1、人事工作简报2015年第8期（总第68期）北京大学人事部编 2015年12月17日2015届毕业生档案寄递制度改革情况简报 2015年是大学生档案由机要全部转为邮政EMS特快方式寄递的第一年。该项工作政策性强、安全性和时效性要求高，涉及的相关主要部门有人事部、党办校办、学工部就业指导中心、计算中心、各院系学工办等，相应的学生档案转递系统、转递流程、数据采集等信息管理及应用系统都将进行更改和升级。人事部自2015年年初就大学生档案寄递制度的改革进行相应的准备工作。5月底向主管校领导汇报了相关情况；6月份和中国邮政签订了毕业生档案寄送协议，就邮寄方式及资费、数据交换方式、安全协议、邮政资料留存时限
2、及查询方式、信息反馈、邮件交接流程及交接人员等条款与邮政方达成一致；6月24日人事部举办 “2015年毕业生暨新生档案材料收集归档及转递工作培训会”，涉及档案寄递相关职能部门以及全校各院系的近七十位老师参会。中国邮政中关村大街支局相关工作人员也参加了此次培训会。培训会上人事部和中国邮政中关村大街支局的领导就EMS特快方式寄递涉及到的各个重要环节进行了有针对性的讲解和演示；6月底，人事部档案管理办公室按新的流程进行了108卷学生档案的转递，并就转递系统的各个环节提出了改进意见。7月份开始，人事部档案管理办公室开始组织协调各院系集中进行毕业生档案材料归档初审及复审工作。在计算中心的大力支持下，补充
3、完成了学校就业系统需增补的1200余条毕业本科及研究生（含委培定向、单考等类别）的转递数据，在有限的时间内审核修改及录入毕业生的档案转递信息，并对所有毕业生档案转递数据进行标准化修订及完善。与此同时，档案管理办公室制作了学生档案转档名册、转递二联单、转递机要单、转递信封封面，开始接收各院系提交的归档材料。在院系老师的鼎力帮助下，对转递信息和档案材料进行了初审及复审，并完成了档案袋封口盖章，按交接单打捆等工作。7月底邮局到档案办揽件，总计转档3927卷。暑假期间，档案管理办公室又陆续办理了未按时派遣毕业生的转递手续316人次（EMS）。截止12月17日，总计办理EMS档案转递手续5359人次。经
4、过各部门多次高效的沟通协调和对档案收寄的流程优化后，目前，我校毕业生档案EMS寄递工作趋于常规化。2015年毕业生档案邮件已顺利妥投至用人单位，具体情况如下：（一）邮件数量：目前累计寄送邮件5359件，其中退回53件，其中51件拒收，2件查无此人退回，其余全部妥投。（二）妥投时限：寄达时间本市24至48小时，外省72小时左右。（三）妥投短信发送：在保证邮件妥投后，即邮件发出之后的一周（T+7）发送短信，毕业生可在毕业生驿站或档案办查询到邮件编号， 在EMS网上全程追踪档案转递情况。由于今年首次通过EMS寄递大学生档案，在寄送过程中我们积极探索，总结经验。为确保邮件寄送流程更为顺畅，仍需进一步改
5、善的方面如下： （一）有效的手机号：建议同学毕业后至少一个月内不销号，确保收到邮件妥投短信。（二）新增收件人地址数据库：增加从数据库中选择收件人地址的省和市及常用地址，以便于简化信息采集和收寄过程，提高效率。（三）收件人信息明确：建议收件人的填写方式以接档科室为主，邮局投递时查验收件人证件并让具体收件人签名。（四）退档处理： 学校此次转递过程中53卷档案退回，51件拒收，2件查无此人退回。拒收的原因主要为各地实行大学生档案寄递制度改革的步伐不一致，今后可能还有部分档案实行机要寄递；退件的主要原因为地址错误、毕业生改派等，今后要求毕业生仔细核实地址、派遣变更及时通知。 总之，学生档案转递方式由机要改为邮政EMS后，寄递更直接、高效，退件率显著降低，转递进程对学生更透明，查询也更为便捷。今后人事部将进一步加强与各职能部门沟通联系，本着高度的责任心，抓住契机，积极探索，优化工作流程，推动学生档案管理工作再上新台阶。
