1、 目 录 1. 范围 2. 引用标准 3. 管理职责 4. 管理内容与要求 4.1 物资采购流程图 4.2 采购申请 4.3 采购计划安排及采购 4.4 采购物资采购期限 4.5 采购物资的报检入库 4.6 采购资金预报、资金审批等管理 5. 检查与考核 附表与附录 XXXXXXXXX 有限公司企业标准 物资采购管理标准（ XX 版） QE/DA017 020 为保证公司生产的正常运行，使物资采购及采购计划能及时完成，确保采购质量优良、价格适当、资金运用合理，特制订本标准。 1. 范围 本标准规定了物资采购过程控制的管理职责、内容与要求、以及检查和考核办法。 本标准适用于 XXXXXXXXXX
2、XXXX 有限公司。 2. 引用标准 - 采购质量管理标准 - 合格供方选定及考核管理标准 - 质量检验和试验管理标准 - 不合格品控制管理标 准 - 仓库管理标准 - 外协加工管理标准 3. 管理职责 3.1 资材部是采购过程控制的归口管理部门，负责以下管理工作： 3.1.1 负责组织执行采购计划；可能时，有责任收集供方技术文件、产品标准等相关信息。 3.1.2 负责制订生产性物资的“物资采购周期表”。 3.1.3 负责公司生产和其他经营所需物资的采购工作。 3.1.4 负责签订物资采购合同或基本采购合同。 3.1.5 负责采购物资的报检入库手续。 3.1.6 负责采购物资 不合格品的处置。
3、 3.1.7 负责采购资金预报、资金审批工作。 3.2 设备管理课负责生产用机器设备配置初审、选型、报批。 3.3 网络管理员负责电脑网络设备配置初审。 3.4 计量器具由品保部计量测试中心统一申报。 3.5 非生产性物资的统一采购申请由各职能部门负责。 4. 管理内容与要求 4.1 物资采购流程图 物资采购流程图 使 用 不 合 格 跟催（限定时间） 提前 2 天 不合格 合格 4.2 采购申请 4.2.1 物资采购审批权限参见下表 采购种类 申请部门 相关表单 批准权限 生产物资 订单物资 计划课（钣 金车间） 物资 /设备采购申请单 事业部长 合理库存物资 计划课 资材部长 超合理库存物
4、资 预排计划单 （缺） 生产副总 预排供方备货 非生产性物资 计量器具 品保部 物资 /设备采购申请单 技术副总 零星办公用品 后勤仓库主管 企管办主任 合理库存办公用品 企管办主任 超合理库存办用品 技术副总 电脑耗材 各职能 部门 总经理 后勤用品、礼品 总经理 固定资产添置 资本性项目支出审批单 总经理、董事长 其它 总经理 各职能部门 采购申请 排采购计划 建立台帐 供方备货 按时到货 报检 退货 入库 未按时到货 按采购合同考核 企管办执行 使用不合格 4.2.1.1 非生产性物资的合理库存见附录 B“后勤仓库合理库存明细表” 4.2.2 重要物资和长线物资由计划课根据销售情况和任务
5、单情况，每月 10 日前列出下月（或年度的）物资采购预排计划，经生产部门主管审核，生产副总批准后交资材部备货。 4.2.3 计划课根据订单等信息提出采购申请（钣金车间生产物资的采购由钣金车间提出采购申请），填写 DA017021 表 1“物资采购申请单”，经部门主管及生产主管 核准后交资材部。 4.2.4 仓库依 仓库管理标准要求，当实际库存低于最低安全库存量时，仓库应通知资材部采购课，由资材部采购课根据库存情况和采购周期合理安排库存，超合理库存采购须经主管副总批准。 4.2.5 各部门因工作需要申请其它物资采购时： 4.2.5.1 若为采购生产用机器设备，由使用部门提出申请填写 DA017
6、021 表 2“设备采购申请单”。（设备备件采购经主管副总核准即可。若设备属资本性项目，即需填写“资本性项目支出申批单”经董事长批准后采购。） 4.2.5.2 电脑等网络设备由各使用部门 填写 DA017021 表 1“物资采购申请单”并提报网络管理员，由网络管理员确认，经主管 经理、总经理核准后交资材部（网络设备配件、复印机配件采购经主管经理核准即 可）。 4.2.5.3 各部门因工作需要增加计量器具时由部门领导审核批准后，以工作联系单的形式报品保部计量测试中心，由品保部计量测试中心填写 DA017021 表 1“物资采购申请单” 统一申请采购 。 4.2.5.4 若为非生产性物资时，由各部
7、门以“工作联系单”形式报企管办统一申请采购，经主管经理或总经理核准后交资材部。 a. 办公用品依后勤仓库管理标准 要求，当实际库存低于最低安全库存量时，由后勤仓库主管根据库存情况提出采购申请，超合理库存采购须技术副总批准。 4.3 采购计划安排及采购 4.3.1 资材部签收各需求部门的“物资采购申请单”等采购有关书面单据，由内务人员做好 DA017 021 表 3“物资采购台帐”，并在 1 小时内做出采购计划安排，并及时跟踪。 4.3.1.1 资材部签收“物资采购申请单”时，必须注意： a) 物资采购申请单的完整性和有效性，特别是对采购预排及超合理库存采购申请。 b) 要求到货期未按采购期限进
8、行时应予协调，并注明 能最快采购到位时间。 4.3.2 资材部采购主办人员根据采购计划填写物资采购 DA017 021 表 4“供货单”，必要时签订采购合同（应符合国家有关规定），明确各项内容，采购合同经主管（领导有效）核准后，通知供方，同时提供相应各类图纸及有关技术资料，作好收发手续（详见采购质量管理标准），并要求供方即时反馈，及时了解采购进程，同时与各需求部门协调。 4.3.2.1 500 元以上带款提货和货到付款采购时，要与供方签订采购合同或基本采购合同。 4.3.2.2 采购人员应尽可能杜绝用现金采购。 4.3.2.3 采购合 同和基本采购合同签订要求详见合格供方选定及考核管理标准。
9、4.3.2.3 采购合同由资材部主办人员与供方签订，经主管部长核准后，方可签订，对量大、购货款项高的采购合同 （需确定具体数字？） 需经副总级以上领导核准方可。 4.3.3 各部门要求物资采购变更时应及时通知计划课、资材部，资材部按变更后的执行，无法执行时与相应部门协调。 4.3.4 采购计划有变更时，资材部内务人员应及时在 DA017 021 表 3 “物资采购台帐”上作变更处理，并及时通知采购主办人员。 4.3.5 物资采购过程中单价有涨跌的，采购主办 人员需填写 DA017 021 表 5“采购物资单价涨跌申批单”报主管课长、部长、生产副总、总经理批准后实施。 4.4 采购物资采购期限
10、4.4.1 为确保生产的顺利进行，以满足各项计划的需求，合理使用资金，加速资金周转，故制订物资采购周期表。 4.4.2 资材部制订、提供物资采购周期表，列出明细表发往各有关部门（物资采购期限详见附录 A“采购周期表”）。 4.4.3 一般情况物资采购按正常期限进行，但客户急需时可按最快期限进行采购。由于需求部门采购申请失误或临时性急件采购，超出采购期限所规定的时间，资材部应尽力采 购，争取按时完成。 4.4.4 当需求部门提出的采购完成时间难以完成时，责任采购员应提前 2 天 采购期限在 5 天（不包括 5 天）以下提前 1 天 填写 DA017 021 表 6“落后进度报告”， 重新确认到位
11、时间 ,经部门主管确认后报计划课 ， 由计划课通知相关事业部并调整计划。 4.5 采购物资的报检入库 4.5.1 采购物资的报检按 质量检验和试验管理标准执行。 4.5.2 采购物资的不合格品按 不合格品控制管理标准执行。 4.5.3 采购物资入库按 仓库管理标准实施，资材部采购课应及时核对 DA017 021表 3“ 物资采购台帐”，了解采购进程及计划与到货差异数，做到库存合理。 4.6 采购资金预报、资金审批等管理 4.6.1 每月 27 日前，资材部填写 DA017 021 表 7“外购（协）货款预算审批表”报财务部、生产副总、总经理，做好下一个月的资金安排。 4.6.2 资材部填写 D
12、A017 021 表 8“付款审批单”及相关外购（协）货款付款情况资料（主要材料）报财务部、部门主管、主管副总、总经理审批执行。 4.6.2.1 外购（协）货款付款情况资料应包含供方供货不合格品扣罚或违反质量保证协议扣罚事项。 4.6.3 相 关物资的图样、工艺文件、技术要求发放、回收按外协加工管理标准相关标准执行。 5. 检查与考核 5.1 本标准由资材部负责组织有关部门贯彻执行。 5.2 本标准的实施由主管经理会同资材部检查与考核。 附表与附录 附录 A 采购周期表 附录 B 后勤仓库合理库存明细表 DA017 021 表 1 物资采购申请单 DA017 021 表 2 设备采购申请单 D
13、A017 021 表 3 物资采购台帐 DA017 021 表 4 供货单 DA017 021 表 5 采购物资单价涨跌申批单 DA017 021 表 6 物资采购未能按计划完成反馈表 DA017 021 表 7 外购（协）货款预算审批表 DA017 021 表 8 付款审批单 本标准由资材部提出并解释。 本标准起草人： 本标准审定人： 本标准批准人： 物资采购申请单 DA017 021 表 1 机器名称： 规 格： 数量： 用 途： 填报日期： 编号： 序号 物类名称 规格型号 单位 数量 要货日期 备注 申请人： 申请主管： 仓库： 采购员： 批准： 本表一式四联：申请部门、仓库、财务部及
14、资材部各一联。 设备采购申请单 DA017 021 表 2 申请部门 使用部门 要货日期 设备名称 型 号 规 格 估计单价 申请台数 估计总价 申请 理由 生产部 意见 主管经理 意见 总经理 批示 备注 供 货 单 供货单位： 传真： NO： * 请按时将下列货物送到我公司仓库： DA017 021 表 4 序号 产 品 名 称 型 号 规 格 单位 交 货 日 期 及 数 量 备注 签发 部门审核 批准 公司地址：浙江诸暨市店口工业区 传真： 7655110 电话： 0575-7655888-8089 邮编：311835 本表一式两份：资材部及供方各一份 采购物资单价涨跌申批单 年 月
15、日 DA017 021 表 5 供货单位 货物名称 规格 型号 原 价 现价 批价 涨跌原因 资材部意见 生产部批示 主管副总批示 本单一式三份：资材部、相关部门各一份。 填表人： 付 款 审 批 单 应付单位全称： 年 月 日 DA017 021 表 8 付款性质 本月应付 本月已付 本日止余额 购货名称 需采购金额 申批金额 经办人意见 开户银行 部门主管意见 帐 号 主管部门意见 付款日期 主办会计意见 备注 支付银行 批 准 本表一式两份：资材部、财务部各一份。 外购（协）货款预算审批表 年 月 日 DA017 021 表 7 外购（协）单位 材料名称 期 初 应付款 货 到 票未到
16、本 期 需购款 申批金额及时间 月份 月份 合计 批准金额 资材部主管： 制表人： 本表一式三份：资材部、财务部、总经理各一份。 物 资 采 购 台 帐 DA017 021 表 3 序号 申报 日期 部门 用途 申请 单号 物料名称 规格型号 计划 实到 供货厂家 备 注 日期 数量 日期 数量 物料采购未能按计划完成反馈表 年 月 日 DA017 021 表 6 序号 物类名称 规格型号 单位 数量 要货日期 申购部门 原因 解决方法及再确定日期 相关部门的意见 部门主管 经办人 主管经理审批 本表一式两份：资材部、相关部门各一份。 附 录 B 后勤仓库合理库存明细表 物品名称 合理库存量
17、物品名称 合理库存量 物品名称 合理库存量 墙纸刀 1530 把 创可贴 510 盒 双色笔芯 红兰各 50 支 文件夹 1020 只 塑料袋（ A3、 A4） 各 300 只 毛笔 510 支 文件架 510 只 茶叶 13 斤 签字笔芯 3050 支 不锈钢剪刀 25 把 高级印泥 25 个 白板笔 1020 支 修正液 520 瓶 透明 胶（大） 2050 个 五、七号电池 各 1020 节 复写纸（ 10K 、 32K、 48K） 各 510 盒 钉书机 12 个 洗手液 510 瓶 西子胶水 2050 瓶 卫生纸 100200 个 鼠标垫 510 块 双面胶（宽、窄） 各 510 卷
18、 铅笔 3050 支 键盘 2 个 刀片（单面） 210 盒 圆珠笔 3050 支 网线 2 箱 掸帚 510 把 电脑复印纸（ 16K、 A4） 各 25 箱 硒鼓（ FX3、 6L） 各 2 个 竹扫把 1550 把 复印纸（ A3） 2 箱 硒鼓 5100 1 个 浸 塑手套 310 双 牛皮筋 1 包 墨盒（ 66145、 66140） 各 3 个 皮带绳 20100 根 610C 墨盒 510 个 水晶头 1 盒 洗衣粉（大） 210 包 蚊香 12 箱 打印油 510 瓶 油性记号笔 1020 支 水桶 510 只 鼠标 25 个 垃圾袋 300500 只 面巾纸 1 箱 色带 1600K 510 条 边滑夹 100300 个 洗洁精 1020 瓶 墨盒 20187 25 个 清洁球 3 包 船牌透明皂 12 箱 显影液 24 瓶 橡皮 1 盒 毛巾 200500 条 硬盘 1 个 装订线 1 包 帆布、线手套 各 5001000 双 色带 5 条 墙纸刀片 25 盒 拖把 1530 把 色带芯 50 颗 粉笔 210 盒 纸杯 20003000 只 软盘 2 盒 函数计算器 12 个 记号笔 2030 支 网卡 5 个
