1、1 / 7 两会会议召开、纪要及督办工作等事项的 管理规定 第一章 参加会议、记录 第一条 总裁办负责组织公司在每周一上午举行的各部门工作例会，每周一下午 举办的总裁办公会（以下简称“两会” ） ；同时负责收集总裁办公会议题。 总裁办要做好会议的各项准备和通知工作，对于笔记本电脑、投影仪、电话会 议系统等实行严格检查，确保正常使用。 原则上，两会须由总裁办指定 1 人负责记录： （一）各部门工作例会由总裁办秘书参会并负责记录。当总裁办秘书请假时， 由部门经理负责记录。 （二）总裁办公会由总裁办经理参会并作会议记录；总裁办秘书为后备人员， 当经理请假时，须到场参会并记录。 （三）如涉及重大、重要
2、或者机密等事项，须由公司领导指定专人负责记录， 如总裁助理、董事长助理、董事会秘书等。 第二条 参会者应在会议之前做好充分准备。 （一）每周一上午举行的各部门工作周例会，各部门参会人员须在开会前 10 分 钟，务必把本部门的汇报资料拷贝到会议室演示用的笔记本电脑中，如果演示用文 档有修改，则应及时更新版本。 （二）每周一下午举行的总裁办公会的议题，各部门参会人员须在上周五下午 3 点前，通过拷贝到会议笔记本、EMAIL 等形式提交给总裁办；如果是通过 EMAIL 提 交的议题，须通过电话确认收取情况。由总裁办整理汇总，发给总裁和相关参会者。 （三）参会人员须自己做好会议笔记。把涉及到本部门主办
3、、协办的事项，记 录下来，并明确办结的时间。 2 / 7 第二章 会议纪要和督办表的格式与制作 第三条 两会的会议纪要分别制作，其格式请参见附件 1.周例会的纪要格式 、 附件 2.总裁办公会会议纪要格式 。 第四条 两会督办专项做到一个表里。如果周例会先开，则先做周例会督办表 。如果总裁办公会有督办事项，则加入周例会督办表中，形成两会督办事项表 一并由专人督办。两会督办事项表的格式请参见附件 3.两会督办事项表格式 。 第五条 公司制定上述三个文件的 WORD、EXCEL 模板，制作上述三个文件时，应 使用相应的模板。 会议纪要和督办事项表要按照部门、总结或探讨事项或计划、项目和待办事项、
4、待办事项下的子项等层次来写，每个项目、待办事项、以及之下的子项要各自单独 成为一行，做到层次结构清晰。便于进度和结果督办、自我检查管理。要避免把众 多事项堆砌在一个文字段落中。 第三章 签批与发放 第六条 两会会议纪要和督办表，需要由会议记录人在会后 3 个小时内整理制作 完成，由主管领导签批后，须打印一份书面文件呈报总裁，同时须通过公司 E-mail 发送给各相关收件人。 （一）各部门工作周例会： 1. 周例会会议纪要与各部门总结和计划等文件资料，一并使用压缩软件打 包成一个文件，发送给：总裁、副总裁、总裁助理及各部门经理。 2. 周例会专项督办表发给总裁、承办部门及承办部门主管领导。 （二
5、）总裁办公会： 1. 总裁办公会会议纪要和参会有关部门提交的议题，一并使用压缩软件打 包成一个文件，发给总裁、副总裁、总裁助理及与会的部门经理。 2. 总裁办公会督办专项表 （或者增添了总裁办公会督办专项之后形成的 两会督办事项表 ） ，发给总裁、承办部门及承办部门主管领导。 3 / 7 第四章 督办的进度、时限、结果 第七条 会议督办事项 由总裁办经理负责督办，并向总裁汇报督办事项的进度和结果。当部门经理请 假时，由部门副经理或者行政秘书负责督办，两人须做好交接工作。 （一）会议要求会后提交的事项，由总裁办两会督办人在会后一小时内，当面 或电话与有关责任部门负责人，沟通进度。 （二）会议要求
6、会议当天办结的事项，由总裁办两会督办人在当天下午 3：00，当面或电话与有关责任部门负责人，沟通进度。 （三）会议要求在会议当天以后办结的事项，由总裁办两会督办人于要求办结 日期的下午 3：30，当面或电话与有关责任部门负责人，沟通进度。 （四）会议上没有提出具体要求办结日期的事项，原则上认定此事项须在本周 内办完，特殊情况顺延至下周，由总裁办两会督办人在每周五下午 4：00，当面或 电话与有关责任部门负责人，沟通进度。 第八条 高管或各部门经理可以指定部门内专人来具体负责办理两会决议或领导 指示各有关工作事项，具体办事人员可以按时与督办人沟通掌握进度。 总裁办两会督办人在督办时，可以直接联系
7、督办表中所列负责部门的负责人、 协作部门的协助人，以提高工作效率。或者在负责人或协助人授权下，联系具体办 事人员。 对于两会决议或领导指示各有关工作事项，每当完成一项督办事项，由负责办 理的部门经理或责任人，在督办表上该事项所对应签名单元格中签一次名。 对于办理时限较长或者包含多个子项的事项，须由负责办理的高管或部门经理 在督办表备注栏上，简明扼要地列清已做、在做、未做等进度情况。 第五章 汇报 第九条 高管或各部门经理须高度重视两会决议或领导指示各有关工作事项。 （一）须在督办表所示日期之前，主动向总裁口头或者书面汇报； （二）如果在办结日期之前无法当面汇报，须以电话、EMAIL 等方式，及
8、时向 总裁汇报。并打印出解决方案放到总裁办公桌上供阅处。 4 / 7 （三）对于重大、重要、紧急的事项，必须及时跟总裁汇报。 （四）对于某些由高管、市场、运营、法务、财务、人力资源等部门办理的保 密事项，或者有重大影响的事项，需要直接或单独向总裁汇报的事项，须先向总裁 汇报后再在督办表上签字，可不向督办人透露具体事项和办理进度。 第十条 两会督办人应适时向总裁汇报督办情况： （一）原则上每天下午 4：30 分向总裁汇报督办进度或结果。 （二）如果当天下班前无法当面汇报，须制作督办表电子文档，把已做完事项 使用绿色标记出来。做成后发给总裁邮箱，并以短信告知总裁。同时，复印各方签 字的督办表放到总
9、裁办公桌上便于总裁第二天阅处。 （三）对于重要或紧急的事项，必须实时跟踪办理进度或结果，并及时向总裁 汇报。 第六章 附则 第十一条 本规定由行政管理中心负责制定、修改并发布。 第十二条 本规定自发布之日起生效。 附件： 1.周例会会议纪要格式 2.总裁办公会会议纪要格式 3.两会会议督办事项表格式 5 / 7 附件 1. 周例会会议纪要格式 公司各部门周工作例会会议记录 格式规范 一、文眉 眉首应包括会议时间、会议地点、参会人员、电话参会人员、会议主持、会议 记录、会议主题等要素。 上线用分割线标注，宽度同版心。 二、主体 1. 主体内容要层次清晰，避免多个事项堆砌到一大段。 一级：汉字“一
10、、二”等， 二级：阿拉伯数字 1.2.3.等 三级：（1） （2） （3） 四级： 五级： 2. 标题加粗 三、格式模板 公司制定周例会会议纪要 WORD 模板，每次制作会议纪要时应使用此模板。 6 / 7 附件 2. 总裁办公会会议纪要格式 总裁办公会会议纪要 格式规范 一、 文眉 1. 秘密等级 必要时标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在右上角 2. 标识 标识为 xx 公司集团总裁办公会会议纪要，其中会议纪要四个字另起一行用 48 磅字体，其他为一号字体。 3. 字号 字号由机关代字（xx 公司集团办公会）、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、
11、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称， 用六角“ ”括入；序号不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。 4. 发文机关之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色分割线。 二、 主体 红线下空一行，用三号仿宋体字，排列对称，间距恰当。 三、 版记 1. 主送机关： 在正文下 l 行；左空 1 字，用三号仿宋体字标识“主送” ，后标全角冒号；主送 机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的主送机关对齐；在最后一个主送机关后标句 号。 2. 抄送机关： 在主送机关下，格式同主送格式。主送上，抄送下用横线隔开。 3. 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下占 l 行位置；用三号仿宋体字。印发机关放左侧，印
12、发日期 在右侧。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 4. 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 5. 版记的位置 版记应置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。 四、格式模板 公司制定总裁办公会会议纪要 WORD 模板，每次制作会议纪要时应使用此模板。 7 / 7 附件 3. 两会会议督办事项表格式 周例会督办事项表 格式规范 一、名称 周例会督办事项表 二、按列分为 部门、督办事项、负责部门、负责人、协作部门、协作人、督办签字、完成期 限。 三、督办事项编号规范 1.部门级的前面用大写一、二等来表示； 2.督办事项用阿拉伯数字 1、2、3 来标注； 3.督办事项项下的子项目用“-”来标注； 四、格式模板 公司制定两会会议督办事项表 EXCEL 模板，每次制作督办事项表时应使用此模 板。
