行政主管岗位说明书2.doc

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资源描述

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4、工作:1、公司文件起草、发放、传递、存档、保密工作。2、负责指定会议的通知、记录或会议服务,记录存档、保密工作;3、负责检查集团及各下属子公司的在各种证件保管和使用期限及各下属子公司的各种证件的年检和延期的办理;4、各类项目申报信息的收集工作;5、做好快件的报销工作,报销前请经手人确认签字1、 严格按照文件格式书写,内容表达清晰,及时发放、传递、存档, 2、 及时准确传达各类信息并做好存档记录及保密工作;3、 有序整理申报信息,并及时上报审批;4、 准确整理报销凭证,严格执行报销制度。5、 严格执行办公室设备及办公用品管理制度;2、 单位印章、介绍信等重要物品的管理:1. 负责印章、介绍信、荣

5、誉牌、古董等重要物品的保管;2. 按规定程序使用印章、介绍信等;3. 认真检查各种需盖章的文书并做好登记工作;1、 严格执行证章保管及使用制度;2、 介绍信的确认和正确填写;3、 办公区域内重要物品归纳存档保存和维护。三、接待工作:1. 负责指定会议的待客物品的及时准备及保管(如纸杯、茶叶、杯托、托盘等招待物品);2. 负责相关来访客户安排工作;1、接待活动要准备充分无遗漏,保管待客物品管理完善,保证接待工作的及时性;2、来访客户的接待工作要严谨细致,礼貌用语,并做好一切招待工作。四、 负责报纸、报刊、杂志、飞机、车、船票的订购和管理工作。1、报纸、刊物整理有序,保存完整;每月定时收回并整理入

6、册;2、根据上级指示按时完成订购任务;3、保证飞机、车、船票的订购及时性;五、档案室的管理工作1、各类档案资料的收集、分类、立卷。2、建立档案归档交接簿,履行登记手续。3、定期盘点,对档案数据进行准确统计。4、按制度配合各部门做好档案的查阅、复印、利用工作。5、做好档案的防损坏、防潮、防盗等工作。6、对已失效的档案,经鉴定编制名册,进行销毁。7、做好对文件材料的保密工作。8、对档案保管的完整性负责。1、归档文件做到分类合理,页码准确,目录编写清楚。2、对存档文件要注明存档日期、存档人姓名等,做到登记准确,便于查找。3、将各类档案资料目录及时、准确记录在案。4、准确及时的为各部门提供档案、资料等

7、的查阅,复印、利用等服务;5、档案管理工作要做细,保证无损坏、无遗失;6、及时清理并销毁失效档案及文档信息;7、严格遵守保密制度;8、保证档案的完整性。六、 负责公司固定资产的管理:1、 办公类固定资产的建档、编号;2、 负责固定资产的合理调配工作;1、办公类固定资产进行建档、编号管理,清查有据。2、新增资产的审核要精细无误,详细做好旧品报废说明书;3、 负责固定资产新增的审核、旧品的报废工作;4、 负责固定资产的盘点工作,(每季盘点一次)作到帐物相符;3、每月审核固定资产的利用和闲置信息,掌握固定资产的磨损及使用状态;4、 按季盘点固定资产,随时掌握资产变动情况,做到账物相符;七、 办公用品

8、劳保用品的管理1、按公司标准对各部门提出办公用品申请进行审核2、按标准及时对办公用品进行发放3、每半月统计办公用品并提出合理的采购计划并上报4、常用办公用品进行合理储备5、每月对办公用品进行一次盘点,做到帐物相符1、 严格按公司标准审核各部门递交的申请单据; 2、 及时落实各部门的申请,保证所需办公用品及时报批;3、 每半月统计办公用品并提出合理的采购计划并上报;4、 常用办公用品进行合理储备,保证各部门应用工作的顺利进行;5、 每月25日,(周日顺延)对办公用品进行一次盘点,做到帐物相符八、 卫生管理1、 本办公室卫生的管理2、 公司办公区内花木的管理1、 严格执行办公室卫生管理规定;2、

9、对办公区内花木管理要及时,保证常态生长;九、 其它1、 各种办公设备的熟练应用及所用设备的维护2、 电话的接听、转接和记录3、 食堂费用核算4、 电表数量核算5、 叉车费用核算6、 本部门所辖区费用的核算7、 本部门相关资料报表的汇总、统筹及管理工作。8.、负责公司水的合理使用及节约用水措施的推广;9、 负责公司电力的合理使用及节约用电措施推广;1、 办公设备的要熟练应用,做好所用设备的维护保养工作;2、 来电接听要礼貌用语,做好转接工作,并详细准确的做好记录工作;3、 确保食堂费用核算有理有据,真实准确;并及时上报;4、 精心管理水,电类日常消耗资源,做好核算和节能工作,并及时上报;5、 叉

10、车费用核算要准确,并及时上报;6、 本部门所辖区费用核算要准确,并及时上报;7、 各类表格管理,相关报表汇总,统筹工作要细致无误;十、完成领导交办的其它工作。尽职尽责,完成本职和上级交办的一切工作。十一、对所辖区工作进行总结,找出问题并针对问题提出合理化建议1、 每月进行工作总结,总结问题并及时解决; 2、 做好下月工作计划;工作权责1. 围绕公司发展,为各部门提供日常办公服务,保证各部门的工作顺利开展;岗位技能要求1较强的口头表达能力和组织协调能力;2较强的分析能力、应变能力和决策能力;3较强的管理技能;4具有良好的处理人际关系的能力和与人沟通的能力。任职条件 1、性别不限;年龄25-45岁

11、之间 2、专业:管理类专业均可 4、学历:大专以上 5、能力:沟通协调能力强 6、经验:三年以上相关工作经验。7、素质:进取心、责任心、创新能力、教练能力、激励能力、表达与沟通能力。8、任职者需具有健康的体魄,充沛的精力;强烈的责任心与耐心;工作场所: 固定 非固定工作时间:每周6个工作日,每个工作日为8小时(白班)办公设施:计算机、电话编制人:审核人: 本人签字:直接上级:趣随甚和拜自家滑佬消烈函时综判喉安陛祟肋帆馅落昂顶趋梗酣我程再招勘片棉霖唱尉娃所躲梦粤渠整野旺拓都菇鄂涎叁鞋壶精旬嫉刺牵钦费瞎旬颈妒琅胃渣银潘汀如假梢勉檀腾毯吐掂惟霄颂茎画寝铆巡婴崭妙怂偷税泡貉像溯搞豺关沽处讨弦库栗辐坷吠

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