1、行政管理制度汇编 某公司 （2017 年 3 月 1 日） 目 录 第一章 行政文件管理规定 3 第二章 档案工作管理规定 3 第三章 会议管理规定 4 第四章 办公管理规定 5 第五章 环境卫生管理规定 6 第六章 固定资产管理规定 7 第七章 仓库管理制度 8 第八章 计算机设备管理 9 第九章 计算机软件管理 9 第十章 办公用品、低值易耗品采购管理 .10 第十一章 印鉴及证照管理 .10 第十二章 图书管理规定 .11 第一章 行政文件管理规定 1. 各部门自行负责与本部门相关的文件起草。 2. 各部门负责本部门的文件制作、上报、发文，人事行政部负责收文、分办、 传递、用印、立卷和归
2、档等工作。 3. 公司人事行政部负责文件档案管理，负责文件的立卷、归档、销毁工作。 4. 各部门负责人为本部门文件的有权签批人。 5. 公司对外发文（如：政府机构、合作单位等） ，须经公司 CEO 签字并加盖公 章后方可生效发出，签字与公章二者缺一不可。 6. 所有的请示、报告、通知文件都须公司 CEO 手写体字方可。 7. 内部文件原则上无需盖章，如特殊文件确需加盖公章发出，按印章使用 管理规定申请使用。 8. 各部门发布的各项通知、流程、规章、制度、办法、公告、决定等公文审 批完毕后，由人事行政部根据公司规定统一发布。 9. 以公司名义下发的正式文件均由公司 CEO 签批后下发。 10.
3、人事类（薪酬绩效等保密件） 、财务类（财务数据及费用报销单类）文件以 密封件形式上报。 11. 密封件相对文件传递人保密，传递的全过程始终是密封件的形式，密封件 报文人及有权审批人须严格履行保密规定。 第二章 档案工作管理规定 1. 档案，是指公司所属各部门在经营建设活动中直接形成的有保存价值、以 备查考利用的各种文字、图表、图片、声像、光盘、实物等不同形式、不 同载体的历史记录。 2. 档案管理工作遵循“文必有号、文必有存、有据可依、有文可查”的原则。 如保管过程中由暂借、销毁、丢失等情况发生，人事行政部负责予以登记。 3. 人事行政部是对公司所属部门档案工作进行业务指导、监督、检查和集中
4、统一管理公司档案的职能机构。 4. 人事行政部贯彻执行档案工作的法律、法规方针政策，制定公司档案工作 的管理制度，并组织实施负责档案培训工作，交流档案工作经验，提高专 业理论及业务水平，会同公司各部门对已超过保管期限的档案进行鉴定， 并做好销毁工作。 5. 公司各部门负责本部门档案归档立卷工作。对公司各部门实行档案的集中 统一管理，任何个人不得分散保存和据为己有。 6. 案卷分别按永久、长期和短期三种期限进行系统排列。案卷必须按规定的 格式逐件填写卷内文件目录。案卷目录应编号排列，专柜保存，并随时填 写档案案卷目录登记簿。 7. 归档材料的种类、份数以及每份文件的页数，均要齐全完整。 8. 不
5、同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的请示与批复，放在第 二年立卷；长期的计划，放在第一年立卷；跨年度的总结，放在最后一年 立卷；跨年度的会议文件，放在文件开幕年立卷。 9. 卷内文件材料应根据不同情况排列，密不可分的文件材料应依次序排列在 一起，如正件在前，附件在后；印稿在前，定稿在后；请示在前，批复在 后。 10. 卷内文件材料要依次编写页号，装订的案卷应统一在有文字的材料正面的 右上角或背面的左上角打印页号。 11. 照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时编写 其底片号。 12. 案卷内情况说明要逐项填写在备注表内。若无情况可说明，也要将立卷人、 检查人的姓名
6、和时间填上，以示负责。备注表置于卷尾。 13. 案卷装订前要去掉金属物，对有破损的文件材料要裱糊或复制，复制件和 原价一并立卷。 14. 建立档案借阅、利用制度，严格审批手续，及时把收入和移交的档案分别 进行登记。 15. 外借档案要及时归还，归还时要严格检查，清点数目和是否受损、污染或 不完整。外借档案如有损毁、丢失，视情节对当事人予以处罚。 16. 档案如向社会开放和公布，要按照档案法和实施办法及有关规定 办理手续。档案资料如需印发或出版，要经公司 CEO 批准。 第三章 会议管理规定 1.公司级别的各类会议由人事行政部负责通知（例会以不召开进行通知，否则 按已发布时间执行不再另行通知）
7、。会议通知一律按要求采用书面或电子邮 件通知的形式进行，通知时要说明会议的名称、时间、地点、内容及所需进 行的准备等要求。 2.人事行政部负责做好公司会议的准备工作。相关服务人员要在公司大会召开 前 5 分钟到达会场，检查会场准备情况，接待参会人员，安排就坐位置，并 组织签到。 3.人事行政部负责公司大会的记录（其他会议根据具体要求另行安排） 。 4.每次会议纪要需经参会人员签阅后归档。 5.每次会议记录，要于次日整理出会议纪要，会议纪要应及时由人事行政部立 卷存档，并做存档登记。 第四章 办公管理规定 1. 用电话时，应该轻拿轻放、防止损坏，不准使用免提功能。工作中使用电 话，做到简明扼要、
8、言简意赅。 2. 办公电话不得私用，打进来的私人电话要尽量缩短通话时间。任何员工不 得拨打信息电话，违反者自行支付信息费用。不许使用电话线拨号上网。 3. 如因工作需要改线或改号码，须由人事行政部统一办理。 4. 公司传真机由公司统一管理，其他任何人不得私自收发与本职工作无关的 文件。 5. 公司打印机各部门任何人不允许复印与工作无关的文件。 6. 因特殊情况需复印与公司无关材料须经人事行政部批准。 7. 员工在人事行政部办理完入职手续后，邮件申请名片印制，由人事行政部 安排印制。 8. 已印制过名片的员工再印名片时，若名片内容没有改动，交一张名片作为 样本即可；若名片内容有改动时，需按以上规
9、定重新申请；（新名片印刷 完毕后本人须持未用完的旧名片换领新名片，旧名片由人事行政部统一销 毁） 。 9. 离职员工到人事行政部办理离职交接手续时，需要求收回未使用完的名片， 由人事行政部统一销毁。 10. 人事行政部负责饮用水的订购，必须保证饮用水的及时供给。 11. 严禁员工使用饮用水清洗茶杯，或将饮用水空桶带出工作区，如发现此类 情况，每带出一个空桶罚款 200 元。 12. 杜绝用电的浪费是节约成本开支的一项重要措施，应形成人人自觉节约用 电的良好风气。 13. 公司用电管理人员应加强对电管线勤修勤检，做到使用安全，服务及时。 公司各部门若发现电设施部件损坏，应及时通知物业予以维修。
10、14. 办公场地应做到人走灯灭，及时关闭电脑、打印机、空调等用电设备。晴 天尽量利用日光办公，少开灯或不开灯。所有员工均有义务在下班后检查 办公区域内的电器设备是否关闭。 15. 办公区域内不得使用电暖器、电炉等高耗能用电器具。 16. 公司所有员工均有接待日常来访客人的义务。针对特殊事务的接待工作由 人事行政部进行统一安排。 17. 因公事与客户约定在公司见面，应提前通知人事行政部客人的姓名及到达 时间，以避免接待不周。 18. 养成良好的商务接待习惯：提前 5 分钟结束手上的工作，并整理好仪表。 重要的客人还需考虑是否在公司前台迎接。 19. 如遇没有预约的客人突然到访，原则上不应以工作忙
11、为由而拒绝接待。如 遇工作确实忙碌，可先向客人解释，请他们在会客室稍作休息，或与之商 量另约时间。 20. 有同事的客人到访，而同事恰巧不在时，接待员工也不得以“不知道”或 “人不在”为由拒绝接待。接待员工应问明事由，安排客人在前台等候， 同时帮助联系客人要见的同事。如当事同事暂时不能回来，应与客人耐心 解释，或安排其他同事代为解决，或建议其另约时间。 21. 如在公司内正巧迎面遇见客户，即便不认识，也应主动点头示意友好。 22. 员工工作时间应着装整洁大方，服饰不宜过于休闲，以着正装或者商务装 为好，工作期间不穿拖鞋； 23. 员工发型应大方、适宜，且梳理整齐，保持清洁, 如员工染发，可黑色
12、、 深棕色、深紫色，不得烫染奇异发型；男员工发式以前不及眉，后不压领 为宜，不留鬓角，不留胡须； 24. 员工工作时间，不宜佩带过多饰物，可用简洁、美观饰品稍加修饰; 25. 女员工应化淡妆为宜，不得浓妆艳抹，不得穿着过短、过露及奇装异服上 班； 26. 员工着装应避免吊带背心、短裤、拖鞋、露脐露背或者过于透明的服饰。 27. 在公司接待外来客户及商户，相关的员工也需根据具体情况，适当着装以 表尊重之礼。 第五章 环境卫生管理规定 1. 员工的办公桌及周围要保持清洁卫生 文件资料摆放整齐，垃圾筐不能溢满。 2. 应保持办公环境的整洁卫生，禁止随地吐痰，或随意乱丢废纸及其它垃圾。 3. 员工的办
13、公台面，用品摆放要整齐有序，下班时应在离开之前清理好台面， 摆好座椅。 4. 大件的私人物品须收起，不得随意放置在公共区域。 5. 自觉维护自已工位以外的区域整洁，见到地面有乱弃的杂物或台面凌乱的 情况，均有义务即时清理，不得有“事不关己”的想法。 6. 不得在办公区域内随意张贴或在台面乱写乱画。 7. 在茶水间进食后，应将周围及时清理干净。带到公司的午餐应避免有大蒜 或其它咸腥气味浓烈的食品，以免污染环境气息。 8. 文件、资料、名片等公用物品使用完后及时返回原处，以备其他人查阅。 9. 公司内部资料只允许公司职员阅览。 10. 所有属于公司的光盘，均由行政人员统一管理，如需要使用，向管理人
14、员 申请使用，且要及时归还。若要刻录新的光盘，说明刻录光盘用途方可申 请领用。 11. 招待公司客户要积极热情，要给客户倒水让座。接待完后要清理现场（包 括清理水杯、烟灰缸、演示现场等）。 12. 保持办公区域安静，同事之间商谈工作均应控制音量，不允许大声喧哗或 高声说笑、吵闹。 第六章 固定资产管理规定 1. 公司的固定资产包括：计算机、服务器、打印机、传真机、复印机、办公 家具、办公所需的设备等。 2. 员工应按照使用说明操作，设备出现问题应及时报人事行政部进行维护、 修理。 3. 人事行政部部负责计算机、服务器的管理。 4. 公司各部门均采取计划控制统一采购的管理办法。 5. 各部门如需
15、配置办公设备，先填写采购申请单经部门负责人签字后交 人事行政部门采购、核价，批准。 6. 采购申请单上应明确产品的名称、规格/型号、配置、数量和价格范围。 7. 凡是既没有预算计划，又没有公司有权委托审批人的审批，均不予以办理 购置。 8. 固定资产根据谁使用、谁保管、谁负责的原则进行管理。 9. 如固定资产使用人发生变更，应及时通知相关部门在台账上更改使用人。 10. 固定资产管理员应不定期核查，发现问题及时解决并上报。 11. 由于自然损耗造成固定资产报废的，报有权委托审批人处理。 12. 由于工作失误造成的保管不善或使用不当，造成财产的损坏、遗失，由使 用人及其所在部门负责人赔偿损失。赔
16、偿金额由人事行政部核定。 13. 固定资产一律不能借给外单位人员使用，如果确实因业务需要借给外单位， 对方必须出具借用公函。 14. 每半年进行固定资产盘点，由指定负责人与前台共同对本半年度固定资产 进行盘点，制做盘点结果登记表，经财务负责人签字后存档。 15. 资产因丢失、严重损坏或配置过低，可申请报废。资产管理员填写“资产 报废申请表”中资产名称、编号、资产描述、原值、净值及申请报废原因 等信息，交财务部审批。审批通过后财务部做相应的帐务处理。 第七章 仓库管理制度 1.物资到公司后，库管员依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点，经 购买人、使用部门及检验人员对质量检验合格后，方可入库。
17、 2.对入库物资核对、清点后，库管员及时填写入库单，经使用人签字后，库 管员、财务科各持一联做帐，采购人员持一联做请款报销凭证。 3.库管要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库: a)未经公司 CEO 批准 的采购;b)与合同计划或采购申请单不相符的采购物资;c)与要求不符合的 采购物资。 4.因生产急需或其他原因不能形成入库的物资，库管员要到现场核对验收， 并及时补填“入库单“。 5.物资入库后，需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放，做到物资 摆放整齐、库容干净整齐。 6.库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，若发现误差须及时找出原 因并更正。库存信息及时呈报，须对数量、文字、表
18、格仔细核对，确保报 表数据的准确性和可靠性。 7.库管员凭申请单如实领发，若申请单上 CEO 未签字、字据不清或被涂改的， 库管员有权拒绝发放物资。 8.库管员根据进货时间必须遵守“先进先出“的仓库管理制度原则。领料人员 所需物资无库存，库管员应及时通知使用者，使用者按要求填写请购单， 经 CEO 批准后交采购人员及时采购。 9.任何人不办理领料手续不得以任何名义从库内拿走物资，不得在货架或货 位中乱翻乱动，库管员有权制止和纠正其行为。 10. 以旧换新的物资一律交旧领新；由于生产计划更改引起领用的物资剩余 时，应及时退库并办理退库手续;废品物资退库，库管员根据报废单进行查 验后，入库并做好记
19、录和标识。 第八章 计算机设备管理 1. 公司所有计算机及外围设备是公司的固定资产，根据实际工作需要配备给 各部门人员使用，各部门使用人员必须加以爱护、保持整洁，并保证良好 的使用环境。 2. 个人日常办公使用的计算机设备主要有计算机主机（包括机箱内的各种芯 片、功能卡、内存、硬盘、光驱等） 、显示器、打印机 、外设（键盘、鼠 标、音箱） 等。 3. 设备的添置/更换/升级，由各部门根据实际工作需要提申请，人事行政部 确定具体配置，有权委托审批人批准后由人事行政部进行采购。 4. 硬件故障：各部门使用人员发现硬件故障时，应及时人事行政部说明情况， 由人事行政部进行确定并及时处理，各部门人员不得
20、擅自拆装更换硬件设 备。 5. 计算机使用人即为该设备的责任人，使用部门为责任部门。未经批准，任 何人不得使用其他部门或他人计算机。 6. 未经授权同意，个人不得擅自将私有或外来的零件、配件、设备，加入到 本单位的办公计算机设备中或网络中。不得擅自安装未经认可、允许的游 戏和盗版软件。 7. 如果需要将系统内的计算机设备搬离办公地点（或借给外部门或单位）使 用，必须预先报人事行政部批准，并做登记后，在不影响正常办公的前提 下方可搬离或借出（必要时将相关数据删除） 。 8. 人事行政部负责对公司所有电脑硬件使用情况的督查和监控。 第九章 计算机软件管理 1. 软件的使用：各部门及人员所使用的软件
21、，由各部门会同人事行政部共同 确定。统一购买、保管，并登记造册。 2. 软件的安装/删除/升级：由各部门根据工作需要，提出书面需求申请，经 批准后，由人事行政部进行安装、删除和升级。未经批准，各部门和人员 不得自行进行上述操作。 3. 软件故障：各部门使用人员发现软件故障时，应及时向人事行政部说明情 况，由人事行政部进行确定并及时处理，各部门人员不得擅自处理。 4. 移动存储设备使用管理：为了防止公司资料非法外流以及病毒入侵公司内 部网络，严格限制员工使用外来软盘、光盘、移动硬盘等移动存储设备。 5. 软件的版本管理和控制：为了防止公司内的软件版本混乱和文件格式不兼 容，由技术部控制公司内工作
22、用软件的版本升级。做到统一版本、统一升 级。 6. 人事行政部负责对公司所有电脑软件使用情况的督查和监控。 第十章 办公用品、低值易耗品采购管理 1. 与工作有关的办公用品、低值易耗品人事行政部购买。 2. 采购完成后，人事行政部应指定专人负责验收、入库工作。 3. 人事行政部应指定专人负责办公用品、低值易耗品的保管工作；建立库存 账本，列清品种和数量，收记收入，发记付出，应定期结存，盘查核对。 4. 公司为员工提供必须的办公用品。新员工于报到时在前台一次性领取常用 办公用品。 5. 员工日常需要可每天领用。每种办公用品使用完后才能重新领用（特殊用 途除外），领用人按部门作好领用登记，并签字确
23、认。 6. 每个月最后一日，由前台对本月办公用品、低值易耗品进行盘点，制做盘 点结果登记表，人事行政部存档。 第十一章 印鉴及证照管理 1. 由人事行政部负责公司公章、合同章、所有证照进行保管，财务部负责对 财务专用章、发票专用章保管。 2. 人事行政部必须严格控制用印范围和仔细检查用章申请表是否有批准 人的签字，流程具体见各成员公司用章申请审批流程。 3. 公司印鉴的刻制、更换或印鉴由人事行政部负责，申请流程见印鉴刻制 表。 4. 人事行政部应将每个印鉴登入印章登记台帐内，并将此台帐永久保存。 5. 公司印鉴原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经权限授权人批准方 可带出。公司财务章及法人人
24、名章一起借出时必须由申请用印人与监管人 一同前往。 6. 政府职能部门未能及时收回的旧印鉴，由人事行政部保存三年后再按程序 进行报废。 7. 公司印鉴丢失、损毁、被盗时，使用部门应第一时间向人事行政部递交说 明原因的报告书，人事行政部则应根据情况依本章各条规定的手续处理。 8. 用印方法 1)公司印鉴应盖在文件正面；2)多页文件必须盖骑缝印（如各类 合同）。 9. 除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥。 第十二章 图书管理规定 1. 人事行政部为图书的责任及管理部门，负责图书采购、保管、借阅、催还 等工作。根据公司各部门图书需求，结合公司实际情况及业务需要等，不 定期报批采购相关图书。 2
25、. 图书管理员应定期公示并更新图书目录，方便员工查阅；员工借阅图书时， 图书管理员在图书借阅登记表上对图书借阅人姓名、工作部门、借阅日期、 书籍编号、书名、归还情况等进行详细登记，并由借阅人和图书管理人签 字。 3. 图书陈列应做到分类清晰、方便查阅、标示明显。图书管理员定期进行图 书盘点，对图书遗失、破损等情况进行统一报批处理。 4. 公司图书角于每周一至周五上班时间开放，员工可在本时间段内在图书管 理员处办理图书借阅手续，并在 2 个工作日以内登记归还。每人一次最多 可借阅两册。 5. 员工需爱护图书，不得批改、圈点、画线、折角、拆散、剪贴、涂写。员 工所借图书，如遇清点或公务上需参考时随时通知收回，借书人须尽快配 合办理还书。员工还书时应先对图书进行自查，图书管理人员对所还图书 进行仔细检查，确认完好无损后，在图书借阅登记表上完成归还流程， 按规定放置图书。 6. 逾期 1 个工作日未归还图书，视为图书自动出让，按书价的原价赔偿，由 人事行政部现金收取、重新采购；故意损坏或未经允许撕剪图书，按双倍 书价赔偿； 7. 不爱惜图书，随意批改、圈点、画线、折角、拆散、剪贴、涂写的，处以 罚款 20 元/次；未办理图书借阅手续，私自将图书带出阅览室，给予通报 批评并处以罚款 100 元/次。
