1、Prvention de la fraude commise par les employs Les dtournements et autres sortes de fraude financire sont peut-tre les types de vol les plus communs commis par les employs Les petites entreprises sont souvent victime de cette escroquerie car elles nont pas les contrles quil faut pour le prvenir. Uti
2、lisez les conseils ci-dessous pour aider protger votre entreprise des membres du personnel malhonntes. Partagez les responsabilits Une transaction financire ne devrait pas tre sous la responsabilit dun seul employ du dbut la fin. La personne qui libelle vos chques ne devrait pas tre la personne qui
3、les signe. La personne qui ouvre le courrier ne devrait pas, en mme temps, consigner les crances recouvrables, ou rapprocher les comptes. En partageant les responsabilits, il sera plus difficile pour une personne de vous voler et de manipuler vos comptes pour le maquiller. Faites en sorte dobtenir v
4、os extraits de compte personnellement Ne donnez pas loccasion une personne qui se trouve dans une position de vous escroquer, de dtruire ou de subtiliser les preuves de ses mfaits. Le propritaire de lentreprise ou un comptable extrieur devrait recevoir les extraits de compte et les chques annuls, da
5、ns des enveloppes non ouvertes. Vrifiez ces chques soigneusement. Examinez lmetteur, les signatures et lendossement de chaque chque. Soyez vigilant aux indications de fraude, telles que : Les chques pour des fournisseurs ou personnes que vous ne connaissez pas Les chques tablis pour la petite caisse
6、, de montant suprieur ce que vous autorisez cette fin. Les signatures qui ont lair contrefaits Les chques manquants, les numros de chque dont les numros ne se suivent pas Les chques tablis des tiers, mais endosss par quelquun de votre entreprise. Des chques dont le bnficiaire ne correspond pas au no
7、m marqu dans votre registre. Gardez vos chquiers dentreprise en scurit Ne soyez pas ngligeant avec les chquiers de lentreprise. Gardez-les dans un tiroir ferm cl et ne donnez la cl personne. Utilisez des chques numrots et vrifiez rgulirement sil manque des numros. Instaurer une procdure de “chques a
8、nnuls“ qui exige votre validation de tout chque ou article annul. Exigez une double signature (dont la vtre) de tout chque dont le montant dpasse un certain montant. Et ne signez jamais, au grand jamais, un chque en blanc. Signez tous les chques des salaires personnellement a peut prendre du temps,
9、mais en gnral a vaut le coup. Vrifiez les chques pour vous assurer que vous connaissez les bnficiaires. Si vous voyez un nom qui ne vous est pas familier, vrifiez. Comptez le nombre de salaris chaque semaine, et vrifiez ce nombre contre le nombre de chques mis. Assurez- vous quaucune modification ne
10、 peut tre apport votre fichier central de paie, sans votre accord et signature. Autre option : Ouvrez un compte spar pour la paie, et dposez le montant exact des salaires sur ce compte; puis insistez pour avoir un rapprochement mensuel immdiat. Surveillez de prs vos crances recouvrables. Utilisez pl
11、usieurs personnes pour comptabiliser et vrifier les recettes. Assurez-vous que tous les chques entrants sont correctement endosss. Rflchissez sur lachat dun tampon “non-endossable“ et utilisez-le sur tous les chques entrants - cela empchera un employ de les encaisser. Enqutez personnellement les pla
12、intes des clients quun paiement na pas t port leur crdit. Rcuprez une photocopie recto-verso du chque client et assurez-vous quil a bien t dpos sur votre compte entreprise. Obligez votre comptable prendre des vacances Un employ qui vous escroque doit faire des efforts permanents pour cacher ses mfai
13、ts. De nombreux propritaires de petites entreprises sont surpris de dcouvrir que ceux qui lui volent sont des employs leur paraissant loyaux - ils ne prennent jamais de vacances, ne sont jamais malades. La raison cela est que ces personnes doivent tre au bureau tout le temps, car ils doivent cacher
14、une piste de papiers trs complique. Il faut donc insister que les personnes soccupant de la comptabilit ou de la tenue des livres prennent des vacances tous les ans. Lidal est que ces vacances soient de deux semaines et quelles aient lieu la fin du mois, au moment du rapprochement. Utilisez le temps
15、 dabsence pour faire vrifier vos livres par quelquun dautre et pour rechercher dventuelles irrgularits. Faites vrifier vos livres rgulirement Faites venir un tiers extrieur au moins une fois par an pour vrifier vos livres. De cette faon, lescroc aura beaucoup de mal couvrir ses mfaits. Cette vrifica
16、tion devrait tre non-prvue et donc une surprise totale; assurez-vous quelle nintervienne pas au mme moment tous les ans. Si vous suspectez une fraude, pensez demander une “vrification de fraude“, au lieu dune “vrification gnrale“. Ce genre de vrification est fait pour dcouvrir et prvenir ce genre de
17、 pertes. Assurez-vous que vous comprenez vos registres. Il est trs facile pour un employ de garder de largent et des recettes quand la comptabilit est faite de manire ngligente en non contrle. En tant que propritaire, vous devez tre familier avec la comptabilit de lentreprise et avec le systme de te
18、nue des livres. De cette faon, il sera facile de vrifier les livres et de vous assurer que tout va bien. Si vous ntes pas “matheux“, passez un peu de temps avec votre comptable, pour quil vous montre ce quil faut rechercher, ou bien prenez des cours de comptabilit dans un lyce local. Faire confiance
19、 quelquun dautre pour superviser cette partie importante de votre entreprise, ouvre seulement la porte lescroquerie. Protger votre logiciel de comptabilit Ne permettez aucun accs non autoris votre logiciel de comptabilit. Ne mettez pas lordinateur qui contient votre comptabilit en rseau. Assurez-vou
20、s que lordinateur, comme le logiciel, sont protgs par mot de passe. Changez le mot de passe frquemment pour interdire laccs au programme aux personnes non autorises. Si vous utilisez des registres en papier, mettez-les sous cl. 防止雇员欺诈 侵占及其他类型的财务欺诈中最常见的可能就是雇员盗窃。小型公司常常深受其害，因为他们没有 适当的控制手段去防御它。利用下面的提示帮助
21、你的公司防范不道德的员工。 分开职责 不应让单独的一个雇员从头到尾控制一笔财务交易过程。填写支票的人不应该是签署支票的人。打 开邮件的人不应该是记录应收款和调节账目的人。 通过分解责任，使得一个人难以从你那里偷钱和 操纵记录来掩盖它。 亲自得到银行对账单 不要给予一个人职位使他有侵占机会销毁或取走做坏事的证据。公司业主或外部会计师应当每月收 到未开封的银行对账单和注销支票。仔细审查这些支票。检查每张支票上的收款人、签字和背书。 关注欺诈征兆，如： 给你不知道的供应商或个人的支票 支票变成现金大于你允许的备用金数额 像伪造的签名 丢失支票，或支票编码无序 给第三方的支票但由你公司内部某人背书 支
22、票上所列收款人与你登记的姓名不符 严守你公司的支票 不要对你公司的支票粗心大意。把支票放到加锁的抽屉中，并且不要交出钥匙。使用事先编码的支 票，并经常检查缺失的支票编码。设置一个“无效支票“ 手续，要求你（业主）验证所有无效条目。 要求所有超过正常金额的支票两个人签署（其中一个是你的）。从不，永不签署空白支票。 亲自签署每张工资支票 这可能花一些时间，但通常是值得的。审查支票确认它们支付给你知道的人。如果有你想不起来的 名字，去找到那个人。每周数一遍你工资单上的人数，并查证那个数字是你签的支票数。确保没有 你的批准和签字不能修改你公司的工资主文件。其他选择：有另外一个银行账号用于支付工资，把
23、正好够工资支付的钱存在那个帐户里；然后坚持每月及时调节。 密切注意你的应收账款 让一个以上的雇员参与清点和核实到来的收据。确信所有到来的支票都正确背书。考虑买一个“仅用 于存钱“的印章，并在所有到来支票上使用它 这可以防止雇员变现。亲自调查顾客关于没有收到 支付的投诉。复印顾客支票正反面，并确保它保存到你公司的帐目中。 让你的簿记员休假 一个侵占你的人可能需要持续努力去隐藏这种盗窃行为。很多小型公司业主对揭露出貌似忠诚的雇 员感到震惊，他们从来不休假，不生病在家而实际上却从业主那里盗窃。这些人不得不经常呆 在办公室的原因是掩盖复杂的纸面痕迹。坚持让会计/簿记的雇员每年休假。理想地，应休假两周，
24、 并在月末，在结帐的时候。 利用这个时间让别人审查你的帐簿并查找不符合之处。 定期审计你的帐簿 每年至少一次引入第三方对你的帐簿进行审计。这使得侵占公司的人难以掩盖其行为。这样的审计 应当是非事先安排和突然的，一定不要每年都在同样的时间。 如果你怀疑有欺诈，考虑专门请“欺 诈审计“而不是“普通审计“。 这种类型审计的设计目的是揭露和防范这一类的损失。 一定要懂得你的帐簿 侵占常发生在簿记草率并没有监督的时候，这容易使一个雇员留有现金和收据。作为公司业主，你 必须熟悉你公司的簿记和记账程序。这样的话你就能够轻易地查阅帐簿并保证不出差错。如果你不 是“数字人才“，让你的会计师花点时间告诉你看什么，或者在你本地学院学习会计或簿记课程。委 托别人去监督你公司的这个最重要的部分无异于对欺诈开门。 保证你簿记软件的安全 不允许对你的簿记软件进行非授权访问。不要把装载帐簿的计算机放到网上。确保计算机和软件受 密码保护。经常改变密码阻止非授权人员访问程序。如果仍然使用纸介质帐簿，锁起来并保管好钥 匙。
