1、国家行政机关各类公文格式 写作技巧及范例 - 1 - 目 录 国家行政机关公文格式 1 前 言 1 1 范围 1 2 引用标准 1 3 定义 1 4 公文用纸主要技术指标 2 5 公文用纸幅面及版面尺寸 2 6 公文中图文的颜色 2 7 排版规格与印制装订要求 2 8 公文中各要素标识规则 2 9 页码 4 10 公文中表格 4 11 公文的特定格式 4 国家行政机关公文格式条文释义 5 1 范围 .5 2 引用标准 5 3 定义 5 4 公文用纸主要技术指标 6 5 公文用纸幅面及版面尺寸 6 6 公文中图文的颜色 7 7 排版规格与印制装订要求 7 8 公文中各要素标识规则 8 9 页码
2、13 10 公文中表格 14 LL 公文的特定格式 14 12 式样 15 各类公文格式和写作范例 16 - 2 - 令 16 （一）令的写作格式 16 （二）令的写作范例 16 指示 17 （一）指示的写作格式 17 （二）指示的写作范例 17 公告 18 （一）公告的写作格式 18 （二）公告的写作范例 18 决议 19 （一）决议的写作格式 19 （二）决议的写作范例 19 议案 20 （一）议案的写作格式 20 （二）议案的写作范例 20 函 21 （一）函的写作格式 21 （二）函的写作范例 21 决定 23 （一）决定的写作格式 23 （二）决定的写作范例 23 通告 25 （一）
3、通告的写作格式 25 （二）通告的写作范例 25 规定 26 （一）规定的写作格式 26 （二）规定的写作范例 26 意见 28 （一）意见的写作格式 28 （二）意见的写作范例 28 - 3 - （一）通报的写作格式 29 （二）通报的写作范例 29 通知 30 （一）通知的写作格式 30 （二）通知的写作范例 30 会议纪要 33 （一）会议纪要的写作格式 33 （二）会议纪要写作范例 33 办法 35 （一）办法的写作格式 35 （二）办法的写作范例 35 章程 36 （一）章程的写作格式 36 （二）章程的写作范例 36 条例 39 （一）条例的写作格式 39 （二）条例的写作范例 3
4、9 细则 40 （一）细则的写作格式 40 （二）细则的写作范例 40 （一）请示的写作格式 43 （二）请示的写作范例 43 批复 45 （一）批复的写作格式 45 （二）批复的写作范例 46 会议记录 48 （一）会议记录的写作格式 48 （二）会议记录的写作范例 48 报告 49 （一）报告的写作格式 49 - 4 - （二）报告的写作范例 49 - 1 - 国家行政机关公文格式 GB/T 9704-1999 代替 GB/ 9704-1988 Layout key for official document of administration 前 言 本标准根据国务院办公厅发布的国家行政
5、机关公文处理办法的有关规定对 GB/T 97041988 进行修订。本标准相对 GB/T 97041988 作如下修订： （1）将原标准名称国家机关公文格式改为国家行政机关公文格式 ； （2）删去原标准中的引言部分； （3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释； （4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准 A4 型纸作为用纸纸型；删去国 内 16 开型纸张的相应说明； （5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整； （6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明； （7）增加了公文用纸的主要技术指标； （8）增加了印刷和装订要求； （9）增加了每页正文
6、行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号； （10）增加了主要公文式样。 本标准中所用公文用语与国家行政机关公文处理办法中的用语一致。 本标准为第一次修订。 本标准由国务院办公厅提出。 本标准起草单位：中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。 本标准主要起草人：孟辛卯、房 庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。 1 范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标 识规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 - 2 - 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过
7、在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所 示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可 能性。 GB 1481977 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 字 Word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3.2 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以 3 号字高度加 3 号字高度 7/8 倍的距离为一基 准行。 4 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为 60g/m280g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为 8590，横向耐折度15 次，不透明度85，pH 值为
8、 7.59.5。 5 公文用纸幅面及版面尺寸 5.1 公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm297mm，尺寸的 允许偏差见 GB/T 148。 5.2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为： 37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为： 156mm225mm（不含页码） 6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 7 排版规格与印制装订要求 7.1 排版规格 正文用 3 号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 - 3 - 7.2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无
9、断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。 7.3 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100%，红色 没墨应达到色谱所标 Y80， M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 7.4 装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之 间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差 4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背 不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成 90，无毛茬或缺损。 8 公文中各要素
10、标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽 度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含） 之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 8.1 眉首 8.1.1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号， 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 8.1.2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如 需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1
11、 行，秘密等级和 保密期限之间用“ ” 隔开。 8.1.3 紧急程度 如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 行；如 需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识 在版心右上角第 2 行。 8.1.4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全 称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，发文机关标 识上边缘至版心上边缘为 80mm。 - 4 - 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，
12、 但最大不能等于或大于 22mm15mm。 联合行文时应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布； 如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。 8.1.5 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字， 居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编 虚位（即 1 不编为 001） ，不加“第”字。 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。 8.1.6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人 姓名居右空 1 字；签
13、发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签 发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单 位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人 姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。 8.2 主体 8.2.1 公文标题 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意 完整，排列对称，间距恰当。 8.2.2 主送机关 标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后 标全角冒号。如主送机关名称过多
14、而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记 中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 8.2.3 公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。 8.2.4 附件 公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。 附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”） ；附件名称后不加标点符号。附件应与公 文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和 - 5 - 名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文 的发文序号并在其后标
15、识附件（或带序号） 。 8.2.5 成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文时间的标识位置见 8.2.6。 8.2.6 公文生效标识 8.2.6.1 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字； 加盖印章应上距正文 2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 8.2.6.2 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前； 两个印章均压成文时间，印章
16、用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两 印章之间不相交或相切，相距不超过 3mm。 当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简 称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心； 最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下 右空 2 字标识成文时间。 8.2.6.3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决， 务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 8.2.7 附注 公文如有附注，用 3
17、 号仿宋体字，居左空 2 号字加圆括号标识在成文时间下一行。 8.3 版记 8.3.1 主题词 主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用 3 号小标宋体字；词目之间 空 1 字。 8.3.2 抄送 公文如有抄送，在主题词下一行；左空 1 字用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号； 回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下， - 6 - 标识方法同抄送机关。 8.3.3 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关 左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印
18、的日期为准，用阿拉伯数码标识。 8.3.4 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 8.3.5 版记的位置 版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 9 页码 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字 线，一字线距离版心下边缘 7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以 后的页不标识页码。 10 公文中表格 公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角， 双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附 A3 纸型表格，且
19、当最后一页为 A3 纸型表格时，封三、封四（可放分送，不 放页码）就为空白，将 A3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。 11 公文的特定格式 11.1 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定； 发文机关全称下 4mm 处为一条武文线（上粗下细） ，距下页边 20mm 处为一条文武线（上细下 粗） ，两条线长均为 170mm。每行居中排 28 个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各 要素的标识方法从本标准相应要素说明。 11.2 命令格式 命令标识由发文机关名称加“命令”或“ 令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文
20、机关酌定。 命令标识上边缘距版心上边缘 20mm，下边缘空 2 行居中标识标识令号；令号下空 2 行标识正 文；正文下一行右空 4 字标识签发人签名章，签名章左空 2 字标识签发人职务；联合发布的命 令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空 2 字标识成文时间。分送机关标 识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。 - 7 - 11.3 会议纪要格式 会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同 8.1.4，用红色小标宋体字，字号由 发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。 国家质量技术监督局 19991227 批准发布 20000101 实施 国家
21、行政机关公文格式条文释义 1 范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规 则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。 (1)内容范围 内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文 各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把国家 行政机关公文处理办法中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。 (2)适用范围 本标准适用于国家各级行政机关的公
22、文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照 执行的含义是可以结合自己的实际执行。 (3)特定范围 办法规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民 族文字。由于少数民族文字的字体、 字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。 2 引用标准 GBT 1481997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 在本标准中引用的国家标准 GBT 1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸，主要规定了 印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准 是根据国际标准 ISO 218 等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在 A
23、系列纸型中，公文用纸的纸型为 A4 型，即幅面尺寸为 210mm297mm，并规定各裁边的误差为土 3mm。因此 GBT 9704 一 1999国家行政机关公文格式中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是 GBT 1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸。 - 8 - 3 定义 本标准采用下列定义。 31 字 Word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 32 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以 3 号字高度加 3 号字高度 78 倍的距离为一基 准行；公文标题以 2 号字高度加 2 号字高度 78 倍的距离为一基准行。 在本标准中为确定公文中各项要素的位置，
24、就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的 规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中，“字” 指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除 2 号标题外)指的是 3 号字高度加其 78 倍的距离。 因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公 文中的任何一个要素加以定位。 4 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为 60gm 一 80gm2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为 85 一 90，横向耐折度15 次，不透明度85，pH 值为 7595。 由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更
25、要考虑其频繁使用和 作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。 公文用纸的质量为 60gM280gm2 的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经 济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于 60gm2 的胶版印刷纸，一般 公文用纸可以采用 70gm2 的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不 高于 80gm2 的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根 据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。 公文用纸纸张白度是根据与 A 等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准
26、关于纸张 白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄 重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大， 时间长了很不舒服。 横向耐折度15 次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很 多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完 整地保存，将直接影响公文效力的发挥。 不透明度85是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高， 在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的 阅示传看。这也是公文
27、用纸的一项重要指标。 pH 值为 7595 是根据国家档案局制定的行业标准 DAT 11 一 1994文件用纸耐久性测 试法中的相关规定确定的。 - 9 - 这项行业标准规定，存档时间在 200 年以上的一般耐久纸，其用纸的 pH 值应为 7595。出于 公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。 5 公文用纸幅面及版面尺寸 51 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GBT 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm297mm，尺寸的允许偏差见 GBT 148。 52 公文页边与版心足寸 公文用纸天头(上白边)为：37mmlmm 公文用纸订口(左白边)为：2
28、8mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm(不含页码) 本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的 16 开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际 标准纸型 A4 型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应 工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。 作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑： (1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势 国际标准化组织(ISO)早在 1975 年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准， 即 ISO 262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为 A4 型 (2l0mm297mm)。这种纸型由
29、 于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前 常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以 A4 型标准作为基本纸型的。 鉴于 A4 型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采 用 A4 型纸。国际会议也无一不是采用 A4 型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工 作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中， 无一不是采用 A4 型纸作为公文用纸。 (2)我国已基本具备采用国际标准 A4 型公文用纸的条件 我国在 1987 年和 1988 年分别等效 ISO
30、6716 和 ISO 216 制定了我国国家标准 GBT 788 和 GBT 148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准 16 开型。随 着国际标准 A4 型的普及，各国普遍将 A4 型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备 具备处理 A4 型纸的功能，使 A4 型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此 GBT 148 和 GBT 788 已作了修订，明确规定国际标准 A 系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为 我国公文用纸采用国际标准 A4 型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。 (3)淘汰 16 开型纸的必要性及基本条件分析 长期以
31、来，我国在公文用纸方面一直沿用 16 开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现 今日本已不再使用该种纸型。 用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16 开 型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用 B5 型纸与 l 6 开型纸混用的。纸型 规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准 A4 - 10 - 型规格比较严格，无论在哪里买到的 A 4 型纸其误差不会超过 lmm，可保证文件用纸纸型的统一。 因此淘汰 l 6 开型公文用纸纸型，采用国际标准 A4 型作为公文用纸是十分必要的。 将公文用纸由
32、 l 6 开型改为国际标准 A4 型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到 的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准 A 系列的印刷设备，并将逐 步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以 A4 型作为 基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制 A4 型公文。 目前，淘汰 16 开型纸，采用 A4 型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在国家行政机 关公文处理办法和国家行政机关公文格式国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际 标准 A4 型。 6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公
33、文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分 均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。 7 排版规格与印制装订要求 71 排版规格 正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行 排 28 个字。 72 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 lmm。 73 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BLl00，红色油墨应 达到色谱所标 Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 74 装订要求 公文应左
34、侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误 差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 l4 处，允许误差4mm。平订 钉锯与书脊间的距离为 3mm 一 5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁 切成品尺寸误差lmm，四角成 90 度，无毛茬或缺损。 长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由 于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订 标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解 怎样印制和装
35、订公文才是符合国家行业标准的。 (1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的 问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下 一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数， 以保证下一面有公文的正文内容。 这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。 - 11 - (2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规 定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。 (3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标
36、准 是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待 是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出 了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公 文的颜色的相对一致。 (4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为 保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些 公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导 致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准
37、将公文的装订要求加以规定，就是对形成公 文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。 8 公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线(宽度同 版心，即 156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统 称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实 践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用， “主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其 特
38、点，具有相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所合 各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。 主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称 之为“主体”有其道理。 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位 置有一个位于哪一面的问题； 如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的 问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。 用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文 的“脚”。把公文各要素分为“
39、头”、 “身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又 便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结 构上的最大特点。 81 眉首 811 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿 拉伯数码顶格标识在版心左上角第 l 行。 - 12 - 并不是所有的公文都需要编制份数序号。办法规定带有密级的公文要编制份数序号。如果 发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。 编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁 的时候，就可
40、以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公 文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。 本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。 一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果 单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加 盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫 可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第 1 行。 812 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格
41、标识在版心右上角第 l 行，两字之间空 l 字；如需同 时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 l 行，秘密等级和保密期限 之间用“”隔开。 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据办法的 规定，涉及国家秘密的公文应当 按照国家秘密及其密级具体范围 的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最 重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密， 泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和 利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。 保密期
42、限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发 单位能够知道保密期限，可按照 国家保密局的要求在密级程度后 标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“”隔开。如：绝 密3 个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为 3 个月， 过期即可解密。在此需要说明 的是，如不标识保密期限，秘密等 级两字之间应空 l 字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的 两字间则不空 l 字距离，以使该字段不致过长。 813 紧急程度 如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同 时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右
43、 上角第 2 行。 紧急程度是对公文送达时限的要求。根据办法规定，紧 急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行 政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第 l 行。 如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级 在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。 814 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特 定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上 - 13 - 边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。如需标 识
44、公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空 2 行向下依次标识 (见图三)。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但 一般应小于 22mm15mm(高宽)。 联合行文时应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布； 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关 全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为 准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。 有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字， 如国
45、务院就有“国务院任免通知” 红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。 一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加 “文件”二字。 发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如 楷体、隶书、魏碑等都带有某 些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机 关的公文。 发文机关标识的字号，本标准以 22mm15mm 为高限，现行“国务院文件”的字号即是 22mm15mm。本标准以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号 要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政
46、机关的地位，具体字号各行政机关可根据 机关名称的字数多少来定。 关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识 上边缘至版心上边缘为 25mm，也就是留出 25mm(约 2 行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧 急程度。要注意，即使上述 3 项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红 头时，发文机关位置应自上页边起留出天头 37mm 十 25mm62mm 的距离。 第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至 版心上边缘为 80mm，即要留出 80mm 一 25mm55mm 的空白供上级机关批示文件用，也就是 说上行文发文机关标
47、识距上页边为天头 37mm 十 25mm 十 55mm117mm。 各行政机关在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即 平行文或下行文发文机关标识距上页边为 62mm，上行文发文机关标识距上页边为 117mm。 关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称 右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这 一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有 14 家联 合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道 文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过 多只能挤发文机关，不能挤正文，可将
48、发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文 为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。 8，15 发文字号 - 14 - 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识 下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括 号“ ”括入；序号不编虚 位(即 1 不编为 O01)，不加“第”字。 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。 发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次 是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有
49、“铁 办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、 财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行 分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、 “国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形 式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。 年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“ ” 括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号 “( )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。 因此称 之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用 圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。 序号是发文的流
