、在途材料、材料采购、委托加工材料、低值易耗品、包装物、自制半成品、产成品等。企业要根据账户设置相应的总账。 成本计算账户包括待摊费用、预提费用、辅助生产成本、废品损失、基本生产成本，企业也要根据成本计算账户设置相应的总账。另外工业企业需设置的总账还有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、产品销售税金及附加。 三、明细分类账 在企业里，明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界各部门对企业信息
20、资料需要来设置的。需设置的明细账有短期投资(根据投资种类和对象设置)、应收账款(根据客户名称设置)、其他应收款(根据应收部门、个人、项目来设置)、待摊费用(根据费用种类设置)、长期投资(根据投资对象或根据面值、溢价、折价、相关费用设置)、固定资产(根据固定资产的类型设置，另外对于固定资产明细账账页每年可不必更换新的账页)、短期借款(根据短期借款的种类或对象设置)、应付账款(根据应付账款对象设置)、其他应付款(根据应付的内容设置)、应付工资(根据应付部门设置)、应付福利费(根据福利费的构成内容设置)、应交税金(根据税金的种类设置)、产品销售费用、管理费用、财务费用(均按照费用的构成设置)。企业可
21、根据自身的需要增减明细账的设置。日常根据原始凭证、汇总原始凭证及记账凭证登记各种明细账。明细账无论按怎样的分类方法，各个账户明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等。在工业企业里还应根据上述增加的总账，增加相应的明细账。在采用材料按实际成本计价的企业，要设置在途材料或材料采购明细账，以便于核算不同来源的材料的实际成本。在材料按计划成本计价的企业，要设置材料采购明细账，并采用横线登记法，按材料的各类规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本，并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异；另外配合材料按计划成本计价，可以建立“材料成本差异”明细账，它是原材料备抵调整账户，同原材料相
22、同，它的设置也是按材料的品种、规格设置，反映各类或各种材料实际成本与计划成本的差异，计算材料成本差异分配率。 为计算产品成本要设置基本生产成本明细账，也称产品成本明细分类账或产品成本计算单。根据企业选择的成本计算方法，可以按产品品种、批别、类别、生产步骤设置明细账；辅助生产成本明绸账，用以反映归集的辅助生产费用或辅助生产成本及分配出去的辅助生产成本和转出的完工的辅助生产产品，辅助生产成本明细账的设置应根据辅助生产部门设置。预提费用、待摊费用明细账可根据预提和待摊的业务项目设置，如预提利息、职工教育经费、大修理费、待摊的租金、修理费、书报费等。制造费用明细账是所有工业企业都必须设置的，它根据制造
23、费用核算内容如工资费、折旧贯、修理费、低值易耗品摊销费、劳保费等来设置。 损益类明细账有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、管理费用、财务费用、营业外收入、营业外支出、投资收益等。产品销售收入与产品销售成本明细账可根据产品的品种、批别、类别来设置，产品销售费用、管理费用、财务费用按照费用的种类设置，营业外收入、营业外支出根据收入与支出的种类设置，投资收益则根据投资的性质与投资的种类来设置。 四、其他问题 因工业企业的成本计算比较复杂，所以在企业建账时，为了便于凭证的编制，要设计一些计算用表格，如：材料费用分配表、领料单、工资费用计算表、折旧费用分配表、废品损失计算表、辅助生产费用分配表、
24、产品成本计算单等相关成本计算表格企业如何建账之三 商品流通企业商品流通企业是指从事商品流通(买卖)的独立核算企业。主要包括：商业、供销合作社、粮食、外贸、物资供销、图书发行等企业。如商场、大中小型超市、粮店等等。因商品流通企业的经济活动主要是流通领域中的购销存活动，所以这类企业的核算主要侧重于采购成本和销售成本的核算及商品流通费用的核算。该类企业账簿的建立主要也是三个方面。 一、现金日记账及银行存款日记账 商品流通企业的现金日记账及银行存款日记账的建立方式与工业企业是相同的。 二、总分类账簿 商品流通企业的总分类账除了要设置我们讲到的工业企业日常总分类账簿之外，还要设置商品采购、库存商品、商品
25、进销差价这三个商品流通企业必须使用的总账账簿。如果经常委托他人代销商品或为他人代销商品，还需设置委托代销商品、代销商品款、受托代销商品账簿。另外因商品流通企业的收入、成本和税金与工业企业略有不同，所以还应将工业企业的产品销售收入改为“商品销售收入”，把产品销售成本改为“商品销售成本”，把产品销售税金及附加改为“商品销售税金及附加”，把产品销售费用改为“经营费用”。另外可根据企业业务量大小和业务需要增删需设置的总账账簿。 三、明细分类账的设置 根据增设的总账账簿，我们还应增设相关明细账簿，如商品采购明细账，反映购进商品的进价成本及入库商品的实际成本，商品采购明细账可按客户名称设置；库存商品明细账
26、，反映商品的收发结存情况，可按商品的种类、名称、规格和存放地点设置，要求采用数量金额核算法。在按实际成本计算已销商品成本时，库存商品的发出可按个别计价法(分批实际成本计价)、加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、后进先出法、进销差价法和毛利法。如果企业是商品零售企业，还需设置“商品进销差价”明细账，该账户因是“库存商品”的调整账户，所以它的明细账的设置口径应与“库存商品”明细账一致。“经营费用”作为反映商品流转整个经营环节所发生的各种费用，应按费用的种类，如运输费、装卸费、整理费、广告费等分类反映。 “商品销售收入”、“商品销售成本”明细账可以按商品的种类、名称、规格或不同的销售部门设置。商
27、品流通企业明细账的设置，除了上述明细账外，其余与工业企业明细账的设置相同。 四、其他问题 因商品流通企业存在有较之服务业不同的成本计算问题，所以为了便于成本计算需要外购或自制许多计算用表格，所以在建账时也要有所准备；否则到月末结账时会手忙脚乱。如已销商品进销差价计算表、商品盘存汇总表、毛利率计算表等。 企业如何建账四 企业如何建账之四服务企业企业如何建账之四服务企业 服务业也称为第三产业，泛指那些对外提供劳务服务的企业，因它提供的并非是产品商品，而是一种劳务服务，所以我们称之为服务企业。它包括交通运输业、建筑安装业、金融保险业、邮电通讯业、文化体育业、娱乐业、旅游服务业、仓储保管业、仓储租赁业
28、、代理业、广告业等。虽然服务业服务项目很多，但由于在会计核算上，成本核算比较简单，所以账簿设置相对也较简单。 一、现金日记账和银行存款日记账 现金日记账与银行存款日记账的建立同工业与商业企业相同，使用方式与登记方式也完全相同。 二、总分类账簿 服务企业要设置的总账业务较之工业企业和商品流通企业所需要设置的总账要少，但也需设置“现金、银行存款、短期投资、应收账款、其他应收款、存货、待摊费用、长期投资、固定资产、累计折旧、无形资产、开办费、长期待摊费用、短期借款、应付账款、其他应付款、应付工资、应付福利费、应交税金、其他应交款、应付利润、实收资本(股本)、资本公积、盈余公积、未分配利润、本年利润、
29、营业收入、营业成本、营业外收入、营业外支出，以前年度损益调整、所得税”等。 三、明细分类账 明细分类账的设置也是根据服务企业管理需要和实用性来设置的。与前两种情况基本相同，与上述不同的只是要设置营业费用明细账。企业只要将这三种类型的账簿建立起来，建账的基本工作就算完成了。其他问题就是按规定进行日常会计处理，登记会计账簿了。 帐务处理软件系统是会计电算化软件系统的核心模块，商品化的帐务系统通常由以下部分组成：系统初始化、记帐凭证输入、记帐结帐、帐簿处理、报表处理等几个部分。要使帐务处理软件能够正常运行，必须首先完成系统的初始化，也就是建帐。 帐务处理软件建帐是指软件在正式投入使用之前所做的初始设
30、置。在建帐之前，会计科目还没有设立，前期各科目的余额和发生额也无法输入，所以建帐是帐务处理软件正式使用之前必经的首要步骤。系统软件的初始化也是帐务软件使用中一次性的工作，系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建帐后即无法修改，系统初始化的质量对帐务软件的质量和工作的效率将产生直接的影响，所以系统软件的初始化设置也是非常重要的。实际工作中，有不少会计软件用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。目前出版的有关会计电算化的书籍大多数只介绍会计软件设计的程序语言、程序结构及编写原理等，对会计软件系统初始化很少涉及。本文从初始数据收集、编码设置、数据装入、环境设定等几个方
31、面谈谈系统初始化。 一、数据收集 系统初始化需要收集手工帐中的会计科目和各科目的余额，如从年度中间开始建帐还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需预先从手工帐中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入的数据的准确、顺利。 二、编码设置 帐务系统中广泛应用代码，在此主要介绍科目代码的设置。建帐时要将收集到的会计科目加入帐务系统，建立帐务系统的会计科目体系。在电算化帐务系统中除了象手工帐务一样要使用会计科目外，还要为每一个会计科目加入一个编码。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式即分段组合编码，从
32、左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。如第一段表示总帐科目，第二段表示二级明细科目，第三段表示三级明细科目。在设定科目编码时需要重点注意以下问题： (一)系统性 财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总帐科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总帐科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，可按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证科目代码的系统性和统一性。 (二)一义性 要保证每一个代码对应于一个会计科目，既不允许出现重复的科目编码又不允许出现同名的会计科目，但如果同名的明细科目分属不同的上级科目，则可以被系
33、统接受而不认为是同名的会计科目。 (三)简洁性 在满足管理要求和适合计算机处理的的前提下，力求代码简单明了、位数越短越好，既便于记忆又能提高输入凭证的速度。 (四)可扩展性 会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建帐实现，而重新建帐将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。总帐科目编码长度由所选会计制度来决定通常为34 位，而确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的，以二级明细科目为例，总帐科目为其上级科目，银行存款、应收帐款、销售收入、管理费用等总帐科目都有二级明细科目，银
34、行存款通常以开户银行及帐号为明细科目，少则二三个，多则二三十个，销售收入、管理费用等科目下设的二级明细科目一般都不会超过九十九个，两位长的代码应能满足以后添加同级科目的需求，而应收帐款等往来科目通常以客户或单位为来设置明细科目，明细科目的数量不同单位差异很大，少则几十个，多则成百上千，两位码长难以满足要求，要增至三位甚至更长，由于同级科目必须使用等长的科目编码，其他总帐科目下的二级科目也要使用三位或更长的科目编码。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时，其他科目的凭证输入速度势必会受到影响，与简洁性相矛盾。为了解决这一矛盾，可将明细科目先分类，按分类设置二级科目
35、，然后再设置下级明细科目，如应收帐款总帐科目下先按客户所属地区分类，设置二级明细科目，然后再按客户名设置三级明细科目。更理想的解决方案是应用往来客户辅助核算，目前的商品化会计软件通常都提供了这一功能。因辅助核算中的项目代码与会计科目的代码完全独立，自成体系，项目代码只与其关联会计科目如前述应收帐款等往来科目相关，不影响其他科目的代码设定，与科目代码的位数无关，非常便于扩充。如选用了辅助核算功能，在科目代码设置之后，还要设置辅助项目代码及名称。如果单位的会计业务，特别是货币资金涉及外币，在建立科目体系时还要将外币考虑进去。会计软件中提供了复币核算的功能，在系统初始化时必须将外币资料输入系统，这些
36、资料包括：外币代码、外币名称、与本位币的汇率等。 三、数据输入 完成上一步工作后，即可将各科目余额输入系统。帐务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。如帐务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和一月到启用帐务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。在实际操作中大部分会计软件都提供了简化操作的方法，即只需输入最底层明细科目的年初余额和累计发生额，期初余额和各上级科目的年初余额、累计发生额、期初余额则由计算机自动汇总。如果设立了辅助核算项目，各辅助核算项目的年初余额和累计发生额也需在初始化时输入。余额输入完成后，计算机能检测余额是否平衡。在确认各项余额输入无误后，即可结束建帐，固化余额，避免以后对初始余额的错误修改。 四、记帐凭证类型最好只设一种通用格式 查帐是会计人员日常工作的一个重
