1、外贸业务员工作流程 本文档由实惠网外贸平台 提供，仅供外贸学习交流，欢迎加入外贸交流 QQ 群： 124887881 一起学习外贸知识，分享外贸经验，（外贸博客人 ） 外贸业务员的工作内部实质意义和职务和责任： 一、及时安排好关门。要按客户的要求，文字表达详细列出关门单。关门单上应严酷 了了四大体素：货号、原料、色彩搭配和做法。关门单的格局应严酷参照大 货订单格局， 即货号-色彩-数量应列出表格，而不克不及是其它的不论什么格局。关门单应由外贸部司 理签字后，方能安排关门，外贸部司理不在时，由外贸部司理指定的 人签字。如有关 XX 模、五金模具是否要开，应叨教外贸部司理。如关门需新购原料或辅料，
2、应文字表达报信 采购部购买。如采购过程中有关最少起订量的，应马上汇报 外贸部司理，由外贸部司理决 议怎样措置惩罚。 样品完成后，应仔细审查核定样品，寄出前，必需拍照存入台式机档案。要是是新客 户，样品是否向客户收费、收几多、快递费是预支还是到付，需叨教司理，由司理决议。 总的原则是：要是是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应试虑样品收费， 运费到付。 2、严酷把握“ 核价单“，精确地报出美金发卖价格。一般环境下，核价单只要掌握两种 就可，一种是“一般贸易核价单“，一种是“进料加工核价单“。核价单原则上是由计划部提 供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到 Excel 的电子格局，
3、而不是纸张打印件。 拿到计划部提供的核价单后，业务员 应逐字逐行进行审查核定，检查是否有不论什么有可 能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个 XX 皮康纸的钱数为 5 元，一个 XX 里布的用量为 1 米，应当即报信 计划部，要求计划部当即改正错误。 当碰到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应当即动手， 网络响应的核价奇数值，本身建造出精确的核价单。 业务员一定要看清晰核价单中利润和发卖利润率的计算要领的公式是否正确。 利润= 美金卖价 X 汇价 X0.96-成本 发卖利润率=利润 （美金卖价 X 汇价）X100% 美金卖价确定后，原则上必需经外贸部司理审查核定
4、后，方能对于外报价。个别客户 提出佣钱要求的，业务员必需把工作的来龙去脉向外贸部司理汇报清晰，由司理决议怎样 操作。 三、积极主动与客户连结接洽，促推客户及早下订单。样品寄给客户然后，应在快递 网页上查阅客户是否已收到样品，确认客户样品收到后，应当即发信给客户，很是客气地 询问客户对于样品的评价，询问客户是否有下订单的有可能。 4、业务员应始末安稳树立“订单就是号令“的企业理念。客户下订单后，业务员应在第 一时间整理出中文订单，并当即下发到有关部分。客户下订单 后，业务员应当即放下手边 其它并非极其打紧的工作，全身体和精神投入到对于客户订单的分析，盘绕“货号-原料- 色 彩搭配-做法“ 四个要
5、素，与关门时的最后确认样核 对于（必要时要再次与关门间沟通）， 如有客户交待不清的，应当即发电子邮件与客户文字表达确认。客户确认后，当即打印出 中文订单并下发。从收到客户原始订单到中 文订单下发，全般过程的时间，能半小时处理 完成的，坚决不克不及用 1 小时处理完成，能 1 小时处理完成的，坚决不克不及用 2 小时 处理完成，以此类推。全般过程，最长不克不及超过 48 个小 时。要是期间业务员恰恰轮 到休息，则无前提调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班 时间的 4 个小时内没有答复的，此时业务员应立 即做两件事：第一，打电话给客户，敦 促客户尽量加快文字表达答复；第二
6、，口头汇报外贸部司理，讲明环境，如外贸部司理提 出新的提议的，当即按司理的要求去做。 中文订单的发文放范围应在订单的最上边预示清晰。预示发放范围的标准格局是“发： 沈阿瑟（1）、张三（6 ）、李四（3）、王五（6 ）、钱六（5）、赵七（1 ）、李八（1）， 共 23 份。 “ 中文订单中应绝对于杜绝恍惚语言，如“与上次同样“、“与去年同样“、“有关部分“等 等。 在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下本身的姓名，而不克不及在台式机中打 印出本身的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对于订单的内部实质意义已彻底审查核定， 已没有不论什么涓滴的差错，也表明业务员已对于此订单已纯粹负担全数的责任。 固
7、然，订单最终确认的另外一个重要的指标是客户 30%定金到账，或信用证得手。如 定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要文字表达报信采购部：“所 有物料采购等报信“。 简要的说,外贸业务员首要负责接洽客户,签订合同。外贸跟单员首要负责合同的执行， 首要包孕（但不限于）存货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等。 外贸业务员的工作挑战性大，机遇也多，工作压力大，前途弘远，对于从业水平要求 比力高，待遇比力好；外贸跟单员工作要求认真仔细，有责任心，专业水平好，但工作压 力相对于较小，挑战性也差，前途一般，待遇不会有大的成长，可是，外贸跟单员往往是 业务员的基础。 外贸单证
8、流程 1客户询盘：一般在客户下 perchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给 业务部，做一些细节上的了解。 2报价：业务部及时答复人客查询，确订货物品名，型号，出产厂家，数量，交货 期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3获得订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 perchase Order。 4下出产订单：获得人客的订单确认后，给工场下订单，安排出产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，起首做出业务审查核定表。按“出口合同审查核定 表“的项目如实填写，尽有可能将各类预计费用都列明。合同审批需附上人客订单传真件
9、， 与工场的收购合同。审查核定表要由业务员签名，部分司理审批，再交办理部人员审查核 定后才能执行。如钱数较大的，或有预支款和佣钱等条目的，要经公司总司理审批才行。 合同审批然后，制成发卖订单，交给部分进程项员跟进。 6下达出产报信：业务部在确定交货期后，满足下列环境可下达出产报信, 报信工场 定时出产： 6.1 ：要是是 L/C 付款的客户，凡是是在交货期前一个月确认 L/C 已收到，收到 L/C 后应业务员和单证员别离审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他有可 能的问题，如有问题应当即请人客改证。 6.2 ：要是是 T/T 付款的客户，要确确定地认为金已到账。 6.3 ：要是是
10、放帐客户，或路程经过过程银行 D/A 等方式收汇等，需司理确认。 7 验货： 7.1 ：在交货期前一周，要报信公司验货员验货。 7.2 ：要是人客要本身或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将 查货日期奉告计划部。 7.3 ：要是人客指定由第三方验货公司或公道行等验货的，要在交货期两周前与验货公 司接洽，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间报信工场。 8制备基本文件。工场提供的装箱资料，建造出口合同，出口贸易发票，装箱单等 文件（应由业务跟单员建造，交给单证员）。 9商检：要是是国度法定商检产品，在给工场下订单时要申明商检要求，并提供出 口合同，发票等商检所
11、需资料。而且要告诉工场将来产品的出口口岸，便于工场办理商检。 应在发货一周之前拿到商检换证笔据/条。 10 租船订仓： 10.1要是跟人客签定的合同是 FOB CHINA 条目，凡是人客会指定运输代办别人代 理公司或船公司。应尽早与货代接洽，奉告密货意图，了解将要安排的出口口岸，船期等 环境，Q 确认工场的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否到达人客要求的交 货期。应在交货期两周之前向货运公司拍发版面定仓报信（ING ORDER），凡是在开船 一周前可拿到定仓纸。 10.2要是是由卖方付出运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口 岸等。经比力，选择价格优惠，诺言好，船期合适
12、的船公司，并告诉业务员布告给人客。 如人客差别意时要另选人客认可的船公司。开船前两周文字表达定仓，程序同上。 10.3要是货物不敷一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时， 还要了解截关时间，入仓报关要求，等内部实质意义。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真文字表达定仓纸，注明所定船期，柜型及数量， 目的港等内部实质意义，以避免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通事后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公 司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定和谈长期合作，以确保镖全及准时。要给拖车公司传真以下 资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型
13、及数量， 装柜地址，报关行，及装船口岸等。要是有验货公司看装柜，要专门声明，不克不及晚到。 并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车商标、驾驶员及接洽电话等 11.2传真一份装车资料给工场，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车商标以 及驾驶员接洽电话。 11.3要求工场在货柜脱离工场后尽量加快传真一份装货报信给业务部，列明货柜离 厂时间、现实装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提货单的资料。要求工场装柜后 一定要记住上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检 通关换单。凡是要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料， 内部实质意义
14、包孕所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车 公司，柜型及数量，本公司的接洽人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提货单补料内部实质意义传真给船运公司或货运代 办别人代理。补料要按找 L/C 或人客的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊 要求等，包孕要求船公司伴同提货单出的船证明等。 13.2 监督催促船公司尽量加快出提货单样板及运费帐单。仔细查对于样本无误后， 向船公司文字表达确认提货单内部实质意义。要是提货单需人客确认的，要先传真提货单 样板给人客，获得确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时付出运杂费，付款后报信船公司及时取
15、得提货单等运输文件。付出运费应 做登记。 14 准备其他文件 14.1贸易发票：L/C 要求提供的文件中，对于贸易发票要求最严酷。发票的日期要 确定在开证日然后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的纯粹不异，小写和大写 钱数都要正确无误。L/C 上对于发票的条目应预示出来，要预示唛头。要是发票需办理对 于方使馆认证，一般要提前 20 天办理。 14.2FORMA 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需 注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期然后。未能在发货之前办 理的，要办理后发证书，需提供报关单，提货单等文件。经喷鼻港转运的货物，
16、FORM A 证书凡是要到喷鼻港的中国商检公司办理加签，证明未在港对于货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发 货然后不太长的时间内事后办理。要是原产地证书要办理使馆加签，也和发票同样要提前 20 天办理。 14.4装运报信：通常为要求在开船后几天之内，要报信人客发货的细节，包孕船名， 航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，钱数，包装件数，唛头，目的港代办别人代 理人等。有时候 L/C 要求提供发送证明，如传真陈诉书，发函底单等，注意按人客要求的 时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清晰地表明货物装箱环境。要预示每箱内装的数量，每箱的
17、毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要预示唛 头和箱号，以便于人客查找。装箱单的重量，体积要于提货单相符。 15交单： 15.1采用 L/C 收汇的，应在划定的交单时间内，备齐备部单证，并严酷审单，确保 没有错误，才交银行议付。 15.2采用 T/T 收汇的，在取得提货单后马上传真提货单给人客付款，确认受到余款 后再将提货单正本及其他文件寄给人客。 15.3要是 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提货 单后可当即寄正本提货单给人客。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包孕台式机登记及文字表达登 记，便于往后查询，计数
18、等。 17文件存档：所有的文件、L/C 和议付文件必需存留一整套以备查用。 18单证员日常平凡应注意网络运价变更，船期，航路，等信息，为业务员报价提供 帮忙。 0 心留茶喷鼻 2009-11-2 15:21:50 119.108.98.* 举报 外贸单证流程 1客户询盘：一般在客户下 perchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给 业务部，做一些细节上的了解。 2报价：业务部及时答复人客查询，确订货物品名，型号，出产厂家，数量，交货 期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3获得订单：经过洽谈，收到客户正式的订单
19、 perchase Order。 4下出产订单：获得人客的订单确认后，给工场下订单，安排出产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，起首做出业务审查核定表。按“出口合同审查核定 表“的项目如实填写，尽有可能将各类预计费用都列明。合同审批需附上人客订单传真件， 与工场的收购合同。审查核定表要由业务员签名，部分司理审批，再交办理部人员审查核 定后才能执行。如钱数较大的，或有预支款和佣钱等条目的，要经公司总司理审批才行。 合同审批然后，制成发卖订单，交给部分进程项员跟进。 6下达出产报信：业务部在确定交货期后，满足下列环境可下达出产报信, 报信工场 定时出产： 6.1 ：要是是 L/C 付款的客户，凡
20、是是在交货期前一个月确认 L/C 已收到，收到 L/C 后应业务员和单证员别离审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他有可 能的问题，如有问题应当即请人客改证。 6.2：要是是 T/T 付款的客户，要确确定地认为 金已到账。 6.3 ：要是是放帐客户，或路程经过过程银行 D/A 等方式收汇等，需司理确认。 7 验货： 7.1 ：在交货期前一周，要报信公司验货员验货。 7.2 ：要是人客要本身或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将 查货日期奉告计划部。 7.3 ：要是人客指定由第三方验货公司或公道行等验货的，要在交货期两周前与验货公 司接洽，预约验货时间，确保在交货
21、期前安排好时间。确定后将验货时间报信工场。 8制备基本文件。工场提供的装箱资料，建造出口合同，出口贸易发票，装箱单等 文件（应由业务跟单员建造，交给单证员）。 9商检：要是是国度法定商检产品，在给工场下订单时要申明商检要求，并提供出 口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工场将来产品的出口口岸，便于工场办理商检。 应在发货一周之前拿到商检换证笔据/条。 10 租船订仓： 10.1要是跟人客签定的合同是 FOB CHINA 条目，凡是人客会指定运输代办别人代 理公司或船公司。应尽早与货代接洽，奉告密货意图，了解将要安排的出口口岸，船期等 环境，Q 确认工场的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船
22、期能否到达人客要求的交 货期。应在交货期两周之前向货运公司拍发版面定仓报信（ING ORDER），凡是在开船 一周前可拿到定仓纸。 10.2要是是由卖方付出运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口 岸等。经比力，选择价格优惠，诺言好，船期合适的船公司，并告诉业务员布告给人客。 如人客差别意时要另选人客认可的船公司。开船前两周文字表达定仓，程序同上。 10.3要是货物不敷一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时， 还要了解截关时间，入仓报关要求，等内部实质意义。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真文字表达定仓纸，注明所定船期，柜型及数量， 目的港等内部实质意义，以避
23、免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通事后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定和谈长期合作，以确保镖全及准时。要给拖车公司传真以下 资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量， 装柜地址，报关行，及装船口岸等。要是有验货公司看装柜，要专门声明，不克不及晚到。 并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车商标、驾驶员及接洽电话等 11.2传真一份装车资料给工场，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车商标以 及驾驶员接洽电话。 11.3要求工场在货柜脱离工场后尽量加快传真一份装货报信给业务部，列明货柜离 厂时间、现实装货数
24、量等，并记装箱号码和封条号码作为提货单的资料。要求工场装柜后 一定要记住上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检 通关换单。凡是要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料， 内部实质意义包孕所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车 公司，柜型及数量，本公司的接洽人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提货单补料内部实质意义传真给船运公司或货运代 办别人代理。补料要按找 L/C 或人客的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊 要求等，包孕要求船公司伴同提货单出的船证明等。
25、13.2 监督催促船公司尽量加快出提货单样板及运费帐单。仔细查对于样本无误后， 向船公司文字表达确认提货单内部实质意义。要是提货单需人客确认的，要先传真提货单 样板给人客，获得确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时付出运杂费，付款后报信船公司及时取得提货单等运输文件。付出运费应 做登记。 14 准备其他文件 14.1贸易发票：L/C 要求提供的文件中，对于贸易发票要求最严酷。发票的日期要 确定在开证日然后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的纯粹不异，小写和大写 钱数都要正确无误。L/C 上对于发票的条目应预示出来，要预示唛头。要是发票需办理对 于方使馆认证，一般要提前 20 天
26、办理。 14.2FORMA 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需 注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期然后。未能在发货之前办 理的，要办理后发证书，需提供报关单，提货单等文件。经喷鼻港转运的货物，FORM A 证书凡是要到喷鼻港的中国商检公司办理加签，证明未在港对于货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发 货然后不太长的时间内事后办理。要是原产地证书要办理使馆加签，也和发票同样要提前 20 天办理。 14.4装运报信：通常为要求在开船后几天之内，要报信人客发货的细节，包孕船名， 航班次
27、，开船日，预计抵港日，货物及数量，钱数，包装件数，唛头，目的港代办别人代 理人等。有时候 L/C 要求提供发送证明，如传真陈诉书，发函底单等，注意按人客要求的 时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清晰地表明货物装箱环境。要预示每箱内装的数量，每箱的 毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要预示唛 头和箱号，以便于人客查找。装箱单的重量，体积要于提货单相符。 15交单： 15.1采用 L/C 收汇的，应在划定的交单时间内，备齐备部单证，并严酷审单，确保 没有错误，才交银行议付。 15.2采用 T/T 收汇的，在取得提货单后马上传真提货单给 人客付款，确认受到余款后再将提货单正本及其他文件寄给人客。 15.3要是 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提货 单后可当即寄正本提货单给人客。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包孕台式机登记及文字表达登 记，便于往后查询，计数等。 17文件存档：所有的文件、L/C 和议付文件必需存留一整套以备查用。 18单证员日常平凡应注意网络运价变更，船期，航路，等信息，为业务员报价提供 帮忙 合肥二手论坛网
