1、 XXX 协同办公(OA) 系统上线规范制度XXX 集团企业发展中心信息化部修改历史记录:序号 日期 版本 变更说明 修改人 注释1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 目录第一篇：OA 系统概述 .1(一) XXX 对于 OA 系统的需求及建设目标 .1(二) 泛微平台简述 .1(三) 泛微技术平台优势 .2第二篇：OA 系统建设规划 .1(一) 系统建设原则 .1(二) 系统实施 .3(三) 基础应用 .4(四) 深化应用 .4(五) 集成应用 .4第三篇：OA 系统功能清单 .4一、标准主模块功能清单 .4(一 ) 工作流程管理模块功能清单 .4(二 ) 知识管理模
2、块功能清单 .8(三 ) 信息门户模块功能清单 .11二、扩展主模块功能清单 .13(一 ) 组织人事管理模块功能清单 .13(二 ) 客户管理模块功能清单 .14三、辅助模块功能清单 .15(一 ) 日程管理模块功能清单 .15(二 ) 协作沟通管理模块功能清单 .16(三 ) 会议管理模块功能清单 .16(四 ) 车辆管理模块功能清单 .17第四篇：OA 系统建设体系及工作要求 .17第五篇：OA 系统试运行工作及要求 .18第六篇：OA 系统正式上线工作及要求 .18第七篇：OA 系统运行指标 .19第八篇：OA 系统使用规范 .19一、引言 .19二、整体规范要求 .20三、系统使用规
3、范 .20(一 ) 知识文档管理模块使用规范 .20(二 ) 工作流程模块使用规范 .22(三 ) 信息门户模块使用规范 .23(四 ) 组织人事管理模块使用规范 .23(五 ) 客户管理模块使用规范 .23(六 ) 日程管理模块使用规范 .24(七 ) 协助沟通管理模块使用规范 .24(八 ) 会议管理模块使用规范 .24(九 ) 车辆管理模块使用规范 .25四、对于如何熟悉系统的建议 .25第九篇：OA 系统管理规定 .25一、目的 .25二、OA 系统登陆地址 .25三、适用范围 .25四、安全规定 .25五、系统使用规定 .26(一 ) 新用户录入系统 .26(二 ) 用户初次登陆系统
4、 .26(三 ) “我的流程 ”相关使用 .26(四 ) “我的知识 ”相关使用规定 .27(五 ) “我的人事 ”相关使用规定 .27(六 ) “我的会议 ”使用规定 .28六、附则 .28第十篇：XXX 集团知识地图使用及管理办法 .28一 、 企 业 知 识 地 图 的 概 念 .28二、企业知识地图的作用 .28三 、 企 业 知 识 地 图 的 功 能 .29四 、 XXX 企 业 知 识 地 图 .30(一 ) 企 业 知 识 地 图 的 创 建 .30(二 ) 企 业 知 识 地 图 的 使 用 .30(三 ) 企 业 知 识 地 图 的 管 理 办 法 .30第十一篇：XXX
5、集团知识讨论组 .31一、 引言 .31二、 XXX 集团知识讨论组的组建 .31三、 XXX 集团知识讨论组讨论方式方法 .31四、 XXX 集团知识讨论组管理办法 .32第十二篇：XXX 协同办公（OA）系统奖惩暂行制度 .32第一节 总则 .32第二节 奖励 .32第三节 惩罚 .33第四节 申诉 .341/30第一篇：OA 系统概述(一) XXX 对于 OA 系统的需求及建设目标XXX 集团于 2010 年 7 月启动信息化建设议题，企业发展中心于 2010 年底按照集团的信息化系统建设规划指示，启动了集团 OA 系统的需求调查及招投标工作，并于 2011 年 2 月底与泛微合作展开系
6、统实施工作。系统实现目标为 XXX 集团两级用户和应用系统的协同，提高办公效率；按照“全集团一套系统、一个平台、多维度应用、多级门户”的总体建设思路，构建一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖 XXX 集团信息产业的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满足 XXX 集团跨时间、跨区域、跨部门的集团化协同办公要求；根据不同的业务，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起，促进信息的有效利用和科技创新。系统提供对各个业务环节进行整合的方案，建设一个可以面向整个业务过程来进行管理的协作平台。从应用的层面看，OA 系统平台以部门之间、跨部门以及企业内部与外部的
7、工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。对于系统本身，任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕本平台工作，共同完成本平台所要求的相关应用。从管理的层面上看，OA 系统平台的设计应基于资源协同，实现“以点带面”和“协同运作” ，任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来，并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换。XXXOA 系统的建设使用，专注于办公事务处理，着重于工作流
8、流程审批，具体帮助 XXX 解决如下问题：1. 梳理集团办公流程，规范优化流程，进而固化流程，提高日常工作效率。2/302. 日常文件、表格、单据等的审批从线下纸质流转转换为线上电子文档流转，实现集团办公无纸化，提高资料流转的准确性，并更好的将原始数据进行统一存储、管理。OA 系统信息沟通还可跨越不同机构、不同地域，实现畅通的信息往来，提高流程审批速度。3. 集团、部门等规章制度、工作知识归集，实现集团知识共享和规范管理。通过确认和有效利用已有的和获取的知识，并通过对各种知识的连续性管理，提高企业的创新能力和创造价值能力，以满足企业持续发展的需要。4. 日程、计划、资源调度等快速安排协调，实现
9、高效率团队协作。5. 综合的数据统计及分析，挖掘信息的价值，为决策层提供有价值的数据。(二) 泛微平台简述泛微的 e-cology 产品是一个整体的平台，遵循 J2EE 标准，系统运行稳定，支持大集团，大用户量，并可实现复杂的组织架构企业的应用。在平台上提取了企业七大基本管理要素，通过协同矩阵模型和齿轮联动模型完全实现了真正意义上的协同，完全体现为如下三方面的基本设计思想：信息网状思想：将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张“信息网” ；业务关联思想：对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理；随需而应思想：企业的各种资源，可以被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通和协作。
10、泛微产品功能方面非常强大，七大主模块之间相互协同，完全信息关联，高度协作。实用高效的知识解决方案，为企业从零开始构架一个完整的知识管理。其中“知识权限体系”和知识地图的应用更为企业带来知识管理带来便捷与活力。强大的工作流引擎系统串联所有系统模块，将数据进行传输。完全自定义企业的各类流程，从字段最小元素开始就可以自定义，个性化的表单定义随心所遇。流程支持多路由，子流程、流程自启动等强大功3/30能，并能对每个流程支持自定义报表。泛微的产品完全基于 WEB 开发，客户端可以维护服务端。完全支持大集团化大用户量的集中管理，并可以实现集团分权管理、解决你分散的维护成本和数据安全问题，并能大量的节约你的
11、服务器硬件投入成本。(三) 泛微技术平台优势泛微采用的是 Java 技术，遵循 J2EE 标准。J2EE 为应用 Java 技术开发服务器端应用提供一个平台独立的、可移植的、多用户的、安全的和基于标准的企业级平台，从而简化企业应用的开发、管理和部署。使用 J2EE 技术开发的企业级应用可以部署各种 J2EE 应用服务器上。优点主要表现如下：1. 高可用性和可移植性：跨平台、数据库应用，便于管理，节省投资；可在windows、Linux、solaris 、 AIX 等操作平台上应用；数据库平台支持 SQLserver/Oracle 等关系型数据库多种 web 服务器和应用服务器选择。2. 可扩展
12、性：统一部署企业 IT 系统，高效，快捷；多数管理系统采用 J2EE 标准开发或者兼容 JAVA技术应用；3. 安全可靠性4. 高性能：硬件配置的可适应性强；5. 分布式部署应用：可以实现系统的集群和分布式的应用，对大型应用有较大的优势。6. 技术成熟：技术开源，管理应用成熟度较高。对于大型集团企业来说，选择一个战略性的平台来实现数据的无缝集成，加速企业应用的部署。从 J2EE 优势和特点来看，J2EE 是企业的首选。1/30第二篇：OA 系统建设规划OA 系统建设整体规划图(一) 系统建设原则1. 设计原则根据对 XXX 集团办公自动化系统项目的需求分析，在设计整个系统之前，结合泛微公司的电
13、子信息产业企业信息化经验，对于系统的设计原则，我们归纳总结为安全性、成熟性、标准化、易用性、开放性、可维护性与高性能、先进性等八大类型要求，并以此作为本系统设计原则。2. 安全性原则安全保密是企业信息化建设的关键。办公自动化系统涉及到 XXX 集团重要或机密信息，因此安全性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传2/30输、网络、应用，采用多层次的安全保障措施。本次项目从分析到设计，安全性的原则贯穿始终。系统的安全性主要应该考虑：系统具备严格的等级访问及授权机制；对于认定的关键及敏感数据，只有经过授权的合法用户才能使用访问及修改，并具有完备的日志
14、及审核功能。系统应该有一套完整的安全机制，保证系统能够抵抗内部和外部的黑客性质的攻击。完整的身份认证与授权，对关键用户、领导的身份确认进行数字签名，并支持对敏感数据的加密传输。确保数据的安全性。系统中存在大量的数据，要确保用户不能够直接存取关键数据，而只能通过相关的功能模块对数据进行操作，建立完备的数据备份与灾难恢复机制及策略。在泛微公司提供的办公自动化系统解决方案中，提供了标准的 CA 认证接口，在以往的多个项目中成功的实现了与多个第三方 CA 提供商的集成。办公自动化系统将提供有效的、严格的分级管理模式，把系统管理员和各级单位的应用管理员的权限分开，按照各自的职责范围划定管理权限，除了系统管理员以外，分别设置网站管理员、公文管理员、档案管理员以及其它功能模块的专门管理人员，在保证各施其责的基础上，保证数据的安全性。3. 成熟性原则作为一套庞大而复杂的应用系统开发项目，如何降低项目开发实施风险，避免出现项目失败是在项目分析阶段所必须关注的重要环节。而办公自动化系统产品、系统平台和使用技术是否成熟，往往会直接影响到项目的结果。实践证明，过分强调采用先进的平台和技术，是系统不稳定的重要因素。因此，应该选用经过市场考验和用户实际应用验证，在系统稳定性、运行效率和可维护性上都达到了国际先进水平的成熟操作系统平台和应用系统平台。本次项目采用的技术路线、操作系统平台、数据库系统、应
