1、人事行政部 组织架构、部门职能及各岗位职责 （2016 详版） 人事行政部 二一六年八月 目录 1 部门岗位设置 .2 2 企业管理方面主要职能框图 .3 2.1 企业管理方面主要职能 .3 （1）制度建设 .3 （2）目标管理 .3 （3）会务管理 .4 （4）公司信息化 .4 （5）公司资质管理 .4 （6）企业形象宣传 .4 （7）计算机网络通讯管理 .4 （8）文件资料管理 .5 （9）印章管理 .5 2.2 人力资源管理方面主要职能框图 .5 2.2.1 人力资源管理方面主要职能 .5 2.3 行政管理方面主要职能框图 .8 2.3.1 行政管理主要职能 .8 3 岗位职责 .9 3
2、.1 人事行政总监 .9 3.2 行政经理 .10 3.3 人事主管 .11 3.4 人事专员 .11 3.5 行政前台 12 1 部门岗位设置 2 企业管理方面主要职能框图 人事专员 行政前台行政经理 人事行政总监 人事主管 企业管理 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 目标管理 理 会务管理 计算机网络通讯管理 印章管理 文件资料管理公司资质管理公司信息化 (9) 企业形象宣传 制度建设 2.1 企业管理方面主要职能 （1）制度建设 负责组织编制、修改、补充、完善公司人力行政管理制度、参与其它公司级制度的制定与修改； 制定、完善各部门工作流程； 对各部门执行制度
3、、流程的情况进行追踪与监督； 负责检查督促各项制度的落实。 （2）目标管理 公司方针目标制定及分解落实； 公司管理层目标责任书的制定及考核； 公司（员工）年、季、月度部门计划及总结的组织工作。 （3）会务管理 负责安排公司层面重大会议及其他各种会议的通知安排，并做相关服务支持； 负责有关会议的资料准备、召集、记录等工作。 （4）公司信息化 负责公司信息化管理制度的建设及实施工作； 负责与外部信息机构的联络、外部信息资源的整合； 负责公司信息化平台（网站、日报、JIRA 等）的自主研发、整改和维护工作； 负责企业邮箱的建立及员工使用情况监督检查； 公司对外信息发布规则的制定与信息发布的审核。 （
4、5）公司资质管理 负责公司五证合一证、软件企业证书、软件著作权证书、软件产品登记证书等各类资质证书的申 领、保存、年检及管理； 负责公司工商登记、产权登记等事宜的外联； 负责办理公司商标注册、软件著作权转让以及商业秘密保护等事务。 （6）企业形象宣传 负责公司外事活动的策划、联络和组织，充分利用新媒体平台（如微信公众号）及其他网络资源 对公司品牌进行宣传推广； 负责引导、实施公司企业文化的建设，通过组织培训、举办文体活动等形式加强团队文化的建设， 为员工创造宽松和谐的工作氛围； 编制整体企业文化体系的建设与实施计划，并组织对实施效果进行评估； 负责定期更新公司简介和公司网站内容等及公司大事记的
5、组织编写。 （7）计算机网络通讯管理 负责公司内部通讯网络搭建、通讯设施管理与维护； 负责公司局域网络搭建、内部计算机设备软硬件环境管理与维护； 对公司上网行为、计算机网络设备的使用情况进行监督与管理。 （8）文件资料管理 各种证件等资料的归档管理及借用登记管理； 起草公司行政通知、通告； 负责公司行政管理类文件的格式标准化与编号管理。 （9）印章管理 制定公司的印章管理办法，严格落实用印制度，保证安全用印，实施专人专管； 按需刻制、备案、启用、废止公司各类印章。 2.2 人力资源管理方面主要职能框图 招聘与配置 培训与开发 人力资源管理 薪酬与福利人力资源规划 人力资源体系涉及 工作分析 绩
6、效管理 劳动关系管理 人事服务管理 企业文化建设 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 员工职业生涯规划 (11) 任职资格体系建设 (12) 2.2.1 人力资源管理方面主要职能 根据企业整体发展战略，建立科学完善的人力资源管理与开发体系，实现人力资源的有效提升和合理 配置，确保企业发展的人才需求。 （1）人力资源规划 开发人力资源发展战略计划，编制企业人力资源中、长期规划方案； 组织机构的设置、调整与分析； 企业人员供给需求分析，编制年（季、月）度人力资源配置计划； 人力资源成本及管理费用预算的编制。 （2）人力资源体系设计 研究、设计适合企业发
7、展的人力资源管理体系； 编制企业人力资源管理相关的人力资源规划、招聘、培训、薪酬、绩效、入离职、考勤休假、员 工手册等各项规章制度； 根据企业发展状态，及时对人力资源各项管理办法进行修订和补充。 （3）工作分析 负责公司职位设计与职位分析； 选取典型职位下发职位分析问卷，组织职位分析； 各岗位要素分析及比较，形成职位一览表； 组织编写职位说明书，明确员工的岗位职责、任职要求，权责利相一致； 职位说明书的宣贯、培训和修订。 （4）招聘与配置 根据企业人力资源现状，开展招聘需求分析，招聘程序和策略制定，招聘渠道分析、选择、拓展 与维护； 根据年度人员配置计划制定年度招聘实施方案； 运用科学的工具开
8、展应聘人员测评与甄选； 合理调配员工，改善公司及各部门的人力资源结构以适应公司业务发展的需要； 通过内部竞聘选拔等途径提升内部管理人员素质，建立后备人才选拔方案和人才储备机制； 降低员工流失的措施。 （5）培训与开发 根据企业战略分析年度人力资源提升要点，组织开展培训需求评估； 培训的设计、系统方法，制定年度培训实施方案； 培养绿云学院内部讲师队伍，组织内部课程开发与外部课程采购； 新员工、在职员工、特殊岗位员工等培训课程开发及选择； 员工培训后考核及培训扩展以及对培训效果的评估及反馈。 （6）薪酬与福利 开展外部薪资调查及内部薪酬分析； 企业薪酬结构设计，制定薪酬管理制度及薪酬激励计划； 企
9、业福利项目的设计，制定年度福利计划； 人力成本预算、核算、分析与调控； 结合企业年度预算组织公司年度调薪工作。 （7）绩效管理 建立、健全绩效考评标准，编制企业考核管理办法及实施方案； 绩效考评前的培训准备工作及考核结果的管理与归档； 实施月（季、年）绩效考评，组织各部门客观、公正地评价员工的工作表现； 为各部门提供绩效考核工作的咨询，并综合协调、指导与监督各部门的考核工作； 组织各部门开展绩效考核面谈； 绩效改进方法制定。 （8）任职资格体系建设 职位职族体系划分及员工任职资格评审工作； 关键岗位任职资格标准（素质标准、工作标准、任职资格标准）编写； 任职资格管理制度及评审方案制定及培训。
10、（9）员工职业生涯规划 人力资源储备及员工梯队建设； 公司员工职业生涯通道设计； 协助员工认识自我、确立目标，员工职业生涯管理及指导。 （10）员工关系管理 建设良好的沟通渠道，定期进行员工满意度调查； 员工劳动合同、各类协议管理； 员工入职、转正、调岗（晋升及降职）、离职等人员异动管理； 加强和改进企业工会工作，协调企业员工关系，推动建设和谐企业； 关注员工身心健康与安全管理。 （11）人事事务管理 日常人事信息的录入、更新与纸质档案的管理； 员工入、离职、转正等相关手续办理； 员工五险一金、档案、户口等手续办理。 （12）企业文化建设 负责引导、实施公司企业文化的建设，通过组织培训、举办文
11、体活动等形式加强团队文化的建设， 为员工创造宽松和谐的工作氛围； 开展合理化建议评选（如设立员工意见箱）及建立和维护公司内部多种形式的沟通渠道； 协同工会开展企业文化活动。 2.3 行政管理方面主要职能框图 后勤保障服务 行政管理 固定资产管理 行政费用管理 前台接待 信件、快递收发 办公用品设施管 理 (1) (2) (3) (4) (5) (6) 2.3.1 行政管理主要职能 在行政经理的领导下全面负责企业的行政事务，积极贯彻行政管理方针、政策，为实现上传下达和各 部门之间的协调运作提供支持和后勤保障。 （1）固定资产管理 制定公司固定资产和低值易耗品的管理制度； 负责对固定资产、低值易耗
12、品的采购、登记、造册、盘点与管理工作； 固定资产的维护与保养。 （2）行政费用管理 负责制定公司行政费用年度预算，科学合理制定行政费用计划，严格控制各项费用支出； 确认费用分摊范围，按照月份分摊各项行政管理费用。 （3）后勤保障服务； 维护内部治安秩序，保护公司财产的安全； 定期进行安全检查，落实防火、防电、防盗、防灾为主的安全责任制； 负责维护公司办公环境，开展绿化和保洁工作； 其他后勤保障服务与支持。 （4）前台接待 负责会议场地的安排和调度工作、会议室设备环境的维护； 负责公司外来人员前台登记、接待及公关接待工作； 负责前台进出物品的登记与管理。 （5）信件、快递收发 负责公司信件、快递
13、的收发以及报刊杂志的订阅、分发工作； 追踪重要快递的送达情况。 （6）办公用品设施管理 根据各部门需求汇总并制定办公用品、劳保用品及其他临时采购物资，按规定发放和造册登记、 盘点、入库、保管； 登记并统计各部门的办公用品消耗，控制办公用品支出； 维护与管理公司电话、打印机、空调等办公设施，负责联系检修公司。 3 岗位职责 3.1 人事行政总监 3.1.1 行政方面职责： 3.1.1.1 协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务。 3.1.1.2 协助参与并起草公司发展规划的拟定年度经营计划的编制和各阶段工作目标分解。 3.1.1.3 负责汇总公司年度综合性资料，组织起草公司综合性的工作
14、计划、总结、报告、指示 等文件。 3.1.1.4 负责组织公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度 的拟定、讨论、修改工作，对文件中涉及的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理。 3.1.1.5 收集和了解各部门的工作状态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记。 3.1.1.6 加强部门之间的协调，为促进相互的团结做好工作，负责公司员工活动的策划和组织。 3.1.1.7 负责与相关上级政府部门的联系，获取相关法律、政策信息，争取政策支持。 3.1.2 人事方面职责： 3.1.2.1 组织制定公司日常人事管理制度、薪资制度、绩效管理制度、招聘培训体系等规章制
15、度、实施细则和人力资源工作流程，并组织实施，监督、协调、检查执行情况。 3.1.2.2 根据公司的整体发展战略规划，组织拟定部门设置、岗位职责设计和员工需求计划方 案，对公司组织架构设计和人员调配提出合理改进方案。 3.1.2.3 根据工作计划，负责部门内工作任务分工，合理安排人员，负责协调本部门与其他部 门间关系。 3.1.2.4 制定部门年度工作计划和阶段工作计划，负责部门下属员工的培训、指导、考核和监 督管理，参与本部门关键岗位员工的招聘筛选工作。 3.1.2.5 根据现有编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/季度/月度 人员招聘计划，经批准后实施。 3.1.2.6
16、统筹各岗位的工作职责，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书 与实际相符。 3.1.2.7 制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施。 3.1.2.8 对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用。 3.1.2.9 负责拟制公司薪酬制度和方案，建立健全绩效考核标准，组织实施并不断完善薪酬绩 效体系。 3.1.2.10 负责审核并按职责报批员工定级、升职、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、 调出、辞职、辞退等手续。 3.1.2.11 定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学 习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务
17、能及时完成。 3.2 行政经理 3.2.1 负责建立健全公司各项行政管理制度、工作流程、并负责培训、监督、考核等工作； 3.2.2 负责公司固定资产、低值易耗品、办公用品的管理、采购、入库、领用、并登记各类台 帐； 3.2.3 负责公司日常行政工作，负责上传下达，协助相关部门对企业文化的推进工作； 3.2.4 会议管理：负责公司层面重大会议安排、通知工作及确保按时召开； 3.2.5 组织对公司行政性财产物资进行登记、造册并定期盘点及其他维修和保养工作； 3.2.6 负责协调与政府有关部门，与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关企业的联系； 3.2.7 组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动
18、，负责公司相关的对内对外协调联络工作 及对外接待和公关事务组织、安排和实施； 3.2.8 负责维护公司办公环境，开展绿化和保洁工作； 3.2.9 负责公司员工宿舍管理及企业用水用电结算； 3.2.10 负责公司名下房产的出租转租事宜； 3.2.11 负责公司所需文本印刷、图文制作； 3.2.12 负责公司内部公文及通知的发放。 3.3 人事主管 3.3.1 根据公司人力资源规划，协助部门经理拟定人事规章制度，负责制度的修改、实施与执 行； 3.3.2 统筹监督制定公司员工的培训计划，经审批后执行，组织培训、培训效果评估、培训档 案建立及管理； 3.3.3 及时办理总部与驻外员工五险一金等各项保
19、险及福利事宜； 3.3.4 协助相关部门开展周年庆、年会等重大活动； 3.3.5 协助部门经理制定公司福利政策、办理社会保障福利； 3.3.6 统筹监督劳动合同签订或续签的管理，以及员工入离职、各类人事档案的归档保管、劳 动关系等日常的人事管理事宜。 3.3.7 负责企业工会事宜，配合经费审查、员工福利保障、参与涉及员工利益各项政策制度的 制定完善等； 3.3.8 协助上级开展企业商标注册、工商注册变更事宜，负责软件著作权、软件产品等的申报 转让工作； 3.3.9 执行企业的人力资源管理制度，协调企业内部员工工作，维护良好的员工关系； 3.3.10 完成上级领导交办的其他工作。 3.4 人事专
20、员 3.4.1 根据公司人力资源规划，协助部门经理建立并完善公司各种员工招聘制度及政策，并根 据需要进行及时调整、修改； 3.4.2 根据公司人力资源规划和各部门的人力资源需求计划，协助部门经理制定员工招聘计划， 组织开展招聘、面试工作； 3.4.3 定期或不定期的进行人力资源内外部状况分析及员工需求调查，并进行员工需求分析； 3.4.4 利用公司各种有利资源，组织开拓和完善各种人力资源招聘渠道，发布招聘信息； 3.4.5 根据公司人力资源规划的定编定岗状况，进行工作分析，编制并及时更新职位说明书； 3.4.6 建立与管理员工的人事档案，办理人事档案调转手续； 3.4.7 办理员工的聘用、劳动
21、合同的签订、调动、离职、解聘及劳动关系维护等日常的人事管 理事宜； 3.4.8 按期编制工资异动表等相关财务报表，并及时提交财务部审核； 3.4.9 完成上级领导交办的其他工作。 3.5 行政前台 3.5.1 负责办公用品、日用品的采购、登记、发放、维护等工作； 3.5.2 负责员工的日常考勤管理，进行统计、整理与分析工作； 3.5.3 负责电话、快递、邮件、信函、报刊、杂志等的接收转发工作以及每月协议单位报销统 计； 3.5.4 负责企业图文打印清单统计和报销、办公文件的打印、复印工作； 3.5.5 负责对仓库物资的登记、定期盘点工作； 3.5.6 协助部门经理安排固定资产及其他的维修和保养工作； 3.5.7 负责公司票务预定：航空机票、饮用水票； 3.5.8 负责公司吧台点心管理和水果基金管理； 3.5.9 负责访客、来宾的登记、接待和引见工作； 3.5.10 协助部门经理开展公司名下房产的出租事宜； 3.5.11 管理公司图书角； 3.5.12 完成部门经理交办的其他任务。
