1、云南大学化学科学与工程学院公文礼仪培训策划书主办单位：共青团云南大学化学科学与工程学院委员会承办单位：云南大学化工学院团委学生会办公室目录一、 活动主题1二、 活动背景1三、 活动目的1四、 活动对象1五、 活动时间2六、 活动地点2七、 活动组织单位2八、 活动流程（一） 前期准备2（二） 当日流程3（三） 后期处理5九、 物资准备6十、 应急安排6十一、 经费预算8十二、 附件8一、 活动主题培养优秀干部，打造校园精英，构建和谐校园。二、 活动背景开学之后，化学科学与工程学院的各学生组织都注入了2014级的新鲜血液，各个部门的各项日常工作都将步入正轨。为使2014级新进学生干事能够较快地投
2、入到部门日常工作中，提高化工学院团委学生会、青年志愿者协会、化学营地等学生组织的整体公文礼仪素质，化工学院团委学生会办公室有目的、有计划地为2014级新干事组织了一次公文礼仪培训。三、 活动目的1、 提高我院学生干部队伍的整体素质，让我院每一位学生干事成为一名优秀的学生干部；2、 不仅让新干事了解如何写日常公文，而且针对以往我们老干部在日常工作中公文写作中出现的错误，提升干部的写作能力，使学生干部掌握基本的公文写作技巧；3、 为2014级新干事提供一条了解部门日常工作的途径，勉励大学生在校期间能用更多的知识来弥补人生阅历的不足，增加大学生对未来的信心。四、 活动对象化工学院团委学生会2014级
3、新进干事青年志愿者协会2014级新进干事化学营地2014级新进干事五、 活动时间（暂定）2014年9月20日 14:0018:00六、 活动地点化工学院报告厅七、 活动组织单位主办：共青团云南大学化学科学与工程学院委员会承办：云南大学化工学院团委学生会办公室协办：云南大学化工学院团委学生会外联部八、 活动流程（一） 前期准备时间人员安排工作安排备注9月8日全体办公室成员安排培训主持人、主讲人9月9日外联部成员确定参会人数以及通讯方式9月10日杨胜发、杨瑞晨培训材料审核报张从海老师处审核孙康、周琨报告厅申请需要多媒体设备9月19日明映菊座位安排表的制定杨胜发、杨瑞晨、孙康、周琨背签的制作与粘贴9
4、月13日办公室全体成员主持稿、主讲稿的终审终稿需报呈张从海老师办公室、外联部全体成员彩排从入场到善后工作全程9月14日明映菊、孙康结业证书的制作外联部全体成员向参会部门负责人发送邀请短信短信样本：附件一9月19日办公室、外联部全体成员准备会议以及会场布置（二） 当日流程时间人员安排工作安排备注10：30外联部全体成员最后一次与相关部门确认会议时间、地点等短信样本：附件二10:30张振祥音响、投影设备的检查调试11:00主持人、主讲人麦克风试音11:00-12:00办公室、外联部全体成员会场最后检查确认13:00全体工作人员全体工作人员到位新闻中心到位13:30引导人员引导参会人员入场14:00
5、17:00主持人致开场词，介绍到场嘉宾主讲人1介绍团学基本常识主持人感谢主讲人对团学知识的介绍主讲人2介绍常见公文类型及写作技巧主持人感谢主讲人主讲人3介绍基本礼仪常识主持人请张从海老师致辞并颁发结业证书17:30张从海与全体工作人员全体合影留念17：40全体工作人员会场的清理工作（三） 后期处理时间人员安排工作安排备注9月21日明映菊物资结算表的核查与上交外联部全体人员向各个部门发送感谢信并收集反馈意见短信样本：附件三杨瑞晨向新闻中心收集会议中的照片办公室全体成员召开工作总结会议九、 物资准备名称数量（单位）用途矿泉水1（箱）供嘉宾饮用团徽130（枚）供学员使用主持稿2（份）供主持人使用一份
6、，备用一份主讲稿6（份）供3位主讲人使用及备用背签32（张）确认16个部门的位置结业证书130（张）学员培训证明笔5（支）填写结业证书院旗1（面）布置会场U盘2（个）准备相关资料笔记本电脑2（台）供主讲人使用音乐10（首）会前播放十、 应急方案1、 出现问题：主持人的主持稿丢失或主讲人的ppt损坏解决方案：使用备份的主持稿或备份的ppt。2、 出现问题：会议期间课室突然停电。解决方案：停电期间，由总负责人维持好现场秩序。若五分钟内没有来电，由总负责人宣布会议改期，时间地点另行通知，并由杨胜发和杨瑞晨指挥与会人员安全有序离场。3.出现问题：主持人临时因故不能出席会议。解决方案：由另一名主持人主持
7、会议。4.出现问题：与会人员因故不能出席会议解决方案：需要请假的与会人员需要事先发飞信告知跟进其部门的小秘，各小秘把名单交给主要负责人。5.出现问题：会议过程中有人身体极度不适，不能继续参与会议。解决方案：由维护秩序的工作人员将其送去校医室。6.出现问题：会议过程中个别人员因故需提早离场。解决方案：跟工作人员说明原因，并安静地离场。7.出现问题：秘书处工作人员若因故不能进行所负责的工作。解决方案：需提前告知总负责人，由总负责人安排其他工作人员代其为负责。8.出现问题：会议过程中与会人员交头接耳，影响现场秩序。解决方案：由工作人员提醒，保持会场安静，维持会场秩序。9.出现问题：个别与会人员迟到。
8、解决方案：由工作人员指引其从旁边过道安静到后座入座。10. 出现问题：会议当天突发暴雨等极端天气状况，导致会议无法如期召开。解决方案：由各联络员提前半小时发短信通知其跟进的部门。十一、经费预算 名称数量单位单价（元）总价（元）矿泉水1箱2020打印文稿60份0.530结业证书130张1130笔5支210团徽130个0.7597.5合计287.5十二、附件附件一： 各位化工学院XXXXX部干事们，你们好，我是化工学院团委学生会外联部干部XXX。现有如下通知需向你部门传达，化工学院团委办公室将于2014年9月20日14:00在化工学院报告厅举行2014级新进干事公文礼仪培训，请你部门带队干部以及新
9、进干事于9月20日13:30到场，请自备笔、纸以及饮用水。收到请回复，谢谢！附件二：各位化工学院XXXXX部干事们，你们好，我是化工学院团委学生会外联部干部XXX。现有如下通知需向你部门传达，请你部门参加今天公文礼仪培训的干部干事于13:30准时到场。收到请回复，谢谢！附件三：各位化工学院XXXXX部干事们，你们好，我是化工学院团委学生会外联部干部XXX。感谢贵部门对本次公文礼仪培训的鼎力支持，使得本次培训圆满结束，我谨代表化工学院团委学生会办公室以及外联部对贵部门致以万分谢意！附件四：办公室工作人员联系方式：杨胜发 18487282327杨瑞晨 18725069907孙康 13170614023明映菊 18487151448周琨 183880884252014年9月3日星期三
