1、1 2016 年最标准公文格式 第一节 公文格式的种类 根据公文载体的不同，分为文 件格式、信函格式、电报格式、命 令格式、纪要格式等。 文件格式 信函格式 命令格式 纪要格式 2 二、公文格式的基本要求： 1.公文用纸：一般使用纸张定量为 60g/80g/ 的胶版印 刷纸或复印纸。纸张白度 80%90%，横向耐折度15 次，不 透明度85%，pH 值为 7.59.5。 2.纸张大小：A4 型纸： 210mm297mm。 3.版面：公文用纸天 头（上白边）为 37mm，公文用纸订口 （左白边）为 28mm， 版心尺寸为 156225mm。 4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用 3 号仿宋体
2、字。 特定情况可作适当调整。 5.行数和字数：一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑 满版心。特定情况可作适当调整。 6.公文应当双面印刷。 3 7.公文应当左侧装订。 三 公文的通用格式 版头：份号、密级和保密期限、紧急 程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 主体：标题、主送机关、正文、附件 说明、发文机关署名、成文日期、印章、 附注、附件。 版记：抄送机关、印发机关和 印发日期、页码。 一件完整的公文由三部分组成： 一、版头部分 1.份号：公文的份数序号也就 是每份公文的编号，根据印制份数， 编流水号。公文份数序号是为了掌 握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去
3、向。 涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要， 也可对不涉密公文标注份号。 如需标识份号，一般用 6 位阿拉伯数字顶格编排在版心 左上角第 1 行。份号用黑色标注。 2. 秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和 4 保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。 如需标注密级和保密期限，一般用 3 号黑体字，顶格编排 在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。 3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、 “加急” 。 电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特 提、特急、加急、平急。 如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版 心左上
4、角； 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度， 按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排 列。 4.发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心， 用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美 观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小） 。 发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范 化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。 字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。 发文机关标志上边缘至版心上边缘为 35mm。发文机关标 志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。 联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称 排列在前；也可单独用主
5、办机关名称。 联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合 5 上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机 关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。 联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。 5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个 要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别， 并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联 合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机 关的发文字号的机关代字重复。 发文字号编排在发文机关标 志下空 2 行位置，居中排布。年 份、发文顺序号用阿拉伯数字；年 6 份用全称 4 位，用六角括号
6、 括入；发文顺序号不编虚位， 不加第字。 上行文发文字号标识在发文机关之下居左空 1 字。 6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号 标识在发文机关之下居左空 1 字，签发人姓名平行居右空 1 字。签发人用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字标注。 联合行文时有多个签发人，签发 人姓名按发文机关的顺序排列从左到 右、自上而下依次均匀顺排，一般每 行排 2 个姓名，回行时与上一行第一 个签发人姓名对齐，最后一个签发人 姓名应与发文字号处在同一行并使红 色分隔丝与之的距离为 4mm。 二、公文主体 1.公文标题：标题由发文机关名称、 事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要
7、内容。4 个 以上（含 4 个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 公文标题一般用 2 号小标宋字体，编排于红色分隔线下 空 2 行的位置，分一行或多行居中排布； 7 回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当， 标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形 或上下长、中间短的沙漏形。 2.主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机 关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要 规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不 得随意编造机关简称。 使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全
8、，称谓要准确。 3.公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的 内容，公文首页须显示正文。 一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名 和印章。 正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、 ” “（一）” “1.” “（1）” 标注，一般一级标题用黑体字，二级 标题用楷体，三级和四级和正文一样用 3 号仿宋。 4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一 些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往 隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文 中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。 8 公文附件是正文内容的组成 部分，与正文具有同等效力。
9、在 正文下空 1 行左空 2 字位置编排 “附件”二字，后标全角冒号和 附件名称。如有顺序号，使用阿 拉伯数字标注，附件名称后不加 标点符号。 5.发文机关署名：应当用发 文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文 种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。 单一机关行文时，发文 机关署名在成文日期之上、 以成文日期为准居中编排。 联合行文时，应将各发文机关 署名按发文机关顺序排列在相应位 置，并使印章加盖其上。 9 如长于发文机关署名，应使其 右空 2 字编排，并相应增加发文机 关署名右空字数。 不加盖印章的公文，单一 机关行文时，在正文下空 1 行 右空 2 字编排发文机关署名，
10、 在发文机关署名下 1 行编排成文日期，成文日期首字比发文机 关署名首字右移 2 字； 6.成文日期:是公文的 生效时间，是党政机关公文生效的重 要标志。 成文日期确定的原则和标注位置有 2 种：一是会议通过的 决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公 文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负 责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机 关负责人签发的日期为 准） 。 成文日期在公文正 文或附件说明的右下方 右空 4 字编排，用阿拉 10 伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。 不加盖印章的公文，在发文机 关署名下 1 行编排成文日期，首
11、字 比发文机关署名右移 2 字。 7. 印章:印章是公文生效的标 志，是鉴定公文真伪最重要的依据 之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发 性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。 单一机关行文时，印章端正、 居中下压成文日期，使发文机关 署名和成文日期居印章中心偏下 位置，印章顶端应上距正文一行 之内。不得出现空白印章。 联合上行文，发文机关只署 名主办机关时，可以只加盖 主办机关印章。联合下行文 时，所有联署机关均须加盖 印章。 11 联合行文时，应将 各发文机关署名按发文 机关顺序整齐排列在相 应位置，并使印章加盖 其上，最后一个印章端 正、居中下压发文机关 署名和成文日期，
12、印章 之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心， 每排最多放三个印章。 8.附注: 一般是对公文的 发放范围、使用时需注意的事 项加以说明 请示件应当在附注的位置 上标注联系人和联系方式。 如有附注居左空 2 字加圆 括号编排在成文日期下 1 行。 三、版记 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后 一行。这样是为了方便阅文和查询。 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用 粗线，中间的分隔线用细线。 首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公 12 文最后一面的版心下边缘重合。 1. 抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内 容的其他机关，可以
13、是上级、平级、下级及不相隶属机关。 公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也 不能错抄和漏抄。 在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上 级、再平级、后下级的次序。 如有抄送机关，一般用 4 号仿宋体字，编排在印发机关和 印发日期之上一行，左右各空一字编排。 “抄送”二字后加全角 冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个 抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编 排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主 送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。 2. 印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部 13 门，
14、一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没 有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。 印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分 隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯 数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 不编 01） ，后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用 一条细分隔线隔开。 3.页码 一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下， 数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7mm。单页 码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页 的，空白页和版记页均不编排页码。 公
15、文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 第三节 公文的特定格式 一、信函格式 公文的信函格式是被广泛 采用的一种公文特殊格式。主 要用于发布、传达要求下级机 关执行和有关单位周知或执行 的事项，报送方案，商洽、询 问、答复或者说明某件具体事 14 项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广 泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。 1.发文机关标志：发文机关标志使用发文机关全称或规范 化简称，其上边缘至上页边为 30mm，推荐用红色小标宋字体， 字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时， 使用主办机关标志。 2.红色分隔线：发文机关标志下 4mm 处为一条红
16、色双线 （上粗下细） ，距下页边 20mm 处为一条红色双线（上细下粗） ， 线长均为 170mm，均以版心为准居中。 3.份号、密级和保密期限、紧急程度：如需标识份号，顶 格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级 和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下 1 行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下 1 行。 4.发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红 色双线下。发文字号与红色双线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。 5.标题：标题居中编排，与其上最后一个要素相距 2 行。 6.页码：信函格式公文首页不显示页码，由第 2 页开始标 注。只有 2 页的信函式公
17、文，第 2 页可以不显示页码。 7.版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期 及分隔线。 15 二、命令格式 命令格式的 公文，适用范围 有特殊的限制。 一般用于公布行 政法规和政府规 章。 发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成，居中排布， 上边缘至版心上边缘为 35，推荐使用红色小标宋。发文机关 标志下空两行集中编排令号，令号下空两行编排正文。在正文 下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签 发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空 一行右空四字编排成文日期。 三、纪要格式 纪要适用于记载会议主要情况和 议定事项。各级党政 机关办公会和专题会 讨论议定
18、的事项都是 本机关的决策事项， 要以纪要的形式印发 16 公文，作为指导开展工作的依据。 1.纪要标志：由“XXXXXX 纪要”组成，居中排布，上边 缘至版心上边缘为 35mm，推荐使用红色小标宋字体。 2.编号：纪要标志下空 2 行居中编排纪要编号“第 X 号” ， 并用圆括号括入，不受年度限制； 也可按年度编排，如“2016X 号” 。 3.发文机关和成文日期：纪要编号下空 1 行编排发文机关 和成文日期，发文机关居左空 1 字，成文日期居右空 1 字。 4.出席、列席和请假人：标注出席人员名单，一般用 3 号 黑体字在正文（或附件说明）下空 1 行左空 2 字编排“出席” 二字，后标全角
19、冒号，冒号后用 3 号仿宋体字标注出席人单位、 姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假、列席人员名单，除依次另起 1 行并将“出席” 二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。 5.纪要不加盖印章 6.纪要格式可以根据实际制定。 小 结（新旧不同之处） 一、版头部分： 17 1.密级、紧急程度从右标注变 左标注；“急件”改为“加急” ； 2.所有文件格式的红头“上留 白”(至版心 )由 25mm 扩大至 35mm; 取消上行文“ 上留白” (至 版心) 80mm 的特殊格式； 3.发文机关标志“文件”二字 可加可不加； 4.联合上行文签发人每行排一 人改为排二人。 二、主体部分： 1.成文日期由汉字改为阿拉伯 数字； 2.落款处增加发文机关署名； 3.特定发文机关标志的普发性 公文和电报可以不加盖印章。 三、版记部分： 1.取消主题词； 2.版记中的文字从 3 号字改为 4 号字。 18
