商务谈判实务及谈判人员岗位职责.doc

1、1北京中联建复合材料有限公司BEIJING ZHONG LIAN JIAN COMPOSITE MATERIALS CO., LTD.商务谈判实务及谈判人员岗位职责目录-1一商务谈判流程-2二商务谈判礼仪-5三商务谈判人员应具备的知识和能力-7四商务谈判人员岗位职责1. 商务谈判主谈人岗位职责-82. 商务谈判技术人员岗位职责-83. 商务谈判翻译人员岗位职责-94. 商务谈判会议记录人员岗位职责-95. 商务谈判接待岗位职责-10五附表1. 客户信息调查表-112. 商务谈判策划书-123. 客户来访（谈判）接待计划-134. 客户来访洽谈（谈判）纪要-145. Meeting record

2、 -152商务谈判流程商务谈判是指在商务活动中，处于相同或不同国家和地区的当事人为了达成某笔交易，彼此通过信息交流，就交易的各项要件进行协商的行为过程。主要分为以下内容：组织谈判团队准备谈判资料和搜集信息 确立谈判目标 拟定谈判议程模拟谈判正式谈判谈判后总结会一组织谈判团队谈判团队的组成：主谈人员、技术人员、翻译人员、记录人员、摄影人员。团队组织要求：1. 合理确定谈判团队的人员构成，人员不宜太多，级别、专业以与对方相当为宜；2. 明确成员工作分工及工作标准，成员之间团结协作；二准备谈判资料和搜集信息谈判所需搜集的信息主要包括：1. 国家信息：政治状况、风土人情、宗教信仰2. 市场信息：市场容

3、量、现状及发展趋势3. 行业信息：行业动态走向、竞品信息4. 产品信息：产品性能、价格、市场5. 法规信息：有关国家或地区的贸易政策和关税信息6. 对手信息：企业文化、产品需求，谈判人员、动机、目标、强处、弱处，以及道德感准备资料和搜集信息要求：1. 准确、全面、适用、及时；2. 资料分类存放，以便区分，存电子档；3. 信息与谈判团队所有成员共享三. 确立谈判目标谈判目标的构成内容：1. 谈判性质及谈判对象2. 对商品价格、质量、品种、产品规格等要素的要求3. 交易额、付款方式和交货日期4. 运输方式5. 服务标准36. 与谈判目标相关的事实和问题及为解决这些问题需要提出的要求或期望目标制定要

4、求：1. 简明扼要、具体、灵活；2. 找出客户核心点以及核心问题的解决办法；3. 罗列谈判中客户可能提出的问题，提前准备出答案或解决方案；4. 制定出总体目标、最优目标和最低目标；5. 将谈判目标告知所有成员，并讨论出实现目标的具体方案；四拟定谈判议程谈判议程是指有关谈判事项的程序安排，它是对有关谈判的议题、谈判程序和时间安排的预先编制。在谈判实践中，一般由主方先先亮出制定好的谈判议程，经与客方协商后确定最终的议程。谈判议程至少包括以下内容：1. 时间安排2. 确定谈判议题3. 谈判议题的顺序安排议程拟定要求：1 谈判议程的安排要根据己方的具体情况，在程序安排上尽量扬长避短；2 谈判时间不宜太

5、长，以谈判内容需要为原则；3 谈判议程内容能够体现己方谈判的总体方案，统筹兼顾，引导或控制谈判的速度；4 撰写谈判方案策划书，与谈判团队成员及领导讨论、修改。 （具体内容详见附表：谈判方案策划书）五模拟谈判模 拟 谈 判 的 内 容 、 议 题 顺 序 安 排 就 是 谈 判 议 程 中 的 内 容 ， 但 为 了 更 多 地 发 现 问 题 ， 模 拟 谈 判 的 内 容 可以 更 具 有 针 对 性 。 模 拟 谈 判 的 目 的 在 于 总 结 经 验 ， 发 现 问 题 ， 提 出 对 策 ， 完 善 谈 判 方 案 ， 同 时 提 高 谈 判 团队 应 对 各 种 困 难 的 能 力

6、 。模 拟 谈 判 要 求 ：1. 总 结 己 方 的 有 利 条 件 及 运 用 状 况 ；2. 检 验 谈 判 方 案 是 否 切 实 可 行 ， 检 查 谈 判 方 案 存 在 的 问 题 和 不 足 ， 及 时 修 正 调 整 ；3. 检 查 谈 判 所 需 情 报 资 料 是 否 完 善 ； 六主持谈判谈判开场1 介绍：做好介绍，应掌握介绍时机、次序与介绍口气2 入座：主持时安排谈判双方入座的原则有：次序原则（主谈居中） 、距离原则（不宜太窄太近）3 开场白：切入主题、时间适度4 气氛：创造良好的气氛正式谈判1. 充分发挥纽带、指挥、接口和寻找妥协点的作用，追求利益最大化2. 阐述己

7、方的观点和立场，探讨谈判双方共同关心的问题3. 根据谈判议程和谈判目标，引导己方谈判的人员了解“该做什么”和“怎么做44. 掌握谈判的节奏，引导性的控制谈判沿着己方关心的问题进行，在恰当的时间转变谈判话题5. 引导对方达成技术、观念、利益共识6. 落实谈判的记录工作，对合同审核、签约7. 将有关交易的信息诸如报价及依据资料等整理成文，呈交对方确认主持要求：1. 谈判态度：诚恳、友善、坦率2. 主持原则：在谈判的主持中应遵循严谨和可靠的原则，通用条件应符合国际惯例，特殊条件应突出安全可靠。3. 确保信息交流通畅、准确。七召开谈判后总结会总结内容：1. 评估谈判人员的表现，可以采用自我评价或互相评

8、价的方式2. 落实需要开展的具体工作，并落实到个人3. 分析谈判实际效果与理想效果的差距4. 总结整个谈判过程存在的优缺点，印象最深刻的部分及缺点的改正办法5. 总结可以形成的制度及各部门需要长期坚持的工作总结会要求：1. 总结会召开时间需及时，充足，形式可以灵活、多样；2. 谈判团队成员应给与重视和支持，认真总结谈判的经验和教训；3. 主谈判应认真听取他人的信息反馈，撰写谈判总结，总结内容需包括以上 5 点，并呈交公司领导；5商务谈判礼仪商务谈判需要在平等友好、互利的基础上达成一致的意见，消除分歧。在圆满的商务谈判活动中遵守谈判礼仪未必是谈判取得成功的决定条件，但是如果违背了谈判礼仪却会造成

9、许多不必要的麻烦,甚至会对达成协议造成威胁.因此,在谈判中必须严格遵守谈判中的礼仪。1. 谈判时间的选择谈判时间要经双方商定而不能一方单独做主,否则是失礼的。在谈判实践中，一般由主方先先亮出制定好的谈判议程，经与客方协商后确定最终的议程。2. 着装谈判前应整理好自己的仪容仪表,穿着要整洁、正式、庄重3. 交换名片收下对方的名片之后应看一遍对方的姓名职称以示尊重；确定谈判人员双方谈判代表的身份、职务等等,作为谈判代表要有良好的综合素质.4. 调整气氛作自我介绍时要自然大方,不可露傲慢之意.被介绍到的人应起立或点头微笑示意并礼貌回应.姿态动作也对把握谈判气氛起着很大作用,应两眼注视对方目光停留于对

10、方双眼,这样使对方感到被关注,觉得你诚恳严肃.询问对方要客气多用“请”,接物时要双手接递.介绍完毕,不急于切入正题,可选择双方共同感兴趣的话题进行交谈,稍作寒暄以沟通感情创造温和气氛。5. 赠送礼物谈判人员在相互交往中馈赠礼品,除了表示友好、进一步增进友谊和今后不断联络感情的愿望外,更主要的是表示对这次合作成功的祝贺,和对再次合作能够顺利进行所做的促进.因此,要针对不同对象选择不同礼品馈赠,其寓意性是很强的.礼物的价值应视洽谈内容及洽谈的具体情况而定。6. 会场布置一般来说，商务谈判时，双方应面对面而坐，各自的组员应坐在主谈者两侧，以便互相交换意见，加强其团结的力量。商务谈判通常用长方形条桌或

11、椭圆形桌，其座位安排基本如下页图所示：67. 正式谈判谈判双方在将本次谈判中的目标、要求、意图等简要明确陈述.事先要准备好有关问题,选择气氛和谐时提出,态度要开诚布公.对方回答时应认真倾听,不能随便打断对方的话,提问得到回答后应向对方表示感谢,使整个现场始终彬彬有礼.谈判的语言能充分反映和体现一个人的能力、修养和素质.因此谈判用语既要准确明白,又要文雅中听,也要避免出现引起误解的语汇和体态语.举行正式谈判时,谈判者尤其是主谈者的临场表现,往往直接影响到谈判的现场气氛.在谈判桌上,每一位成功的谈判者均应做到心平气和,处变不惊,不急不躁，发言措词应文明礼貌、论证要有力、条理要清晰、表达要严密.因此

12、有必要在谈判前对可能出现的问题有所预见和准备.在各自预期的设想得到满意的结果,达成协议谈判也就成功结束了.这时应该换一些轻松的话题或者说明接下来所安排的活动,甚至还可以对自己在谈判中的一些失误表达下歉意.特别提出四个谈判技巧：(1) 善于提问：通过提问不仅能获得平时无法得到的信息,还能证实我们以往的判断.我们应用开放式的问题来了解对方的需求,因为这类问题可以使对方自由地谈他们的需求.(2 善于倾听：善于倾听可以获得宝贵信息,增加谈判的筹码.在谈判中,我们要尽量鼓励对方多说,以达到尽量了解时方的目的.(3) 善于说服对方：说服是谈判的要害所在.(4) 适当让步：在所有的问题上做出让步和承诺,达成

13、协议.何时让步以及让步的幅度很多时候都是具有高度技巧的问题.具体到每个案例可能都会有不同的解决方案,需要企业家和谈判者的长期摸索.7商务谈判人员应具备的知识和能力商务谈判多为集体谈判,每一方都是由几个人组成的小组或团队,其中一人为总代表或主谈人,主持或领导整个团队完成实际的谈判工作。参加谈判的人员,无论是作为团队总代表的主谈人还是其他的团队成员,都必须具有集体主义精神和团队精神,除了各自负责好份内工作以外,还要注意协调配合,以争取己方在谈判交易中获得更多的利益。在谈判过程中,虽然每位谈判人员根据自己的专业、特长对谈判的某些事项有深入的认识，因此，谈判人员应具备以下基本知识和能力：一谈判人员应具

14、备的基本知识（T 型结构） （1）横向基本知识 1. 我国的涉外经济方针政策、法律和法规 2. 商品的国际国内生产状况和市场供求关系 3. 价格水平及其变化趋势信息 4. 产品的技术要求和质量标准 5. 有关国际贸易和国际惯例知识 6. 国外有关法律知识 7. 各国各民族的风土人情和风俗习惯 8. 可能涉及的各种业务知识（2）纵向基本知识 1. 丰富的商品知识：商品的性能、特点和用途 2. 了解自身商品的生产潜力或发展的可能性 3. 熟练的外语4. 对国外企业、公司类型的了解 5. 熟悉不同国家的谈判对手的风格和特点二谈判人员应具备的能力 1. 敏捷清晰的思维推理能力2. 信息表达与传递的能力

15、 3. 较强的自控能力4. 高度的预见和应变能力 5. 协调能力6. 创新能力8商务谈判主谈人工作内容1. 合理配备谈判团队的其他成员，明确各自分工，在团队中起主导作用；2. 准备谈判资料和搜集信息，归类存档，与谈判团队其他成员分享；3. 确立谈判目标，告知所有成员，讨论出实现目标的具体方案；4. 拟定谈判议程，撰写谈判策划书，与谈判团队成员及领导讨论、修改；5. 组织模拟谈判，检 验 谈 判 方 案 是 否 切 实 可 行 ， 找 出 问 题 和 不 足 ， 及 时 修 正 调 整 ；6. 把握谈判进度和谈判程序；7. 听取专业人员的说明、建议，协调谈判团队的意见；8. 与谈判对手进行具体交

16、易讲解、磋商；9. 落实交易磋商的记录工作，对合同审核、签约；10. 召开谈判总结会，做好谈判的总结汇报工作，撰写谈判总结；11. 商务谈判流程和商务礼仪可参考附件 1 和附件 2。商务谈判技术人员工作内容1. 明确己方的意图、计划和策略，向对方阐明自己参加谈判的目的；2. 准备并讲解谈判所需要的技术性文件、资料、资讯，归档保存；3. 准备产品样品，讲解样品的性能、规格、生产工艺及技术指标；4. 负责工厂车间的技术讲解和设备运作演示；5. 就对方所谈内容和样品做出判断，弄清对方对产品技术方面的需求和条件；6. 了解客户所在国家或地区的技术现状及发展趋势；7. 同对方进行专业细节方面的蹉商，找出

17、双方在技术方面存在的分歧和差距；8. 对谈判团队其他人员进行基础培训（尤其是翻译）,以确保信息交流准确流畅；9. 向主谈人提供解决技术问题的信息、建议及解决方案。10. 为最后决策提供技术方面的论证。9商务谈判翻译人员工作内容1. 联系客户，确定来访日期、人数、航班等内容；2. 客户资料，日常信函、谈判所需资料以及其他资料的中英文互译工作，确保准确无误并归档保存；3. 负责接机、坐车、休息、进餐等接待工作的口译工作；4. 明确己方的谈判意图、计划和策略，做相关的语言交流准备；5. 同谈判团队其他成员交流，请教，做好专业术语翻译的知识储备；6. 负责谈判中口译工作，如实地传达双方的意见和谈话，尽

18、量较少信息遗漏情况；7. 对主谈人的谈话内容如觉不妥，可提示请考虑，但必须以主谈人的意见为最后意见，不能向外商表达翻译的个人意见；8. 外商如有不正确言论，要如实全部翻译告知主谈人考虑；9. 翻译谈判纪要中的核心内容、双方达成的共识以及需进一步开展的工作，交对方确认，详见附表2；10. 若需其他语种翻译，提前联系，提供我方谈判相关内容，并适时适度的向其提供帮助。商务谈判会议记录人员工作内容1. 记录人员态度需认真、负责；2. 保管谈判所需材料，适时地分发给双方谈判人员；3. 准确写明，谈判时间、地点，谈判双方公司人员名称； 4. 记录真实、准确，忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许

19、有意增删内容，尤其是未决定或未达成共识的事项；5. 详细记录中心议题以及围绕中心议题展开的有关的内容，谈判双方决议、建议、问题或发言人的新观点及发言人的姓名；6. 记录谈判中已议决的或议而未决的事项以及需进一步开展的工作；7. 记录要有条理，突出重点，不漏要点，记录的详略根据实际情况决定；108. 可以借助录音笔、摄像机等记录工具，记录人员可以将会议情境最大限度地再现；9. 记录格式清晰明了，易于理解，内容要求详见附表 3；10. 尽可能在谈判结束前将会议记录转交谈判负责人，以便及时查漏补缺。商务谈判接待人员工作内容1. 根据客户抵离日期、人数，航班情况提前预约酒店，餐厅，旅游路线等；2. 了解客户所在国家或地区商务谈判的礼仪和习惯，并分发给所有谈判成员，以供参考学习；3. 了解客户所在国家或地区风土人情，根据客户习惯和爱好，准备礼品；4. 了解客户所在国家或地区饮食习惯，确定进餐的时间、地点、人数及餐饮风格，拟定菜单；5. 布置会场，打扫卫生，调好室内温度，排除安全隐患，确保谈判所需设备完好运转；6. 准备饮品、水果、茶点、鲜花，投影设备、笔、本等物品；7. 负责租车、联系司机，安排车上、会议室的座位次序；8. 联系工厂负责人，告知参观工厂的时间、人员、样品准备、会议室布置等内容，确保参观顺利进行；9. 填写谈判接待计划表，分发给谈判团队其他成员参考学习，详见附表 4。