1、UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业2009Word 2007 使用技巧排版格式UVGE 虚 拟 成 长 企 业 UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业2 / 13 2 前言：word 的排版技巧熟练掌握，在一份好的文档中发挥着至关重要的作用，在提高工作效率也有着不可分割的作用。下面总结了一些关于 word 2007 排版的要点和技巧，只是归纳了大体部分，细节的用法还需大家去认真看书研究，但是这些概要足够在排版的使用上起到指导性的作用。值得注意的是，word
2、 2007 中新增的一些非常有用和强大的功能，在学习和使用完后，会发现这些功能的好处。对于排版，主要注意以下的一些技巧的熟练引用：1. 页面格式，段落格式，样式，字体的格式； 缩进，对齐，有良好的格式习惯 项目符号的熟练使用，十分的有用 字体的各种样式 固定样式的使用 页面的分节2. 页眉，页脚的插入； 表格来布局，设置样式3. 目录的生成；4. 图表，表格的使用； 图表的题注5. Word 中嵌入 visio 图或 excel 图；6. 常用快捷键的掌握；7. 引用，交叉引用功能的说明见下表： 功能组 主要功能表格 根据需要绘制各种样式的表格链接 可以插入超链接，书签还可以交叉引用页眉和页脚
3、 设置页码格式并插入页码，非常有用页面格式 设置整个页面的文字方向，页边距，分栏目录 生成文档目录，有多种格式可以选择脚注 插入脚注和尾注引文与书目 插入引文，形成书目，列出文档中的所有引用源题注 插入题注，生成和更新图表目录，使用交叉应用功能引文目录 标记引文，并根据标记的引文生成引文目录校对 包含字数统计，词典和信息检索等工具批注 添加和删除批注UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业3 / 13 3 Word 2007 使用技巧排版的要点归纳：要点 1 “引用”功能区选项卡中的命令用于引用文档的信息，形成目录，注脚，引文，
4、题注和索引。要点 2 段落格式：（设置整个文本的对齐方式） 首行缩进，悬挂缩进 段与段的间距（段间距） 行与行的间距（行间距） 对齐方式（居中，分散，两端，左，右） 换行，分页，中文版式 为文字段落添加边框底纹要点 3 在进行编排或排版时切记不要为了方便，随处使用空格调整文档中对象的位置。对文档中对象的定位，最好使用缩进和制表符，这样，在文档需要修改时，会很方便。要点 4 项目符号：word 中的段落编号分为项目符号，编号和多级列表 3 种，编号功能为文档中的段落设置各种数字编号并自动排序。 注意在多级列表设置后，若要一级一级的返回，向前返回按【enter】键即可 ，相反，如果向后返回则，接连
5、着按【backspace】 在更改项目符号的层次的时候，要在该句的末尾修改 使用清除格式按钮，就可以将项目符号删除要点 5 使用“查找”功能来实现快速寻找目标， “定位” （行，列，页数）和“浏览”是特殊功能的查找，如果还需要将找到的目标更替，还可以使用“替换”功能（查找功能的延伸） 。 简单的查找，直接查找 设置参数后查找（搜索选项，格式，特殊符号） 特殊符号的查找要点 6 封面的制作（封面功能）：在插入-页-封面中，有很多内置的封面效果要点 7 字体的设置： 字体，字号，删除线，下划线，颜色，各种效果，边框底纹等的详细设置 字符间距和缩放 调整宽度 合并字符（实现字体的排列呈方形） 双行和
6、一（更多字的排列） 字符缩放 带圈字符（在字符的外围多了圆圈） 右击带圈字符-切换域代码实现改变外圈的格式 切换到外圈后-插入-符号可以改变外圈的样式 为文字添加拼音UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业4 / 13 4 要点 8 样式（固定的格式，以备以后的使用） 自带的内置格式，可以直接使用 单个的样式应用 样式集，如同应用主题，一次性改变文档中所有对象的样式 更改样式-重设为模板中的快速样式-将现在的快速样式保存到模板-作为默认的快速样式 更改样式-重设文档快速样式-将快速样式恢复为模板中默认的状态 新建样式（文档中使用
7、很多次的样式） 样式-三角形下拉按钮-将所选内容保存为新快速样式 样式-小方框-新建样式-根据格式设置创建新样式 修改现有样式 快速样式列表框或样式窗口列表框-右击样式列表框或样式名列表项 检查样式（文档很大，使用的样式很多） 样式对话框扩展开-检查样式按钮 管理样式（对文档样式库进行详细的处理） 设置样式的优先级 在不同的模板见传递样式（导入，导出） 另类样式（文档部件） 将设置了各式的文档对象，作为构建基块保存起来，然后在需要使用这些各式或文档内容时，直接插入保存的文档部件 文档部件的设置，保存，使用和管理 选中段落文字-插入-文本-文档部件-将所选内容保存到文档部件库-新建构建基块 模板
8、的使用和管理 默认的模板 Normal.dotm 任何文档都可以使用的一个特殊模板，在模板上的修改，要影响 word 2007 文档 系统生成的，可删除 文档模板 某些文档专用的模板，修改只会影响到该模板的那些文档 另存为-模板要点 9 页面格式： 在页面布局-页面格式 页边距 纸张 纸张大小 纸张方向 分节，分栏，分页（分割页面） 分节是将文档格式横向分割UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业5 / 13 5 在文档中使用多种格式，用分节来保证他们互不影响， 下一页（自定位光标处分页，下节在下一页） 连续（上下两节连续） 偶
9、数页（自定位光标处分页，下节在下一个偶数页） 奇数页（自定位光标处分页，下节在下一个奇数页） 插入 n 个分节符，文档就分为 n+1 个节 分栏是将页面纵向分割为多栏 将页面内容用空白条或线条间隔 在分栏同时也会插入分节符，将分栏部分单独设为一个节 分页是将页面内容横向断开 使用分页的时候，使用快捷键会方便很多 行数，字符数和网格 行数和字符数： 设置每行的行数和字符数，让每行的字符对齐 页面布局-小方框扩展按钮-页面设置-文档网格 网格： 页面上字符对齐的参照物 为各行添加行号 页面设置-行号 设置格子稿纸 页面布局-稿纸设置 可以将稿纸设置成各种样式（如：作文本） 改变文字方向 页面布局-
10、文字方向 页眉页脚 包括：页码，时间，作者，文档名，章节名 插入-页眉页脚 有多种样式，参数的设置，双击就可以修改 页码 页面顶端 页面底端 页边距 当前位置 使用文字，图形，图片，边框等基本文档对象，制作页眉页脚 页面效果 背景的修饰 填充颜色（渐变，纹理，图案，图片） 页面布局-页面背景-页面颜色 水印效果 使用主题改变页面效果 主题颜色（配色方案）UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业6 / 13 6 主题文字（标题文字和正文文字的格式） 相关主题效果（线条或填充颜色的格式） 重设为模板中的主题，还原成默认主题要点 10
11、 word 中的 SmartArt 图形（07 中新增的功能）： 是一些具有特殊格式关系的图形，展示各对象间的关系，如工作流程和组织关系 相对于图示和自己手绘图形组成的流程图相比，SmartArt 图形更加美观，也便于修改和编辑 插入-SmartArt 设置 SmartArt 图形的样式 形状的多少，布局，颜色 选中 SmartArt 图形-设计-（SmartArt 工具/设计）-布局-将当前的 SmartArt 图形，更换为同种类的其它布局 改变形状的位置，删除，添加形状 在形状上单击可以添加文本内容，或单击文本窗格按钮，或图形边框左边的标签 设计-SmartArt 样式-更改颜色 Smar
12、tArt 图形格式-选中图形-SmartArt 工具-格式-形状-在二维视图中编辑-将 SmartArt 的三维样式转为二维，以便于暂时的编辑-可更改形状-线条，外观， SmartArt 图形格式-选中图形-SmartArt 工具-格式-艺术字样式，排列，大小 制作组织结构图 插入-SmartArt-SmartArt 图形-层次结构-组织结构图 添加图形，布局 设置主体颜色，总体外观样式要点 11 表格的使用： 创建表格 插入-表格 创建定制表格 移动鼠标箭头，拖拉出表格的行数，列数 插入表格-对行数，列数微调 手动绘制表格 表格-绘制表格 表格工具-设计-绘图边框-设计表格的样式 表格的选定
13、 移动 选择单元格，整行，整列 单击选定单元格 双击选定整行 三击选定全部文档UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业7 / 13 7 表格的大小调整和内部设置 增减，拆分合并单元格 修改单元格的对齐方式，文字方向，单元格边距，外观效果 设置表格的属性（全面设置） 表格和文本的相互转换 将文本转换为表格 表格-插入表格-文本转换成表格 将表格转换为文本 选中表格-布局-数据-转换为文本 插入 excel 表格 插入-表格-excel 电子表格 生成内置表格，作为构建基块被保存起来 插入-表格-快速表格 表格行和列的特殊格式 表格
14、-设计-表格样式选项 边框和底纹 特殊的行和列（勾选复选框后，样式与普通行不同，边框底纹） 标题行（表格顶部第一行） 汇总行（表格底部最后一行） 镶边行（单数行或双数行） 第一列(表格左边的第一列) 最后一列（表格右边的最后一列） 镶边列（单数行或双数行） 绘制斜线表头 表格标签-布局-表-插入斜线表头 在表格中排序 表格标签-布局-数据 表格中的计算 以 excel 的布局为例 表格标签-布局-数据-公式 对齐表格中的数据 表格标签-布局-对齐方式 开始-段落对话框-制表位 小数点对齐，竖线对齐，左对齐，右对齐，居中对齐 在水平标尺的左端-小数点对齐要点 12 图表的使用：（图形和 exce
15、l 表格，用于演示和比较数据） 创建图表并输入数据 插入-图表，自动弹出 excel 窗口 输入图表数据 在 excel 中编辑数据-双击单元格UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业8 / 13 8 设置图表外观 图表的整体布局和样式 选中图表-设计-类型-更改图类型/另存为模板 选中图表-设计-数据-切换行/列-行数据，列数据调换位置 选中图表-设计-图表布局-更改布局样式 图表元素的布局和格式 选中图表-布局-插入-图片/形状/绘制文本框 选中图表-布局-标签-图表标题/坐标轴标题要点 13 审阅功能： 校对 拼写和语法（
16、自动查找和标注标点，字词和语法的错误） Office 按钮-word 选项-校对 更正拼写和语法错误（在错误文本在右击） 审阅-校对-拼写和语法 信息检索（翻译选定的内容，查找同义词） 审阅-校对-信息检索/同义词库/翻译 批注和修订 审阅-批注-新建批注 审阅-修订-批注框 比较修订前后 视图-窗口-切换窗口/新建窗口/全部重排/拆分（可以对比着来看） 合并和比较文档 审阅-比较 防止合同泄密 文档密码 Office-另存为-工具-常规选项-打开文件的密码 编辑权限 审阅-保护文档-限制格式和编辑要点 13 引用(在编辑学术论文，法规，科技书籍等长文档的时候)： 大纲视图和主控文档 视图-大
17、纲视图-对于标题的层次便于修改 主控文档：用来组织长文档，将文档的各个部分，分别创建成子文档，再将这些部分连接到长文档（主控文档） ，在编辑长文档的某个部分时，不必打开主控文档，直接使用自文档，若子文档有错，也不会影响到整个长文档 视图-大纲视图-主控文档-显示文档-新建/插入 视图-大纲视图-主控文档-折叠子文档/锁定文档 书签 创建，管理和定位书签 选定文字-插入-链接-书签UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业9 / 13 9 显示隐藏书签 Office 按钮-word 选项-该机-现实文档内容-显示书签 题注 给图片，
18、图形，表格，图表，公式等项目添加名称和编号，是阅读者对文档中项目的具体信息有明确的了解，也可以保证文档中的项目能够按一定的类别和顺序自动编号，移动删除时，还可以自动更新编号 添加题注 引用-题注-插入题注（还可以自动插入题注） 修改题注-选中题注的文字-可以进行字体，自豪，效果，颜色，对齐方式 脚注和尾注（对文档中引用的其他的书，名人的言论等做出的注释，在鼠标移到插入的文字上的时候，有显示，可以看到脚注的注释内容） 引用-脚注-插入脚注/尾注 脚注：在该页文档的地步出现有编号的脚注编辑区 尾注：注释区出现在文档的最末尾 通过对话框来插入脚注，尾注-更详细的参数设置 查看与修改注释 交叉引用（引
19、用文档信息，前面的书签，题注，脚注，尾注及项目标号，标题，都可以作为引用源） 需引用的位置-插入-链接-交叉引用 在引用信息上右击，选择“更新域” ，可以让引用信息和引用源信息一致 索引 将文献中具有检索意义的事项，如人名，地名，词语，数字，概念等摘录下来，标明出处，页码，按一定的次序分条排列，以供查阅者查阅资料，也是论文质量的重要标志之一 标记索引项 选定文字-引用-索引-标记索引项（插入定位光标，可以在同一位置标记多个索引项，但是选定文字，只能标记一个索引项） 主索引项/次索引项，在次索引项输入了内容后，输入“：”号，输入的内容成为第三极索引项，以此类推 选项中： 当前页-则生成的索引中，
20、索引内容后指示的是索引项所在的页码 交叉引用-“请参阅”后输入其他索引项的内容，在索引中，改索引项后面的额提示，可以参阅其他索引项 页面范围-选择大段跨页文字UVGE - University Virtual Growing Enterprise 大学虚拟成长企业10 / 13 10 在文档中标记索引后，会在定位光标或选定文字右边，出现一个特殊的域，就是标记的索引项 生成索引 在放置索引内容的位置插入定位光标-引用-插入索引（类似于目录的生成形式，但是前提是必须要标记了索引） 编辑索引 选中所有的索引，右击，选择“更新域” ，可以更新索引内容 如果索引不再修改了，在索引中插入定位光标，使用快捷
21、键【ctrl+shift+F9】 ，将索引域转换成普通文字，防止索引自动更新 目录 标记目录项（就是在标题上设置大纲级别） 选中一个标题或插入定位光标-引用-添加文字 创建目录 引用-目录-插入目录 创建图表目录 引用-题注-插入图表目录 编辑目录 引用-目录-更新目录 引文目录和书目 论文中直接引用书籍，刊物，中的原话，收集在一起，标注页码，就是引文目录 标记引文 引用-引文目录-标记引文 创建引文目录 引用-引文目录-插入引文目录 添加书目项引用源 引用-引文与目录-插入引文-添加新源-创建源 管理引用源和创建书目 创建书目 在文档中添加书目项引用源并进行整理后，再创建目录 引用-引文与书目-书目-插入书目要点 13 文档的输出： 打印 打印预览 打印-选项 页面设置（包括页边距，纸张方向，纸张大小的设置） 打印选项
