1、第 0 页 共 11 页 医疗器械采购操作规程 一、采购计划的制定程序 1、采购员根据实际库存消耗制定年度、季度或月份进货采购计划。 2、采购计划提交质量负责人、修改、审定。 3、质量负责人对计划所列商品合法性及其供货渠道的质量信誉与质量保证能力进 行审核,采购负责人审批后交采购员具体执行。 4、每月采购员与销售员沟通商品在销售、使用、储运环节中的信息和存在的问题， 以便及时调整购进计划。 二、合格供货单位的选择程序 1、采购员应协助质量负责人建立、健全和更新“合格供货方” 资料档案。 2、首营企业按有关管理制度办理审批手续。 3、对拟采购的医疗器械，查看其合法的产品注册证，了解供货单位的质量
2、保证能 力和履行合同的能力。 4、对拟采购进口医疗器械，收集国外厂商在我国国家医疗器械监督管理局已注册 的证书，收集进口医疗器械注册证及进口检验报告书复印件加盖供货单位质管机 构的红色印章，进口医疗器械必须要有中文说明书、中文标签。 5、根据购货计划表，以“合格供货方” 档案中拟出需采购医疗器械的生产和供货单 位。 6 相同品名、规格的产品应择厂、择优、就近进货。 三、采购合同的签订程序 1、采购员应严格执行业务经营质量管理制度。 2、标准合同应明确签订以下质量条款：产品应符合质量标准和有关质量要求；附 产品合格证；产品包装符合有关规定和货物运输要求；进口产品应提供符合规定 的证书和文件，购销
3、协议要明确质量责任和售后服务责任。 3、与签订质量保证协议的供应商采取传真、电话等方式订货须建立非标准合同采 购记录，对所订产品的质量有简明约定。 4、要求供货方提供相应的产品质量标准，并明确产品的批号、生产日期、有效期、 负责期、包装标志、包装要求等合同条款。 5、按经济合同法签订一般合同条款。 四、首次经营品种的审批程序 第 1 页 共 11 页 1、采购员根据用户和患者的需要及生产单位或经营单位提供的产品资料，提出申 请，收集首营企业和首营品种资料 2、从医疗器械生产企业供货需收集“医疗器械生产许可证或医疗器械生产备案凭 证、生产或经营范围必须覆盖该产品；营业执照以及企业上一年度报告公示
4、信息 复印件；条码证书；商标注册证；法人授权委托书；业务代表身份证明。 3、从医疗器械经营企业供货需要收集：经营一类医疗器械提供营业执照，经营二 类医疗器械提供备案凭证，经营三类医疗器械提供医疗器械许可证，经营范围需 涵盖所经营品种；经营企业执照及企业上一年度报告公司信息复印件；法人授权 委托书；业务代表身份证明。 4、收集首营产品资料为：二三类器械收集医疗器械“医疗器械产品注册证”，产 品质量标准，MA 认证检验机构出具的医疗器械检验报告；一类器械收集医疗器 械生产备案凭证；产品质量标准；所有的器械都应收集说明书、标签备案资料， 以及说明书、标签实物；首批到货产品的出厂检验报告单。 5、以上
5、资料需盖该供货单位的红色印章。 6、首次经营品种的审批表经采购部门签署意见后，连同收集的资料报质量管理机 构审核。 7、质管机构审核（必要时去现场考察），签署意见。 8、报分管质量经理审批、签字，再报质量负责人批准。 第 2 页 共 11 页 医疗器械验收操作规程 一、验收员凭通知医疗器械入库凭证（销后退回通知单、供货方随货同行运单、 ）对入库医疗器械逐批按医疗器械验收管理制度和有关医疗器械质量标准进 行验收。 二、验收时，首先清点大件，要求到货与入库凭证相符，然后对照入库凭证所列 项目逐一核对品名、规格、数量、有效期、生产厂名、批号、一次性使用无菌医 疗器械的灭菌批号、产品注册证号、注册商标
6、、合格证等。 三、按抽样规定进行抽样，并对抽样品进行外观质量检查。 四、验收完毕后，对抽样品及包装进行复原并在包装封口处封签，及时填写产品 入库验收记录，做到完整、准确、字迹清楚。 五、医疗器械须货到一个工作日内验收完毕，特殊产品须半个工作日验收完毕， 电脑打出入库单，并签名负责。 六、如遇不符合要求的医疗器械或对其质量有疑问的医疗器械，坚决实行质量否 决权，拒绝入库。填写拒收报告单通知质管员进行复验，凭复验结果做出入库或 退货处理。 第 3 页 共 11 页 医疗器械入库操作规程 一、保管员凭凭证收货，医疗器械入待验区，立即通知验收员。 二、保管员凭验收员签字的入库单进行项目、数量的核对，核
7、对无误后在电脑上 签名确认输入电脑库存，建立库存明细帐，将电脑打出的入库单分送业务部门和 财务部门，医疗器械进行入库储存。 三、医疗器械按规定的储存要求专库、分类存放。 四、按温、湿度要求储存于相应的库中。 五、按产品类别分区存放，分批号按效期的远近分开堆垛。 六、搬运和堆垛应严格遵守医疗器械外包装图示标志的要求，并按“五距” （医疗 器械与墙、屋顶房梁的间距不小于 30 厘米，与库房散热或供暖管道的间距不小于 30 厘米，与地面的间距不小于 10 厘米）要求规范操作。怕压医疗器械应控制堆 放高度。 第 4 页 共 11 页 医疗器械出库操作规程 一、医疗器械出库遵循“ 先产先出 ”、“近期先
8、出”和按批号发货的原则。由仓库发 货员依照业务部门开具的销售出库单准备相应的货物。 二、发货员按配送凭证对实物进行质量检查和数量、项目的核对，发货完毕应在 配送凭证上签名，以示负责。如发现以下问题应停止发货，并报有关部门处理： （1）医疗器械包装内有异常响动 （2）外包装出现破损、封口不牢、衬垫不实、封条严重损坏等现象； （3）包装标识模糊不清或脱落； （4）医疗器械已超出有效期。 三、复核员按配送凭证上所列项目逐项复核商品品名、规格、数量、厂牌、批号、 有效期、件数及质量情况和配送单位等。做到数量准确、质量完好、包装牢固、 标志清楚。 四、医疗器械出库复核完毕，复核员应在配送凭证上签名，并立
9、即建立出库复核 记录，该记录应包括配送单位、品名、型号规格、生产批号、有效期、灭菌批号、 生产厂商、数量、销售日期、质量状况和复核人员等项目。 五、复核完毕医疗器械应放在发货区待发。 六、进口医疗器械应随货附符合规定的盖配送中心原印章的进口审批文件复印件。 第 5 页 共 11 页 医 疗 器 械 销 售 操 作 规 程 一、销售委托： 1、销售员受公司法人授权，开具销售员的法人委托书。授权在一定期限和规 定的区域（单位）内被委托销售医疗器械。 2、销售员获得授权后，从合格购货单位选择客户，并核实购货单位采购人员 的合法资质，符合要求时建立起业务。委托销售的医疗器械应当在购货单位允许 采购的医
10、疗器械范围，销售特殊管理医疗器械复方制剂时应索要购货单位采购含 特殊管理医疗器械复方制剂的采购人员的采购委托书。首次经营的客户单位，销 售员索取客户单位资质交销售内勤，销售员进入计算机系统“GSP 销售功能”里 的“客户资格审查”下的“客户速查”查询客户单位信息后经审批合格后作为合 格购货单位。 二、销售开票： 销售部授权内勤开票，登陆计算机系统批发管理主页面，进入“销售订单” 的“销售订单制单”菜单，进入销售开票页面，在“客户”里输入购货企业查询 助记码，再按委托书委托销售的医疗器械，冷藏医疗器械和含特殊管理医疗器械 复方制剂的医疗器械销售分别单独开具销售订单。开具销售订单时选择医疗器械 名
11、称、医疗器械批号，填写销售数量、销售价格信息，填写完毕打印保存。 三、销售结算： 财务部对销售订单进行结算审核，财务部负责人登陆计算机系统主页面，进 入财务- 财务功能 -发票收付 -批发发票支付，在此功能中点取所要结算的订单进行 审核结算；进入财务-财务功能-财务报表功能中提取相关的财务报表；进入财务- 财务功能- 发票收付- 批发发票支付取消功能中提取销售退回单据信息进行退货处理 4、发货：销售单据结算后，储运部可打印医疗器械出库复核单进行拣货复核作业。 五、销售退回 1、销售部与购货单位联系医疗器械退回事项，销售员登陆计算机系统“销售” 的“销售功能 ”下的“销售退回申请单填制”，在“客
12、户名称”字段里的选择购货单位， 调整销售日期，查找的需要退货的单据，填写退货原因，打印保存 ；交予销售部 负责人审核，再交质量部经理审核，审核无误，质量管理部同意退货，销售部将 打印的销售退回申请单交储运部收货员。 2、销售部与客户单位落实退回运输方式。 第 6 页 共 11 页 3、收货员根据销售退回清单核对实物进行收货，收货完毕交验收员进入 验收程序。 第 7 页 共 11 页 不合格医疗器械处理操作规程 一、质量疑问医疗器械的控制 锁定及停售：采购部、销售部、储运部门、质管部的人员发现本企业经营的 库存医疗器械存在质量疑问时，以个人口令及验证密码登陆计算机系统各自操作 页面，进入“GSP
13、 管理中心” 里的“GSP 仓库” 下的“ 质量怀疑商品登记” 点击“质量 怀疑商品登记” 。进入“ 质量怀疑商品登记 ”操作页面，调整登记日期，点击“增加” 选择仓库点，在弹出窗口中的“ 品名” 位置双击，现在需要锁定商品，保存退出。 2、质量疑问医疗器械转移 对医疗器械进行锁定停售后，医疗器械养护员打印医疗器械停售通知单， 将锁定停售的医疗器械，在保管员的配合下将医疗器械从合格品区移至待处理区。 三、质量复查 1、质量管理员对存在质量怀疑的医疗器械进行现场质量检查： 2、质量管理部负责人对质量管理员的医疗器械复查情况进行审核确认并作出处 理意见； 3、质量管理部负责人确认合格时，进入计算机
14、系统的“GSP 仓库”里的“ 质量怀 疑停售”对锁定的医疗器械进行解除锁定工作； 4、养护员并将质量复查合格后的医疗器械通知保管员转移至合格品区，质量复 查不合格的医疗器械移至不合格品库。 四、不合格医疗器械报损 1、.养护员对移至不合格库里的医疗器械进行报损填报，养护员进入“GSP 管理 中心”里的“GSP 仓库” 点击进入“ 不合格医疗器械报损登记”进行报损登记，在备 注栏填写报损原因，养护员登记保存并打印不合格医疗器械报损审批单，报 销售部、采购部、质量管理部财务部签署意见后报领导批准。 2、质量管理部负责人对养护员申报的报损不合格医疗器械进行现场查验审核后 登陆计算机系统进入“GSP
15、管理中心”里的“GSP 仓库 ”点击“不合格医疗器械报损登 记”进入“不合格医疗器械登记审核 ”操作页面提取不合格医疗器械进行审核确认， 经审核批准后交财务部核算进行下账处理。 第 8 页 共 11 页 5、不合格医疗器械的销毁 1、养护员根据不合格医疗器械确认及销毁管理制度的要求，根据不合格库 中的医疗器械库存情况定期对经过审批报损的不合格医疗器械进行销毁登记。养 护员登陆计算机系统，进入“GSP 仓库”里的“不合格商品报损销毁登记”进行登记， 并打印报损销毁申请单据向储运部负责人申报。 2、储运部负责人根据养护员的销毁申报进行审核确认，登陆计算机系统进入 “GSP 仓库”里的“不合格商品销
16、毁登记”，签署意见。 3、质量管理部负责人监督销毁医疗器械的清点出库与现场销毁的全过程，登陆 计算机系统进入“GSP 仓库”点击“不合格商品销毁登记”，在计算机系统中签署意 见，进行审核。 4、在质量管理部现场监督销毁后，财务部对销毁的医疗器械进行下账处理，财 务部主办会计登陆计算机系统，进入“GSP”点击“不合格商品报损销毁管理”签署意 见，进行计算机系统的下账处理。 5、质量管理部向食品药品监督管理部门报告，报告批准后在其监督中由质管部 组织进行销毁（每年年底进行一次），经销毁人员和监销人员签字后存档备查， 销毁药品应符合环保要求。 六、.不合格医疗器械分析、处理 质量管理部每年年底进行一
17、次不合格医疗器械处理情况的汇总分析，汇总主要 是统计处理，分析主要是查找不合格的深层次原因，分清质量责任，及时处理并 制定预防措施。 七、.不合格医疗器械管理的档案与台账 计算机管理系统应将应该经质管部确认不合格医疗器械的不合格医疗器械台 账，连同系统内生成的不合格医疗器械处理过程中的记录自动存档，并与纸质 的凭证记录成为不合格医疗器械档案，保存 5 年备查。 第 9 页 共 11 页 医疗器械退货操作规程 一、客户提出退货要求，由业务员填写退货通知单报部门负责人审批后，通知下 游客户，退货、保管员收货、运输组带货。 二、退货保管员收到下游客户的退货医疗器械后，认真核对医疗器械的品名、规 格、
18、批号、生产厂家、销售日期以及退货数量、原发票号等，核对无误后，进入 销货退回区。 三、收货员按退货通知单清点无误后，登入“销后退回收货”，并通知验收员验 收。 四、验收员按医疗器械验收的程序对退回医疗器械进行验收，认真做好退回医疗 器械验收记录。 五、配送退回医疗器械经验收合格的入合格库继续销售，验收不合格的则按不合 格的确认处理程序进行处理。 第 10 页 共 11 页 医疗器械检查养护操作规程 1、医疗器械养护人员应指导保管人员对医疗器械进行合理储存。 2、医疗器械养护人员应检查在库医疗器械的储存条件，配合保管人员进行库房温、 湿度的监测和管理。 3、库房温、湿度超出规定范围，应及时采取调
19、控措施，并予以记录。 4、医疗器械养护人员应对库存医疗器械根据流转情况定期进行养护和检查，即入 库三个月的医疗器械按“ 三、三、四 ”的原则，按季巡查，重点品种按月进行检查， 并做好记录。 5、医疗器械养护人员对由于异常原因可能出现问题的医疗器械、易变质医疗器械、 已发现质量问题医疗器械、储存时间较长的医疗器械，应抽样送检。 6、医疗器械养护人员对检查中发现的问题应悬挂暂停发货牌并及时填写复检通知 单通知质量管理机构复查处理。 7、医疗器械养护人员应于每月 5 日前汇总、分析和上报养护检查、近效期或长时 间储存的医疗器械等质量信息。 8、医疗器械养护人员应负责养护用仪器设备、温湿度检测和监控仪器、仓库在用 器具的管理工作。 9、保持库房、货架的清洁卫生，定期进行扫除和消毒做好防火、防潮、防水、防 热、防毒、防虫、防鼠、防污染工作。
