甘肃物业公司档案管理暂行办法.DOC

1、 - 1 - 甘肃省物业公司档案管理暂行办法 第一章 总 则 第一条 为加强我省物业公司档案的管理， 有效保护和利用档案， 使档案 更好地为物业公司的经营、管理、发展服务，根据中华人民共和国档案法甘肃省档 案条例，结合我省实际，制定本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指物业公司在党群、行政、人事、财务、经营、设备管理等工作过程中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 本 办法 适用于甘肃省行政区域内所有物业公司的档案管理工作。 第四条 物业公司应根据国家法律法规和工作实际，制定本公司文件材料分类方案、归档范围和保管期限表（参照附件 1、 2、 3）。 第二章

2、 档案管理体制 第五条 物业公司应明确分管档案工作的领导和主管部门，建立综合档案室，对公司各门类档案进行集中统一管理。 - 2 - 第六条 物业公司应配备适应档案工作需要的专兼职档案人员，负责各类档案的收集、整理、保管和利用。 第七条 物业公司应建立健全档案管理制度，明确岗位职责 。 第三章 档案的归档、整理、移交 第八条 归档 （一）公司在各项活动中形成的有保存利用价值的各种形式的文件材料均应归档； （二）归档的文件应为原件； （三） 归档时间参照国家、行业相关标准和要求执行。 第九条 整理 （一）管理类档案按照甘肃省 实施细则（甘档发 2017 28 号）进行整理； （二）会计档案按照甘肃

3、省 实施细则（甘财会 2016 35 号）进行整理； （三） 科技 档案按照 科学技术档案案卷构成的一般要求（ GB/T 11822 2008） 、 建设项目档案管理规范（ DA/T 28 2018）进行整理； （四）声像、实物档案按照国家相关标准规范进行整理。 第十条 移交 - 3 - （一）公司各业务部门向档案室移交档案时，应根据移交目录，与接收人共同清点，经核对无误后，填写档案移交清单（见附件 4），办理交接手续； （二）调出、离职等人员在办理调离手续前，必须还清档案，没有档案室签字，人事部门不得办理调离手续。 第四章 档案的保管、利用、鉴定销毁、统计 第十一条 保管 物业公司应设置档案

4、库房，配备防盗、防火、防虫、 防霉、防尘、防潮、防高温、防有害生物等设施设备；对已损坏、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时进行修复或复制。 第十二条 利用 公司档案室应编制档案检索工具，积极开展利用工作，充分发挥档案的作用。查借阅档案需办理相关手续， 填写档案查借阅申请表（见附件 5）；涉 密档案需相关领导批准后 方可办理利用手续。 第十三条 鉴定销毁 （一）在分管领导负责下，成立由综合部门与有关部门负责人组成的档案鉴定工作领导小组，负责对档案进行鉴定，作出处理决定； （二）经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，提交- 4 - 销毁报告，经公司领导审批后，方可销毁，销毁按照国家有关规定执行。

5、第十四条 统计 （一）档案室应在每年年终对档案的接收、移出、存量、利用等情况进行统计； （二）依照有关规定和要求，向有关部门报送本公司档案工作基本情况统计报表。 第五章 附 则 第十五条 本办法自公布之日起执行，相关规定如与本办法有冲突，以本办法为准。 第十六条 本办法由甘肃省档案局负责解释。 附件： 1.物业公司档案总分类表 2.物业公司管理类文 件材料归档范围和档案保 管期限表 3.物业公司业务类 文件材料归档范围和档案保 管期限表 4.档案移交清单 5.档案查借阅申请表 - 5 - 附件 1 物业公司档案总分类表 类 别 序 号 分 类 管 理 类 档 案 1 党群工作类 2 行政管理类

6、 3 人事管理类 4 财务管理类 5 物业管理类 6 经营管理类 科 技 档 案 1 基建档案 2 设施设备类 3 维修 维护类 会 计 档 案 1 会计凭证 2 会计账簿 3 财务报告 4 其 他 声 像 档 案 1 照 片 2 录 音 3 录 像 4 磁盘、光盘 实 物 档 案 1 奖牌、奖杯 2 奖励证书 3 纪念品 - 6 - 附件 2 物业公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表 类 目 序 号 归档范围 保管期限 永 久 30年 10年 1 党群工作类 1.1 公司党委（组）（含纪检、监察工作）形成的文件材料 1.1.1 党委会议纪要、会议记录 1.1.2 领导班子和领导班子成员

7、民主生活会文件 1.1.3 党组给上级有关部门的请示、报告和给下属单位的批复、批示 1.1.4 机构设置、名称更改、印信启用和作废的文件 1.1.5 管理体制、人员编制、规章制度建立的文件 1.1.6 党委建立健全惩治和预防腐败体系实施方案 1.1.7 党委重要专项活动的计划安排、会议文件、总结、报告 1.1.8 党委关于政治理论学习的文件材料 1.1.9 党支部总结、换届（补选）的请示、报告、 选举结果与党委的批复等文件 1.1.10 党员花名册和年度党建工作情况统计报表 1.1.11 批准申请人加入党组织的文件材料 1.1.12 党员组织关系介绍信与介绍信存根 1.1.13 表彰优秀党支部

8、、优秀党务工作者、优秀党员的文件 1.1.14 纪检、监察、审计工作形成的文件材料 1.1.14.1 重要的 1.1.14.2 一般的 1.1.15 党建工作形成的文件材料 1.1.15.1 工作报告、总结、换届选举结果等重要 的文件材料 1.1.15.2 情况反映、工作简报等一般性的文件材料 1.1.16 有关党员领导干部党纪处分的文件材料 1.1.16.1 受到警告（不含）以上处分的 1.1.16.2 受到警告处分的 1.2 群团工作（包括工会、共青团、妇女委员会）文件材料 1.2.1 工会文件材料 1.2.1.1 工会委员会会议记录 1.2.1.2 会员花名册和批准职工加入工会组织的文件

9、 1.2.1.3 工作报告、年度工作总结、统计报表和工会 换届选举文件 - 7 - 1.2.1.4 会员转入的介绍信和转出的介绍信存根 1.2.2 团委文件材料 1.2.2.1 团支部会议记录 1.2.2.2 团员花名册、年度统计报表和批准青年加入团组织的文件 1.2.2.3 团支部工作报告、年度工作总结和团支部换届选举文件 1.2.2.4 共青团员组织关系介绍信与介绍信存根 1.2.3 妇委会文件材料 1.2.3.1 妇女委员会会议记录 1.2.3.2 妇女花名册和年度统计报表 1.2.3.3 工作报告、年度总结、统计报表和妇委会换届选举文件 1.3 上级单位制发的关于党群工作方面的文件材料

10、 1.3.1 针对本公司需要贯彻执行的重要的文件材料 1.3.2 需要贯彻执行的一般性文件材料 1.4 同级单位制发的属于党群工作范围的文件材料 1.5 下级单位报送的属于党群工作范围的文件材料 1.5.1 重要问题的专项报告 1.5.2 年度以上的计划、统计材料 2 行政管理类 2.1 本公司产生的行政管理工作 文件材料 2.1.1 公司章程及规章制度等文件资料 2.1.2 公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料 2.1.3 公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料 2.1.4 公司各部门及所属公司的工作计划、请示、工作总结、报告等 2.1.5 公司各类调研

11、工作形成的文件材料 2.1.6 公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、成本等各类数据资料 2.1.7 各类投诉处理材料和公司法律纠纷处理材料 2.1.8 工商登记资料和所属公司报送的工商登记备案资料 2.1.9 公司各类资质、权属证书，所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料 2.1.10 公司大事记、简介 2.1.11 公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册 2.1.12 公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等 2.1.13 公司与有关单位签署的合同、协议和所属公司报送的重要合同、协议的备案资料等（或按合同、协议约定期限保管） 2.1.14 公司控股、参股的分子公司

12、、公司股东会、董事会、 - 8 - 监事会形成的各种文件资料 2.1.14.1 重要的 2.1.14.2 一般的 2.1.15 用房、租房的请示、批复；物业管理申请、请示、批复 2.1.16 经营执照、资质证明、税务登记证明、税收许可证、物业管理委托书、服务合同 2.1.17 房屋勘仗平面图、租金计算表、计算公式汇总表、房屋情况统计表 2.1.18 物业租赁情况报告、市场调查报告 2.2 上级单位制发的关于行政工作方面的文件材料 2.2.1 针对 本公司需要贯彻执行的重要的文件材料 2.2.2 需要贯彻执行的一般性文件材料 2.3 同级单位制发的属于行政工作范围的文件材料 2.4 下级单位报送

13、的属于行政工作范围的文件材料 2.4.1 重要问题的专项报告 2.4.2 年度以上的计划、统计材料 3 人事管理类 3.1 本公司产生的人事管理工作文件材料 3.1.1 人才培养、管理工作的计划、规定、总结 3.1.2 人事工作条例、规定、细则、办法 3.1.3 机构、 编制、干部任免的通知、花名册、各类人事年报表 3.1.4 干部职工安置、分配、招工、录干计划的通知 3.1.5 职工转正、定级、调资、退休、死亡、抚恤、享受知老补贴的通知 3.1.6 人事考核、职称评审材料 3.1.7 职工调动行政、工资介绍信、存根 3.1.8 干部职工培训、教育工作的安排意见、汇报、总结 3.2 上级单位制

14、发的关于人事工作方面的文件材料 3.2.1 针对本公司需要贯彻执行的重要的 3.2.2 需要贯彻执行的一般 性文件材料 3.3 同级单位制发的属于人事工作范围的文件材料 3.4 下级单位报送的属于人事工作范围的文件材料 3.3.1 重要问题的专项报告 3.3.2 年度以上的计划、统计材料 4 财务管理类 4.1 本公司产生的财务管理工作文件材料 4.1.1 本公司年度财务工作计划、总结、财务预算 4.1.2 本公司制定的财务管理制度、规定、办法等 4.1.3 清产核资、资产评估、资产划拨有关文件材料 4.1.4 财政预算内公司建设各种经费、补助、专项资金、配套资金的文件 4.1.4.1 重要的

15、 - 9 - 4.1.4.2 一般的 4.1.5 有关国有资产管理的文件材料 4.1.5.1 重要的 4.1.5.2 一般的 4.1.6 审计工作形成的文件材料 4.1.6.1 重要的 4.1.6.2 一般的 4.2 上级单位制发的关于财务工作方面的文件材料 4.2.1 针对本公司需要贯彻执行的重要的文件材料 4.2.2 需要贯彻执行 的一般性文件材料 4.3 同级单位制发的属于财务工作范围的文件材料 4.4 下级单位报送的属于财务工作范围的文件材料 4.4.1 重要问题的专项报告 4.4.2 年度以上的计划、统计材料 5 物业管理类 5.1 本公司产生的物业管理工作文件材料 5.1.1 接管

16、验收文件材料 5.1.1.1 物业全面接管通知单、项目批准文件、用地批准文件；建筑执照、房屋产权证、房屋查勘记录；转让协议、合同；房屋勘丈平面图；组合计算表、计算公式等文件材料 5.1.1.2 房握土地固定资产清单、物业变更注销通知单、接管变史注悄物业回报单 、房屋情况统计表、房屋设备设施清单、接管验收合格凭证、接管验收检查中发现的问题和整改方案、整改结果等文件材料 5.1.2 业主管理文件材料 5.1.2.1 业主购房、入住通知单 ；单元验收单、业主公约、业主业户所交费用一览表、业主领房（钥匙）资料、装修管理规定等 5.1.2.2 业主手续办理单、入户资料签收单、业主房屋装修资料、住宅装修申

17、请表 、装修施工人员登记表 等文件材 料 5.1.3 业主自治管理文件材料 5.1.3.1 业主委员会章程、公约、合同和重大问题的决定 5.1.3.2 业主代表大会形成的文件和历届业主委员会名单 5.1.3.3 物业维修基金使用管理和业主的意见、建议及处理情况 5.1.4 物业管理服务文件材料 5.1.4.1 物业设备运行服务产生的文们材料 5.1.4.2 保安、保洁服务产生的文件材料 5.1.4.3 物业维修、更新费、财务管理形成的文件 5.1.4.4 有 偿服务收费标准 5.1.5 投诉和处理文件材料 5.1.5.1 投诉处理程序 - 10 - 5.1.5.2 投诉处理意见 5.1.6 消

18、防安全管理文件材料 5.1.6.1 消防管理制度、消防演习、火灾应急方案等文件材料 5.1.7 清洁绿化管理文件材料 5.1.7.1 清洁、绿化管理制度、绿化服务标准、绿化总平面图等文件材料 5.1.7.2 清沽、绿化整改文件材料 5.1.8 社区文化文件材料 5.1.8.1 社区 文化活动、会所管理制度 等文件材料 5.2 上级单位制发的关于 物业工 作方面的文件材料 5.2.1 针对本公司需要贯彻执行的重要性的 5.2.2 需要贯彻执行的一般性文件材料 5.3 同级单位制发的属于物业工作范围的文件材料 5.4 下级单位报送的属于物业工作范围的文件材料 5.4.1 重要问题的专项报告 5.4

19、.2 年度以上的计划、统计材料 6 经营管理类 6.1 本公司产生的经营管理工作文件材料 6.1.1 经营决策 性、经营管理的计划、总结、报告、统计 等文件材料 6.1.2 履行经营管理合的检查报 告等文件材料 6.1.3 房屋出售、出租文件材料 6.1.3.1 商品房出售合同、业主身份证复印件、商品房认晌书、商品房出售会签单、商品房用地面积表 、公证书、产权证等文件材料 6.1.3.2 房超价目表、租赁合同、业主身份证复印件、业主委托协议书 房屋调整协议书 ；降租、续租、退租协议、欠租、催交租金来往公函等文件材料 6.1.3.3 法院审理判决等文件材料 6.1.4 物资管理文件材料 6.1.

20、4.1 物资管理制定、规定、台账等文件材料 6.1.4.2 其它一般性文件材料 6.1.5 计划统计文件材料 6.1.5.1 计划统计工作的总结、清示、报告及相关批复文件 6.1.5.2 计划统计工作的规定、年度统计报表、中长期报表、分析报告及各种合同协 议等文件材料 6.1.5.3 计划统计工作会议文件及一般性文件材料 6.2 上级单位制发的关于经营管理工作方面的文件材料 6.2.1 针对本公司 需要贯彻执行的重要性的 6.2.2 需要贯彻执行的一般性文件材料 6.3 同级单位制发的属于经营管理范围的文件材料 6.4 下级单位报送的属于经营管理范围的文件材料 6.4.1 重要问题的专项报告 6.4.2 年度以上的计划、统计材料