外贸出口跟单流程.doc

1、 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-4 文档来自实惠网外贸论坛（ ） ，外贸心得版块手把手教你如何做外贸。 欢迎加入外贸交流 QQ 群： 112301572 与更多外贸人互相讨论， 免费外贸 b2b 平台-实惠网（ ）注册轻松获得美金，机不可失。 大量外贸技术性文章尽在外贸博客：( ) 外贸出口跟单流程 1客户询盘：一般在客户下 perchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给业务部，做一些细节上的了解。 2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家， 数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做 正式报

2、价。 3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 perchase Order。 4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划 。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同 审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客 人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批， 再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的 ，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员 跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通 知, 通知工厂按时生产： 6.1：如

3、果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收 到，收到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货 期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-4 6.3：如果是放帐客户，或通过银行 D/A 等方式收汇等，需经理确认。 7 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约 客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货

4、期两 周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将 验货时间通知工厂。 8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票 ，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求 ，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口 岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代 理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口 岸，船期等情况，Q 确认

5、工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期 能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通 知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运 价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告 诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周 书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿 到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型 及数

6、量，目的港等内容，以避免差错。 11 安排拖柜： 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-4 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选 择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖 车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注 明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公 司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车 牌号、司机及联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号 、车牌号以及司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一

7、份装货通知给业务部，列明 货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。 要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报 关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时 ，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号， 柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运 代理。补料要按找 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些 特殊要求等，包括要求船公司随同

8、提单出的船证明等。 13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后， 向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客 人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。 支付运费应做登记。 14 准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票 的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完 全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要 显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前 20 天办理。 实惠网外

9、贸论坛编辑 2011-3-4 14.2FORMA 原产地证书：FORM. A 原产地证要在发货之前到检验检疫局 申办。需注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后 。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经 香港转运的货物，FORM. A 证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明 未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一 些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签， 也和发票一样要提前 20 天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细

10、节 ，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数， 唛头，目的港代理人等。有时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底 单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数 量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的 总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于 提单相符。 15交单： 15.1采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格 审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2采用 T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受

11、 到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜 。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书 面登记，便于以后查询，统计等。 17文件存档：所有的文件、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报 价提供 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-4 进出口货物的基本程序(转) 外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单 和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。 货物的出口交易有二

12、种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟 单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等 。 一接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种 特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和 支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或 电传，都足以构成书面合同。 1下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email 或书面合同等方式 。 2接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站， 等等。 3接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1）

13、 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（P URCHASE CONTRACT） 。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。 （2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗 力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书 （PURCHASE CONFIRMATION） 。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次 较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕 贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的 订单或委托订单，

14、我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。 4接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-4 （1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。 （2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并 愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发 盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 （3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。 （4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件， 并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二审单：即审核合同 1审单内

15、容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额， 付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2审单方法： （1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资 料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 （2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖 中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 （3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约 数有何规定。约数：如合同数量前加“约” ，可使交货数量有适当的机动。国际 上对约字的含义解释不一。有的认为是 2。5%，有的认为是

16、5%。按跟单信用 证统一惯例 ，信用证上如规定约字，应允许有不超过 10%的增减幅度。 （4）单价，总额的审查： 1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有 没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。 2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际 上流通的硬货币。 （英镑，港币，欧元） （5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价（指装运港的价格条件） ， C 30 17.5t 4058 61 22.5t 40H 68-71 27.5t （2） 接受托运,发送空箱 （3） 整箱货的装箱与交货：

17、装箱前（不得晚于装箱前 24 小时）向海关办理报 关。 （4） 拼箱货的装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接收。 （5） 货物进港：在船吊装前 24 小时截止货进港。 （6） 换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。 （7） 装船： （8） 寄送资料： 进口： （1） 寄送资料（起运港的船公司在货船到港前近洋 24 小时，远洋 7 天用 传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货物清单。 （2） 分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别 送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准备。 （3） 发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知。 （4） 换取

18、提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。 （5） 卸船提货：办理进口报关。 （6） 提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公 司索赔。 4 货运单据的制作： （1） 海运单据：装船通知(Shipping Advice) ，主要内容：L/C 号或 S/C 号 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-4 ，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。 （2） 航空运单（Airway Bill）是运输单据，而不是提货的凭证。 （3） 集装箱货运单据：托运单（9 联单）和装箱单。 5 货物的通关与报关流程及操作 （1） 货物的通关程序及流程：接受申报 审核单证查验货物办理 征税放行。 （2） 货物的报关则包括：进出口申报查验交税提货或装货。