1、党政机关公文处理工作条例和党政机关公文格式解读 发布时间：2013-09-10 来源： 作者： 字体大小：大 中 小 党 政机关公文处理工作条例已经党中央、国务院同意，自 2012年 7月 1 日起施行；新的党政机关公文格式已由国家质检总局、国家标准委发布， 自 2012 年 7月 1日起正式实施。这次实施的国家党政机关公文处理工作条 例和党政机关公文格式，是在中国共产党机关公文处理工作条例、 国家行政机关公 文处理办法和国家行政机关公文格式基础上制定和修 订的，其最大特点是解决了原来党的机关和行政机关存在两部公文处理法规、 两个公文标准、两种公文处 理方式的问题，首次统一和规范了党、政机关的
2、公 文处理。 为便于大家理解和执行，下面就新制定的党政机关公文处理工作条例和新 党政机关公文格式重点是变化之处进行一下解读,同时就我们公文实际拟制 工作中易出现的问题进行一下剖析。 一、党政机关公文处理工作条例的主要特点 这次新实施的国家党政机关公文处理工作条例在一定意义上综合了中国 共产党机关公文处理工作条例和国家行政机关公文处理办法。其主要特 点有以下几个方面： 第一，统一了公文的定义。“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策， 公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交 流情况等的重要工具。
3、” 第二，统一了公文种类。原 来党的机关公文种类有 14种（决议、决定、指示、 意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要）， 原来行政机关公文种类有 13种 （命令（令）、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要），两者之间只有 9个文种是相同的。新实施的国家党政 机关公文处理工作条例规定的公文 种类有 15种（决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通 报、报告、请示、批复、议案、函、纪要），可 以理解为是在行政机关公文种 类基础上增加了党的机关的“决议”和“公报”两个文种。这里大家注意，除 了文种种类统一以外，
4、还有一点就是“会议纪要”改成了 “纪要”。 第三，统一了公文构成要素。这方面变化较多。一是公文格式要素进行了调整。 党的机关公文由版头、份号、密级、紧急 程度、发文字号、签发人、标题、主 送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题 词、抄送机关、印制版记组成；行政机关公文一般 由秘密等级和保密期限、紧 急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说 明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印 发机关和印发日期 等部分组成。这次进行了统一，规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急 程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文
5、、 附件说明、 发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日 期、页码等组成，最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要 素， 取消了主题词格式要素。二是公文格式要素编排有较大变化。进一步细化了特 定格式公文的编排要求，新增了联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令 （令）首页版式等式样。 第四，统一了行文规则。这方面，变化不是很大，基本规则没有大的变化，主 要是作了进一步的细化和明 确。一是行文要确有必要，讲究实效。二是行文关 系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。三是向上级行文原则上 主送一个上级机关，部门向上级主管 部门请示、报告重大事项，应当经
6、本级党 委或政府同意或者授权（属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部 门），请示应当一文一事，不得在报告等非请 示性公文中夹带请示事项，除上 级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文， 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（新增 加）。四是向下级机关行 文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部门和单位不得向下级党委、 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府中提出指 令性要求，涉及 多个部门协商不一致的不得向下行文。五是同级党政机关、党政机关与其他同 级机关必要时可以联合行文。六是部门内设机构除办公厅（室）外不得 对外正 式行文。 第五，统一了
7、公文处理工作。将原来中国共产党机关公文处理工作条例中 的“公文起草”、“公文校核”、“公 文签发”、“公文办理的传递”、“公 文管理”、“公文立卷归档”、“公文保密”和国家行政机关公文处理办法 中的“发文办理”、“收文办理”、“公文归 档”、“公文管理”统一规范为 “公文拟制”、“公文办理”、“公文管理”三大类一系列相互关联、有序衔 接的工作，从而使公文处理工作更加规范、科学。主要 变化有：在公文拟制方 面，要求“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”；在公文管理方面，增 加“发文立户”的规定，要求新设立的机关应当向本级党委、政 府的办公厅 （室）提出发文立户申请。 二、党政机关公文格式的主要
8、新变化 新党政机关公文格式对标准结构和装订要求进行了适当调整（如纸张白度 由 85%90%调整为 80%90%，骑马订或平订两订外订眼距版面上下边缘由 1/4 处调整为各 70mm处），变化最大的是公文格式要素及其编排的调整。 第一，对公文格式要素的划分进行了调整。新 标准将版心内的公文格式各要素 划分为版头、主体、版记三部分（原标准是划分为眉首、主体、版记三部分）。 明确规定，公文首页红色分隔线以上的部分称为版 头；公文首页红色分隔线 （不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页 首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于 版心外。 第二，对公文格式要素进
9、行了调整。新增加了发文机关署名格式要素，新增不 加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名 称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除 了主题词格式要素；没有了“印制份数”格式要素要求。 第三，对公文格式各要素编排进行了较大调整。如 将密级和保密期限、紧急程 度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如删除“主办单 位签发人置于第一行，其他签发人从第 2行起”规定，要求 如有多个签发人按 照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名， 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 第四，对成文日期中的数字格式进行了调
10、整。由原来的汉字标全改为阿拉伯数 字标全。年份应标全称，月、日不编虚位（即 1不编 01）。 第五，对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格 式首页、命令（令）格式、纪要格式版式等式样。 第六，新增加了页码格式要素。明 确规定公文页码作为格式要素不可少。大家 注意，原中国共产党机关公文处理条例有印刷分数，原国家行政机关公 文处理办法没有，新的党政机关公文处 理工作条例的公文要素中也没有 印刷分数，而把原中国共产党机关公文处理条例和原国家行政机关公文 处理办法都没有提出的“页码”作为公文的要素之 一。 综上，主要变化可用六句话来帮助记忆：主题词和份数不再标；密级紧急左上 角
11、；机关署名不可少；成文日期用数字；公文页码别忘了。 三、党政机关公文格式各要素编排规则解读 这里重点对公文格式要素及其编排作一简要梳理和归纳，便于大家理解和掌握。 第一，版头部分 由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版 头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。 1、份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺 序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用 6位 3号阿拉伯数字，顶 格编排在版心左上角第一行。 2、密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密 期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。
12、标注时，一般用 3号黑体 字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3、紧急程度。公 文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注 “特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、 “平急”。如需标注紧急程度， 一般用 3号黑体字，顶格编排在版心左上角或 密级的下一行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、 密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而 下分行排列。 4、发文机关标志（注：原称“标识”现称“标志”）。由发文机关全称或者规 范化简称加“文件”二 字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一 般党的机关这样使用，不加“文
13、件”二字）。发文机关标志居中排布，上边缘 至版心上边缘为 35mm，推荐 使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、 庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办 机关名称排列在前；如有“文件”二 字，应当置于发文机关名称右侧，以联署 发文机关名称为准上下居中排布。 5、发文字号。发文字号是发文机关按照 发文顺序编排的顺序号，由发文机关 代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置， 居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称，用六角括号 “”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1不编为 01），在阿 拉伯数字后加“号”字。
14、联合行文时使用主办机关的发文 字号。上行文的发文 字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 6、签发人。上行文应当标注签发人 姓名，签发人必须是本机关主要负责人或 主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一 字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与 发文字号同处一行）。“签发人” 三字用 3号仿宋体字，签发人姓名用 3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓 名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次 均匀编排，一般每行排两 个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 7、版头中的分隔线。发文字号之下 4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔 线。 第二，
15、主体部分 由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、 附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线 （不含）以上的部分。 1、标题。是 对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文 种组成。一般用 2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或 多行居中排布；回行 时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当， 标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。（注：原国家行 政机关公文处理办法规定： “公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号”，而新党政机关公文处理工作条例对此没有作专门要求, 实际
16、使用中是否加标点可根据需要或 视省政府办公厅使用情况而定。 2、主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类 型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个 机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时， 应当将主送机关名称移至版记。 3、正文。公 文首页必须显示正文。一般用 3号仿宋体字，编排于主送机关名 称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用 “一、” “（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用 楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排 22行，每行 28个字。 4、附
17、件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字 编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数 字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附 件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 5、发文机关署名、成文日期和印章。有 四种不同的情况。一是加盖印章的公 文（公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符）。 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出 现空白印章。单一机关行文 时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、 居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名
18、和成 文日期居印章中心偏 下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般 将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印 章一一对应、 端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和 成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出 版心， 首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可 以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。二是不加 盖 印章的公文（电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文 可以不加盖印章）。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二 字编
19、排发文 机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关 署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字 编排，并相应增加发 文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关 署名，其余发文机关署名依次向下编排。三是加盖签发人签名章的公文。单一 机关制发的公文加盖签发人签 名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四 字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居 中排布。在签发人签名章下空一行右空 四字编排成文日期。联合行文时，应当 先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下 编排，与主办机关签发人职务、签名章上
20、下对 齐；每行只编排一个机关的签发 人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。四是特殊情 况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发 人签名章、成文日期时， 可以采取调整行距、字距的措施解决。 6、附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联 系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 “请示”件须在附注处标明联系人和电话。 7、附件。公 文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记 之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用 3号黑体字顶格编 排在版心左上角第一 行。附件标题居中编排在版心第三行。附件
21、顺序号和附件 标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一 起装订，应当在附件左上角第 一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附 件”二字及附件顺序号。 第三，版记部分 由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页 首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。 1、版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用 粗线（推荐高度为 0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为 0. 25 mm）。 首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下 边缘重合。 2、抄送机关。除 主送机关外需要执行或知晓公文内
22、容的其他机关，应当使用 全称、规范化简称或同类型机关统称。 如有抄送机关，一般用 4号仿宋体 字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加 全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对 齐，最后一个抄送机关名 称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外， 编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将 主送机关置于抄 送机关之上一行，之间不加分隔线。 3、印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机 关和印发日期 一般用 4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期 右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份
23、应标全称，月、日不编 虚位 （即 1不编为 01），后加“印发”二字（注：原来我们一直随省政府办公厅用 “印”字）。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细 分 隔线隔开。 第四、公文的特定格式 1、信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称， 居中排布， 上边缘至上页边为 30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机 关标志。发文机关标志下 4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边 20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为 170 mm，居中排布。如需标注份 号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双 线下，按照份
24、号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上 而下分行排列，第一 个要素与该线的距离为 3号汉字高度的 7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排 在第一条红色双线下，与该线的距离为 3号汉字高度的 7/8。 标题居中编排， 与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距 离为 3号汉字高度的 7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印 发日期、 分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。 2、纪要格式。纪要标志由“XXXXX 纪 要”组成，居中排布，上边缘至版心上 边缘为 35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用 3号黑 体字，在正文或附件说明下空
25、一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号， 冒号后用 3号仿 宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或 “列席”外，编排方法同 出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。 第五，其他情况说明 1、页码。一般用 4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字 左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7 mm。单页码居右空一字，双页 码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。 公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 2、公文中的横排表格。A4 纸型的表格横排时，页码位置与
26、公文其他页码保持 一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 3、公文中计量单位、标点符号和数字的用法。按国家标准执行。 四、公文拟制常见错误剖析 公文拟制工作中，我们经常遇到一些问题不知如何处置，甚至出现了许多“习 惯性错误”。这里，梳理归纳了公文拟制中最常见、易忽略的一些问题并进行 剖析，有些内容是对党政机关公文格式各要素编排规则的重复和强调，目 的是进一步引起大家注意，避免再犯此类错误。 （一）违反行文规则。公 文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题 主要五个方面：一是直接报送省体育局领导同志个人。按照规定，除局领导同 志交办事项和确需直接报送审批的 少数敏感涉密事项、重
27、大突发事件及涉外事 件外，不得将请示、报告直接报送局领导同志个人（有的单位认为直接报领导 同志更快捷、更明确，报局里怕批到其他领 导那去，这样既不符合公文处理的 规定，也违反了正常的工作关系）。二是多头报送。主送省体育局的请示、报 告，不能再同时报送有关处室，也不能再同时报送局 领导同志个人。如遇有情 况特别紧急确实需要分送有关局领导的，应在文件的首页注明分送情况。邀请 局领导出席有关重大活动，不能分别向局领导本人报送请柬， 原则上应向省体 育局写出请示，统一协调安排（有一个市有个活动，给每位局领导都送了请柬， 本意是不错，但造成很大被动）。三是越级行文。按照规定，省体育 局不受理 直属单位内
28、设处室和县级政府、县级体育部门的请示、报告。县级政府或县级 体育部门如果有问题需请示省体育局的，可以先向其上一级部门（市政府或市 体育局）呈文，由其上一级部门再向省体育局呈文。四是请示事项一文数事。 请示类公文应一文一事，即一事一请示，这是基本规矩。如果一文数事，把几 个属于不 同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂 化，不利于问题的解决。如，某中心关于备战第十二届全运会夏训工作动员会 议及有关经费的请 示，此件中既邀请局领导参加会议，又申请有关经费，这些 事项分属不同的局领导分管，没法报批，应一事一文分别报送。五是不经协商 或协商不一致行文。这里要 强调，局机关各处室涉
29、及经费的公文在送办公室审 签前要送经计财处审核同意并签署意见，涉及法律法规的公文在送办公室审签 前要送经法规产业处审核同意并签署 意见。 （二）文种适用常见错误。主要有三个方面：一是“请示”与“报告”混用、 并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有 的单位把向省体育局请求批准 事项的“请示”写成“报告”；有的单位向省体育局写的“报告”中含有请示 事项；还有就是一份请示中包含多项请示事项。二 是 “请示”、“批复”、 “函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关（领导）。“函”适用于平 级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批 准和答复审批事项。 “批复”一般是对有隶属关系的下级机
30、关请示事项的批文。三是上行文文种使 用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个 文种（除单 位或处室在参加国家或省会议后向省体育局提出我省（局）贯彻落实意见时可 以使用“意见”文种，如关于贯彻落实全国体育某会议精神的意见外， 一 般情况下使用“请示”和“报告”文种），其他文种不能用。省体育局办公室 曾经收到个别中心关于处罚同志的决定、关于呈报 的报告、 关于解决经费的申请、关于情况的说明，这都是不正确的， 说明对文种使用范围和写作还不清楚。 （三）“签发人”常见错误。按 照规定，上行文由主要负责人签发，下行文或 平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。一是当有没有
31、。 上行文要求标注签发人姓名,平行排列于 发文字号右侧（下行文一般不标识签 发人）。这方面，出现的问题比较多，很多报省体育局的“请示”、“报告” 没有签发人，这是不规范的。二是签发人不正确。 “主要负责人”的含义，国 办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各直属单位上报 省体育局的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出 访、健康等原因， 可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。个别单位请示件签发人是分 管同志，这是不对的。三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发 人”三字 用 3号仿宋字体，签发人姓名用 3号楷体字。这一点，大家要注意。四是签发 人标注位置易出错。特别是
32、联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照 发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上 一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与 最后一个 签发人姓名同处一行）。 （四）公文标题常见错误。公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成， 一般格式为“发文机关关 于（事由）的文种”。常见错误主要有: 一 是要素不全。发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少 发文机关。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某 事项的 情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。二是表述 不清楚。例如：某中心更换设备需
33、要申请经费，给省体育局打了个请示，标题 是“某某中心关 于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关 于更换某种设备所需经费的请示”；再比如，某某中心就某事提出意见请省体 育局批复，经局里研究同 意某中心的请示，这时有职能处室代省体育局起草批 复时，标题用“省体育局关于某事（某意见）的批复”，这也是不对的，应该 是“省体育局关于同意某事（某意 见）的批复”。三是编排不当。要求一般用 2号小标宋体字（注意字体），编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置）， 分一行或多行居中排布；标题折行时词组 不能拆开，以防止引起歧义；标题中 的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单
34、独排行； 标题排列应当使用梯形或菱形(原来下发文机关一 般单独一行，新的格式没有 作明确规定)。四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、 规章名称加书名号外，一般不用标点符号”（本次新格式 未作明确要求，建议 仍按原规定执行），但实际公文制作中，与该规定相违背的标题却屡见不鲜。 有的不该用的却用了。如“关于印发关于加强某某工作的若干意 见的通知” 、“转发某某局关于向某某同志学习决定的通知”，“关于印发某某市 体育局局财务管理办法的通知”，等等。此处的“意见”、“决定” “办法” 都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强某某工 作的若干意见的通知”、“转发
35、某某局关于向某某同志学习决定的通知”、 “关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知”。有的该用的却不用或用错 了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发某某工作管 理暂行规 定的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注， 可改写为“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”。 （五）主送单位常见错误。除 命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明 主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。一是上行文只能标注 一个主送机关（个别情况如抬头“省 委、省政府”除外），给省体育局报文不 能写给处室（如果省体育局内设机构如办公室、人事处等可以自行处置的事项， 可以直接向有关内
36、设机构行文，但应当使用 “函”）；二是排序和顿号、逗号 常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内” 的原则；不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号 隔开，同一系统、同一级 别的主送单位之间用顿号隔开。如省政府办公厅发文抬头写成“各设区市人民 政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门”，省体育局 发文顺序是“各 市体育局，机关各处室，各直属单位”，而如果省体育局发文抬头写成“各市 体育局、机关各处室、各直属单位：”就是不正确的。三是编排不正 确。要求 编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后 标全角冒号。这方面大家要注意。 （六）结构层次及
37、其字体、标点符号使用常见错误。一 是结构层次表示错误。 一般而言，结构层次序数分“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”四个层 次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有 的第一层用了第二 层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。 通常，只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识（数字序号 后用小圆号 “.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“1、”），“（一）”和“（1）” 括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是”或 “首先、其次、第三”等。二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用 是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋
38、体。这方 面，大家要注意。三 是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单 独成行）,第二层次以下的标题后均应加标点符号（一般不单独成 行）。经常 见到要么都不加标点符号，要么全加标点符号，这都是不正确的。 （七）字符使用上容易出现的几个错误。一是汉字 “”用阿拉伯数字“0” 或大小定英文字母“O”代替；二是公文发文字号用的六角括号“”用中括 号“”或小括号“（）”代替；三是单书名号 “”用大于、小于号合 在一起形成“”代替；四是分隔符“”用小数点“.”代替；五是代替 “某”的“”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上 问题，可从文档 “插入”功能的“特殊符号”中查找。
39、同时要注意，行文中遇数字、“%”、字 符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。 （八）数值范围表述常见错误。常 见的错误有：4-6%、0.2-6 等，规范的写法 应分别为 4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个 数字后的单位，如 “5 万-10 万人”不能写成“5-10 万人”、“18 岁至 20岁” 不能写成“18 至 20岁”。表示时间范围时，可用“2000-2005 年”、“3-4 月” ，但不能用“2000-2005 年度”、“3-4 月份”。表示概数时，邻近的两个数字 应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成 “三、四天” 、“
40、七八十年代”不能写成“七、八十年代”。 （九）引用（引文）常见错误。一是引用公文不规范，往往只引发文号 或不引 发文号。根据规定，文中多次引用同一文件，应先引发文机关（有时可省略）、 标题，后引发文字号（用括号括住）,再次出现时可直接引用发文字号，无文 号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。二是引用“(草案)、 (试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范，出现诸如“现将实施 方案(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题 上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制 度、方 案时，引用其标题时应放在书名号之内（其余放在书名号外）
41、，如上例应写为 “现将实施方案(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”。三是使用 非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下简称” 首次 出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。四是标点符号使用错 误。文中直接引用语一般要用引号标明，凡将引用语独立来用，末尾的标点应 放在 引号的里边，凡将引用语作为作者自己话的一部分，末尾不用标点（是一 句话的最后时，句号放在引号外）。许多公文在这方面经常用错。 （十）阿拉伯数字与汉字混淆。规 范用法：一是定型的词、词组、成语、惯用 语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如，五 味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、 “
42、十二五”规划、五易其稿等。二 是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有 “几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月 二十三、七七事变、十 几个人、几千分之一等。三是统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数 等）以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数 字。如改革开 放 30年来、下午 5时前报到、公元前 2500年等。实际使用中，也有一些情况， 具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的，允许灵活变通。比 如，整数一 至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字；比较孤立的普 通数量结构（数字加普通量词），如果是十以下的整数用汉字就较得体，
43、如 一 个人、三本书、看了十遍、三项议题等；用“多”、“余”、“左右”、“上 下”、“约”、“大概”等表示的约数一般使用汉字，但如果文中出现一组具 有统计 和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯 数字，如“通过几年的发展，该区已入驻企业 35家，总投资近 20亿元，2010 年完成税 收 5000多万元。” （十一）容易用错的词。一是“截止”与“截至”。 从意思上讲，“截止”含 有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。从用法上来说， “截止”后不能带时间宾语，不能说“截止昨天”或者“截止某 月某日”。 “截至”后面必须带时间宾语，例如“截至昨天”、“截至某月
44、某日”。如果 “截止”后面加上“到”，就与“截至”的意思相同了，可以在后面带宾语。 例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”与“制订”。“制 定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成；“制订”强调方案、计 划等形成过程。 “制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等； “制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象 和大方面者居多；“制 订”表示具体形象者居多，公文中习惯用于具体规章制 度的订立，如“研究制定体育产业发展规划”应该是“制订体育产业发展规划” 。三是“其它”与“其他”。 据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一 用“其他”，不用
45、“其它”一词。四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性 词，使用范围较广，通用于各种文体； “遵照”带有尊重色彩，后面的名词多 为上级、长辈的指示、教导等。“按照”是介词，“遵照”是动词，如“按照 同志的指示精神”，应写为“遵照 同志的指示精神”。五 是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”，不能用“报导”。六是“期 间”与“其间”。在使用时，“其间”前面总有一段关于时 间的叙述，“其间” 承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这” 或“那”，就重复了。 “期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如 “这期间”“那期间”“开会期间”等等。“期间”不能单说，而“其间
46、”可 以单说，如“期间，对文件修改 了 20多次。”应写为“其间，对文件修改了 20多次”。七是列举完后“等”的用法。有两种情况，一种是没有列举完的时 候用“等”，如“北京、上海等城 市”，还有一种用法是列举完之后用 “等” ，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”，这里的“等”是表示列举完 了之后收尾。 （十二）语言表述不够规范。我 们工作中遇到的主要问题有三方面：一是请示 事项表述不清楚。如某中心向局里写了一个购买设备的请示，文中提到，因某 某原因，需要购买价值为多少的设备，最 后是妥否请批示。从公文中看不明白， 你是购买设备这个事是需局里批准，还是向局里申请购买设备的费用。后经了 解，
47、是申请经费。既是申请经费，请示内容就要 明确落到申请经费上。二是语 言不简洁精炼。公文应当观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不 曲（不拐弯抹角）。我们遇到比较多的问题是总怕说不清 楚，长篇大论，过多 地论述目的、意义等，公文应该简短，把事说清楚即可。三是字词不规范。公 文有一套自己的规范常用语言（开端用语、承启用语、表态用语、 征询用语、 结尾用语等），我们要尽可能地使用公文语言。如：开端用语：据、依据、按 照、根据、鉴于、由于、随着等；期请用语：敬请、恳请、报请、望、希 望、 盼等；综合用语：为此、据此、值此、综上所述、总之等；结尾用语：以上请 示当否，请批复；妥否，请批示；上述意
48、见如果可行，请批准；以上报告如有 不 当，请指示；特此函告；特此布告等。 （十三）“附件说明”常见错误。附件是正文的一部分，这一点容易忽视，因 此公文如有附 件，应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”（不 能标注到成文日期之后）。一是标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文 如有附件，在正文下空 1 行（常见错误是在正文下空两行或多行处标注）左空 2字用 3号仿宋体字标识“附件：”（常见错误是标识为“附：”或“附表： ”），后标附件名称。二是标点 符号易出错。附件名称后不加标点符号（常见 错误是名称后加标点符号）。三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数 码（常见错误是标识附件序号
49、时未按规定 使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧 随“附件”依次排列而是另起一行）；多个附件或附件标题有折行时（常见错 误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序 号”对齐）正确标识方法是： 附件：1XXXXXXXXXXXXXXXXXX 2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX （十四）落款（发文机关署名、成文日期）和印章使用要注意。前 面已说到， 这次新标准将党委系统和政府系统做法进行了统一。这里有五个注意事项：一 是发文机关署名。今后所有公文都必须加上发文机关署名，这是一个新的变 化 和要求，必须引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由汉字标注 改为用阿拉伯数字标注，这也是一个新的变化和要求，必须引起注意。成文日 期，注 意不能按拟稿日期标注，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准； 领导签发的，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为 准；法规性文 件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行 的日期；特殊情况署印发日期，如电报。三是编排位
