商务邮件礼仪.格式.doc

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1、邮件礼仪 目录 一、关于标题电子邮件的灵魂所在 二、关于称呼与问候细节中体现尊重 三、正文关乎成败的主干部分 四、结尾签名彰显你的职业化 五、正确使用发送、抄送、密送 一、关于标题电子邮件的灵魂所在 主题要提纲挈领,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡 邮件的轻重缓急,分别处理。 1. 一定不要空白标题,这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键, 也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。 2. 标题要简短,不宜冗长,不要让 outlook 用才能显示完你的标题。 3. 附上邮件出处。对外邮件,最好写上来自*公司的邮件,如:分点渠道陈节雷,以便 对方一目了然又便

2、于留存;对内邮件,要加上部门和姓名,如:运营管理部陈节雷。 4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收” 。 也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!” 。 5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。 6. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要 RE RE 一大串。 7. 主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。 示例: 有错别字 标题太长 乱码 无主题 无发件人 空白 无发件人 主题简短明了 有发件人 二、关于称呼与问候细节中体现尊重 1. 恰当地称呼收件者

3、,拿捏尺度 1) 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的, 要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼如:“各位同事” 、 “各位领 导” 2) 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x 经理” ;如果不清楚职务,则应按通常的 “x 先生” 、 “x 小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。 3) 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名 也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx” ,显得很熟络。 4) 称呼是第一行顶格写。 2. Email 开头结尾最好要有问候语 1) 最简单的开头写一个“你好”或者“您好” ,开头

4、问候语是称呼换行空两格写。 2) 结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼” 。注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式, “祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换 行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 示例: 无任何内容 称呼没有顶格,问候语没有换行空两格 无称呼和开头问候语 无问候语 落款没有空两格 三、正文关乎成败的主干部分 1. Email 正文要简明扼要,行文通顺 1) 若对方不认识你,第一件应当说明自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的 以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功 能是为了收件人能够顺

5、利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是 谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档 中表明。 2) Email 正文应 简明扼要的说清楚事情 ;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍, 然后单独写个文件作为附件进行详细描述 3) 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的 语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。 2. 注意 Email 的论述语气 1) 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰 当的语气进行论述,以免引起对方不适。 2) 尊重对方,请、谢谢

6、之类的敬语要经常出现。 3) 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3. Email 正文多用 1234 之类的列表,以清晰明确 如果事情复杂,最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简 短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补 充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感 5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查 合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对 一些信息进行提示。合理的提

7、示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度 6. 选择合适的语言和字体 中文用宋体或新宋体,英文用 Verdana 或 Arial 字型,字号用五号或 10 号字即可。这是经 研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信 纸,特别对商务邮件。 7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表 加以阐述。 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻。 9. 附件 1) 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件; 2) 附件文件应按有意义的名字

8、命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理; 3) 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时; 4) 附件数目不宜超过 4 个,数目较多时应打包压缩成一个文件; 5) 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用; 6) 如果附件过大(不宜超过 2MB) ,应分割成几个小文件分别发送。 示例: 四、结尾签名彰显你的职业化 1. 结束语必不可少,如果你怕忘记了,不如把这部分内容设计在签名里 2. 签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多, 一般不超过 4 行。 3. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等

9、群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签 名档会让与对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档,灵活调用。 4. 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般 应选择比正文字体小一些。 五、正确使用发送,抄送,密送 要区分 To 和 CC 还有 BCC(区分收件人、抄送人、秘送人) 1. To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。 2. 而 CC 的人则只是需要知道这回事,CC 的人没有义务对邮件予以响应,当然如果 CC 的人有建议,当然可以回 Email。 3. TO,CC 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高 到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! 4. 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源 5. 转发邮件要突出信息 1) 在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密 信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 2) 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。不要将 RE 了几十 层的邮件发给他人,让人摸不着头脑。 3) 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。 示例: 收件人与正文称呼不对 收件人排序不对

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