进销存管理系统.doc

1、编号：83 复 旦 大 学 （本科） 论 文 题 目 进销存管理系统 专 业 计算机信息管理 作 者 孔梦悦 指导教师 丁宝康 完成日期 2008 年 05 月 24 日 进销存管理系统 2 目 录 摘 要 4 第一章 引言 5 1.1 组织机构概况 5 1.2 项目开发背景及信息系统目标 5 1.3 信息系统范围 7 第二章 系统分析 8 2.1 概述 8 2.1.1 系统分析的含义和目标 .8 2.1.2 系统分析的任务 .8 2.1.3 系统分析的步骤 .8 2.2 系统的初步调查 9 2.2.1 组织机构图介绍 .9 2.3 现行系统主要问题分析 10 2.4 可行性分析 11 2.4

2、.1 技术可行性分析 .12 2.4.2 经济可行性分析 .12 2.4.3 营运可行性分析 .13 2.5 现行系统的详细调查 13 2.5.1 现行系统的总目标 .13 第三章 需求分析 15 3.1 业务流程分析 15 3.2 数据流图 17 3.2.1 系统关联图 .18 3.2.2 系统顶层图 .18 3.2.3 系统一层图 .20 3.3 数据字典 22 3.3.1 数据流 .23 3.3.2 数据元素 .24 3.3.3 数据加工 .26 3.3.4 数据存储 .25 3.3.5 外部项 .29 3.4 基本加工说明 31 3.4.1 基本加工分析 .31 第四章 系统概要设计

3、32 4.1 软件模块结构设计 33 4.1.1 HIPO 分层图 .34 4.1.2 IPO 图 36 4.2 数据库设计 39 4.2.1 实体描述 .40 4.2.2 联系描述 .40 进销存管理系统 3 4.2.3 E-R 图 41 第五章 系统详细设计 42 5.1 数据库的逻辑设计 42 5.2 数据库的实现 43 5.3 程序流程图 45 5.4 计算机系统配置方案 48 5.4.1 计算机系统硬件配置 .48 5.4.2 计算机系统软件配置 .48 5.5 历史信息的管理 48 5.6 人机界面的设计 48 5.6.1 登录界面设计 .48 5.6.2 系统基本信息界面设计 .

4、50 5.6.3 供应商信息输入界面 .51 5.6.4 订单查询界面 .51 5.6.5 库存统计界面 .52 第六章 系统实现 53 6.1 概述 53 6.2 编程工具与环境 53 6.3 系统测试 .54 6.4 系统运行与维护 56 第七章 小结 58 7.1 概述 58 7.2 系统的功能 58 7.3 系统的特点 58 7.4 存在问题及改进方向 58 7.5 系统开发的体会 58 7.6 致谢 58 第八章 参考文献 61 附录一： 操作使用说明书 60 附录二： 部分程序源代码 61 进销存管理系统 4 摘 要 在市场经济中，销售是企业运作的重要环节。为了更好地推 动销售，不

5、少企业建立分公司或代理制，通过分公司或代理把产品 推向最终用户。这些分公司或代理商大都分布在不同的地理位置， 跨空间、跨时间的频繁业务信息交流是这些企业业务活动的主要特 点。在这种形势下，传统的依靠管理人员人工传递信息和数据的管 理方式就无法满足企业日益增长的业务需求了。 通过进销存管理系统，利用信息化的手段把先进的企业管理方 法引入企业的实践，为企业的管理改革提供切实可行的途径。更重 要的是，进销存管理系统可以及时通过信息技术把企业数据转化为 企业信息，进而为相关管理者提供决策依据。 商品进销存管理是商品流通领域一个重要的基础性工作。在管 理中引入计算机和进销存管理信息系统已经得到各商业企业

6、业主的 认识，并将逐渐成为一种管理手段。改善管理手段，提高管理效率， 是提高企业效率的主要任务。它使各级管理人员在面对日益繁多、 日益复杂的问题和业务时，能够充分认识问题，及时准确地把握、 分析问题，进行有效地组织和管理，以达到最高的经济效益。 本系统采用 ACCESS 2003 中文版开发设计 主题词：进销存管理系统 进销存管理系统 5 第一章 引言 本设计为一个基本的进销存管理系统，系统对企业中常见的 采购、库存、销售等商业活动以及相关的供应商和客户等基本信息 进行管理。整个系统从符合操作简便、界面友好、灵活、实用、安 全的要求出发，完成进货、销售、库存管理的全过程，包括操作员 的增添与修

7、改，进货、销售商品的录入、统计与查询，以及库存的 统计等。 经过实际使用证明，本文所设计的企业进销存管理系统可以满足企 业进货、销售管理方面的需要。 1.1 组织机构概况 X 贸易有限公司是于 2001 年底转制成立的。公司目前注册资 金 3000 万人民币，其中 90%为国有资产， 10%为经营者群体股份。 公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对 X 是及 周边地区的所需食品、生活用品、小家电、体育器材等商品进行采 购、销售及存储管理。公司性质属于流通企业，业务范围主要是通 常所说的进销存管理。公司改制后，实行一体化管理和非独立核算， 有效降低了经营成本，业务量稳步扩大。六年多来，经

8、营品种已达 250 多个大类、数千种规格，现有职工 237 人，进货客户和销货客 户总共达 2000 多家。 1.2 项目开发背景及信息系统目标 2003 年初，公司购买了财务软件，在财务部配备了一名财务 软件系统管理员，率先实现了公司的财务管理信息化。近年来，随 着经营业务的不断扩大，仅仅在财务管理方面实现信息化，以提高 进销存管理系统 6 经营管理水平、客户服务水平和市场占有率。随着公司业务量的逐 渐增长，业务范围的不断扩大，特别是中国进入 WTO 之后，市场竞 争尤其是家电行业的竞争日趋激烈，公司需要更多的人力、物力、 财力以稳固并拓展公司商品在市场的销售额。如何更加有效地管理 产品的进

9、、销、存已成为公司领导的重要决策事项。到目前为止， 公司还没有一套完整的、行之有效的进销存管理信息系统，公司进 行进销存业务管理的主要方式是基于文本、表格等纸介质的手工处 理，信息处理工作量大，查询困难，已不能满足业务的需求，公司 迫切希望应用信息系统进行全面的辅助管理。为了使公司的管理工 作科学化、规范化，为了降低管理成本，实现管理现代化，扩大市 场的竞争优势，公司领导提出开发“进销存管理信息系统”, 希望 通过建立管理信息系统，提高企业现有资源的利用率, 使企业管理 工作规范化、制度化和程序化，避免业务管理的随意性，提高信息 处理的速度和准确性，及时、准确地把握企业内部、市场和其他外 部信

10、息，以提高领导决策的水平。 通过对系统的初步调查，明确了系统开发的目标为：按照管理信 息系统的原理和方法，采用成熟、先进的信息技术和手段，支持公 司进、销、存管理工作的全过程，加强销售活动中的各种信息资源 的管理和应用，实现销售管理现代化，及时、准确地提供各种信息 报表辅助领导决策。 促进物资流通的社会化、合理化，建立一个能灵敏、高效、全面 提供物资经营、管理和决策信息的公司微观管理信息系统。 （1） 实现进销存，统计及财务工作的全面计算机处理，提高 工作效率和工作质量。 （2） 及时提供物资经营、管理和辅助决策的信息，提高经营 进销存管理系统 7 管理水平。 （3） 能进行各项经济指标的动态

11、分析及市场预测、财务预测。 （4） 能提供与经营环境有关的供货厂商和客户单位供、需、 价格、资源需求等方面的市场信息。 （5） 实现信息共享，满足对各类物资信息处理的准确性、一 致性、时效性和灵敏度的要求。 1.3 信息系统范围 “进销存管理信息系统”主要是为公司的经营活动提供 信息服务，它涵盖了采购部门、销售部门和仓库的各项管理工作， 涉及多方面的职能。系统能够对客户信息管理、订单管理、报价 单管理、供应商管理、出货管理等信息提供存储、更新、查询、 统计的功能，使公司能够合理控制进销存各个环节，提高资金的 利用率和结算速度，实现管理的高效率、实时性、安全性、科学 化、现代化和智能化。系统的数

12、据来源由各职能部门的业务人员 通过键盘输入。此外，对系统的安全性方面也提出了明确的信息 要求。 进销存管理系统 8 第二章 系统分析 2.1 概述 2.1.1 系统分析的含义和目标 系统分析(systems analysis)，是指在管理信息系统开发的生 命周期中应用系统思想和系统科学的原理进行分析工作的方法和技 术。 系统分析阶段的目标：就是按系统规划所定的某个开发项目范 围内明确系统开发的目标和用户的信息需求，提出系统的逻辑方案。 2.1.2 系统分析的任务 系统分析的任务是：尽可能弄清用户对信息的需求，调查原信 息系统的资源、输入、处理和输出。完成新系统的逻辑设计，以满 足新新公司的业务

13、发展要求。 系统分析的具体工作内容包括： (1) 可行性分析； (2) 详细调查； (3) 系统性分析； (4) 提出新系统的逻辑模型 2.1.3 系统分析的步骤 系统分析阶段的主要活动是：系统的初步调查、可行性研究、 进销存管理系统 9 系统的详细调查、新系统逻辑方案的提出。 (1) 系统的初步调查：系统的初步调查是着重于系统的总体目 标、总体功能和发展方向。 (2) 可行性的研究：可行性的研究是进一步明确系统的目标、 规模与功能，对系统发展背景、必要性和意义进行调查分析 并根据需要和可能提出拟定开发系统的初步方案计划。 (3) 现行系统详细调查：在可行性研究的基础上进一步对现行 系统进行全

14、面、深入的调查和分析，弄清楚现行系统运行状 况，发现其薄弱环节，找出要解决的问题实质，确保新系统 更有效。 (4) 新系统逻辑方案的提出：主要明确用户的信息需求，确定 新系统的逻辑功能，提出新系统的逻辑方案。 2.2 系统的初步调查 系统的调查内容主要是有关组织的整体信息，有关人员的信息 及有关工作的信息。包括主要输入、主要输出、主要处理功能以及 与其他系统的关系。 2.2.1 组织机构图介绍 公司的组织机构如图 2.1 所示 信 息 中 心 总经理 销 售 部 库 存 部 采 购 部 财 务 部 行 政 部 人 事 部 总经理办公室 进销存管理系统 10 图 2.1 组织机构图 根据调查所知

15、，X 贸易有限公司实行总经理负责制,总经理下有 总经理办公室负责协调各部门之间的关系,下设行政部、财务部、人 事部、销售部、采购部、库存部和信息中心等部门。各部门相互独 立，各负其责，并且对总经理负责（参见图 2.1.） 。 各部门的具体职责如下： 1) 行政部：负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安 排） ，行政考核，后勤管理等。 2) 财务部：负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种 账务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。 3) 人事部：负责人员招聘、人员培训、总务、出勤统计、环境 保护等管理。 4) 销售部：负责商品的销售管理，如销售开票，保持与客户的 业务联系等。 5

16、) 采购部：职责是根据市场需求和库存情况，负责商品的采购， 包括与供应商签订订货合同，与供应商保持业务联系等。 6) 库存部：职责是负责商品到货后的入库处理以及提货时的出 库处理等。 7) 信息中心：是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门， 负责公司的信息化规划和信息系统的建设。 2.3 现行系统主要问题分析 本系统初步调查采用的主要方式是系统分析人员与 X 贸易公司 进销存管理系统 11 各级主要管理人员进行交流，并到现场参观了解情况，主要参加人 员是公司的销售部、采购部、库存部、MIS 中心和行政部的员工代 表。 X 贸易公司现行管理工作存在的主要问题是： 第一，虽然各部门都有计算机，

17、但只是做简单的录入工作，没 有充分发挥其作用。 第二，业务管理工作缺乏规范性，随意性很大，对人的经验和 水平有很大的依赖性，因此具体职能操作往往因人而异。 第三，销售、财务和仓库各有一本库存明细帐，数据不一致问 题严重，月底对帐工作量大。 第四，没有供应商资料，无法控制进货质量。 第五，经理得到的信息滞后，不能及时了解市场行情及企业运 行情况，影响了决策。 第六，没有留下客户资料，无法进行市场分析和客户分析，缺 乏客户服务的意识，有些客户已经流失。 第七，单据繁多，数据冗余。 第八， “可供资源表”每周制作一次，不能及时反映物资的可供 数量和市场价格，没事么用处。 第九，历史数据缺失，无法进行

18、销售预测和分析。 第十，信息化意识薄弱，不愿意尝试电子商务。 这一切缺乏系统、规范的信息管理手段，严重阻碍了公司的健 康发展，因此开发进销存管理系统非常有必要。 公司领导希望通过建立管理信息系统，使企业管理工作规范化、 制度化和程序化，促进企业管理的基础工作，避免随意性，提高信 息处理的速度和准确性，及时、准确地把握企业内部、市场和其他 进销存管理系统 12 外部信息，以提高领导决策的水平。 2.4 可行性分析 在明确系统目标和环境的基础上，需要进一步对系统的可行性 进行研究。此活动的主要目标是进一步明确系统的目标、规模与功 能，对系统开发背景、必要性和意义进行调查分析并根据需要和可 能提出拟

19、开发系统的初步方案与计划。可行性研究是针对系统进行 全面、概要的分析，主要包括三方面：技术可行性分析、经济可行 性分析和营运可行性分析。 2.4.1 技术可行性分析 技术上的可行性分析主要分析现有技术条件能否顺利完成开发 工作，硬、软件配置能否满足开发者需要等。公司目前内部建有局 域网，各部门均采用 P以上的 PC 机作为工作台，其容量、速度能 满足系统要求。公司有专业的 IT 人员，对软件开发工具比较熟悉， 有开发数据库经验；能够胜任信息系统的开发工作。本 系 统 采 用 ACCESS2003 中 文 版 作 为 开 发 工 具 ， 该 工 具 对 于 本 系 统 所 提 出 的 要 求 是

20、 完 全 能 够 实 现 的 。 利 用 ACCESS 开 发 工 具 所 开 发 的 系 统 对 要 求 数 据 库 资 源 共 享 是 能 够 满 足 的 。 另 外 ， 该 工 具 的 许 多 特 点 和 优 点 对 于 保 证 系 统 的 稳 定 性 和 安 全 性 ， 以 及 加 快 开 发 进 程 十 分 有 利 。 2.4.2 经济可行性分析 主要是对项目的经济效益进行评价，一方面是支出的费用，其 中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员工资和培训 费等。另一方面是取得的收益中可以用前来衡量的那部分（收益的 进销存管理系统 13 另一部分难以用钱来表示） 。基于本公司的现

21、有计算机及配套设备， 建设 MIS 系统，不需要添置硬件设备，而且由本公司的员工自行开 发，可以大大节省软件的开发费用，并且建立了 MIS 系统后，能大 大减少重复性的书面报告，降低办公费用，提高办公效率，与前期 的投入相比，后期的收益是更为可观的。 2.4.3 营运可行性分析 主要是管理人员对开发信息系统是否支持，现有管理制度 和方法是否科学，规章制度是否齐全，原始数据是否正确等。公 司各级领导积极支持该系统开发，并打算针对新开发的信息系统 重新完善公司的规章制度，使新系统能够充分的发挥作用；系统 操作简单，易于理解，员工经过短时间的培训就可以使用该系统。 2.5 现行系统的详细调查 对现行

22、管理业务进行详细调查研究是了解系统需求和进行系统 分析与设计的重大基础工作，因此要对新新公司的各项业务管理工 作进行全面、细致而充分的调查研究。系统调研采取的主要方法是 到现场去，通过座谈、询问、观察甚至直接参与管理活动，自上至 下逐步细化地进行了解，调查内容涉及上至企业发展目标、经营管 理情况，下至具体职能管理工作和业务处理操作的企业经营管理全 过程。 详细调查的重点是对管理业务的流程进行描述，通过采用系统 流程图中部分图形工具来描述管理业务活动，进行规范化说明。 进销存管理系统 14 2.5.1 现行系统的总目标 按照管理信息系统的原理和方法，采用成熟的信息技术和手段， 支持公司管理工作的

23、全过程，加强各种信息资源的管理与运用，提 高企业管理工作的现代化水平，优化人、财、物和信息资源在供、 销等各环节的运行机制。 管理信息系统应逐步覆盖公司内部的所有部门和一切经营活动， 使所有业务部门的工作人员在信息系统的辅助下进行工作，提高管 理的整体水平，同时企业领导可以通过系统及时了解各部门工作的 进展情况。 2.6 项目开发计划 管理信息系统是项系统化工程，必须用系统工程理论来指导管 理信息系统的建设，所以必须遵守系统分析、系统设计、系统实施 这样一个系统传递过程。 根据 X 贸易公司的现有资源情况、内外部环境、软硬件情况、 人员配置情况，对公司进销存管理系统的项目开发进度分为系统分 析

24、、需求分析、概要分析、详细设计、系统实施、系统维护六个阶 段，具体进度安排如下： 项 目 20 天 20 天 10 天 30 天 30 天 长期 系统分析 需求分析 进销存管理系统 15 概要设计 详细设计 系统实施 系统维护 第三章 需求分析 这一阶段的主要目标是明确公司的信息需求，包括组织、发 展、改革的总信息需求和各级管理人员完成各自工作任务的信息需 求，确定新系统的逻辑功能，提出新系统的逻辑方案，完成系统分 析阶段的最终成果系统说明书的编写。 3.1 业务流程分析 业务流程分析可以帮助我们了解某项业务的具体处理过程，发 现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统中不合 理部分

25、，在新系统基础上优化业务处理流程。现通过调查，采用系 统流程图的部分图形工具来规范说明公司的业务活动。业务流程图 中的符号说明如图 3.1 所示，业务流程如图 3.2 所示： 系统内人员 系统外实体 单据、报表、帐目 进销存管理系统 16 处理 数据流向 存储 图 3.1 业务流程图图例 进销存管理系统 17 客户 核对 订单 业务员 库存查询 需货信息 确认 销售合同 文件员 归档 销售合同台账 审核 发货通知 提货通知 仓管员 出库处理 库存台账 归档 采购员 供货商资料 采购合同副本 客户资料 制作采购合同 采购合同正本 缺货信息 供货商 审核 到货通知 仓管员 核对 入库单 入库处理

26、文件员 归档 采购合同台账 归档库存统计资料 审核 采购业务统计资料 审核 总经理 销售业绩统计 进销存管理系统 18 这一阶段的工作主要包括调查分析、建模、对模型进行评价和 修改以及编写系统说明书。本系统的业务流程共分 4 个模块，分别 是销售模块、采购模块、库存模块和基本资料管理。4 个模块构成 了 X 贸易公司的进存销管理信息系统的业务流程。 3.2 数据流图 数据流图是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型 的主要形式。它是采用自顶向下逐层扩展的方法，从逻辑上精确地 描述系统具有的数据加工、数据存储、数据输入输出及数据来源和 去向等功能。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组

27、织， 它与对系统的物理描述无关，所描述的内容是面向用户的，是系统 设计的主要依据之一。数据流图的符号说明如图 3.3 所示： 外部项 加工 数据存储 数据流 图 3.3 数据流图图例 根据调查材料，明确系统外部项，识别数据输入的来源和输出 的去处，自顶向下逐层扩展整个系统的逻辑功能。 此外，为了规范化系统开发流程，有必要给数据流程图上的每 个元素编上相应的编号，在编号之前冠以字母，以此来区分不同元 素。 F - 数据流 D - 数据存储 P - 处 理 S - 外部实体 进销存管理系统 19 3.2.1 系统关联图 首先，明确信息系统与各外部实体的信息联系，把系统作为一 个加工环节，绘出系统的

28、最高层数据流图关联图，如图 3.4 所示： 图 3.4 关联图 3.2.2 系统顶层图 根据关联图，划分出几个主要的信息管理功能，并明确各功能之间的联系， 绘制出数据流图的顶层图（图 3.5） 。确定系统主要信息的处理功能，据此将整 个系统分解成：销售管理、采购管理、库存管理、和基本资料管理。再确定每 个加工的输入和输出的数据流以及与这些加工有关的数据存储。根据各加工和 数据存储环节的输入与输出数据流的关系，将外部项、各加工环节以及数据存 储缓解拥数据流连接起来，为各个数据流、加工环节命名、编码，从而得出进 销存管理系统顶层图， （图 3.5） 。 从图上可以看出整个系统从总体上划分为销售管理

29、、采购管理、库存管理 和基本资料管理四大部分：其中，销售管理是核心，整个系统以销售管理为龙 头，根据客户的订单通知，及时进行销售操作事宜；采购管理部门根据销售部 门的请购通知，进行商品的采购事宜；库存管理部门根据销售管理部门发出的 客户部 总经理 进销存 管理 信息 系统 供应商 进销存管理系统 20 提货单通知和采购管理部门发出的入库单通知进行库存的管理。 进销存管理系统 21 客户 销售管理 提货单 库存管理 出库单 F1 订单 F2 发货单 F6 提货通知 F6 提货通知 F7 出库通知F7 出库通知 F5.1 库存查询 F5.2 库存查询反馈 库存台账 请购台账 采购管理 到货通知 F

30、8 请购通知 F8 请购通知 F4 到货通知 F4 到货通知 入库单 F9 入库通知 F9 入库通知 F10 修改库存 供应商 F3 采购合同 F4 到货通知 基本资料 管理 总经理 图 3.5 顶层图 F16 库存统计分析 F11 客户信息 F12 供应商信息 采购合同台账 销售合同台账 F13 仓位信息 F14 商品信息 F15 基本信息 P1 P2 P3 P4 D1 D3 D2 D4 D5 D6 D7 D8 进销存管理系统 22 3.2.3 系统一层图 顶层数流图仅从总体上反映了公司的信息联系，应该按照自顶向下、逐层 分解的分析方法对顶层图进一步细化。 其中，对销售管理进一步细化，得到销

31、售管理一层数据流程图（图 3.6） ， 从图中可以看到，整个销售管理功能可划分为订单管理、折扣管理、发货处理、 缺货处理、补货处理五个子功能。 客户 F1 订单 订单管理 库存台账 F5.1 库存查询 F5.2 库存查询反馈 可发货订单存档 F17 满足数量的订单 折扣管理 F19 查询客户信用等级 客户信息表 F20 反馈客户信用等级 销售合同台账 发货管理 F6 提货通知 F7 出库通知 提货单 出库单 缺货数量 缺货处理 缺货订单 补货处理 F18 不满足数量的订单 F18 不满足数量的订单 F22 缺货订单 F22 缺货订单 到货通知 F4 到货通知 请购台帐 F8 请购通知 F17

32、满足数量的订单 F2 发货单 F17 满足数量的订单 图 3.6 一层图（销售管理） F21 销售合同 F21 销售合同 D1 P1.1 P1.2 P1.3 P1.4 P1.5 D7 D2 D3 D5D4 D9 D10 D11 D12 进销存管理系统 23 对采购管理进一步细化，得到采购管理一层数据流程图（图 3.7） ，从图中 可以看到， 请购台帐 请购管理 请购单 合同管理 供应商 采购合同台账 到货处理 采购合同执行统计表 到货通知 供应商信息表 入库单 F8 请购通知 F23.1 查询供应商信息 F23.2 反馈合格供应商信息 F24 满足条件 的请购单 F24 满足条件 的请购单 F

33、25 采购合同 F25 采购合同 F4 到货通知 F4 到货通知 F10 入库通知 F27 到货情况 F26 采购合同执行情况 图 3.7 一层图（采购管理） P2.1 P2.2 P2.3 D5 D18 D8 D12 D13 D4 D6 进销存管理系统 24 对库存管理进一步细化，得到库存管理一层数据流程图（图 3.8） ，从图中 可以看到， 对基本资料管理进一步细化，得到基本资料管理一层数据流程图（图 3.9） ， 从图中可以看到， 提货单 出库管理 库存台帐 入库管理 入库单 图 3.8 一层图（库存管理） F10 入库通知 F35 修改库存 F35 修改库存 商品出库表 商品入库表 库存

34、统计 库存统计报表 F30 出库情况 F30 出库情况 F29 入库情况 F29 入库情况 F28 库存情况 F16 库存统计分析 F6 提货通知 销售合同台账 客户信息 管理 采购合同台账 供应商 信息管理 库存台帐 商品信息 管理 仓位信息 管理 F31 客户信息 F32 供应商信息 F33 仓位信息 F34 商品信息 客户信息表 供应商信息表 仓位信息表 商品信息表 P3.1 P3.2 P3.3 D2 D1 D6 D14 D15 D16 D7 D8 D1 D17 D18 D19 D20 P4.1 P4.2 P4.3 P4.4 F31 客户信息 F32 供应商信息 F33 仓位信息 F34

35、 商品信息 进销存管理系统 25 3.3 数据字典 上面讨论的数据流图只能给出系统逻辑功能的一个总框架而缺 乏详细、具体的内容，因此我们还需要建立数据字典。建立数据字 典是为了对数据流程图上各个元素做出详细的定义和说明。数据字 典以一种准确的和无二义的方式定义所有被加工引用的数据流和数 据存储。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面 对系统的逻辑模型进行描述，从而形成一个完整的说明。数据字典 有助于数据的进一步管理和控制，为设计人员和数据库管理人员在 数据库设计、实现和运行阶段控制有关数据提供依据。 数据字典描述的主要内容有：数据流、数据元素、数据存储、 加工外部项。由于篇幅有限，

36、所以仅各举一个例子来说明。 3.3.1 数据流 数据流是数据结构在系统内传输的路径，是所描述的信息处理 功能有关的各类信息的载体，是各加工环节进行处理和输出的数据 集合。 数据流 系统名：进销存管理系统 编号：F25 条目名：采购合同 别名： 来源：合同管理 去处：供应商 数据流结构： 合同=编号日期供应商商品名称型号规格数量交货时间交 货地点交货方式运输费用付款方式质量保证单价总价备注 进销存管理系统 26 简要说明：采购合同由采购员开出后，传真或 E mail 给供应商确认 编写： 日期： 修改纪录： 审核： 日期： 3.3.2 数据元素 数据元素是组成数据流的基本成分，是不可再分割的数据

37、单位。 数据元素 系统名：进销存管理系统 编号： 条目名：入库单 别名： 属于数据流：F10 存储处：D6 D13 数据元素值: 代码类型: 取值范围 ： 意义: 字符型 RK0801001RK0801999 XX XX XX XXX 流水编号 月份 年号 入库代码 简要说明：给入库单一个编号，以便能唯一识别 修改纪录： 编写： 日期： 进销存管理系统 27 审核： 日期： 3.3.3 数据存储 数据存储是逻辑意义上的数据存储环节，即系统信息处理功能 需要的，不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。 数据存储 系统名：进销存管理系统 编号： 条目名：采购合同执行情况统计表 别名：合同明细列

38、表 存储组织：二维表 记录数：约 1000 条 数据量：约 2 00KB 主关键字：合同编号 辅关键字：供应商名称 记录组成： 项 名 近似长度 订单编号 10 日期 10 供应商代码 5 材料名称 20 规格 20 单位 5 到货日期 10 数量 10 单价 6 总价 6 付款方式 20 入库日期 10 入库单号 10 简要说明：每个采购合同合同一条记录，按合同编号顺利排列 编写： 日期： 修改纪录： 审核： 日期： 进销存管理系统 28 3.3.4 数据加工 数据加工又称处理逻辑，描述系统对信息进行处理的逻辑功能。 加工销售管理 系统名：进销存管理系统 编号：P1 条目名：销售管理 别名：

39、 输入：订单 输出：发货单 提货单 请购台账 加工逻辑： 1.销售部业务员收到客户订单查询库存，满足数量，通知仓库提货； 2.若缺货，则通知采购部进行采购。 简要说明： 编写： 日期： 修改纪录： 审核： 日期： 加工采购管理 系统名：进销存管理系统 编号：P2 条目名：采购管理 别名： 进销存管理系统 29 输入：请购通知 到货通知 输出： 采购合同 入库通知 到货通知 加工逻辑： 1、采购员接到请购通知，联系供应商进行采购； 2、通知销售部货品到货，并且通知仓库准备入库； 简要说明： 编写： 日期： 修改纪录： 审核： 日期： 加工库存管理 系统名：进销存管理系统 编号：P3 条目名：库存

40、管理 别名： 输入：入库单 提货通知 输出：出库单 库存统计分析报表 加工逻辑： 1、将到货货品进行入库，并根据销售部的提货通知进行出库处理； 2、将货品出入库数据记入库存台帐，用于进行统计分析； 简要说明： 编写： 日期： 修改纪录： 审核： 日期： 加工基本资料管理 系统名：进销存管理系统 编号：P4 进销存管理系统 30 条目名：基本资料管理 别名： 输入：客户资料 供应商资料 仓库资料 货品资料 输出：客户信息表 供应商信息表 仓库信息表 货品信息表 加工逻辑： 1、根据订单合同等，进行供应商客户资料的录入维护 2、根据库存盘点进行商品仓位的维护更新 简要说明： 编写： 日期： 修改纪

41、录： 审核： 日期： 加工逻辑表 加工序号 加工名 输入流 输出流 加工逻辑 P1.1 订单管理 订单 满足数量的订单； 不满足数量的订单 如果数量满足生成可发货订 单否则生成缺货数量 P1.2 折扣管理 满足数量的订 单 销售合同 根据订单查询客户信用定价 生成销售合同 P1.3 发货管理 销售合同 提货通知； 发货单 根据合同递交客户发货单并 通知仓库提货 P1.4 缺货管理 不满足数量的 订单 缺货订单 根据缺货数量生成缺货订单 P1.5 补货处理 缺货订单 到货通知 请购通知 满足数量的订 根据缺货订单向采购部 门提出请购；收到到货通知 进销存管理系统 31 单 生成满足数量的订单 加

42、工序号 加工名 输入流 输出流 加工逻辑 P2.1 请购管理 请购通知 请购单 根据销售的采购通知生成请购单 P2.2 合同管理 请购单 采购合同执 行情况 采购合同 反馈采购合同 执行情况 根据请购单生成采购合同并存储 并跟踪合同的执行情况 P2.3 到货处理 到货通知 入库通知 到货情况 收到供应商的到货通知，通知仓 库准备入库，并修改采购合同执 行统计表 加工序号 加工名 输入流 输出流 加工逻辑 P3.1 出库管理 提货通知 出库情况 根据提货通知进行出库并修改库存 P3.2 入库管理 入库通知 入库情况 根据入库通知进行入库并修改库存 进销存管理系统 32 P3.3 库存统计 出库情

43、况 入库情况 库存情况 库存统计分 析 根据出入库情况及库存情况进行困 存统计分析 加工序号 加工名 输入流 输出流 加工逻辑 P4.1 客户信息管理 客户信息 客户信息 编辑客户信息 P4.2 供应商信息管 理 供应商信息 供应商信息 编辑供应商信息 P4.3 仓为信息管理 仓位信息 仓位信息 编辑供应商信息 P4.4 商品信息管理 商品信息 商品信息 编辑供应商信息 3.3.5 外部项 外部项又称外部实体，它是描述数据流程图种数据来源和去处 的各种实体或工作环节。 外部项 系统名：进销存管理系统 编号： 条目名：供货商 别名： 进销存管理系统 33 输入数据流： 输出数据流：到货通知 主要

44、特征： 供应商编号，名称，地址，邮编，电话，联系人 简要说明：供货商给采购部供应商品，本系统暂未考虑 编写： 日期： 修改纪录： 审核： 日期： 3.4 基本加工说明 数据流图中所有不进一步分解的加工，称为基本加工。基本加工 是实现系统功能的基本组成部分，准确地，清晰地描述基本加工， 是表达系统逻辑功能的关键。 由于基本加工涉及详细的数据处理功能和处理过程，为了做到 准确、清晰、简洁，基本加工的描述往往需要设计多种手段与工具。 所用的工具有：自然语言的文字叙述、结构化语言、决策树、决策 表、数学公式以及上述工具的联合使用。 3.4.1 基本加工分析 加工 P1：销售管理 根据客户与公司业务往来的年限及信誉评定：A 类、 B 类、 C 类 制定销售折扣 加工 P1.2.: 折扣管理 订购量80 箱 折扣 10 A 类客户 订购量80 箱 折扣 6 X 贸易公司 B 类客户 销售折扣 订购量80 箱 折扣 2 C 类客户 订购量80 箱 没有折扣 第四章 系统概要设计 在经过了系统分析之后，接下来的任务就是系统设计。管理信 息系统设计阶段的主要目的是将系统分析阶段所提出的反映了用户 信息需求的系统逻辑方案转换成可以实施的基于计算机与通信系统 的物理（技术）方案。在系统设计中，应尽量满足以下要求： 1) 系统性； 2) 灵活性； 3) 可靠性； 4) 经济性。