1、 办公自动化系统论文：基于高等院校的网络办公自动化系统摘 要 介绍学院网络办公自动系统的主要功能,分析了内外网络连接的方法,根据具体需求情况,给出相应的应用方案 ,对涉及到的有关技术也做出了相应的研究与分析。 关键词 高等院校 网络 办公自动化 怀化职业技术学院是一所公办全日制高等院校,学院的办公环境还相对比较传统, 初步实现了以计算机为核心的办公模式。最近几年来通过计算机技术在学院各部门的教学、科研、办公等各个环节的相互渗透,一定程度上提高工作效率和质量。 一、办公状况 学院办公行政部门以及各系或多或少都建立了挂靠在学院网站下的独立网页。各个部门信息共享率低,办公效率不太理想。办公室行政部门
2、发出通知、会议精神和文件等没有通过计算机网络传输,而是通过人工方法 ,打印文稿一级级地传达。大概的工作流程还是通过费时、费力的电话及会议来完成。此工作方式现在效果不错,不过高效性无法达到。 随着学院改革发展上水平,提倡“低碳”节约型办学思路,可以利用刚刚改造好的高性能的校园网络,把校内信息共享给师生家长 ,真正实现网络办公自动化管理。 二、系统功能 根据学院的办公需求,系统至少应具备五个功能模块 : 2.1 信息管理系统(MIS) 信息管理系统(Management Information System),是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、传
3、输、加工、储存、更新和维护, 提高效率为目的,支持管理高层决策、中层控制、基层运作的高度集成化的管理系统。主要指的是进行日常信息管理操作的系统,包括信息的发布、公文处理、文件管理和教学管理等。 2.2.网络应用 系统网络功能中包括各种的网络应用:收发电子邮件、浏览内网与外网网站、发布自己的公共信息以及与网内外其他人交流。所有这些都需要内网与外网之间通过相应的机制进行联接。 2.3 行政事务管理 主要功能是对人事、财务、教务、后勤等进行管理,实现各管理部门的办公自动化。其中财务管理当中的数据安全问题尤为重要。 2.4 会议管理 主要功能:对公文、校务信息、简报、报告等文件批示进行数据库存储管理;
4、 提交参会人员名单、发送会议通知等。 2.5 个人事务管理 包括:个人计划管理、领导日程安排、电话簿、名片簿等与个人管理功能。其中领导安排以简报、报告、请示、会议活动通知为根据,安排领导出差, 会议活动等工作。工作安排由办公室统一协调,系统可方便地浏览领导近期的活动安排。 三、系统网络拓扑结构 网络办公自动化系统,在网络结构上分为内、外部网两个部分, 内部网主要用于学院内部各部门机构之间或上下级之间的信息交换、信息处理;外部网主要用于学院与外部用户的沟通及信息的发布和采集。将整个网络办公自动化系统模型的总体设计目标:建立一个以网络管理中心为中心,覆盖全院办公楼、教学楼和实验楼 ,各院系的通信枢
5、扭。 系统网络拓扑结构示意图 系统网络不仅包括内外网常见的网络基础应用开发,如 E-MAIL、WWW 服务、论坛等,而且包括专用的应用程序开发,如前面的功能需求: 信息管理系统 (MIS)和其他的管理系统, 相关的系统结构和实现方式各有不同。系统网络中的用户群不是很多,但是应用系统较多, 为了保障系统网络安全,应该从网络连接设备、网络操作系统以及数据库当中着手相应的认证与授权。 根据部门关系和工作流程从逻辑结构上和物理结构上,合理规划逻辑子网、划分用户分组以及权限问题。数据需要保密的可以直接通过外网建立自身加密机制,开辟专有的数据通道,组件虚拟专用网络。系统网络的稳定性和可靠性是保障整个系统网
6、络正常运作的重要条件。 四、结束语 网络办公自动化系统实现后,将为学院提供广泛的网络应用服务。主要功能有: 文件服务、电子邮件、数据查询信息等服务。目前只有教务处的局域网已连接到了 Internet 上,教务管理实现了“无纸化”办公。由此, 网络办公自动化系统的建设必将大大提高学院管理水平。信息时代在重视网络化办公、提高工作效率的同时,内部管理制度也是一个不可忽略的软因素。 参 考 文 献 1 吴华洋 .高等院校办公自动化系统的设计实现J.黑龙江大学自然科学学报 ,2005 2 王玉莲 ,亢临,李中青.学校办公自动化网络系统的设计思想J.山西大学学报(自然科学版),1999 3 梁浩.一种通用办公自动化系统的设计与实现J.计算机工程与应用 ,1996 4 贾宏锦 ,李志勋.办公网络安全研究J.科技咨询导报,2007
