1、本科毕业论文 （20 届） 基于知识管理的政府电子文件管理对策研究 所在学院 专业班级 档案学 学生姓名 指导教师 完成日期 毕业论文（设计）任务书 论文（设计）题目： 基于知识管理的政府电子文件管理对策研究 一、主要内容及基本要求 (一 ) 主要内容 政府电子文件的管理日益受到重视，管理好政府电子文件对如今电子政务的发展 建设具有重要的地位，也关系着政府中档案部门的发展方向。更加创新地管理政府电 子文件，使政府电子文件利用价值达到最大化，是新时期政府档案部门工作发展的新 目标，是档案部门在政府中立足的大好机遇和严峻挑战。基于知识管理的思想管理政 府电子文件，是实现政府电子文件资源信息共享的重
2、要举措，意味着我国档案部门管 理档案的方式迈进新的阶段。论文将阐明基于知识管理的政府电子文件管理的必要性, 从各个角度分析基于知识管理的政府电子文件管理存在的障碍，并为开展基于知识管 理的政府电子文件管理提出具体可行的实施路径。 （二）基本要求 1、立论准确，论述充分，结构严谨。 2、专业用语正确，符号统一，引文规范。 3、文字通顺，观点鲜明。 4、具有一定的理论与实用价值，观点有创新。 5、字数 8000 字以上，严禁抄袭。 6、打印、装订规范。 此外，在论文写作过程中，学生要积极主动地与指导老师联系，就写作过程中 遇到的问题与指导老师进行交流，并听取指导老师的意见。论文初稿应当在 4 月初
3、就 要交于指导老师，在听取指导老师的修改意见后自行修改直至定稿。 二、重点研究的问题 文章应重点研究当前我国基于知识管理的政府电子文件管理工作面临的问题与挑 战是什么。 三、进度安排 序号 各阶段完成的内容 完成时间 1 选题 2015 年 12 月 2 收集资料、调研 2016 年 1 月下旬 3 查阅分析资料、拟定提纲 2016 年 2 月中旬 4 撰写初稿 2016 年 3 月中旬 5 修改并形成第二稿 2016 年 4 月上旬 6 修改并形成第三稿 206 年 4 月底 7 论文定稿 2016 年 5 月上旬 8 答辩 2016 年 5 月下旬 四、应收集的资料及主要参考文献 1. 冯
4、惠玲.电子文件管理教程M.中国人民大学出版社，2001 2. 朱瑞,于慧敏,王宏,吕秋培,郝建萍,陈晓,解素芳,姜海涛.知识管理与文档管理的关系J. 档案学通讯，2003 3. 储节旺.知识管理概论M.北京交通大学出版社，2006 4. 徐拥军,邓荣华.档案学界知识管理研究述评J.兰台世界，2008 5. 凌照,戴旸. 我国政府电子文件管理的问题与出路J. 浙江档案，2011 6. 陈次白.政府电子文档管理M.北京大学出版社，2007 7. 冯惠玲.电子文件管理：信息化社会的基石J.电子政务，2010 8. 邱均平.知识管理学M.武汉大学出版社，2006 9. 周建军.显性知识服务:档案管理的
5、有为之路J.档案学通讯，2015 10. 刘越男.我国电子文件管理的现状、问题与对策J.电子政务，2010. 毕业论文（设计）评阅表 毕业论文（设计）题目： 基于知识管理的政府电子文件管理对策研究 评价项目 评 价 内 容 选题 1.是否符合培养目标，体现学科、专业特点和教学计划的基本要求，达到 综合训练的目的； 2.难度、份量是否适当； 3.是否与生产、科研、社会等实际相结合。 能力 1.是否有查阅文献、综合归纳资料的能力； 2.是否有综合运用知识的能力； 3.是否具备研究方案的设计能力、研究方法和手段的运用能力； 4.是否具备一定的外文与计算机应用能力； 5.工科是否有经济分析能力。 论文
6、 （设计） 质量 1.立论是否正确，论述是否充分，结构是否严谨合理；实验是否正确，设 计、计算、分析处理是否科学；技术用语是否准确，符号是否统一，图表 图纸是否完备、整洁、正确，引文是否规范； 2.文字是否通顺，有无观点提炼，综合概括能力如何； 3.有无理论价值或实际应用价值，有无创新之处。 综 合 评 价 评阅人： 年 月 日 毕业论文（设计）鉴定意见 毕业论文（设计说明书） 11 页 图 表 1 张 论文（设计）题目： 基于知识管理的政府电子文件管理研究 内容提要： 文章对基于知识管理的政府电子文件管理进行分析，得到了基于知识管理的政府 电子文件管理的必要性有：知识管理是政府电子文件管理走
7、出困境的方向、知识管理 是促使人们重新认识电子文件管理的钥匙、知识管理是提升电子文件管理价值的必由 之路。 文章分析得出，基于知识管理的政府电子文件管理障碍有以下几个方面：理念障 碍、机制障碍、运行障碍。 为了实现基于知识管理的政府电子文件管理，文章针对其实施障碍提出了如下实 施路径：第一，认识层面要深刻认识到学习型部门的建立是软环境的基础，完善的共 享环境是组织文化的根基；第二，要转变管理理念和管理方式；第三，技术层面要完 善电子文件管理系统、建立政府知识库，并引入知识管理相应技术。 指导教师评语 同意其参加答辩，建议成绩评定为 。 指导教师： 年 月 日 答辩简要情况及评语 根据答辩情况，
8、答辩小组同意其成绩评定为 。 答辩小组组长： 年 月 日 答辩委员会意见 经答辩委员会讨论，同意该毕业论文（设计）成绩评定为 。 答辩委员会主任： 年 月 日 目录 1 引言 1 1.1 研究背景与意义 .1 1.2 研究现状 .2 1.3 研究方法 .3 1.4 主要研究内容 .3 1.4 主要创新点 .3 2 基于知识管理的政府电子文件管理的必要性 .4 2.1 知识管理是政府电子文件管理走出困境的方向 .4 2.2 知识管理是促使人们重新认识政府电子文件管理的钥匙 .4 2.3 知识管理是提升政府电子文件管理价值的必由之路 .4 3.1.1 认识程度不够 .5 3.1.2 传统观念阻碍
9、5 3.1.3 过分依赖投资 5 3.2 机制障碍 .5 3.2.1 缺乏明确的发展规划 5 3.2.2 缺乏合理的管理机制 6 3.3 运行障碍 .6 3.3.1 员工知识基础差异大，技术能力普遍薄弱 6 3.3.2 缺乏电子文件知识管理专职人员 6 3.3.3 资源不足 7 4 基于知识管理的政府电子文件管理的实施路径 .7 4.1 认识层面 .7 4.1.1 学习型部门的建立是软环境基础 7 4.2.1 完善的共享环境是组织文化根基 8 4.2 管理层面 .8 4.3 技术层面 .8 4.3.1 突出知识管理特色，完善电子文件管理系统 8 4.3.2 建立政府知识库，提升电子文件服务效能
10、 9 4.3.3 引入知识管理相应技术，保障电子文件管理顺利实施 10 5 结语 .11 基于知识管理的政府电子文件管理对策研究 摘要: 随着信息技术的发展和现代电子政务的建设，对电子政务过程中产生的电子文件的管理也有 了更高的要求，文章通过阐述知识管理对政府电子文件管理的必要性，论述了目前电子政务中基于 知识管理的电子文件管理遇到的障碍，提出了电子政务中基于知识的电子文件管理能够成功的实施 路径。 关键词: 电子文件 知识管理 政府 Research on the Countermeasures of government electronic document management bas
11、ed on Knowledge Management Abstract: With the development of information technology and the construction of modern electronic government affairs, the management of electronic documents produced in the process of electronic government affairs also has higher requirements. This paper expounds the nece
12、ssity of knowledge management to the government electronic document management, discussing the obstacles of electronic document management based on knowledge management in e-government, putting forward the electronic government affairs based on the knowledge of electronic document management can be
13、successful implementation of the path. Keywords: Electronic Record; Knowledge Management; Government 1 1 引言 1.1 研究背景与意义 随着知识经济时代的到来，传统的档案管理理念将发生根本性的变革，在农业经 济时代，档案工作处于物的管理状态。工业经济时代，档案工作被视为信息管理工作， 知识经济时代，档案工作将被视为知识管理工作。随着电子文件新型档案载体的不断出 现，传统的对纸质档案管理方式明显不能满足这些电子文件的管理，如何改革传统的档 案管理理念，探索一套切实可行的电子文件管理模式，既是促
14、进档案事业发展的当务之 急，也是知识经济时代档案管理的一个新课题。 政府电子文件是电子政务建设与发展的产物，具备电子文件的一般特点，在政府管 理流程中具有重要作用。2007 年，中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制 研究”课题组开展的调查显示，我国政府部门生成的电子文件占其全部文件数量的 72.7%。 完整地保存和妥善地管理政府电子文件是保存我国信息资源和社会记忆的重要内容。自 电子文件诞生以来，我国政府机构和档案部门对其管理大致采用纸质化、双轨制两种方 式，取得一定的效果，但对政府电子文件的管理还远远不能满足用户需求。 知识管理是一种全新的管理思想，它既继承了“以人为本”管理思想的
15、精髓，又结 合知识经济这一新的经济形态的特点予以创新。鉴于当前我国政府电子文件管理中存在 的问题，以及现行管理手段的缺点与不足，尽快探寻管理政府电子文件的合理方法，是 应对政府电子文件数量猛增的唯一出路。因此，基于知识管理的思想对政府电子文件的 管理方面的研究具有重要意义，具体有： 第一，有利于促成政府电子文件的无序知识资源有序化，推动政府知识的传递和共 享，有利于提高政府的行政效率。 第二，有利于促进档案部门转型，提高档案部门的地位。面对国家大兴电子政务建 设、社会信息化的大潮，档案界如不能顺应其潮流，将会被淘汰、抛弃。面对知识经济 时代的机遇和挑战，基于知识管理的政府电子文件管理研究可促进
16、档案部门由信息管理 向知识管理转型，成为知识管理中的重要一员。 第三，有利于丰富电子文件管理理论。目前，知识管理的理论研究在各个领域如火 如荼地开展着，但在电子文件管理方面尚未引起足够的重视。基于知识管理的政府电子 文件管理虽然有很长的路要走，但其可行性是值得肯定的，因此这方面的研究对丰富电 子文件管理具有重要意义。 2 1.2 研究现状 针对国内研究部分，笔者在中国知网（CNKI）下的“中国学术期刊网络出版总库” “中国优秀硕士学位论文全文数据库”“中国博士论文全文数据库”以及“中国重要会 议论文全文数据库”以“电子文件管理”、“政府电子文件管理”、“电子文件管理+ 知识管理”、“政府电子文
17、件管理+知识管理”为主题词进行检索，检索了从 2000 年到 2016 年 4 月的文献，检索结果如下表： 表一 相关中文文献检索情况表 检索词 数据库 电子文件管理 政府电子文件管理 电子文件管理+ 知识管理 政府电子文件管 理+知识管理 学术期刊网络出版总库 3074 15 19 0 优秀硕士学位论文 117 7 3 0 博士学位论文 1 0 0 0 重要会议论文 172 0 2 0 由表一可以看出，我国对电子文件管理方面的研究开始时间早，在档案界得到重视 的程度高，研究体系在不断地完善，研究成果近十年来维持了一个较为平衡的热度； 在政府电子文件管理方面的研究有所进展，但止步不前，2011
18、 年后没有相关的研究成 果；随着知识管理研究热潮的到来，也带动了电子文件的知识管理的研究发展，电子 文件知识管理方面的研究从 2002 年开始陆陆续续有人对其进行研究，成果呈上升趋势。 但基于知识管理的政府电子文件研究依然属于一个无人问津的领域。 通过阅读，笔者总结了学术界与文章相关的主要观点： 第一、陈次白在政府电子文档管理一书中阐述了政府电子文档的涵义和特征， 介绍了知识管理的主要内容，列举了知识管理的支撑技术，分析了知识管理在政府电子 文件管理中的实施方式。 第二、刘影在档案管理与知识管理的相似性里分析得出档案管理和知识管理既 有联系又存在差异。认为知识管理作为知识经济时代的管理范式，能
19、够为档案管理变革 提供新的思维，从知识管理审视档案管理，可以促使档案管理很好地适应外部环境的要 求，通过挖掘档案的知识价值，创造活动服务，以适应日益激烈的信息化要求；通过应 用现代信息技术，以应对电子文件的冲击。 3 笔者认为，国内对知识管理和电子文件管理的研究都十分丰富，但对基于知识管理 的政府电子文件管理方面的研究十分欠缺，是一片值得开拓的研究领域。 1.3 研究方法 本文主要采用以下两种研究方法： 第一，文献研究法。紧紧围绕知识管理和电子文件管理的主题，通过中国知网、万 方数据库、校图书馆及互联网，全面搜索相关文献，在收集资料的基础上，通过归纳整 理、分析研究，力争做到去粗取精，由表及里
20、，由此及彼，从中探索现阶段基于知识管 理的政府电子文件管理存在的障碍，并提出相应的实施路径。 第二，系统分析法。文章分析了知识管理对政府电子文件管理的必要性、其实施遇 到的障碍并提出相应的实施路径，是一项复杂的系统工程，需要综合考虑多方面的因素。 1.4 主要研究内容 文章分为五部分。 第一部分为引言，主要阐述了选题的背景和意义，对相关研究成果进行整理归纳介 绍研究现状，并指出本文研究方法、研究创新等。 第二部分文章对基于知识管理的政府电子文件管理进行分析，得到了基于知识管理 的政府电子文件管理的必要性有：知识管理是政府电子文件管理走出困境的方向、知 识管理是促使人们重新认识电子文件管理的钥匙
21、、知识管理是提升电子文件管理价值 的必由之路。 第三部分文章分析基于知识管理的政府电子文件管理障碍，得出以下几个方面的障 碍：理念障碍、机制障碍、运行障碍，并具体阐述了每一个障碍。 第四部分为了实现基于知识管理的政府电子文件管理，文章针对其实施障碍提出了 如下实施路径：第一，认识层面要深刻认识到学习型部门的建立是软环境的基础，完善 的共享环境是组织文化的根基；第二，要转变管理理念和管理方式；第三，技术层面要 完善电子文件管理系统、建立政府知识库，并引入知识管理相应技术。 第五部分为结语，对基于知识管理的政府电子文件管理的建设与发展提出了展望。 1.4 主要创新点 本文的创新之处在于，对基于知识
22、管理的政府电子文件管理的实施路径除了从技术 上探讨外，还从认识层面和管理层面进行了探讨。 4 2 基于知识管理的政府电子文件管理的必要性 知识经济时代，电子文件原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论 与管理技术的知识管理无疑为现代化的电子文件管理指明了道路，是对电子文件管理的 创新。 2.1 知识管理是政府电子文件管理走出困境的方向 政府电子管理面临的困境有电子文件管理实效低下。一些政府档案部门面对信息化 浪潮，开始积极行动起来，一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体 档案进行数字化处理，然后借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。这样盲 目进行档案信息化建设，
23、缺乏先进的思想理念作为指导，结果电子文件管理效益低下。 政府档案工作要适应外部环境的变化，走出当前面临的困境，唯有引入先进的管理 理念与管理模式。在知识经济时代，顺应社会经济背景与时代发展潮流，能够指导政府 电子文件管理创新的理念与管理模式就是知识管理，因为知识管理是知识经济时代的管 理范式，它能从各个层面为政府档案工作创新提供新的思维。 2.2 知识管理是促使人们重新认识政府电子文件管理的钥匙 第一，知识管理的出发点可以促使人们重新认识政府电子文件的价值。政府电子 文件作为一种重要的知识载体，应该是政府重要的战略资源，而不仅仅是简单的各项 职能活动的“历史记录”、“资料”，应该是政府展望未来
24、的窗口，而不仅仅是回顾 过去的镜子。 第二，知识管理的根本目的可以促使人们重新定义政府电子文件管理的根本目的。 电子文件管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用。 档案管理不能停留于被动的、单一的服务，而必须融入政府的核心活动，为政府创造 价值，实现政府各项服务职能，为建设服务型政府注入活力。 2.3 知识管理是提升政府电子文件管理价值的必由之路 当今的电子文件管理侧重于电子文件的前端控制和全程管理方面，侧重保证了电 子文件的可读性、可靠性、可用性。但依然没有足够地重视档案信息资源的开发利用， 仅限于提供简单、浅层的档案服务，不能有效地满足政务人员、人民群众对信息、知
25、 识的需求。知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段， 5 主动地为用户提供高层、深层的信息、知识服务，最终实现电子文件的价值，提升电 子文件管理工作的效益，提升档案管理机构与人员在政府中的地位。 3 电子政务中基于知识管理的政府电子文件管理障碍分析 3.1 理念障碍 3.1.1 认识程度不够 文件是重要的业务资产，这是全世界的共识，可我国对基于知识管理的电子文件管 理方面探究得依然不足。我国的电子文件管理举措大多仅仅着眼于眼前的业务需要，忙 于补缺、堵漏，欠缺对未来利用的整体设计，这使得我国电子文件管理一直定位为一项 事务性工作，而不是一项战略资源的配置整合工作。由于
26、对电子文件的知识挖掘和探索 认识不足，造成许多有价值的知识埋没，资源的浪费也将无法弥补。 3.1.2 传统观念阻碍 在电子政务环境下,政府电子文件管理不同于传统文件、档案管理，面临管理理念、 管理原则和管理业务的变革，需要构建全新管理模式与管理体系。面对电子文件的特点 和变化的要求，传统的档案管理理念和方法已经不能满足电子政务环境的需要，需要进 行变革与创新，需要融入科学的现代管理思想。我国电子文件的管理，目前主要关注的 是机械化的整理工作，尚未深入研究电子文件的内容，知识管理理念在电子文件中的应 用发展缓慢。 3.1.3 过分依赖投资 由于国家资源配置不平衡，对我国档案管理部门投入有限，大部
27、分管理人员的创新 积极性得不到提高，造成了电子文件的知识管理发展缓慢。从长远看，要彻底解决这种 问题，需要档案管理部门减少对国家财政的依赖，改变过去过分依赖投资拉动效率的模 式。档案管理部门属于公共服务部门，只有把电子文件管理服务到更多的群众，为人民 百姓办了实事，创造了效益，才能吸引更多的投资。如果止步不前，被动研究，将致使 档案管理部门在高速发展的信息时代处于很不利的地位。 3.2 机制障碍 3.2.1 缺乏明确的发展规划 目前，我国各地区电子政务建设已经取得比较显著的成绩，办公自动化系统逐步得 到了建立，政府对外信息公开网站也不断开通运行，在政府与公众互动中发挥了积极的 6 作用。但电子
28、政务建设中电子文件管理的建设发展依然缺乏宏观规划，没有提出明确的 发展目标。各省政府在建设自身电子文件管理系统的同时，没有很好地辐射各市县政府， 没有建立统一的政府电子文件管理发展规划和统一的技术标准，没有为未来电子文件的 发展预留空间，对于政府信息化的建设体制、运行机制尚未建立，还存在不少的误区和 盲区等等。这些不明确的弊端都为我国政府电子文件的管理设置了很大的障碍，在很大 程度上阻挡了电子文件知识管理的建设发展。 3.2.2 缺乏合理的管理机制 任何事物的建设和发展都需要相应的管理机制对它的发展进行管理和控制，对于电 子政务中基于知识管理的电子文件管理的建设和发展来说同样如此。当前政府电子
29、文件 的管理和运行过程中，存在很大的不足，不能完全适应政府信息化建设的要求，不能反 映电子文件的重要特性，致使电子政务中的电子文件的巨大现实作用还没有发挥出来， 尚存在很大的发展空间，发展方向有待进一步调整。目前电子政务中基本没有制定相应 的关于电子文件知识管理方面的管理机制。另外，在管理机制中，应该加入必要的激励 机制，这样才能调动人的积极性，使电子文件中的知识尽快得到挖掘，真正发挥电子文 件的最大效能。 3.3 运行障碍 3.3.1 员工知识基础差异大，技术能力普遍薄弱 相对传统的以纸和笔为主要工具的政府日常办公流程和规制来讲，在以知识管理为 大背景下，现代科学技术尤其是计算机网络技术在日
30、常政府工作中的应用几乎对传统的 档案管理流程发生了变革式的影响，几乎颠覆了传统的工作方式，这也就对操作这些工 具的政府电子文件管理人员的能力和素质提出了较高要求。而政府中现有的大部分电子 文件管理人员对信息知识的掌握及信息工具的运用水平还比较低。由于我国政府里档案 管理人员是行政层级中最低端以及较为弱势的地理位置，掌握较新科技知识的公务人员 则相对缺乏，档案人员的年龄机构偏大，所掌握的知识结构也与发展电子政务知识管理 的要求有较大差距，业已成为政府基于知识管理的电子文件管理发展的一大突出问题。 3.3.2 缺乏电子文件知识管理专职人员 在知识管理背景下考虑电子文件管理机制缺失，一方面是由于政府
31、在管理理念上的 疏忽，更重要的是缺乏专门从事电子文件知识管理的专职人员。权责统一的知识管理人 7 员是电子政务建设的关键，目前我国政府电子文件管理侧重对文件的机械管理，管理人 员重复着单调没有挑战的工作，且常常需要帮助办公室部门完成其他事务，不足以使档 案管理部门集中系协调相关资源，很难做到合理有序推进本级政府电子文件的知识管理 方面的建设和发展。所以，缺乏政府知识管理专职人员也是电子文件知识管理建设和发 展的一大障碍。 3.3.3 资源不足 首先，基于知识管理的电子文件管理从硬件方面来说需要强大的计算机网络构建技 术、信息技术以及通信技术作为支撑，对建设者所掌握的现代信息技术的要求较高；在
32、软件方面同样需要建设者具备强大的规划设计能力、数据库技术、网页建设开发技术等 作为技术支持。对于电子政务来说，在缺乏电子文件管理技术使用者的基础上谈基于知 识管理的电子文件管理发展无疑是雪上加霜。基于知识管理的电子文件管理大到硬件、 软件的采购，小到虚拟的电子开发软件以及对办公设施的改造，是需要投入大量的资金 的，它们的建设、维护和运行同样也需要政府财政的长期投入，而资金投入不足也是档 案部门的硬伤之一，档案部门的财政来源是比较有限的，除了本身所需要的各项开支外， 很难有更大的空间来开展知识管理，面临着巧妇难为无米之炊的境地。 4 基于知识管理的政府电子文件管理的实施路径 4.1 认识层面 4
33、.1.1 学习型部门的建立是软环境基础 学习型部门的创建能够在很多方面提高政府档案部门工作人员的整体素质，其中包 括专业技能、个人素质、团体沟通、知识创新等方面。创建学习型档案部门需要从以下 三个步骤来完成： （1）以人为本。学习型档案部门不能流于形式，光喊口号不学习，更不应该只注重 总结报告中的华丽辞藻，而应关注工作人员知识水平的实质性提高。学习型档案部门的 建设只有做到以人为本，才能真正将成果落到实处，人才永远是任何组织的最大财富。 （2）注重知识创新。在学习型档案部门的建设中，应时刻注重知识的创新这一环节， 因为知识的创新对学习型组织建设本身有其深层次的意义。 （3）将工作和学习有机结合
34、在一起。建立学习型部门的目的在于不断提升工作效率、 提高服务水平。在工作成果提升的过程中，工作人员也会不断得到灵感和压力，敦促自 己坚持学习。基于知识的电子文件管理对政务人员来说，虽然已不再陌生，但实质性的 8 操作却也困难重重。所以，不能等待政务人员在完全熟悉电子文件知识管理后再进行具 体工作，而是应该边学习边提高边实行。 4.2.1 完善的共享环境是组织文化根基 很多政府实则都有文化体系，或是文化标语。但是，真正将政府文化深入至每个公 务员骨髓的政府却少之又少。这样的结果就是政府文化形同虚设，无法发挥作用。所以， 只有将基于知识的电子文件管理搞好搞活，形成知识氛围，才能从根本上将知识管理理
35、 论应用于电子政务建设中来。而完善的共享环境则是基于知识管理的电子文件管理文化 的根基。 （1）注重隐性知识共享。建立隐性知识共享的文化氛围非常重要，包括对于同事及 组织的信任、对于知识的尊重以及建立充分授权和注重合作的文化。 （2）发挥领导作用。电子政务中的领导应该放宽自身视野，时刻注重扩宽自身掌握 的知识范围，对于国内及国际各方面关于知识管理的研究保持敏感度，并具备理论联系 实际的分析应用能力。最重要是要率先学习知识管理的相关知识，深入研究，并促进与 发展迅速先进的组织机构的充分交流。领导者还应倡导和激励知识共享，通过多种形式 鼓励知识共享文件的形成，诸如召开专家报告会、政府内部工作人员座
36、谈会、远程教育 学习、推荐知识管理和电子文件管理相关书籍以及论文等。并积极发现政府内部阻碍知 识共享建设和发展的因素，以及能够鼓励其发展的正面因素，对于消极因素及时给予排 除和清理，对于积极因素给予激励和倡导。 （3）建设深层次的知识共享文化。知识共享的文件氛围建设单凭领导的倡导和推进 远远不够，只有广泛发动全体机关公务员才能达到理想的效果。 4.2 管理层面 高素质知识管理人才是人力保障，对于实行基于知识的电子文件管理的政务环境来 说，电子文件知识专职人员这一职位的作用非常重要。现有的政务系统中应设置一名电 子文件知识主管，并职务唯一，不合适兼任，这是因为，如今基于知识的电子文件管理 在初始
37、阶段千头万绪，必须由专职的知识人员来创造、使用和保存知识，并使之充分应 用到电子政务中去。知识专职人员需要从宏观和微观两个方面控制电子文件管理的建设 以及知识管理理论在机关内的推进，促进形成电子政务中隐性知识共享文化，增强公务 人员知识水平，以促成电子政务工作的顺利开展，提升档案管理部门的地位。 9 4.3 技术层面 4.3.1 突出知识管理特色，完善电子文件管理系统 智能化的电子政务，就是要从浩如烟海的信息中，提炼出有价值的信息，在恰当的 时间、用适当的方式、将正确的信息，交付给合适的用户。或者说，对不同信息的区分 和辨别能力，正是人类不同于其他低等动物的地方。只有具备了对信息进行自动识别、
38、 过滤和提炼系统的能力，才可以称之为智能化系统。 基于知识的电子文件管理系统从某种意义上说应当是智能化的系统，也是未来电子 文件和档案管理的发展方向。在对知识管理需求分析和知识管理流程分析的基础上，可 以提出基于知识的电子文件管理系统模型。该系统模型可以分为以下几个部分。 （1）智能化的信息搜索引擎，指面向知识工作者的信息推送技术。 （2）多文档转换接口。知识管理的初始文档是多种多样的，要把这些多种格式的文 档，通过转化接口而成为统一的知识文档，可以让知识工作者通过浏览器来阅读和学习 知识文档，做到知识充分共享。 （3）内容管理。一个好的知识管理系统，应当是分布式的协同运作系统，内容管理 凌驾
39、于知识运作流程之上，应对知识的采集、编辑和发布共享进行控制和管理。 （4）知识发布与共享。它不仅仅包括通过统一知识文档的传递，浏览器的内容浏览， 让知识工作者学习最新知识，还包括激励人员参与知识共享，促进隐性知识转换成显性 知识等。 （5）工作流协同。知识链是在知识工作者中循环和流传中不断升值的，要做到充分 的交流与分享，就应当构间电子政务中统一的消息平台。 （6）决策支持。它在知识链中处于最上层，是知识创新，产生价值的关键因素。随 着数据挖掘、数据仓库等技术不断完善，组织拥有庞大的知识库后，把决策支持运用于 知识管理中，可以为知识工作者提供很好的决策支持。 以知识管理为核心的电子文件管理系统
40、，使人们可以随时随地获取信息，拥有所需 的分析数据和进行决策的工具，并且不受时间和空间的限制，在虚拟工作组中协同工作， 实现电子政务办公的自动化。可以更多地把注意力集中于解决问题而不是将时间花在具 体的工作处理程序和流程中，实现提高效率、提高工作质量及电子文件管理水平的目的， 增强了信息资源和信息导向的能力，适应了信息化的社会的发展。 4.3.2 建立政府知识库，提升电子文件服务效能 知识管理领域的知识库是按照一定的知识表示方法，集中存放关于部门内部各个领 域的知识和与部门有关的外部环境的相关知识的知识集合。在知识管理领域，人们一般 10 认为，知识库是组织中各类显性知识的存储系统，其中存储了
41、组织的业务处理逻辑、文 档、操作数据等内容。 知识库现已成为众多知识管理技术中重要的的组成部分，并处于知识管理过程的基 础地位、通过建立知识库，政府可以将原本杂乱无章的信息和知识变得清晰有序，并将 政府的知识资产积累和存储起来，为政府内部、外部的知识共享与传递提供有效的输入、 输出渠道，为实现政府知识的交流和创新奠定了基础。由于知识具有时效性，因此政府 的知识库必须具有动态更新的功能，以保证知识库内知识的准确性和有效性；由于知识 具有关联性，好的知识库应当具有推理功能，根据已知条件导出结论。 实施知识管理中的知识库的构建，强调的是知识库获取、存储、传递和共享知识的 功能。即从有经验的工作人员和
42、专家头脑中以及文件书本上收集提取对电子政务有用的 知识，通过分类和分析，将原有杂乱无章的知识加工整理，使之系统化、有序化，并使 用计算机可以理解的形式存储起来，再借助网络进行迅速便捷知识的传递，政务人员可 以通过推送、检索、讨论等方式实现知识共享并在使用知识的过程中实现知识创新。 构建知识库，需要注意以下四个问题： （1）构建基于用户需求型的知识库，为政务人员进入知识库查找他们需要或感兴趣 的知识提供最大的便利； （2）构建高质量的知识库，定期对知识库中的知识进行评估，提升知识库中知识的 质量； （3）构建组织合理的知识库，使政务人员很容易找到他们所需要的知识并乐于使用； （4）构建准确可靠的
43、知识库，保证政务人员从知识库中获得的知识都是及时、准确、 可靠的，保证知识的可靠性、真实性、可用性，让用户信任知识库。 4.3.3 引入知识管理相应技术，保障电子文件管理顺利实施 知识管理技术就是能够协助人们生产、分享、利用和创新知识的基于计算机的现代 信息技术，它不是一项新生的技术，而是由现有信息技术组成的技术体系。知识管理从 诞生至今的无数经验教训告诉我们，在知识管理中技术并不是万能的，还需要知识管理 理念的培养和指导，但缺少了技术也是万万不行的，知识管理与信息技术息息相关。在 知识管理中，技术所担任的最有价值的角色是扩展了知识转换的区域，提高了知识传递 的速度。另外，技术还帮助人们进行知
44、识编撰，有时甚至帮助知识的产生。正是成熟先 进的技术为知识管理的蓬勃发展奠定了坚实的基础并提供了有力的支撑，增强了知识管 理的可操作性。可以断言，如果缺少了技术，知识管理可以说寸步难行，只能囿于理论 体系的狭隘探讨之中，而丧失了实践应用的勃勃生机。 11 知识管理技术对电子文件管理的发展也具有重要意义，是电子文件管理发展方向的 垫底石，只有有了技术的支撑，才有发展的前景可言。时至今日，知识管理的技术包含 的内容已经相当广泛，这些信息技术的发展参差不齐，有的技术如今发展的已经相当成 熟和完善，而有的技术还处于探讨和实验性阶段，仍需要进一步的研究。知识管理中涉 及的信息技术具体包括： 在电子政务电
45、子文件管理建设中加入知识管理理论的功能模块支撑和技术保障支 持可以解决诸如知识共享缺乏、工作效率低下、服务范围狭窄等问题。需要注意的是， 这些技术要与电子政务的软环境建设共同实施，才能使基于知识的电子文件管理更加充 分地发挥效能。 5 结语 电子文件管理的建设和发展绝不仅仅是简单的将传统的纸质文件数字化，将传统的 办公方式电子化，而必须将知识管理贯穿其中。在知识管理的基础上构建电子文件管理 系统，利用电子政务进行政府知识管理，有效实现档案部门与时俱进的作用，跟上时代 的脚步，找到站得住脚的角色，才能树立公众满意的服务型部门，实现档案工作的最大 效益。 0 参考文献： 1王大青. 电子文件概念发
46、展及其理论实质分析J. 北京档案,2015,02:10-13. 2李敏. 电子文件管理:企业知识管理不可忽视的环节J. 技术经济与管理研究,2007,01:87-88. 3刘影. 档案管理与知识管理的相似性J. 黑龙江史志,2012,07:30-31.按发表年度分组 4何玲. 电子政务环境下政府电子文件管理新探索D.四川大学,2007:6-12. 5凌照,戴旸. 我国政府电子文件管理的问题与出路J. 浙江档案,2011,09:29-31. 6陈次白.政府电子文档管理M.北京大学出版社.2007:149-175. 7王英. 知识管理:知识经济时代档案管理新课题A. 中国档案学会.中国档案学会第六次全国档 案学术讨论会论文集C.中国档案学会,2002:1. 8南希. 知识管理视角下的我国基层政府电子政务建设研究D.沈阳师范大学,2012:14-22. 9
