1、EXCEL 常用技巧 按住 Ctrl 键鼠标点击下面各技巧目录就能查看详细操作。 1、 妙用 双击 2、 设置下拉框 3、 状态栏帮你计算 4、 自定义筛选 5、 分列的妙用 6、 行列转置 7、 隔行换色 8、 合并多个单元格内容 9、 连续使用格式刷 10、 ESC 清除当前编辑单元格 11、 表头加斜线 12、 同时显示多个 EXCEL 13、 快速调节显示比例 14、 超链接 15、 语音朗读 16、 长报表固定表头显示 17、 有用的快捷键 18、 单元格内强制换行 19、 不同单元格输入相同内容 20、 满足条件数据显示颜色 21、 隔行换色 22、 双击复制的妙用 23、 同时显
2、示多个 sheet 24、 巧用 EXCEL 做文档目录并 迅速找到文件 25、 多个 sheet 间快速切换 26、 多个工作簿间快速切换 27、 合并邮件 28、 高级筛选 29、 复制几个内容，进行多次分开、分别黏贴 30、 插入图标，双击时打开该文件 在 offcie Excel 中妙用双击 1 巧分窗口 在 Excel 中妙用双击，你会发现，在 Excel 垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的 地方，有一个折叠起来的按钮，双击（以下双击均指双击鼠标左键）它，即可将当前窗口 上下一分为二；双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮，可将当前窗左右一分为二。 2调整列宽 单元格内的文本或数字在列
3、宽不够时，超出宽度部分不显示或显示为#，这时可将鼠 标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽， 即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。 3快速移动 利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假如在 A1A30 内有一连续数据，若 要使单元格指针从 A1 迅速移到 A30，只需用鼠标双击 A1 单元格的下边框，单元格指针 则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上 向右快速移动，则双击单元格的右边框。如果按住 shift 键同时操作，就可以快速选中数据， 方便快捷。 4填充有规律数据 某列的相
4、邻列（左或右列）已有数据或文字，若要在该列得到有规律的数据或文字， 双击鼠标可快速填充，方法如下：要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在 此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此 列快速填充，直到空白单元格为止；若要得到等差数列，只需在此列的第一和第二单元格 内输入等差数列的前两个数据并选定它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充， 直到空白单元格为止。 EXCEL 中如何设置下拉框 通过使用下拉框可以在选择常用数字如月份，常用文字如单位时使用较方便。方法如 下：先在任一列（你所制作的表格之外）输入一列你希望在下拉框中出现的文字或数字， 选中
5、需要出现下拉框的的全部单元格，点击菜单“数据”有效性设置有效性 条件中的“允许”下拉框选序列点“来源”下面框右侧的按钮，出现数据有效性框 抹黑事先输入的一列文字或数字回车确定，即可。为美观页面和打印，做好后 把事先输入的一列文字或数字进行“隐藏”处理。 快速求和、计数、平均值、最大最小值 EXCEL 中可以通过公式快速求和、平均值等，如果你不想把计算结果保留在表中，只 想知道计算结果，那么 EXCEL 中下面状态栏就能快速帮助你了。方法如下：选中需要计 算的所有单元格，这时下面状态栏会出现“求和=？”字样，右键点击该地方，可以在各 种计算方法间切换，简捷方便。 筛选功能中的“自定义筛选” 一般
6、人使用筛选功能时不大使用这个功能。这个功能有利于模糊筛选。举一例，在某 列姓名中找出所有带“明”或者“民”的姓名。选中表格数据筛选自动筛选 点击筛选后的下拉框箭头自定义左上框选“包含”右上框填“明” 中间选“与”左下框选“包含”右下框填“民” ，确定即可。结合包含、不不包含、 与、或，等还可以进行其他各种多条件的查找。 分列的妙用 1、 对某列内容进行“数字”和“文本”间的切换。方法如下：选中某列数据分 列下一步下一步右上方“常规“和”文本间进行选择即可。 2、 对字符串进行分割，提取里面有用的部分。如对身份证号码进行分割成地域、出生年 份、月份、日期等。方法如下：选中需要分割的单元格数据分列
7、点选 “固定宽度”下一步在下面框中点击出现线条，把线条移动至需要分割的地 方，多次点击出现多条线便于更多分割。下一步完成是，即可。 行列转置 选择一片区域复制，然后在要粘贴的地方选择编辑-选择性粘贴，勾选转置，你会发 现行变成了列，列变成了行。 Excel 隔行换色效果 在浏览比较长的 Excel 表格中的数据时，很有可能出现看错行的情况，如果能隔行填 充一种颜色，就可以避免这种现象。利用 Excel 的条件格式和函数就可以轻松地实现隔行 换色这个效果。方法如下：选中需要查看的区域格式条件格式在“条件 1(1)” 左侧下拉框选“ 公式” ，并在右侧的方框中输入公式“=MOD(ROW()，2)=
8、0” 。接着单击“格式” 按钮，选择 “图案” 选项，选择需要的颜色，确定即可。 合并多个单元格的内容（包括文字和数字） 如何将 2 个或多个单元格的内容合并显示在同一单元格中呢？方法如下：假设需要激 昂 A1、 B1、C1 单元格合并到 D1 中，在 D1 单元格中填入“=A1&B1&C1”即可。 “&” 就是 shift+7。 如果合并的单元格太多，上述方法不足取，按下操作：选中所需合并的所有单元格 连续 2 次 ctrl+c右侧出现剪贴板选中需要粘贴的单元格 点在上面的编辑栏 （fx 后面）点击右侧的粘贴条就可以了。接下来需要整理格式：选中粘贴好的单元格 编辑替换查找中按住 ALT 输入
9、小键盘上 10（一定要是小键盘上 1 和 0） 全部替换就可以了。 EXCEL 中双击格式刷的妙用 我们平时使用格式刷的时候每次只能刷一个单元格或连续的单元格，对不连续的单元 格只能多次点击格式刷，比较麻烦。而双击格式刷解决了这个问题，方法和平时一样，就 是在点击格式刷的时候双击就可以了。 ESC 清除当前编辑单元格 正在编辑单元格时发现有错误，按 ESC 即可清除当前编辑单元格的全部内容。 给 EXCEL 表头添加斜线 视图工具栏勾选绘图，弹出工具条，点选里面的线条等即可在 EXCEL 中划 线。表头文字可以通过上下标来达到美观。 同时显示 2 个或多个 EXCEL 文件 有时因比较、参照等
10、原因，需要同时打开 2 个或多个 EXCEL 文件，方法有多种： 1、 先打开其中的一个 EXCEL，取消最大化（右上角显示为 ）,然后再打开空白的 EXCEL（开始程序中打开）文件打开。 。 。 找到需要的第二个 EXCEL 文档就可以，以此类推，并调整窗口的大小。 2、 打开所需的 EXCEL窗口重排窗口按照所需点选不同的方式。或者是 窗口与文件并排比较。 快速调节显示比例的大小 Ctrl+鼠标上下滚动即可快速调节文档显示的比例。教学投影时比较多用。 超链接的使用 在一个 EXCEL 文件中包含很多 sheet，例如学校共有 30 个班级，如果编辑、查找过 程中你需要在不同班级的 shee
11、t 间切换，使用超链接就比较方便。方法如下：把第一个 sheet 命名为“ 目录” ，第 2 至 31 个 sheet 分别命名为各个班级，在“目录”中的不同单 元格输入 30 个 sheet 的名称。例如第一个单元格为 “托 1 班” ，右键点击托 1 班超链 接在左侧选择“本文档中的位置”中间选择托 1 班的名称确定。点击目录中 的“托 1 班”马上就会达到该 sheet，以此类推即可。 同样从各个 sheet 中也能迅速回到目录。方法是在每个 sheet 的第一个单元格中输入 “目录” ，右键该单元格超链接左侧选本文档中间选目录确定即可。 同理，使用该方法还可以超链接到其他所需的文档，方
12、法基本一样，就是在超链接后 选择“原有文件或网页” ，右侧找到所需文档（可以是 EXCEL，也可以是 word 等）即可。 让 EXCEL 朗读出来，助你校验 EXCEL 有朗读功能，但系统默认是英语，所以需要设置成中文。设置方法如下：开始 设置控制面板双击“语音图标”对话框中的“语音选择”下有两个选项， 即“Microsoft Simplified Chinese”和“Microsoft Sam”。如果你的系统没有 “Microsoft Simplified Chinese”，可到网上下载软件安装输入“微软 TTS 语音引擎(中文)V5.1 ”，下载安装后 按上面步骤设置成“Microsof
13、t Simplified Chinese”即可。而且还可以在选择页面的下方调整 语音的速度。 然后调出朗读单元格工具条，方法如下视图工具栏自定义命令选项 卡左侧类别选工具右侧命令显示文本到语音工具栏”如下图所示： 如果提示需要安装 office 时按下面步骤：很多情况下，中文语音引擎并没有安装 OFFICE 时一同 被安装，对于此种情况，用户须要手动添加这个功能： 第一步：单击 Windows 菜单-设置控制面板添加/删除程序，找到 OFFICE 安装项。 第二步：单击“更改“，然后在 OFFICE 安装界面中，选择“添加或删除功能“,单击“下一步 “。 第三步：在“自定义安装“对话框中勾选“
14、选择应用程序的高级自定义“单击“下一步“. 第四步：在“高级自定义“对话框中，找到“OFFICE 共享功能“中的“中文可选用户输入方 法“的子项“语音输入“,选择“从本机运行全部程序“，单击“更新“ 更新完成后，用户就能使用中文语音引擎了。更新过程中可能会提示定位 OFFICE 安装 文件的位置，请准备好 OFFICE 安装光盘或网络链接。 单击 Windows 开始菜单设置控制面板语音，在“语音属性“对话框的“文本语音转 换“选项卡中，单击“语音选择“下拉列表框，选择“Microsoft Simplified Chinese“,然后 单击“应用“。现在，用户的 EXCEL 就会用中文来朗读了
15、 在“语音属性“对话框中，用户还可以调整语音的速度，以适应自己的需要 长报表如何固定表头显示 内容滚动，表头一直不动。方法简单。窗口冻结窗口。选中整行标进行冻 结，结果是该行以上的全部不动。选中整列，该列左侧的全部不动。选中某单元格，该单 元格上方和左侧的都不动。 平时不大使用的快捷键 1、ctrl+D 将上面单元格的内容复制到当前单元格。 2、ctrl+R 将左面单元格的内容复制到当前单元格。 3、ctrl+shift+” 将上面单元格的值复制到当前单元格。 4、Ctrl+A 全选整个表格（每行至少有一个数据，0 也可以） Alt+Enter 单元格强制的取消方法 如何把强制换行取消，方法很
16、简单。格式单元格格式对齐选项卡中自动换行 前的勾去掉，即可。 不同单元格输入相同内容 选择需输入内容的全部单元格，输入内容，Ctrl+Enter 即可。 让满足条件的数据显示特定的颜色（譬如成绩不及格的显示红色） 选中全部单元格格式条件格式按要求修改各个框（例题：介于 0 和 59） 点击格式字体选项卡中颜色下拉框选择颜色（例题为红色）确定确定。 EXCEL 隔行换色 选择表中内容格式条件格式第一个框选择公式，第二个框填入 =MOD(ROW()+1,2)点击下面的格式图案选项卡选择所需颜色确定即可。 双击“复制”的妙用 我们知道了双击格式刷后能多次使用该功能刷格式，同样的道理，我们平时使用的复
17、 制只能进行一次粘贴，当对复制的对象需要多次粘贴是，只要双击“复制” ，就能进行多粘 贴了。这个功能除了在 EXCEL 中能使用外，也能在 word 中进行使用。 同时显示并编辑同一工作表的多个 sheet 不同工作表同时显示我们可以通过在新建 EXCEL（开始 程序中打开）多次打开文 件，取消最大化就可以实现。同一工作表不同 sheet 同时显示并编辑的方法是：打开需要 编辑的 EXCEL 文件窗口新建窗口窗口重排窗口 平铺确定。这样在 不同窗口中编辑，其他窗口都会同步修改，方便实用。 巧用 EXCEL 超链接建立目录并迅速找到文件 时间越长，文件越多，有时候保存在哪里都忘了，找起来很不方便
18、。利用 EXCEL 超 链接就能解决这个问题。方法：右键 EXCEL 单元格 超链接找到相关的文件 确定即可。同样方法把所有文档都链接到该 EXCEL，以后点击该链接就可以直接打开该文 档进行编辑。如果文件多，可以在该 EXCEL 种进行分类处理，以便更快速地找到文件。 在 Excel 多个工作表间快速切换 EXCEL 经常会同一工作簿有十几甚至几十个工作表，通常在这种情况下， Excel 用户 会想到使用窗口左下角的工作表导航按钮 ，按左右键来找到需要的工作表，这样 很不方便。方法是右击导航按钮 ，很快就能找到需要的啦！ 怎样在多个 Excel 工作簿间快速切换 快捷键：ctrl+Tab 合
19、并邮件 给不同人发送相同格式（但内容不同）的 word 邮件的方法：在 word 中先添加合并邮 件工具栏：视图工具栏合并邮件前打勾。1、光标停在在 word 文档中需要合并内 容的地方，2、点击合并邮件工具栏中的“打开数据源”找到相应的 EXCEL 文件内容 点击插入域选中后点击插入即可。3、按需要不同的地方插入不同的内容。4、点 击合并到新文档就完成了。 如果内容少需要在一页上显示多条合并后数据，方法是：在做好第 3 步后把光标移动 到最后，按自己的需要多打几个回车（目的是 2 条合并邮件之间留一定的空间） ，光标移 动到最前面，点击合并邮件的”插入 word 域” 下一记录，选中全部内容
20、复制 黏贴，按需要在一页上多次黏贴把第一个模板中的Next Record删除合并到新 文档即可。 一页多条的另外一种办法就是按照 1、2、3 、4 步骤做好后，在 word 中选择编辑 替换查找内容中填写b(是英文状态下的 sheet6)，替换中填写l(l 是小写的 J、K、L 的 L)，这样就能取消掉分页符，然后再简单排版就可以了。 高级筛选 自定义筛选只能筛选出 1-2 个条件的内容，3 个条件以上就只能用高级筛选了。方法 如下：先在表中空白处出输入需要筛选的条件，包括表头的内容，譬如 城 市 销 售 量 销 售 额 上 海 1000 500万 北 京 1000 400万 天 津 1000
21、 500万 重 庆 1000 500万 意思需要筛选出满足以上条件（4 个城市中、销售量和销售额达到相关要求的）销售人员。 然后点击原始表格数据筛选高级筛选第一个列表区域一般都自动选择 （就是需筛选的原始数据，一般都为全选表格）,第二个列表区域选中条件区域（譬如我上 面举的例子）确定即可。 至于里面的是选择筛选在原始表格中还是复制到其他位置，要根据个人需要而定。 复制几个内容，进行多次分开、分别黏贴 譬如我想把 1、2 、3 三个数字复制好后，在多个单元格进行分别黏贴 1 或者 2 或者 3 等。方法如下：编辑OFFICE 剪贴板右侧会弹出对话框，然后分别对 1、2、3 进 行复制，这时右侧对话框中分别出现 1、2、3 的复制项目，选中你需要进行黏贴的单元格， 在右侧对话框中点击 1、2 、3 中你需要黏贴的项就可以了。 插入图标，双击时打开该文件 插入对象由文件创建勾选显示为图标，点击浏览找到相关文件即可。该 方法同样适用于 word。
