1、船务操作流程 本文档由实惠网外贸论坛（ ）吗提供，欢迎加入本论坛 一起讨论外贸，实惠网外贸论坛旗下外贸平台（ ） ，免费发布 产品信息，精品模版免费使用。 目前外贸工作越来越引起各行各业的关注，尤其是毕业生的关注，船务作为这一行业的一部 分，却较少有人听说过。现在就这一行业的操作流程在此作一细细的描述。 1、客人把订单下到公司，经公司各部门的产能评估后，作出的生产日期和出货日期的安排。 2、船务部接到业务部下达的订单后，根据订单出货日期录入出货排程。 3下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生 产： 3.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前
2、1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应业 务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题， 如有问题应立即请客人修改 L/C。 3.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。一般订金为货款总额的 30%或 60%。 3.3：如果是放帐客户，或通过银行 D/A 等方式收汇等，需总经理确认。 4 验货 4.1：在交货期前两周或一周，要通知公司验货员验货。验货时间视公司情况而定。 4.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日 期告知业务部。 4.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两
3、周前与验货公司联系， 预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 5制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作 export contract、invoice、packing list 等文 件（应由业务跟单员制作，交给单证员） 。 6商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、 发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货 一周之前拿到商检换证凭单/条。 7 租船订舱： 7.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定 forwarder agent or shipment co.
4、。应尽早与 forwarder agent or shipment co.联系，告知发货意向，了解将要安 排的 port of loading、shipping schedule 等情况，以确认工厂的交货能否早于开船期至少一 周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向 forwarder agent or shipment co.发出书面定仓通知（ booking form or shipping order） ，通常在开船一周前可拿 到 shipping order。 7.2如果是由卖方支付运费，应尽早向 forwarder agent or shipmentco.咨询
5、shipping schedule、freight 、port of loading 等。经比较，选择价格优惠，信誉好， shipping schedule 合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船 前两周书面定仓，程序同上。 7.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向 forwarder 定散货舱位。拿到入仓纸时，还要 了解截关时间，入仓报关要求等内容。 7.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量、目的港等内 容，以避免差错。 8 安排拖柜： 8.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合
6、 理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/ 放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书、注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行、 装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料， 列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 8.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联 系电话。 8.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际 装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 9委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，
7、委托出口报关及做商检通关换 单。通常要给报关留出两天时间（船截关前） 。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包 括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、 本公司的联系人和电话等。 10 获得运输文件： 10.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随 同提单出的船证明等。 10.2 督促船公司尽快出提单样板(B/L drafte)及运费帐单(Debit note)。仔细核对样本无误 后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，
8、要先传真提单样板给客人，得到 确认后再要求船公司出正本。 10.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 11 准备其他文件 11.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开 证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额都要正 确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证， 一般要提前 20 天办理。 11.2FORM A 原产地证书： FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的 是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在
9、发票日期之后。未能在发货之前办理的，要 办理后发证书，需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物，FORM A 证书通常要到香 港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 11.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后 不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前 20 天办理。 11.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班 次，开船日，预计抵港日，货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
10、 11.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重， 净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号， 以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 12交单： 12.1采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，一般是 15 天或 21 天，备齐全部单证，并 严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 12.2采用 T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单 正本及其他文件寄给客人。 12.3如果 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立 即寄正本提单给客人。 不过，有的公司因为客人信用好，也可以收到订金后出货，出货后，把提单资料和其他的文 件传真给客人，再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。 13业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后 查询，统计等。 14文件存档：所有的文件、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。 15单证员平时应注意收集运价变动，船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助
