1、 1 / 5 公司通讯录制作管理规定 第一章 制作和修改 第一条 公司的通讯录实行归口管理，由行政部主办、人力资源部协作，根据公 司人员的变动的实际情况，如：入职、离职、工作调动等，进行制作、修改。 第二条 公司通讯录由行政部制定格式，包括部门、人员、职位、姓名、分机号 码、直拨电话号码、手机号码。其中“部门” ，根据公司实际运营情况，进行划分； 如遇调整，在新部门架构发布 1 日内进行更改。 第三条 当有新员工入职时，按照 HR 部门制定的入职流程，由 HR 部门书面通知 行政部，由行政部 IT 管理员分配直拨电话号码、分机电话号码。 由行政部指定的通讯录制作人，根据入职通知书，确定并制作以
2、下通讯录项目 内容：所属部门、职位、手机号、直拨电话号码、分机电话号码。 第四条 当公司员工离职时，行政部在接到离职办理手续单时，须收回该员工在 工位上打印张贴的通讯录，视情况销毁。 通讯录制作人在 1 日内从公司通讯录上删除该员工相应的信息（姓名、分机号 码、直拨电话号码、手机号等） 。 第五条 当员工在集团总部各部门调动时，或者在集团和子公司之间调动，或子 公司与子公司之间调动时，由 HR 部门依据员工调动的有关管理规定，下发调动办理 手续，并抄送给行政部。 行政部依据 HR 部门发来的员工调动手续，确定其所调往部门、职位、手机号、 直拨电话号码、分机电话号码，1 日内更新通讯录上的信息。
3、 第六条 出于保密等某些原因，公司员工调动、升迁或者降职时，没有发布有关 通知或者公告时，可由 HR 部门口头通知行政部该员工的部门、职位等变化，由行政 部来调整通讯录上有关信息。 第七条 如果公司员工手机号码变更，须在 1 日内报告行政部，由行政部通讯录 2 / 5 制作人在 1 日内修改通讯录。 第二章 审批与签发 第八条 原则上，公司通讯录的审批与签发，须填写公司通讯录审批签发单 （附件 1） ，执行简单但必要的流程（流程图见附件 2） 。 （一）HR 部门根据员工的入职、离职、调动等情况，下发有关办理手续到行政 部。 （二）公司通讯录制作和修改，由行政部指定专门人员负责： 1. 依据入
4、职的有关通知或者手续；与行政部 IT 电话管理员协作，确认有关直 拨电话、分机号码；与入职的员工确认手机号码；从而增加通讯录上的人员信息。 2. 依据调动的有关通知或者手续；与行政部 IT 电话管理员协作，确认有关直 拨电话、分机号码；与调动的员工确认手机号码；从而修改公司通讯录上的人员信 息。 3. 如遇员工离职，依据 HR 部门出具的离职手续，删除该员工在公司通讯录上 的信息。 4. 如果员工手机号码变更，则依据其本人提供的新的手机号码进行修改。 （三）由行政部负责公司通讯录制作和修改的人员填写公司通讯录审批签发 单 ，报行政部部门经理，由部门经理与 HR 部门确认。 （四）由行政部经理上
5、报主管领导审核，必要时上报总裁审核。 （五）如果需要进行再次修改。 （六）审核通过后，下发到公司各部门，打印并呈交公司有关领导。 第三章 保密 第九条 公司通讯录仅限于公司内部员工办公联系使用，注意保密，不得外泄。 1. 对于外泄领导联系方式或者整个通讯录者，无论是否取得利益，均属于严 重违纪，处以一级违章违纪处理或解除劳动关系。 2. 公司地址、总机、传真、公开电子邮箱等信息，不在泄密惩戒范围内。 第四章 附则 第十条 本规定由行政管理部负责制定、修改并发布。 3 / 5 第十一条 本规定自发布之日起生效。 附件： 1. 公司通讯录审批签发单 2. 公司通讯录审批签发流程 4 / 5 附件
6、1. 公司通讯录审批签发单 制发部门 制 作 人 申办日期 版 本 制定日期 发布日期 密 级 发往部门 公司各部门 董事长 总裁 其他高管 财务部 工程部 法务部或顾问 运营部 HR 部 行政部 前期开发部 此通讯录调整：1.部门 个 2.人员 位； 通讯录变更 主要内容 主要变更项目及原因： 部门经理 意见 主管领导 审 批 总裁审批 备 注 行政部内部处理流程(签字)栏 IT 管理 员 发布人签字和日期 制作人 打印人 5 / 5 公司通讯录审批签发流程 入职 离职 调动 ( 手机号变化 则提供 ) 入职手续 调动手续 离职手续 分配直拨 、 分机号码 停止直拨 、 分机使用 确认手机号 修改 有关信息 删除 有关信息 审核 审核 审核 发布 打印 员工 人力资源部 I T 管理员 通讯录制作人员 经理 行政管理部 总裁主管领导 修改审核确认 N Y 需要时 N Y Y N N Y Y Y 手机号变更
