1、本文档由实惠网外贸论坛（ ）吗提供，欢迎 加入本论坛一起讨论外贸，实惠网外贸论坛旗下外贸平台 （ ） ，免费发布产品信息，精品模版免费使用。 外贸业务流程 转载自： 古井瑛子 转载于：03-09 23:56 | 分类：网络文摘 阅读：(5) 评论：(0) 外贸业务流程 2 在工厂做外贸业务员 要做的事情多着 , 公司没有船务部,从定单落成一 直到余额收回全部由自己全权负责, 这样使我把每个细节都摸得一清二楚,但虽然这样，有 时还是会出错，现在把流程图列出来，希望可以对大家和对自己有所帮助,以后做事要有条 不紊. 前面谈生意的细节无非就是寄样品,谈价格参观工厂等等之类的，这些都因人而异,我就不多
2、 说了,这个流程由定单落成开始。 。 。 。 1， 定单落成 - 2， 准备 P/I，银行资料给客户 汇定金或开 L/C 或其他 - 3， 收到定金或 L/C 等之后 下车间下生产单，备货 - 4， 如 FOB 的话向客户索取船公司资料，再向船公司下 Booking（CIF 则不用，我们自己 直接找船公司） - 5， 如无需船公司安排拖车，则出 S/O（即放柜纸）给拖车行， （花都出口的话要报转关车） ，如是船公司直接安排拖车，以上工作都不用做，直接约定装柜日期即可 - 6， 确定装柜日期 及准备好报关资料- 7， 拖车来工厂装柜，安排报关员报关（记得记下柜号，封条号） - 8， 记下货柜资料
3、后，提单补料给船公司 - 9， 准备好客户所需要的各种单证（C/O，装箱单，发票等） - 10，等开船后与船公司文件部对提单，最好要传给客户确认一下，已做到万无一失 - 11，提单对好后，付款给船公司，主要是一些内陆费用，码头费等等 - 12，船公司收到款后，放提单，或他们寄过来或我们自己去拿，各个船公司都不同 - 13，公司收到提单后，传真提单复印件给客户，要求客户汇合同余款过来，如果是 L/C， 则准备好信用证要求的所有单证去银行仪付 - 14，收到客户合同余款，则快递所有单据给客户 15，定单完成！ 外贸业务流程 1客户询盘：一般在客户下 purchase Order 之前，都会有相关的
4、 Order Inquiry 给业务部， 做一些细节上的了解。 2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付 款方式，包装规格及柜型等，proforma Invoice 给客户做正式报价。 3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的 purchase Order。 4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如 实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购 合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额
5、较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批制成销售订单， 交给部门进程员跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时 生产： 6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应 业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问 题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过 D/A 等方式收汇等，需经理确认。 7验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.
6、2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货 日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联 系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基本文件，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件 （应由业务跟单员制作，交给单证员） 。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同， 发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发 货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10租船订仓： 10.1如果跟
7、客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船公 司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q 确认 工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交 货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。 经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人 不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓
8、位。拿到入仓纸时，还 要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港 等内容，以避免差错。 11安排拖柜： 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料： 定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地 址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回 传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、
9、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司 机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、 实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住 上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关 换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前） 。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容 包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及 数量，本公司的联系人和电话等。 13获得运输文件： 13.1最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找
10、L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司 随同提单出的船证明等。 13.2督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认 提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司 出正本。 13.3及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在 开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额都 要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，
11、要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆 认证，一般要提前 20 天办理。 14.2FORMA 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意 的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的， 要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A 证书通常要 到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之 后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前 20 天办 理。 14.4装运通知：一般是要求
12、在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航 班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有 时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重， 净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱 号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15交单： 15.1采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有 错误，才交银行议付。 15.2采用 T/T 收汇的，在取得提单
13、后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提 单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可 立即寄正本提单给客人。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以 后查询，统计等。 17文件存档：所有的文件、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。 一些简单的外贸业务流程与大家分享 ( 发表时间:2005-10-23 13:26:07 ) 楼主 不对或不完善的地方 希望大家不吝赐教 ：） 一、接受货主询价 1、
14、海运询价： 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格； 主要船公司船期信息； 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。 （水路危 规） 2、 陆运询价：（人民币费用） 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格； 各港区装箱价格； 报关费、商检、动植检收费标准。 3、 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的 时间内回复货主。 二、接单（接受货主委托） 接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息： 1、 船期、件数 2、 箱型、箱量 3、 毛重 4、 体积 各项型最大体积为：( 长*宽*高 ) 可装体积， 可装重量 120GP=31
15、CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 140GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT 140HC=76CBM 12*2.7*2.38 145GP=86CBM （注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨 ；HC high cubic 高箱 ） 5、 付费条款、货主联系方法 6、 做箱情况，门到门还是内装 三、订舱 1、 缮制委托书（十联单） ； 制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、 相符性，以减少后续过程的频繁更改。 2、 加盖公司订舱章订舱： 需提供订舱附件的（如船公司价格确认件）
16、 ，应一并备齐方能去订舱。 3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。 四、做箱 1、 门到门： 填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、 件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）12 天排好车班。 2、 内装： 填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体 积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）12 天排好车班。 3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP） 五、报关（有时同时、有时先于做箱） 1、 了解常出口货物报关所需资料。 需商检 需配额 需许可证 需产地证 需提供商标授权、商标品名 出口香港地区货值超过
17、$10 万，其他地区超过$50 万，核销时需提供结汇 水单（复印件） 需提供商会核价章 2、 填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list) ，发票，所显示的毛重净重， 件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致） 。 3、 显示报关单所在货物的 “中文品名“，对照海关编码大全，查阅商品编码， 审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要 件。 4、 备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联 单第五联以后） ，更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。 5、 跟踪场站收据，确保配载上船。 6、 凡
18、是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额， 商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便 （报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。 六、提单确认和修改 1、 问明顾客“提单“的发放形式： 电放： 需顾客提供正本“电放保函“（留底） ，后出具公司“保函“到船公司电放。 预借(如可行 ) 需顾客提供正本“预借保函“（留底） ，后出具公司“保函“到船公司预借。 倒签(如可行 ) 需顾客提供正本“倒签保函“（留底） ，后出具公司“保函“到船公司倒签。 *此种情况下，多半是签发 HOUSE B/L. 分单： 应等船开以后 34
19、天（候舱单送达海关，以保证退税） ，再将一票关单拆成多票关 单。 并单： 应等船开以后 34 天（候舱单送达海关，以保证退税） ，再将多票关单合成一票关 单 异地放单： 须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司 名，地址等资料方可放单。 2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。 七、签单 1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。 2、 是否需要手签。 八、航次费用结算 1、 海运费 预付(FREIGHT PREPAID) 到付(FREIGHT COLLECT) 2、 陆运费 订舱 报关(包括返关之前己经报关的费用 ) 做箱(内装/门到门) 其他应
20、考虑的费用： 冲港费/冲关费 商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改 九、提单、发票发放（提单样本） 1、 货主自来取件的,需签收 2、 通过 EMS 和快递送达的,应在“名址单“,上标明诸如:“提单号“、 “发票号 “、 “核销单号“、 “许可证号“、 “配额号“等要素以备日后查证 十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单“ 十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料: l、报关数据正确、舱单不正确的 经预录后的海关返还的报关单复印件； 场站收据复印件十联单 的第七联即黄联 ； 提单正本复印件两张； 装箱单(Container Load Plan)复印件； 更正单（三联、正本） 。 2、短装（多报少出） 、溢装（少报多出） 船开 5 天（工作日）内没能及时更正的: 先交纳罚款金 3000-5000; 货主重新提供的发票、装箱单（Packing list ） 货主重新提供报关单 提单副本复印件（加盖“提单副本确认章“） 船开 5 天（工作日）内更改的 提单副本复印件（加盖“提单副本确认章“） 正本、正确的报关单
