1、上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 1- 摘要:国际货运代理行业是 90 年代以来新起的行业，并在 21 世纪得到了迅速的发展。尤其是上海这座港口城市。因此加快货代管理系统的开发与研究成为一个有待于发展与解决的课题。为了迎合现代海运物流出口管理模式的需要，提高物流管理水平，适应激烈的市场竞争，上海久商货运代理有限公司拟对企业的海运出口货代的各个业务流程实行统一的信息管理，以帮助公司管理层做出及时、准确的决策。本篇论文对国际货运及国际货运代理作出一般介绍，并基于上述背景详细介绍了上海久商货运代理有限公司海运出口业管理信息系统的开发过程，通过对公司业务的现状和长远规划及其目标进行了初步了解和详
2、细调查，描绘了公司的组织结构图、系统的业务流程图、并据此结合科学方法进行了子系统的划分。本文最后针对该系统在进行了总结。关键词:国际货运代理 信息化建设 信息管理系统规划 AbstractThe international shipping agency trade is a trade that has got up newly since the 1990s, and got fast development in the 21st century. Especially Shanghai , port city. So accelerate goods development to ta
3、ke the place of administrative system and study , become one await subject that develop and solve. In order to cater to transporting the need which exports the management mode by sea modernly , improve the management level of the logistics, meet fierce market competition, Shanghai long trader shippi
4、ng agency Co., Ltd. plan sea transport each business procedure that exports take the place of in enterprise implement the unified information management, in order to help the management teams to make prompt , accurate decision. This thesis makes the general introduction to the international freight
5、transportation and international shipping agency, and has introduced long trader shipping agency Co., Ltd. in Shanghai in detail because of background described above - Transport the development course of the management information system of exporting industry by sea, through finding out about to th
6、e current situation , long-term plan and goal of companys business tentatively and detailed investigation, organization chart , business flow diagram of system to describe company , and combine scientific method division to go on subsystem in view of the above. Finally, this text to should systemati
7、c to summarizeKeywords: international freight transportation agency information system constructionInformation management system plan目录0 绪论自 2001 年 12 月，中国正式加入世界贸易组织以来，中国国民经济持续快速增长，进出口贸易取得了巨大发展，从 2001 年全年贸易额 5000 多亿美元猛增到 2004 年的 11548 亿美元，一跃成为世界第三大贸易国。可以预见，随着中国步入入世的“后过渡期” ，这一数据还会逐年增长。2001 年上海港货物吞吐量首
8、次超过 2 亿吨，排入世界第三，国际集装箱吞吐量达到 634 万标箱，列世界第五。2004 年上海港集装箱吞吐量超过 1400 万标箱，这就意味着上海港集装箱吞吐量已经跻身世界第四。2005 年进出上海港船舶数量达到 64 万上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 2艘次，全年集装箱吞吐量将达 1800 万标箱，稳居世界第三，预计 2006 年这一数据将突破2000 万。而现代国际贸易的发达离不开国际运输和进出口服务，我们不仅要重视贸易数据的增长，对于与之配套的运输服务也应该予以相当重视。正由于此，随着贸易、交通体制改革的不断深化，如今，我国已经改变了主要依靠行政计划手段对外贸运输工作实行统一
9、管理的，而是放开国际货运代理（下称国际货代）市场，允许多家经营，鼓励竞争。国际货代是指接受进出口货物收发货人的委托，以委托人的名义或自己的名义，为委托人办理国际货物运输及相关业务并收取报酬的行业。在国外国际货运代理业务的操作主要是由无船承运人（简称 NOVCC）负责，无船承运人是“与发货人订立运输合同的人或者实际完成运输的人” ，区别于我国的一般货代企业，他们通常拥有完整的信息化服务体系和完善的供应链管理。我国国际货运代理企业已有不少拥有一定网络或正在组建自己的网络，这主要体现在电子商务技术的应用上，例如在众多国际知名的物流服务营运商中，中远集运在“以市场为导向，以客户满意为中心“ 的经营理念
10、指导下，率先为业界提供应用电子商务处理全线物流及运输过程的服务模式，将中远集运遍布全球的航运与物流服务资源集中在互联网上，为货主、供应商、合作伙伴和企业内部员工提供准确、快捷的信息查询与文件处理服务，建成全球第一流的企业级航运物流信息平台。也有专门公司开发出了针对国际货代行业的信息系统应用软件，如海环软件提供的货代系统(无船承运人系统 )、自营船代系统、公共船代系统以及服务领域更广的空运货代系统、报关行管理系统、车辆运输系统、仓储与配送系统等应用系统。但绝大多数企业内部信息化建设还是非常落后，缺乏对网络有效的管理，缺乏对内部操作规范控制，也不能为客户提供基本的信息化服务，这就根本制约了企业的发
11、展和转型，所以对于该行业企业而言，规范高效的信息化建设迫在眉睫。另一方面，国家机关对信息技术，电子商务技术在进出口环节控制管理方面的应用也开始日益重视，其中最有代表性的就是由李岚清副总理倡导的对外经贸信息系统工程金关工程。金关工程的目标是要建设现代化的外贸电子信息网，将海关、商检、外经外贸、金融、外汇管理和税务等企业和部门的业务系统实现计算机联网，用 EDI 方式进行无纸贸易，并全面实现国家进出口贸易业务的计算机化。当前的国际货运代理业务就要涉及其中的海关商检等方面，因此搞好企业和政府部门业务的信息建设也有着十分重要的意义。当前，随着国民经济的发展，进出口货物流量的增长，以及设计年吞吐能力 1
12、500 万标箱拥有 50 个深水泊位的洋山深水港的开港，企业的信息资源优化对于上海的货代公司已经是眼前的任务，只有一个信息系统在企业中进行了良好的运作，才能让企业把握住机会利用好有利条件，在管理和服务上一个大的台阶，而且更能加速企业的发展壮大，也只有这样货代企业才能有效地在激烈竞争的货运运输市场中立于不败之地。从大局上来讲，搞好国际货运代理企业的信息化建设，对于国际货运市场的规范化建设，对政府部门的有效监管，都有着巨大的积极意义。1 国际货运及国际货运代理业务国际货运与国际货运代理是两个不同的概念。国际货运代理是国际货运中的一个组成角色。本节就此分别展开介绍从而为后面的系统规划做理论铺垫。1.
13、1 国际货运的概念运输就其运送对象来说，分为货物运输和旅客运输，而从货物运输来说，又可按地域划分为国内货物运输和国际货物运输两大类。国际货物运输，就是在国家与国家、国家与地区之间的运输。国际货物运输又可分为国际贸易物资运输和非贸易物资（如展览品、个人行李、办公用品、援外物资等）运输两种。由于国际货物运输中的非贸易物资的运输往上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 3往只是贸易物资运输部门的附带业务，所以，国际货物运输通常被称为国际贸易运输，从一国来说，就是对外贸易运输，简称外贸运输。1.1.1 国际货运的产生 现代国际运输主要源于国际贸易，跨国公司资源调度，政府行为，及各种非商业行为等方面。1
14、.1.2 国际货运的方式与特点国际货物运输方式，根据使用的运输工具不同，可以分为如下所列几种主要运输方式：表 1.1 运输方式及特点当前，海上货物运输是国际贸易运输的主要方式。 国际海上货物运输虽然存在速度较低、风险较大的不足，但是由于它的通过能力大、运量大、运费低，以及对货物适应性强等长处，加上全球特有的地理条件，使它成为国际贸易中主要的运输方式。我国进出口货运总量的 8090是通过海上运输进行的，由于集装箱运输的兴起和发展，不仅使货物运输向集合化、合理化方向发展，而且节省了货物包装用料和运杂费，减少了货损货差，保证了运输质量，缩短了运输时间，从而降低了运输成本。由此考虑本文的论述大部分也是
15、基于海运而言的。1.1.3 当前国际货运的性质意义在国际贸易中，商品的价格包含着商品的运价，商品的运价在商品的价格中占有较大的比重，一般来说，约占 10；在有的商品中，要占到 3040。商品的运价也和商品的生产价格一样，随着市场供求关系变化而围绕着价值上下波动。商品的运价随着商品的物质形态一起进入国际市场中交换，商品运价的变化直接影响到国际贸易商品价格的变化。而国际货物运输的主要对象又是国际贸易商品，所以可以说，国际货物运输也就是一种国际贸易，只不过它用于交换的不是物质形态的商品，而是一种特殊的商品，即货物的位移。所谓商品运价，也就是它的交换价格。由此，我们可以得出这样一个结论：从贸易的角度来
16、说，国际货物运输就是一种无形的国际贸易。1.1.4 中国国际货运的现状和发展需要我国国际货物运输的进出口货物，大部分是通过海运，少部分通过铁路或公路运输，也有些货物是管道运输或邮政运输。随着航空事业的发展，通过航空运输的货运量近年来有较大的增长，货物种类和范围也在不断扩大。硬件上来说，我国货运的硬件条件比起以前已经有了飞跃的改变，但从长远来看，我国的国际货运发展不但需要有硬件的保障，软运输方式 特点国际海上货物运输 A 运输量大。B 通过能力大。 C 运费低廉 D 对货物的适应性 E 运输的速度慢。 F风险较大。国际铁路运输 A 铁路运输的准确性和连续性强。 A 铁路运输速度比较快。C 运输量
17、比较大。 D 运输成本较低。E 铁路运输安全可靠。F 初期投资大。国际航空运输 A 运送速度快。B 安全准确。C 手续简便。D节省包装、保险、利息和储存等费用。F 航空运输的运量小、运价较高。 上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 4件上也需要的到信息管理技术的支持，这样才能保证运输的高效和硬件资源的利用最大化。1.2 国际货运代理简言之，国际货运代理是为被代理人办理货物进出口环节有关事宜的服务主体，在不断的发展完善中，其业务涉及方面也处于不断的调整变化中。1.2.1 国际货运代理及其相关方面的一般介绍国际货代是指接受进出口货物收发货人的委托，以委托人的名义或自己的名义，为委托人办理国际货物
18、运输及相关业务并收取报酬的行业。国际货运代理企业在国际进出口业务中常常扮演着重要的网络作用,按照不同需要或权限，工作可能涉及收发货人、银行、船公司、海关、检验机构、第三方物流等诸多相关单位和主管政府部门，办理接单、拼拆箱、定舱、港口操作、银行业务、报关（委托等事宜，在工作过程中需要处理与之相关的大量信息。可以说，在国际货代工作中，货物实体流动的同时，与货物对应的信息也随之流动着。能否掌握并有效运用货代业务中的各种相关信息，建立行之有效的信息系统框架，对于各个国际货代企业扩大业务量，降低成本，提高工作效率来说都有着举足轻重的影响。1.2.2 国际货运代理的国际发展趋势 20 世纪 50 年代以来
19、，随着世界各国经济贸易往来的日益频繁，跨国经济活动的增加，世界经济一体化进程的加快，国际货运代理行业在世界范围内迅速发展，国际货运代理人队伍不断壮大，并已成为促进国际经济贸易发展，繁荣运输经济，满足货物运输关系人服务需求的一支重要力量。经过几十年的发展，世界各国已有国际货运代理公司 40000多个，从业人员达 800-1000 万人之众。在经济比较发达的西欧主要国家，平均每个国家都有 300-500 家的国际货运代理公司。其中，联邦德国有 4500 多家，法国也有 2000 多家。在美洲，仅 20 世纪 90 年代的美国，就有货运代理公司 6000 多家。在亚洲，日本拥有国际货运代理公司 40
20、0 多家，新加坡拥有国际货运代理公司 300 多家，韩国、印度分别拥有200 多家。我国香港地区拥有国际货运代理公司 1000 多家，台湾地区拥有近 260 家。目前，世界上 80%左右的空运货物， 70%以上的集装箱运输货物， 75%的杂货运输业务，都控制在国际货运代理人手中。但是，世界各国国际货运代理行业的发展并不平衡。总的来讲，发达国家的国际货运代理行业发展水平较高，制度比较完备，国际货运代理公司多数规模较大，网络比较健全，信息化程度高，业务比较发达，控制了世界国际货运代理服务市场。发展中国家的国际货运代理行业发展比较缓慢，制度不够完备，国际货运代理公司多数规模较小，服务网点较少，信息化
21、建设处于起步阶段，人员缺乏培训，以本国业务为主，市场竞争能力较差。1.2.3 中国国际货代行业的现状分析我国国际货运代理行业起步较晚，历史较短，但是由于国家重视 ，政策鼓励，规范发展，发展十分迅速。到 2002 年 12 月底为止，我国已有国际货运代理企业 3775 家（包括分公司） ，从业人员近 30 万人。其中，国有国际货运代理企业占了近 70%，外商投资国际货运代理企业占了近 30%。沿海地区国际货运代理企业占了 70%，内陆地区国际货运代理企业占了 30%。从事国际航空货运代理业务的企业 361 家，占大约 9.6%。这些企业遍布全国各省、自治区、直辖市，分布在 30 多个部门和领域，
22、国有、集体、外商投资、股份制等多种经济成分并存，已经成为我国对外贸易运输事业的重要力量，对于我国对外贸易和国际运输事业的发展，乃至整个国民经济的发展作出了不可磨灭的贡献。目前，我国 80%的进上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 5出口贸易货物运输和中转业务（其中，散杂货占 70%，集装箱货占 90%） ，90%的国际航空货物运输业务都是通过国际货运代理企业完成的。我国货代行业的信息化建设起步晚发展缓慢，信息化还主要表现在网站建设，办公自动化阶段。很少有系统的规划建设。2 上海久商国际货运代理公司信息系统分析2.1 系统调查：系统的初步调查是系统分析阶段的第一项活动，也是整个系统开发的第一项
23、活动。系统初步调查阶段的目的是明确系统开发的目标和规模，从系统分析人员和管理人员的角度看新项目开发有无必要和可能，并论证其开发的必要性和可行性。2.1.1 系统背景上海久商国际货运代理公司是坐落在四川北路 1851 号的一家中型货运代理公司，因本人好友在该公司工作，可以保证原始资料的获得，所以选择该公司为系统规划的需求对象。该公司的主要业务是从事海运出口业务的货代工作，客户直接与公司销售取得联系并提交货物代理单据。由销售递交给操作部门负责具体的操作工作。从单据处理，订舱，申请报关，监督货物进港，一直到货物安全无损的到达客户指定的地点。公司为客户提供一条龙服务，从而方便客户货物的出口需求。出口业
24、务是最具有代表性，业务牵涉面最广，因此本文将针对出口业务提出规划方案。随着业务量的不断增长，管理信息量的急速扩张，公司存在的问题也越来越明显：（1）业务管理工作缺乏规范性，随意性较大，各个管理部门之间的交流少，信息渠道不完善、不畅通，缺乏相互之间的沟通和协调。（2）业务活动中数据和资料主要采用文本和表格等纸介质的手工处理，造成了公司管理活动工作量大、效率低、出错率高。（3）各部门工作步伐不联动，缺乏统一性和时效性，数据统计量大，报表统计繁多，因而各部门数据冗余大、不同步、不完整。（4）大量的单据和报表，造成历史数据的备份和查询极其烦琐和困难，难以提供及时、准确的信息，从而影响了公司管理和决策。
25、鉴于以上问题，公司希望开发管理信息系统，以节约公司成本，提高效率，提供全面、及时、准确的信息，为决策提供依据。2.1.2 组织结构图公司采用董事会监督和总经理负责的制度，总经理负责全局、统筹部署。公司下设四个具体职能部门：操作部，销售部，财务部和调度。每一个部门设有一个部门经理。根据调查得知，各个部门的具体职责分工如下：销售部：负责新客户的开发，老客户的维护。接受客户的反馈信息。接受客户的订单，进行初步审核后，递交给操作部处理。操作部：负责由销售部递交过来的委托书，并进行相关的业务处理。向船公司订舱，申请报关，费用核算。调度部门：主要负责车队的管理，车辆的调配。仓库管理，货物运输及协调好车队与
26、仓库之间的关系。财务部：负责公司的财务管理，会计核算，报表统计和员工的薪资管理。由于公司没有设立人事部门，所以员工的管理与行政也暂时由财务部门负责。上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 6董事长总经理调度部门财务部门销售部门操作部门业务部订舱部报关部结算部客户开发部客户维护部市场调查部车队仓库下面是公司的组织结构图。如图 21 所示：图 2.1 上海久商国际货运代理有限公司组织结构图2.2 可行性分析可行性分析是系统分析阶段的第二步，是对系统进行全面、概括的分析，在初步分析的基础上，明确了公司存在的主要问题和建立新系统的初步设想，进一步对系统目标、涉及范围等因数进行分析研究。按照管理信息系统
27、的原理和方法，采用成熟的信息技术和手段，提高公司销售管理水平，优化人力、物力和财力的配置是该系统的目标。现从经济可行性、技术可行性和营运可行性三方面来进行研究。2.2.1 经济可行性经济可行性是对组织的经济状况和投资能力进行分析，对系统建设、运行和维护费用进行估算，对系统建成后可能取得的社会及经济效益进行估计。系统为货代公司管理层提供大量的有用信息，同时规范了货代公司的信息流和物流，系统建成后带来的效益远远高于系统的开发、维护费用。此外，公司领导层的大力支持是该系统的开发建设在经济可行的重要条件。2.2.2 技术可行性技术可行性是对现有技术进行评价，分析系统是否可以用现有技术来实施，以及技术发
28、展对系统的开发建设有什么影响。本系统采用的工具对于本系统所提出的要求须是完全能够实现的。利用此开发工具所开发的系统对要求数据库资源的共享须是能够满足的。另外，该工具的许多特点和优上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 7点对于保证系统的稳定性和安全性，以及加快开发进程须是十分有利的。2.2.3 营运可行性营运可行性是指系统对组织机构的影响，现有人员和机构、设施、环境等对系统的适应性以及进行人员培训补充计划的可行性。通过在处理过程中及时提供提示信息和对工作人员进行培训可使工作人员很快地适应新系统，从而发挥新系统效益。此外，公司还需要为该系统配备了专门的计算机专业维护人员，以为系统的稳定性和营运可
29、行性提供保障。综合从技术、经济、营运三方面来看，开发一个简单易用、界面友好、灵活方便的管理信息系统对于公司是十分迫切和可行的，这对于公司提高管理效率，减少管理费用是十分有益的。2.3 软件系统的总目标上海久商国际货运代理有限公司海运出口业务管理信息系统将根据公司的管理要求和经营方式，按照管理信息系统的原理和方法，为公司领导层、管理层、财务、市场、销售等部门提供详尽的信息数据，从而方便各部门的决策和管理。该系统建议采用Microsoft Access 作为开发工具，公司每代理一笔业务，随着每条业务资料记录的输入，工作人员就可以根据工作完成的进度进行记录的查询、添加、修改，直至这笔业务结束，对该记
30、录进行归档备份，以为公司下一步所进行的开具票据、档案留底和统计帐务等工作提供依据。为公司领导和工作人员获得迅速、安全、准确的信息提供可靠依据，并作出相应的处理便是本系统的设计目标。3 需求分析需求分析的目的是要按照系统规划所定的开发项目范围内明确系统开发的目标和用户需求，提出系统的逻辑方案，即要解决“做什么”的问题。把要解决哪些问题和为了满足用户需求系统必须完成哪些任务调查、分析清楚，从信息处理的功能需求上提出系统的逻辑模型，为下一阶段解决“怎么做”提供依据。本章主要通过业务流程图来描述进口货代业务的全过程，以明确系统应具有的功能，通过数据流程图和数据字典来描述系统的逻辑模型，为下一步系统概要
31、设计提供依据。3.1 业务流程及绍为了弄清楚各部门的信息处理工作，哪些与系统建设有关、哪些无关，就必须了解组织的业务流程。按照业务活动中信息流动过程，逐个调查所有各个环节的处理业务、处理内容、处理顺序，以及业务与程序保持一致的对应性、实时性的要求，弄清各环节需要的信息内容、信息来源、去向、处理方法，提供信息的时间和信息形态等，用业务流程图来表示。业务流程图是对一个组织内部业务处理活动的内容与工作流程的描述，是一种表明系统内各单位、人员间业务关系、作业顺序及管理信息流动的流程图。经过详细调查后，得知公司业务流程分析如下：公司在接受处理一票出口业务时，首先需要由客户提供海运出口委托书和报关资料给公
32、司销售部门。经过销售部门的处理后，将合格的委托书递交给操作部门处理。操作部对委托书的信息做进一步的处理，填制订舱单，并递交给船公司。船公司将订舱单的前四联存档，后六联盖章后返回给部门操作。操作部再将此六联单连通报关资料一起递交给报关行。并且开出装箱通知书给车队。车队开出提货单到仓库提货，并运送至港区。报关行会处理报关资料，将合格的资料递交给海关处理。海关得到船公司的配舱确认书上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 8销售客户海运出口委托书货代操作委托书审核不合格委托书合格委托书委托书处理订舱单船公司订舱单处理前四联单后六联单留底保存报关行报关资料后六联单报关单海关配舱确认书财务车队装箱通知书箱
33、号，封号仓库提货单港区装箱单处理装箱单 A装箱单 B帐务处理费用清单帐目审核电汇单证财务入帐提单 B提单 A报关单处理合格的资料费用结算单报关台帐报关单审核场站收据港区报关单登记配舱处理换单后，开出场站收据给港区。通知装船。操作在得到所有的费用清单后，进行帐务处理，并递交给公司财务部。财务部审核入帐。3.2 系统流程图/上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 9系统中人员图 3.1 海运出口流程图业务流程图的图形符号说明如下：数据流向 4 系统规划 4.1 规划方法介绍本系统的将采用企业系统规划法(BSP,business system planning)来进行规划。企业系统规划法是一种对企业
34、管理信息系统进行规划的结构化方法，他是基于用信息支持企业运行的思想（管理信息系统162 页定义） 。在思路上是自上而下识别系统目标，识别企业过程，识别数据，然后自上而下设计系统，以支持系统目标的实现。拟通过企业系统规划法达到以下的目的：（1）确定未来信息系统的总体结构，明确子系统组成以及开发这些子系统的先后顺序。（2）对数据统一规划、管理和控制，明确子系统之间的数据关系，保证信息的一致性。企业系统规划法的优点在于它能保证管理信息系统独立于企业的组织结构，具有对环境的适应性。即使将来企业的组织机构或管理体制发生变化管理信息系统的结构体系不会受到太大的冲击。4.2 定义企业过程任何企业的活动均可由
35、三方面组成：计划和控制，产品和服务，支持资源。任何活动均可由这里导出（管理信息系统163 页） 。货代作为一种代理行业，产品即是服务有其特殊性，经过与久商公司业务人员的探讨定义企业业务过程如下。支持 服务客户管理 单证操作（2）运费率估计 报关（2）成本控制与分析 订仓（3）帐务处理 车辆运输调度（2）表 4.1 服务过程4.3 定义数据类1 业务信息表：业务编号，操作员，订舱单位，船名，航次，提单号，目的港，委托人，系统外实体 单据、报表、帐目存储处理 上海久商国际货运代理公司信息化建设规划 10委托日期，船期，签单日期，运抵国，装货港，报关行，卸货港，业务类型，发货人，收货人，通知人，目的
36、港代理2 货物信息表：货物编号，标记和号码，货名，总件数，包装种类，总毛重，总净重，总尺码，箱类，箱型，备注3 订舱单：订舱单号，船公司名，订舱单位，联系电话，操作员，货名，箱重，船期，目的港4 报关单：报关单编号，海关名称，出口口岸，出口日期，经营单位，运输方式，发货单位，贸易方式，征免性质，结汇方式，货名，数量，目的国，总价，制单日期5 装箱单：装箱单号，客户编号，船名航次，货名，提单号，件数，联系人，电话，卸货港，毛重，目的港，尺码，特殊要求 6 提单：提单号，提单份数，是否电放，SHIPPER，CONSIGNEE，NOTIFY PARTY，船名/航次，装货港，卸货港，目的港，唛头，货名，件数，毛重，尺码，箱封号，船期，截关日期，签发地点 7 财务报表：支持财务统计 企业决策 8 报价：航线，运价，日期4.4 过程/数据类矩阵货物信息订舱单 托单 报关单 装箱单 提单 财务报表 运价表单证操作员C U U U客户服务C U U报关单录入员U C U海运操作员U C报关员 U车辆运输调度U U拼箱操作员U U C运费率结算U成本控制分析U C帐务处理C订仓专员C U U表 4.4.1 U/C 矩阵初始图
